Umfrageeinladungen per E-Mail versenden

Informationen zu Umfrageeinladungen

Qualtrics ermöglicht es Ihnen, Umfragen einfach und bequem per E-Mail an große Personengruppen zu senden. Mit dem Qualtrics Mailer können Sie Ihren Teilnehmern individuelle E-Mail-Einladungen senden, deren Fortschritt nachverfolgen und einen Missbrauch Ihrer Umfrage verhindern.

Einladung zur Umfrage per E-Mail versenden

1. Navigieren Sie zum Reiter Verteilungen.
2. Öffnen Sie den Abschnitt E-Mails, und klicken Sie auf E-Mail verfassen.
3. Klicken Sie auf Wählen Sie Kontakte.
   
4. Wählen Sie die Bibliothek aus, in der sich Ihre Kontakte befinden.
5. Wählen Sie die entsprechende Kontaktliste aus.
   Tipp: Alternativ können Sie in der ausgewählten Bibliothek auf Neue Kontaktliste klicken und Personen manuell hinzufügen.
6. Wählen Sie, ob E-Mails an die gesamte Kontaktliste, eine Kontaktliste, gesendet werden sollen. Stichprobeoder ein einzelnes Kontaktlistenmitglied.
   Tipp: Benutzer mit XM Directory können E-Mails auch an Segmente verteilen.
7. Absenderadresse, Absendername und Antwortadresse werden standardmäßig ausgefüllt. Sie können im Feld „Absendername“ einen beliebigen Namen und im Feld „Antwortadresse“ eine beliebige E-Mail-Adresse eingeben, an die Antworten gesendet werden, die Umfrageteilnehmer bei Erhalt der E-Mail-Einladung verfassen. Sie können die E-Mail-Adresse im Feld „Absenderadresse“ in eine Standard-E-Mail-Adresse von Qualtrics ändern. Abhängig von Ihrer Lizenz können Sie auch eine benutzerdefinierte Absenderadresse verwenden. Weitere Informationen zu Änderungen finden Sie in unserer Verwenden einer benutzerdefinierten Absenderadresse Supportseite.
   
   Tipp: Im Allgemeinen kann im Feld „Antwortadresse“ nur die E-Mail-Adresse angegeben werden, die mit Ihrem Qualtrics-Benutzerkonto verknüpft ist. Häufig hat eine Instanz jedoch eine Reihe von benutzerdefinierten Absenderdomänen, die ein Administrator und das IT-Team Ihrer Organisation einrichten werden. Diese gültigen Domänen ermöglichen es Ihnen, jede E-Mail-Adresse mit gültiger Domäne als Antwortadresse zu verwenden. Beispiel: Wenn Sie ein Kursteilnehmer der Qualtrics University sind, können Sie jede E-Mail-Adresse verwenden, die auf @qualtricsuniversity.edu endet. Wenn Sie Probleme beim Festlegen Ihrer Antwortadresse haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
8. Planen Sie den Zeitpunkt Ihrer Verteilung in der Drop-down-Liste Wann. Standardmäßig wird Ihre E-Mail 1 Stunde ab dem Zeitpunkt gesendet, an dem Sie sie planen. Sie können jedoch aus einer Reihe allgemeiner Zeiten wählen oder eine benutzerdefinierte Zeit einplanen.
9. Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail ein.
   
   Tipp: Sie können eine gespeicherte Betreffzeile aus Ihrer Bibliothek laden, indem Sie den Dropdown-Pfeil in der Betreffzeile wählen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Ihre Betreffzeile übersetzen müssen, da Sie dies in Ihrer Bibliothek tun können.
10. Geben Sie eine E-Mail-Einladungsnachricht in den Editor für umfangreiche Inhalte ein, oder klicken Sie auf Nachricht laden, um eine zuvor gespeicherte E-Mail-Einladung aus Ihrer Bibliothek einzufügen (dies ist besonders nützlich, wenn Sie Ihre E-Mail-Nachricht übersetzen müssen, da Sie dies in Ihrer Bibliothek tun können). Wenn Sie die E-Mail-Einladung zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwenden möchten, klicken Sie auf Speichern unter. Wenn Sie eine Nachricht laden und an dieser Stelle Änderungen vornehmen, die Sie nicht in Ihrer Bibliothek speichern möchten, wählen Sie nach dem Laden der Nachricht in der Dropd-own-Liste „Nachricht laden“ die Option Festgelegten Text verwenden aus, damit Sie keine Änderungen speichern müssen.
    Tipp: Behalten Sie bei einfachen Verteilungen den Standardinhalt des Umfrage-Links im Nachrichteneditor bei und fügen Sie oben Ihre persönliche Nachricht hinzu. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Nachrichten finden Sie unter Anpassen von E-Mails mit dynamischem Text und Integrierte E-Mail-Fragen. Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails bestmöglich zugestellt werden können, informieren Sie sich vor dem Senden Ihrer E-Mail darüber, wie Sie die Markierung als Spam vermeiden.
    Achtung: E-Mail-Einladungen können keine Mediendateien wie ein eingebettetes Video oder ein iFrame-HTML-Element enthalten. Aus Sicherheitsgründen verhindern viele E-Mail-Clients automatisch, dass Video-iFrames angezeigt werden.
11. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen anzeigen.
12. Wählen Sie einen Link-Typ aus. Dadurch wird festgelegt, ob Ihre Antwort nachverfolgt werden kann. Standardmäßig erhält jeder Benutzer einen individuellen, nachverfolgbaren Link (der durch dynamischen Text in der Nachricht dargestellt wird). Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt Link-Typ.
    
13. Wählen Sie ein Link-Ablaufdatum aus.
    Tipp: Das Link-Ablaufdatum kann nicht geändert oder rückgängig gemacht werden. Beachten Sie, dass diese Einstellung unabhängig von den Einstellungen zum Ablaufdatum der Umfrage (kann jederzeit geändert oder rückgängig gemacht werden) oder zu „Teilweise ausgefüllt“ (kann nicht geändert oder rückgängig gemacht werden) festgelegt wird. Einen detaillierteren Vergleich der drei finden Sie unter Verteilung und Umfrageverfügbarkeit.
14. Klicken Sie auf Senden.
    Tipp: Hilfe zu Fehlermeldungen, die beim Senden der E-Mail auftreten, finden Sie auf der Seite Fehler bei der E-Mail-Verteilung.

Umfrage-Link-Typen

Mit dem Qualtrics Mailer können Sie den Typ des von Ihnen verwendeten Umfrage-Links auswählen, der wiederum bestimmt, wie oft ein Umfrageteilnehmer den Link verwenden kann und ob Sie verfolgen können, wer die einzelnen Antworten gegeben hat. Die folgenden Linktypen sind verfügbar, indem Sie unten im Fenster E-Mail erstellen auf Erweiterte Optionen anzeigen klicken:

• Individueller Link: Dies ist der standardmäßige Link-Typ. Jeder Teilnehmer erhält einen personalisierten Link, der nur einmal verwendet werden kann. Name, E-Mail-Adresse und andere Informationen des Umfrageteilnehmers aus der Kontaktliste werden automatisch in den zugehörigen Umfragedaten gespeichert. Das bedeutet, dass Sie Folgendes nachverfolgen können: Antworten in Bearbeitung und senden Sie Erinnerungen und Danksagungen an Ihre Teilnehmer. Zudem speichert dieser Link automatisch die Daten der Umfrageteilnehmer während des gesamten Umfragenverlaufs. Wenn sie die Umfrage vorzeitig verlassen müssen, können sie auf jedem Gerät zu ihr zurückkehren, unabhängig von den von Ihnen festgelegten Umfrageoptionen.
  Tipp: Manchmal sehen sich Umfrageteilnehmer einen Link an, beschließen aber, die Umfrage nicht sofort zu beantworten, und befassen sich dann einige Zeit nicht mit ihr. Ihre „Teilweise ausgefüllt“-Einstellungen legen fest, wie viel Zeit sie haben, um zu diesem Link zurückzukehren, bevor ihre Sitzung abläuft. Informationen zum Ändern dieser Einstellung finden Sie unter Unvollständige Umfrageantwort und unter Ablaufdatum der Verteilung und der Umfrage finden Sie weitere Informationen zu Ablaufdaten, die sich auf Ihre Umfrage-Links auswirken können.
  Tipp: Der individuelle Link kann nur einmal verwendet werden, auch wenn die Option Mehrere Übermittlungen verhindern deaktiviert ist. Wenn Sie Teilnehmern erlauben möchten, den Umfragelink mehrmals zu verwenden, empfehlen wir, einen Mehrfachteilnahme-Link zu verwenden, bei dem stattdessen die Option „mehrfache Einreichung verhindern“ deaktiviert ist.
  Tipp: Möchten Sie wissen, wer auf Ihre Umfrage geantwortet hat, während die Antworten anonym bleiben? Verwenden Sie individuelle Links mit der Umfrageoption „Antworten anonymisieren“. Lesen Sie die verlinkte Seite und beachten Sie die zugehörigen Warnungen, bevor Sie diese Einstellung aktivieren.
• Mehrfachteilnahme-Link: Jeder Teilnehmer erhält einen persönlichen Link, der mehrfach verwendet werden kann. Bei jeder Verwendung dieses Links wird eine neue Antwort zu Ihren Ergebnissen hinzugefügt und es werden dieselben Kontaktlisteninformationen aufgezeichnet. Beachten Sie, dass E-Mail-Erinnerungen und -Danksagungen nicht mit diesem Link-Typ kompatibel sind. Darüber hinaus sollten die Umfrageoptionen mehrfache Einreichung verhindern und Nur auf Einladung bei Verwendung von Mehrfachteilnahme-Links deaktiviert werden, da Umfrageteilnehmer eine Fehlermeldung erhalten, dass sie die Umfrage nicht abschließen können. Mehrfachteilnahme-Links laufen nicht ab und das in der Verteilungsübersicht gezeigte Ablaufdatum bleibt unberücksichtigt.
  Tipp: Bei der Verwendung von Mehrfachteilnahme-Links wird der Fortschritt der Umfrageteilnehmer standardmäßig nicht gespeichert. Damit die Teilnehmer die Umfrage beenden und später an derselben Stelle wiederaufnehmen können, müssen Sie Speichern und fortfahren in Ihren Umfrageoptionen aktivieren.
  Tipp: Mehrfachteilnahme-Links zeichnen den Status der Umfrageteilnehmer zu Beginn oder bei Abschluss der Umfrage nicht auf.
• Anonymer Link: Jeder Teilnehmer erhält die anonymer Link. Dieser Link kann die Identität des Umfrageteilnehmers nicht nachverfolgen, mit Ausnahme bestimmter GeoIP-Details, die deaktiviert werden können. Weitere Informationen finden Sie auf der verlinkten Seite. Beachten Sie, dass E-Mail-Erinnerungen und -Danksagungen nicht mit diesem Link-Typ kompatibel sind. Der anonyme Link läuft nicht ab.

E-Mail mit dynamischem Text anpassen

In E-Mail-Einladungen kann nicht nur allgemeiner Text eingegeben werden, sie können auch mit den Teilnehmerdaten der Kontaktliste personalisiert werden. Diese Informationen können in Ihre Nachricht eingefügt werden, indem Sie Dynamischer Text aus.

Vordefinierter dynamischer Text

Standardmäßig enthalten alle Nachrichten mit Umfrageeinladungen drei Teile dynamischen Texts:

1. Benutzerdefinierter individueller Link: Diese Art von dynamischem Text wird für jeden Teilnehmer durch einen individuellen Link ersetzt.
2. Umfrage-URL: Diese Art von dynamischem Text wird durch die vollständige Webadresse des Teilnehmer-Links ersetzt, falls Teilnehmer Schwierigkeiten haben, auf den individuellen Link zu klicken.
   Tipp: Möchten Sie anstelle eines Text-Links eine Schaltfläche als Link zu Ihrer Umfrage einfügen? Laden Sie ein Bild in die Nachricht hoch, das als Schaltfläche genutzt werden kann. Markieren Sie anschließend das Bild, oder wählen Sie es aus, um einen Hyperlink hinzuzufügen. Verwenden Sie im Fenster zum Bearbeiten von Links den dynamischen Text der Umfrage-URL als URL!
   
3. Opt-out-Link: Diese Art von dynamischem Text wird durch einen Opt-out-Link ersetzt. Beim Anklicken des Links erhält der Teilnehmer keine weiteren E-Mail-Nachrichten über diese Kontaktliste.

Tipp: Sie können einen Opt-out-Link mit dynamischen Text nach Belieben gestalten, indem Sie auf das Symbol für die HTML-Quellsicht klicken und benutzerdefinierten Code hinzufügen. Um mit dem benutzerdefinierten Code kompatibel zu sein, müssen Sie den dynamischen Text in ${l://OptOutURL} anstelle von ${l://OptOutLink} ändern.

So fügen Sie andere Arten von dynamischem Text in Ihre E-Mail-Nachrichten ein

1. Klicken Sie im Nachrichteneditor auf das Symbol für dynamischen Text ( {a} ).
   
2. Wählen Sie den Typ von Dynamischer Text die Sie einfügen möchten.
   Tipp: Obwohl viele Optionen verfügbar sind, sind drei Kategorien besonders nützlich für Einladungsnachrichten: Eingebettetes Datenfeld, Umfrage-Links und Kontaktfeld.
3. Kopieren und fügen Sie bei Bedarf den generierten Code an der geeigneten Stelle in Ihren Nachrichtentext ein.
   
4. Wählen Sie Speichern unter, um Ihre Nachricht zu speichern.

Integrierte E-Mail-Fragen

Umfragenfragen in E-Mail-Nachrichten können für Umfrageeinladungen von Vorteil sein. Dadurch werden Umfrageeinladungen ansprechender, interaktiver und erhöhen effektiv die Rücklaufquote. Teilnehmer können Ihre integrierte Frage nach Erhalt der Nachricht direkt in der E-Mail anklicken und beantworten. Wenn Sie auf eine Antwort klicken, wird die Umfrage unverzüglich in einem anderen Reiter gestartet, wobei die vom Umfrageteilnehmer zuvor gewählte Antwort ausgewählt ist.

Einfügen einer integrierten E-Mail-Frage

1. Wählen Sie das Symbol für integrierte E-Mail-Fragen im Nachrichteneditor aus.
   
2. Wählen Sie aus Ihrer Umfrage aus, welche Multiple-Choice-Frage oder NPS®-Frage Sie einfügen möchten.
   Warnung: Wenn Ihr 1 Antwort mit Mehrfachauswahl Die Frage hat Bilder als Antwortmöglichkeiten. Sie müssen sicherstellen, dass die Bilder über den Rich Content Editor hinzugefügt wurden. Durch das Hinzufügen von Bildern über den Rich Content Editor wird sichergestellt, dass der richtige HTML-Code für das Bild angewendet wurde, das in Ihrer E-Mail abgerufen werden kann.
3. Wählen Sie das Farbschema dieser Frage aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniert, um 1 selbst zu entwerfen (einschließlich Farboptionen für Hintergrund, Schaltflächen und Text).

Verwenden des Opt-out-Links

Wenn Sie eine Umfrage über den Qualtrics-Mailer senden, ist standardmäßig ein Opt-out-Link enthalten.

Wenn ein Kontakt auf diesen Link klickt, wird er zu einer Seite weitergeleitet, auf der bestätigt wird, dass er aus der Kontaktliste entfernt wurde und über diese Kontaktliste keine E-Mail-Nachrichten mehr erhält.

Diejenigen, die sich abmelden, bleiben in Ihrer Kontaktliste, werden jedoch als „abgemeldet“ gekennzeichnet, was durch ein graues Häkchen neben ihrem Namen auf der Seite mit den Kontaktlistenmitgliedern angezeigt wird.

Nach der Abmeldung erhalten Kontakte keine weiteren E-Mail-Einladungen, Erinnerungen oder Danksagungsnachrichten. Sie können ein Abonnement eines Kontakts jederzeit manuell kündigen oder erneut abonnieren, indem Sie die im Bearbeiten von Kontakten in einer Liste Seite.

Verteilung in mehreren Sprachen

Sie haben die Möglichkeit, über den Qualtrics Mailer eine E-Mail-Einladung zu senden, die automatisch in die vom Teilnehmer bevorzugte Sprache übersetzt wird.

Senden Ihrer E-Mail-Einladung in mehreren Sprachen

1. Wechseln Sie zur Seite Bibliothek und befolgen Sie die Anweisungen auf der verlinkten Supportseite, um eine neue Nachricht zu erstellen.
   Tipp: Achten Sie darauf, dass der Nachrichtentyp korrekt eingestellt ist! Für Umfrageeinladungen sollte der Nachrichtentyp Einladungs-E-Mails ausgewählt werden, für Erinnerungen der Nachrichtentyp Erinnerungs-E-Mails usw.
2. Übersetzen Sie Ihre Einladung mit dem auf der Supportseite Übersetzen von Bibliotheksnachrichten beschriebenen Verfahren und wiederholen Sie den Vorgang für jede gewünschte Sprache.
3. Wenn Sie Ihre Kontaktliste, fügen Sie die Spalte Sprache mit den korrekten Sprachcodes für jeden Empfänger hinzu.
   

Nach Festlegen der übersetzten Nachricht und der gewünschten Sprache in der Kontaktliste kann die E-Mail-Einladung gesendet werden. Nach dem Senden der Umfrageeinladung erhält jeder Teilnehmer die E-Mail-Nachricht in der Sprache, die für ihn in der Kontaktliste festgelegt wurde.

Ablaufdatum der Verteilung und der Umfrage

Es gibt drei verschiedene Arten von Umfragelaufzeiten, die festgelegt werden können. Jede Option erfüllt einen bestimmten Zweck. Wir empfehlen, diesen vor dem Senden Ihrer Umfrage zu berücksichtigen:

• Link-Ablaufdatum: Standardmäßig sind Umfrage-Links, die über den Qualtrics Mailer verteilt werden, 60 Tage lang gültig. Dieser Zeitraum ist für die meisten Umfragen ausreichend. Wenn Sie jedoch das Ablaufdatum verlängern möchten, klicken Sie unter dem Editor für E-Mail-Nachrichten im Fenster „E-Mail erstellen“ auf Erweiterte Optionen anzeigen und wählen Sie in der Dropdown-Liste „Link-Ablaufdatum“ einen neuen Zeitraum aus.  Das Ablaufdatum für Links kann nach dem Senden der Umfrage-Links nicht mehr geändert werden. Wenn ein Teilnehmer versucht, die Umfragensitzung nach Ablauf des Links zu öffnen, kann er nicht an der Umfrage teilnehmen. Wenn der Umfrageteilnehmer jedoch eine Umfrage teilweise ausgefüllt hat, bevor der Link abgelaufen ist, kann er die Umfrage abschließen, nachdem der Link abgelaufen ist, sollte dies in den Einstellungen für teilweise ausgefüllte Umfragen so festgelegt worden sein.
  
• Umfrageverfügbarkeit: Im Abschnitt Antworten der Umfrageoptionenkönnen Sie einen Datumsbereich angeben, in dem neue Umfrageteilnehmer auf die Umfrage zugreifen können. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Umfrageteilnehmer, die sich mitten in der Umfrage befinden, nicht automatisch ausgeschlossen. Stattdessen wird verhindert, dass neue Umfragesitzungen gestartet werden. Dieser Datumsbereich kann zu jedem Zeitpunkt vor oder nach der Verteilung der Umfrage geändert werden.
  
• Unvollständige Umfrageantworten: Standardmäßig erhalten diejenigen, die die Umfrage nicht in 1 Sitzung beenden, 1 Woche Zeit, um zurückzukehren und zu beenden. Wenn die Antwort nicht innerhalb dieses Zeitraums abgeschlossen wird, wird sie im Ist-Zustand aufgezeichnet. Dieser Zeitraum kann im Work Center Unvollständige Umfrageantworten Abschnitt von Umfrageoptionen. Eine Änderung dieser Einstellung wirkt sich nur auf Umfrageteilnehmer aus, die die Umfrage noch nicht gestartet haben.
  

Sicherheitssoftware und Interaktionen mit Qualtrics

Manchmal verwendet der E-Mail-Server Ihres Empfängers Sicherheitssoftware, um in E-Mails enthaltene Links zu testen. Diese Softwareprogramme öffnen Links, die in E-Mails enthalten sind, bevor die E-Mail an den Empfänger gesendet wird, um nach schädlichen Inhalten zu suchen. Dies kann zu unerwartetem Verhalten beim Senden von E-Mail-Einladungen führen. Die folgenden Probleme werden häufig dadurch verursacht, dass Sicherheitssoftware Links in E-Mails testet:

• „Sie haben die Umfrage entweder bereits abgeschlossen oder Ihre Sitzung ist abgelaufen“: Wenn Ihre Umfrageteilnehmer diese Nachricht beim ersten Klicken auf den Umfrage-Link sehen, hat möglicherweise ihr E-Mail-Server den Link geöffnet, bevor die E-Mail-Einladung zugestellt wurde. Wenn der Link vom Server des Empfängers geöffnet wird, beginnt die Umfragesitzung und wird basierend auf der Teilabschlussfrist der Umfrage geschlossen. Durch Verlängern der Teilabschlussfrist können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Ihre Umfragesitzungen ablaufen.
• „Es liegt eine aktuellere Antwort vor! Sie haben nun die aktuellste Antwort aufgerufen“: Diese Nachricht wird normalerweise angezeigt, wenn der E-Mail-Server Ihres Empfängers die Umfrageeinladung öffnet, die Sitzung jedoch nach dem Testen des Links nicht beendet. Dadurch wird die Umfragesitzung an mehreren Orten gleichzeitig geöffnet.
• Wenn Ihre E-Mail-Einladung Inline-E-Mail-Fragen enthält, stellen Sie möglicherweise Antworten in Ihrem Datensatz fest, in denen die Antwortenden nur die Inline-Frage, aber keine anderen Fragen beantwortet haben. Normalerweise wird in dieser Situation die erste Option der integrierten Frage ausgewählt. Dies wird dadurch verursacht, dass der E-Mail-Server des Empfängers den Link in der integrierten E-Mail-Frage testet, indem er die erste Antwortmöglichkeit auswählt, und dann die Antwort aufgrund der Teilabschlussfrist der Umfrage geschlossen wurde.

Wenn Ihre Lizenz über Betrugserkennung verfügt, kann die Sicherheitsscan-Überwachungsfunktion dieses Verhalten verhindern.

Wenn Ihnen die E-Mail-Scan-Roadblock-Funktion nicht zur Verfügung steht, sollten Sie Ihre Empfänger kontaktieren und sich an ihr IT-Team wenden, um die Erlaubtliste für Qualtrics-Mailserver zu erteilen oder eine Ausnahme für Links zu erstellen, die die Domäne qualtrics.com enthalten.

Häufig gestellte Fragen