Verwenden einer benutzerdefinierten Absenderadresse

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Verwenden einer benutzerdefinierten Absenderadresse im Überblick

Die E-Mail-Adresse, die Sie zum Senden von E-Mail-Nachrichten aus Qualtrics verwenden, hat großen Einfluss auf die Zustellbarkeit und Öffnungsraten von E-Mails. Standardmäßig werden E-Mail-Nachrichten von Qualtrics über die E-Mail-Adresse noreply@qemailserver.com gesendet. Wenn diese Adresse für Ihre Umfragen nicht geeignet ist, können Sie sie auf eine der folgenden drei Arten ändern:

  1. Verwenden Sie eine der Qualtrics-Absenderadressen.
  2. Richten Sie eine Benutzerdefinierte Absenderdomäne direkt auf der Administration-Seite in Qualtrics ein.
  3. Richten Sie ein SMTP-Relay (Simple Mail Transfer Protocol) ein.

Qualtrics-Absenderadressen

Qualtrics besitzt eine Reihe von E-Mail-Domänen. (Relevante Domänen werden nachfolgend aufgeführt). Wir können E-Mail-Nachrichten über jede dieser Domänen senden, um eine hohe Zustellbarkeit von E-Mail-Nachrichten zu gewährleisten. Wenn wir E-Mail-Nachrichten über die E-Mail-Domäne eines Drittanbieters senden würden, könnten E-Mail-Anbieter wie Gmail und Yahoo die E-Mails als potenziell betrügerisch markieren und die E-Mails würden wahrscheinlich im Spam-Ordner des Empfängers landen.

Jede der folgenden E-Mail-Domänen kann ohne zusätzlichen Einrichtungsaufwand zum Senden einer Umfrage verwendet werden. Fügen Sie einfach einen benutzerdefinierten Teil (den Text vor dem @-Symbol) zur Domäne hinzu und ändern Sie das Feld „Von:“ im E-Mail-Editor (EN) in Ihre neue E-Mail-Adresse.

Beispiel: mycompany@qualtrics-research.com ist eine gültige E-Mail-Adresse.

STANDARD-E-MAIL-DOMÄNEN

  • @qemailserver.com
  • @qualtrics-survey.com
  • @qualtrics-research.com

Konfigurieren einer benutzerdefinierten Absenderdomäne

Mithilfe des IT-Teams können Administratoren eine benutzerdefinierte Absenderdomäne konfigurieren, sodass Mitglieder der Instanz E-Mails über die E-Mail-Domäne ihrer Organisation verteilen können.

Benutzerdefinierte Absenderdomänen werden auf Ebene der gesamten Instanz festgelegt. Sie können nicht auf einzelne Benutzer beschränkt werden.

Tipp: Sie haben die Möglichkeit, Unterdomänen anzugeben, wenn Sie nicht die gesamte Domäne nutzen möchten. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Fachbereich „Informatik“ der Qualtrics University nur die Unterdomäne „compsci.quni.edu“ anstatt der übergeordneten Domäne „quni.edu“ verwenden möchte.
Vorsicht: Durch das Hinzufügen einer benutzerdefinierten Absenderdomäne kann jeder Benutzer in Ihrer Organisation E-Mails von jeder E-Mail aus dieser Domäne verteilen. Qualtrics empfiehlt, keine Haupt-Unternehmensdomänen (z. B. mycompany.com) hinzuzufügen, sondern stattdessen eine Unterdomäne zu registrieren (z. B. surveys.mycompany.com oder research.mycompany.com).

HINZUFÜGEN EINER BENUTZERDEFINIERTEN ABSENDERDOMÄNE

Ein Administrator muss die Schritte über die Administration-Seite in Qualtrics ausführen. Wenn Qualtrics in Schritt 7 DNS-Informationen generiert, muss der Administrator diese Informationen mit dem IT-Team seiner Organisation teilen. Dieses konfiguriert dann den MX-Eintrag und/oder TXT mit den angegebenen DNS-Informationen.

Wie Ihr IT-Team diese Einträge einrichtet, hängt von Ihrer Organisation ab. In den E-Mail-Einstellungen der Organisation sollten IT-Experten (häufig als „Domänenadministratoren“ bezeichnet) jedoch nach Stichwörtern wie „DNS“ oder „Domänen“ suchen. Sie sehen dann die Option zum Erstellen von Einträgen des Typs „MX“ oder „TXT“.

Vorsicht: Qualtrics generiert jedes Mal einen eindeutigen benutzerdefinierten DKIM-Schlüssel, wenn der Administrator eine Domäne im Tool konfiguriert. Auch wenn der Domänen-MX-Eintrag zuvor konfiguriert wurde, muss das IT-Team der Organisation den DNS-Eintrag mit dem DKIM-Schlüssel konfigurieren, um die Einrichtung abzuschließen. Dieser Workflow schützt Ihre Domänen, sodass diese nur von Ihrer Organisation für Qualtrics-Verteilungen verwendet werden können.

Um eine hohe Zustellbarkeit und Öffnungsraten zu erzielen, erfüllen Qualtrics-E-Mails alle E-Mail-Authentifizierungsstandards. Einer dieser Standards, Sender Policy Framework oder SPF, überprüft, ob Qualtrics-IPs berechtigt sind, E-Mails von der angegebenen Adresse aus zu senden. Diese Adresse wird als Return-Path, Envelope-Sender und Mail-From bezeichnet. Um sicherzustellen, dass alle E-Mails mit SPF kompatibel sind, wird die Adresse „bounces@bounces.qemailserver.com“ als Envelope-Sender verwendet.

Tipp: Wenn für Ihr Setup eine benutzerdefinierte Domäne als Envelope-Sender erforderlich ist, übertragen Sie die IP-Adressen von Qualtrics in den SPF-Eintrag, indem Sie „include:_spf.qemailserver.com“ hinzufügen. Wenn der SPF-Eintrag der Domäne Qualtrics-IP-Adressen enthält, wird die Absenderadresse als Envelope-Sender verwendet.
Vorsicht: Durch Verwendung von „bounces@bounces.qemailserver.com“ als Envelope-Sender kann Qualtrics asynchrone Bounces erfassen und so eine umfassende Zustellbarkeitsstatistik Ihrer Verteilungen erstellen.
  1. Rufen Sie die Seite Administration auf.
  2. Gehen Sie zum Reiter Organisationseinstellungen.
  3. Navigieren Sie zum Abschnitt Benutzerdefinierte Absenderdomänen im unteren Teil.
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  5. Geben Sie die Domäne ein, die Sie verwenden möchten.

    Tipp: Sie können die Einstellungen für DKIM-Auswahl und Schlüsselgröße ändern, um die Generierung des DKIM-Schlüssels zu steuern.
  6. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  7. Im Fenster werden die MX-/DKIM-Datensätze angezeigt. Kopieren Sie die im Popup angezeigte DNS-Konfiguration. Stellen Sie sicher, dass Sie die in den Spalten für Domäne, Typ und Wert enthaltenen Informationen kopieren.

    Tipp: Möglicherweise wird nur ein Feld angezeigt, wenn Sie diesen Schritt ausführen. Wenn beispielsweise nur die TXT-Informationen angezeigt werden, ist Ihr MX-Eintrag möglicherweise bereits korrekt eingerichtet.
  8. Senden Sie Ihrem IT-Team die in Schritt 7 kopierten DNS-Informationen.
  9. Das IT-Team muss öffentliche TXT-Einträge mit den DKIM-Informationen auf der Website Ihres Domänenanbieters einrichten.
    Tipp: Bei TXT-Einträgen fordern einige Domänenanbieter, dass der Inhalt in Anführungszeichen eingeschlossen wird. Zum Beispiel muss v=DKIM1; k=rsa; p=MIGf als „v=DKIM1; k=rsa; p=MIGf“ eingegeben werden.
  10. Ihr IT-Team muss außerdem sicherstellen, dass im DNS ein MX-Eintrag erstellt wurde.
    Tipp: Wenn Sie bereits über einen MX-Eintrag verfügen, müssen Sie sich über diesen Schritt keine Gedanken machen. Sie können Ihre MX-Konfiguration mithilfe der MX Toolbox validieren. Die Domäne wird außerdem unter MX als Verifiziert gekennzeichnet, wenn dieser Eintrag existiert und gültig ist.
  11. Klicken Sie auf Aktivieren.
    Tipp: Aufgrund von Verzögerungen bei der DNS-Weitergabe kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Einträge für Qualtrics sichtbar sind.

FEHLERMELDUNGEN

Nachfolgend finden Sie einige gängige Fehlermeldungen, die während der Einrichtung ausgegeben werden können, sowie entsprechende Anweisungen zur Lösung des jeweiligen Problems. Bitte beachten Sie, dass es aufgrund von Verzögerungen bei der DNS-Weitergabe bis zu 24 Stunden dauern kann, bis die Datensätze für Qualtrics sichtbar sind.

  • Kein gültiger MX-Eintrag in DNS-Ressource vorhanden: Der MX-Eintrag wurde nicht richtig konfiguriert.
    Tipp: Qualtrics benötigt keinen bestimmten MX-Eintrag. Es wird nur überprüft, ob ein MX-Eintrag für die Domäne festgelegt wurde. Sie können Ihre MX-Konfiguration mithilfe der MX Toolbox
  • Der Domänenschlüssel kann nicht aus dem DNS-Ressourcendatensatz abgerufen werden: Der DNS-Datensatz ist nicht richtig konfiguriert. Dies kann beispielsweise daran liegen, dass Sie die falsche Unterdomäne eingerichtet haben.
  • Fehler beim Validieren des DNS-Ressourcendatensatzes für den DKIM-Schlüssel: Der DNS-Datensatz wurde gefunden, stimmt aber nicht mit dem privaten Schlüssel auf unserer Plattform überein. Möglicherweise wird ein anderer DNS-Eintrag verwendet oder es ist ein Fehler beim Kopieren und Einfügen des Wertes aufgetreten. Der Domänenname und -wert werden im Popup „Aktivieren“ angezeigt. Stellen Sie sicher, dass es sich um einen TXT-Eintrag handelt. (Siehe Schritt 7 oben.)

ANGEBEN EINER STANDARD-ABSENDERADRESSE

Nachdem Sie Ihre benutzerdefinierte Absenderdomäne konfiguriert haben, können Sie beantragen, dass eine Standard-Absenderdresse zu Ihrer Instanz hinzugefügt wird. Wenden Sie sich dazu an den Qualtrics Support. Die Standard-Absenderadresse wird vorab in alle E-Mails aller Benutzer Ihrer Instanz eingetragen. Die Standard-Absenderadresse wird auch zum Senden von Kollaborations-E-Mails und E-Mail-Triggern sowie für den Empfang von Meldungen über nicht zugestellte E-Mails verwendet.

Einrichten eines SMTP-Relay

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist ein Protokoll, das es Ihnen ermöglicht, alle Qualtrics-E-Mails zuerst auf Ihren eigenen E-Mail-Server zu übertragen und anschließend automatisch über den Server (und über Ihre eigenen E-Mail-Domänen) an Ihre Empfänger zu senden.

Vorsicht: Nur Kunden, die über eine Markenlizenz verfügen, können mit Qualtrics ein SMTP-Relay einrichten. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Qualtrics Account Executive, ob Ihre Lizenz die Anforderungen hierfür erfüllt. Beachten Sie, dass der Administrator einer Lizenz die einzige Person ist, die die Einrichtung eines SMTP-Relay für Ihre Lizenz anfordern kann.

EINRICHTEN EINER SMTP-VERBINDUNG

Um über SMTP eine Verbindung zu Ihrem Mail-Server herzustellen, muss Ihr Administrator die folgenden Informationen zusammenstellen und dann den Qualtrics Support kontaktieren.  Vergewissern Sie sich, dass die folgenden Informationen für Qualtrics verfügbar sind, bevor Sie Kontakt aufnehmen:

  • IP-Adresse oder Domäne (erforderlich)
  • Server-Port (erforderlich)
  • Benutzername (in der Regel erforderlich, abhängig von Ihrer Serverkonfiguration. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, einen separaten Benutzernamen und ein separates Passwort speziell für den Zugriff seitens Qualtrics zu verwenden.)
  • Passwort (in der Regel erforderlich, abhängig von Ihrer Serverkonfiguration.)

Sie können ein optionales Detail angeben:

  • Die Standard-Absenderadresse, die für ausgehende E-Mail-Nachrichten verwendet werden soll. Standardmäßig werden E-Mail-Nachrichten über die E-Mail-Adresse gesendet, die beim Einrichten der Verteilung in Qualtrics angegeben wird. Die Absenderadresse wird auch zum Senden von Kollaborations-E-Mails und E-Mail-Triggern sowie für den Empfang von Meldungen über nicht zugestellte E-Mails verwendet.

ANDERE ÜBERLEGUNGEN

Auch wenn dies nicht erforderlich ist, empfehlen wir dringend, die IP-Adressbereiche von Qualtrics auf eine Whitelist zu setzen (EN), um zusätzliche Probleme hinsichtlich der Zustellbarkeit zu vermeiden.

Der SMTP-Server muss ein E-Mail-Server mit hoher Verarbeitungskapazität sein, der folgende Aufgaben erfüllen kann:

  • Verarbeitung mehrerer gleichzeitiger Verbindungen seitens Qualtrics
  • Senden mehrerer E-Mails pro Sekunde (eine Antwortzeit von < 150 ms ist wünschenswert)
  • Beantwortung unserer Anfragen

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Server diese Spezifikationen erfüllt, wenden Sie sich an die IT-Abteilung Ihrer Organisation.

Gültige E-Mail-Domänen

Mithilfe gültiger E-Mail-Domänen wird bestimmt, welche E-Mail-Adressen Benutzer verwenden können, wenn sie sich unter Ihrer Instanz für Qualtrics registrieren.

Tipp: Dies betrifft Instanzen mit Selbstregistrierung, bei denen sich Benutzer über eine URL registrieren können, sowie Instanzen mit SSO (EN). Benutzerkonten, bei denen Benutzer Konten von Administratoren anfordern, sind davon nicht betroffen.

Gültige E-Mail-Domänen werden auf Ebene der gesamten Instanz festgelegt. Sie können nicht auf einzelne Benutzer beschränkt werden.

Administratoren müssen sich an den Qualtrics Support wenden, wenn sie gültige E-Mail-Domänen hinzufügen möchten.

UNTERDOMÄNEN

Sie haben die Möglichkeit, Unterdomänen anzugeben, wenn Sie nicht die gesamte Domäne nutzen möchten. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Fachbereich „Informatik“ der Qualtrics University nur die Unterdomäne „compsci.quni.edu“ anstatt der übergeordneten Domäne „quni.edu“ verwenden möchte.

Wichtige Begriffe

Auf dieser Seite begegnen Ihnen verschiedene Fachbegriffe. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie die einzelnen Einstellungen bezeichnet und welche anderen gängigen Namen für sie verwendet werden.

Warnung: Der Qualtrics Support kann diese Funktionen nicht für Ihre Organisation einrichten. Sie müssen sich an ein Mitglied des IT-Teams Ihrer Organisation wenden, um diese Einstellungen auf der Website Ihres Domänenanbieters ändern zu lassen.
  • DomainKeys Identified Mail (DKIM): DKIM verwendet Kryptografie mit öffentlichen Schlüsseln, um die Nachricht zu authentifizieren, zu senden und zu verifizieren, dass der Nachrichteninhalt nicht geändert wurde. Sie können sich dies als elektronisches Wachssiegel in Ihrer E-Mail vorstellen.
  • Domain Name System (DNS): Ein DNS-Eintrag zeigt an, dass Ihre Domäne existiert. Es gibt viele Arten von DNS-Einträgen, darunter MX und TXT.
  • Mail Exchanger (MX): Ein DNS-Eintragstyp, der den Empfängern mitteilt, dass eine Domäne E-Mails empfangen kann. Weitere Informationen zu MX-Einträgen finden Sie auf der Supportseite Markierung als Spam vermeiden (EN).
  • Simple Mail Transfer Protocol (SMTP): Ein SMTP-Relay sendet alle Qualtrics-E-Mails zuerst an Ihren Server und sendet dann E-Mails von Ihrem Server an die von Ihnen ausgewählten Teilnehmer.
  • Sender Policy Framework (SPF): Eine Methode zum Autorisieren von E-Mails. Ein SPF-Eintrag kann verwendet werden, um Ihre benutzerdefinierte Domäne als Envelope-Sender für Ihre E-Mails zu konfigurieren.
  • TXT-Eintrag: Ein DNS-Eintragstyp, mit dem Sie einen veröffentlichten Eintrag erstellen können, der das Recht Ihrer Domäne zum Zustellen von E-Mails auf eine bestimmte Art und Weise validiert. TXT-Einträge können viele verschiedene Informationen enthalten, darunter DKIM und SPF.
  • Whitelist: Sie können E-Mail-Adressen oder IP-Bereiche auf die Whitelist setzen. Mit Whitelisting können Sie Ihrem E-Mail-Anbieter mitteilen, dass Sie E-Mails aus diesen Quellen vertrauen, und die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails erheblich verbessern. Unter Qualtrics-Server auf die Whitelist setzen (EN) erfahren Sie, wie Sie uns auf die Whitelist setzen.

TLS-Verschlüsselung

Tipp: Diese Informationen sind insbesondere für Benutzer mit einem eingerichteten SMTP-Relay relevant. Beachten Sie jedoch, dass die STARTTLS-Verschlüsselung bei allen über Qualtrics-Server gesendeten E-Mail-Nachrichten angewendet wird.

TLS steht für „Transport Layer Security“ und stellt den Vorgang zur Verschlüsselung von Nachrichten dar, die zwischen Servern weitergeleitet werden. Damit ist gewährleistet, dass Dritte die übermittelten Nachrichten nicht „abhören“ können. TLS stellt sicher, dass Ihre Daten geschützt sind und nur der dafür vorgesehene Server (z. B. die kontaktierte E-Mail-Adresse) diese Nachrichten erhält.

Qualtrics verwendet die STARTTLS-Verschlüsselung bzw. die „opportunistische“ TLS-Verschlüsselung. Das bedeutet Folgendes: Wenn der Empfangsserver die Verschlüsselung über TLS unterstützt, werden die gesendeten Nachrichten verschlüsselt. Wenn der Empfangsserver die TLS-Verschlüsselung nicht unterstützt, werden die Nachrichten weiterhin unverschlüsselt gesendet. Wenden Sie sich an Ihr IT-Team, um sicherzustellen, dass Ihre Einstellungen auf dem neuesten Stand sind, da es die Sicherheit erhöht, wenn beide Server TLS-Verschlüsselung verwenden.