E-Mail-Aufgabe

Inhalt Dieser Seite:

Die E-Mail-Aufgabe im Überblick

Mit E-Mail-Aufgaben können Sie E-Mail-Benachrichtigungen als Antwort auf eine Vielzahl von Ereignissen in Qualtrics senden. Das gängigste Beispiel ist das Senden einer E-Mail an Personen oder Personengruppen bei jeder Übermittlung einer Umfrageantwort.

Beispiel: Jedes Mal, wenn ein Kunde eine Antwort auf eine CSAT-Umfrage übermittelt, wird eine E-Mail an einen Kundendienstmitarbeiter und dessen Manager gesendet. Diese E-Mail beinhaltet einen Bericht darüber, was der Kunde über die Interaktion mit dem Support angegeben hat.
Beispiel: Wenn ein Kunde sich über eine Umfrage für ein Ereignis anmeldet, erhält er eine E-Mail, mit der Bestätigung seiner Anmeldung sowie Details zu Uhrzeit und Kontaktperson.
Beispiel: Jeden Montag wird eine E-Mail an Ihr HR-Team gesendet, um das Team daran zu erinnern, die wöchentliche Checkliste durchzugehen.

Die E-Mail-Aufgabe ist eine hervorragende Alternative zu E-Mail-Triggern (EN) und bietet folgende Verbesserungen gegenüber Auslösern:

Einrichten einer E-Mail-Aufgabe

  1. Wechseln Sie zum Aktionen-Reiter.
    Navigieren zu „Aktionen“ und Erstellen einer neuen Aktion
  2. Klicken Sie auf Aktion erstellen.
  3. Legen Sie fest, ob die E-Mail nach einem bestimmten Zeitplan oder auf Basis eines Ereignisses gesendet werden soll. Besuchen Sie die verknüpften Seiten, um weitere Informationen zu erhalten.
    Tipp: Die gängigste Auswahl ist Ereignisbasiert und dann ein Umfrageantwortereignis (EN), aber Sie können bei Bedarf eine andere Option auswählen
    Umfrageantwortereignis
  4. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) und dann auf Bedingungen, um die Bedingungen festzulegen, unter denen die E-Mail verschickt wird.
    Klicken auf das Pluszeichen und dann auf „Bedingungen“

    Beispiel: Wir möchten nur eine Follow-up-E-Mail an Kunden senden, die mit dem erbrachten Service unzufrieden waren. Daher richten wir die Bedingung so ein, dass nur Umfrageteilnehmer, die eher unzufrieden oder äußerst unzufrieden waren, eine Follow-up-E-Mail erhalten.
    Beliebige der Folgenden sind wahr: wenn ein Umfrageteilnehmer „eher unzufrieden“ in Q8 auswählt, oder wenn er „äußerst unzufrieden“ in Q8 auswählt.
  5. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), und wählen Sie Aufgabe aus.
    Klicken auf das Pluszeichen und dann auf „Aufgabe“
  6. Wählen Sie E-Mail als Aufgabe aus.
    E-Mail-Aufgabe
  7. Wählen Sie den Empfänger der E-Mail aus. Sie können mehrere E-Mails versenden, indem Sie die E-Mail-Adressen mit Komma getrennt eingeben. Sie können hier bis zu 30 E-Mails angeben.
    Abbildung des E-Mail-Versandfensters

    Tipp: Wenn Sie die Teilnehmer nach ihren E-Mail-Adressen gefragt haben oder diese ursprünglich per E-Mail verteilt wurde, können Sie auf die Schaltfläche „Dynamischer Text“ klicken und die Umfragenfrage oder das Panel-Feld auswählen, in der bzw. in dem die E-Mail-Adresse des Umfrageteilnehmers gespeichert ist.
    Menü „Dynamischer Text“ für E-Mail-Feld „An“ erweitert
  8. Passen Sie die Absenderadresse bei Bedarf an. Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Domäne“, um verfügbare Absenderdomänen auszuwählen.
    Tipp: Häufig verfügt eine Instanz über eine Reihe von benutzerdefinierten Absenderdomänen (EN), die von einem Administrator und dem IT-Team Ihrer Organisation eingerichtet werden. Diese gültigen Domänen ermöglichen es Ihnen, jede E-Mail-Adresse mit gültiger Domäne als Absenderadresse zu verwenden. Beispiel: Wenn Sie ein Kursteilnehmer der Qualtrics University sind, können Sie jede E-Mail-Adresse verwenden, die auf @qualtricsuniversity.edu endet. Wenn Sie Probleme bei der Einstellung Ihrer Absenderadresse haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
  9. Passen Sie den Absendernamen bei Bedarf an.
  10. Geben Sie den Benutzernamen ein, und wählen Sie die Domäne der Antwortadresse aus. Diese E-Mail-Adresse empfängt die Antworten Ihrer Umfrageteilnehmer auf die Nachricht. Falls Sie keine Antworten empfangen möchten, können Sie eine der standardmäßigen Qualtrics-E-Mail-Domänen (EN) verwenden. Andernfalls können Sie eine Domäne auswählen, die zur Verwendung in Ihrer Lizenz konfiguriert wurde (EN).
    Tipp: Die eingegebene E-Mail-Adresse muss tatsächlich existieren. Wenn Sie beispielsweise keine Antworten erhalten möchten, aber die Adresse offiziell aussehen soll, können Sie „IhrUnternehmen@qemailserver.com“ als Antwortadresse festlegen.
  11. Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail ein.
    Tipp: Wenn Sie auf das Dropdown-Feld neben dem Feld Betreff klicken, können Sie einen Betreff aus Ihrer Bibliothek (EN) auswählen (kann Übersetzungen (EN) enthalten) oder dynamischen Text (EN) hinzufügen.
    Dropdown-Feld neben Betreffzeile erweitert, um Optionen für Bibliothek und dynamischen Text zu zeigen
  12. Wählen Sie aus, wie lange nach dem auslösenden Ereignis (z. B. wie lange nach dem Übermitteln einer Umfrageantwort) die E-Mail verschickt werden soll. Sie können einen Zeitraum von sofort bis 30 Monate auswählen.
  13. Schreiben Sie Ihre E-Mail-Nachricht. Mit dem Dropdown-Feld Nachricht laden können Sie Elemente aus Ihrer Bibliothek (EN) verwenden, und mit Speichern unter oben rechts können Sie eine Nachricht in Ihrer Bibliothek speichern, um sie später wiederzuverwenden.
    Blättern nach unten im E-Mail-Versandfenster. Feld für die Nachricht mit Rich Content Editor im oberen Bereich. Oben links eine Schaltfläche zum Einfügen von Nachrichten aus der Bibliothek. Oben rechts eine Schaltfläche zum Speichern in der Bibliothek.

    Tipp: Wenn Sie auf das Dropdown-Feld neben dem Feld Nachricht klicken, können Sie eine allgemeine Nachricht (EN) aus Ihrer Bibliothek (EN) auswählen oder dynamischen Text (EN) hinzufügen. Wenn Sie dynamischen Text hinzufügen, werden Felder aus anderen Aufgaben in Ihrer Aktion im Menü verfügbar gemacht. Wenn Sie beispielsweise eine Tickets-Aufgabe (EN) in der Aktion vor Ihrer E-Mail-Aufgabe haben, werden die Ticketfelder im Menü „Dynamischer Text“ verfügbar gemacht.
    Dropdown-Feld neben Nachricht erweitert, um Optionen für Übersetzungen und dynamischen Text zu zeigen

    Tipp: Nachrichten in der E-Mail-Aufgabe werden standardmäßig auf Englisch verfasst. Sie können Ihre Aufgabe übersetzen, indem Sie eingebettete Daten (EN) und übersetzte Nachrichten aus Ihrer Nachrichtenbibliothek (EN) verwenden. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Ihr UmfragenverlaufQ_Language ein eingebettetes Datenfeld enthält. Anschließend können Sie Dynamischer Text > Eingebettete Daten im Dropdown-Feld Nachricht auswählen und Q_Language in das angezeigte Feld eingeben. Auf diese Weise können Sie Ihre Nachricht dynamisch in der Sprache abrufen, in der Ihr Umfrageteilnehmer die Umfrage beantwortet hat.
    Übersetzen einer E-Mail-Nachricht in einer E-Mail-Aufgabe mit dynamischem Text
    Tipp: Weitere Informationen zum Anpassen dieser Nachricht finden Sie auf der Seite Rich Content Editor (EN).
    Vorsicht: Wenn Ihre E-Mail-Nachricht Bilder enthält, müssen Sie die Bilder über das Bild-Symbol im Rich Content Editor (EN) einfügen. Sie können beliebige Bilder aus Ihrer Grafikbibliothek (EN) auswählen. Außerdem können Sie im E-Mail-Editor neue Bilder zu Ihrer Grafikbibliothek hinzufügen. Wenn Sie ein Bild manuell in Ihre E-Mail-Nachricht einfügen, wird die E-Mail-Aufgabe fehlschlagen.
  14. Überlegen Sie, ob die Optionen Antwortbericht beifügen und Empfängerdaten hinzufügen für diese E-Mail geeignet sind. Weitere Details finden Sie unter Antwortberichte (EN).
    Tipp: Bei Auswahl der Option „Antwortbericht beifügen“ wird eine Zusammenfassung der Fragen und Teilnehmerantworten zum Textteil der E-Mail hinzufügt (außerdem wird ein Link zur Onlineversion eingeschlossen). „Empfängerdaten hinzufügen“ zeigt Information zu den Umfrageantworten des Teilnehmers an.
  15. Klicken Sie auf Erstellen.

Antwortberichte

Beim Erstellen einer E-Mail-Aufgabe können Sie die Option Antwortbericht beifügen auswählen. Antwortberichte enthalten eine Zusammenfassung der Fragen und der Antworten des Umfrageteilnehmers. Sie können in den Textkörper einer E-Mail, als verlinkte Webseite oder als PDF-Export eingefügt werden.

Vorsicht: Die Antwortberichte enthalten den aktuellen Text Ihrer Umfrage, so wie er im Umfragen-Editor angezeigt wird. Falls Sie unveröffentlichte Änderungen an Ihrer Umfrage vorgenommen haben, werden diese Änderungen im Antwortbericht angezeigt.

Abbildung mit den Anpassungsoptionen für den Antwortbericht

Ablaufdatum für den Antwortbericht

Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme können Sie festlegen, wann ein Link zu einem Antwortbericht ablaufen soll. Diese Option wirkt sich nur auf die Webseite aus, nicht auf den Textkörper der E-Mail oder den PDF-Export. Sie können das Ablaufdatum nach Stunden, Tagen oder Monaten ab dem Versand der E-Mail-Aufgabe festlegen.

Tipp: Wenn Sie Nie als Ablaufdatum auswählen, wird eine Warnung angezeigt. Wenn Sie möchten, dass Ihre Antwortberichte nie ablaufen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Umfrage keine sensiblen Daten von den Teilnehmern abfragt.

Warnung neben der Auswahl „Nie“ als schwarzes Dreieck mit Ausrufezeichen darin

Sprache des Antwortberichts

Legen Sie die Sprache des Antwortberichts fest. Mit dieser Option können Sie unterschiedliche E-Mail-Aufgaben für verschiedene Umfrageteilnehmer nach Sprachen erstellen. Mit Q_Language (EN) und den entsprechenden Sprachcodes können Sie festlegen, unter welchen Bedingungen welche E-Mail-Aufgaben mit übersetzten Textkörpern und Antwortberichten in bestimmten Sprachen verschickt werden.

Bedingung: „Q_Language“ ist gleich EN

Eingebettete Daten im Antwortbericht

Der Antwortbericht kann die eingebetteten Daten (EN) enthalten, die zusammen mit der Antwort gespeichert wurden. Sie können entweder alle eingebetteten Daten, nur die in Ihrem Umfragenverlauf (EN) definierten eingebetteten Daten oder keine eingebetteten Daten einbinden.

Bild der Auswahl im Dropdown-Feld für eingebettete Daten im Antwortbericht

Antwortberichte anzeigen und exportieren

Wenn Sie Antwortberichte in einer E-Mail-Aufgabe aktivieren, werden die Berichte in drei Formaten angezeigt:

Nummerierte Links zum Antwortbericht

  1. Im Textkörper der E-Mail
  2. Als PDF-Export
  3. Als Live-Link
    Tipp: Das Ablaufdatum in der E-Mail-Aufgabe legt fest, wann dieser Link deaktiviert wird.

Antwortberichte enthalten drei verschiedene Kopfzeilen mit Informationen: Empfängerdaten, Antwortzusammenfassung und eingebettete Daten.

Antwortbericht-PDF

Die Empfängerdaten enthalten beispielsweise das Datum, an dem die Umfrageantwort abgeschlossen wurde, die IP-Adresse, die interne Antwort-ID und die URL zum Anzeigen des Antwortberichts. Die Antwortzusammenfassung enthält alle Fragen aus der Umfrage sowie die gegebenen Antworten. Der Bereich „Eingebettete Daten“ enthält zuletzt alle eingebetteten Daten (EN), die Sie in Ihrem Umfragenverlauf festgelegt haben, sowie verschiedene Standardfelder.

Tipp: Der Antwortbericht enthält standardmäßig die Antworten auf alle Fragen sowie sämtliche eingebetteten Daten. Unser Engineering Services-Team kann jedoch auch benutzerdefinierte Antwortberichte speziell für die Anforderungen Ihrer Organisation erstellen. Wenden Sie sich an Ihren Account Executive, falls Sie mehr über diese Lösung erfahren möchten.

Falls Sie eine manuelle Lösung bevorzugen, können Sie dynamischen Text in einer E-Mail-Aufgabe (EN) verwenden. Mit dieser Option müssen Sie Berichte von Grund auf ohne PDF-Export und ohne Live-Link erstellen.

Link zu einem Antwortbericht in Salesforce zuordnen

Informationen zum Zuordnen von Antwortbericht-Links in Salesforce finden Sie unter Link zu einem Antwortbericht zuordnen (EN).
Link zur Umfrageantwort in Salesforce-Kontakt

Wann E-Mail-Aufgaben verschickt werden

Alle Arten von Umfragenantworten können dazu führen, dass E-Mail-Aufgaben unter bestimmten Bedingungen verschickt werden.

Vorsicht: Nachdem eine Aktion abgeschlossen wurde, kann die geplante E-Mail nicht mehr gelöscht werden. Wenn beispielsweise eine soeben übermittelte Antwort die Bedingung für eine E-Mail-Aufgabe erfüllt und Sie die E-Mail-Aufgabe löschen, wird die E-Mail für diese Antwort trotzdem geplant.

Fehlerbehebung für E-Mail-Aufgaben

Dieser Teilbereich enthält Links zu weiteren Ressourcen, um Sie bei der Behebung von Fehlern im Zusammenhang mit E-Mail-Aufgaben zu unterstützen.

Tipp: Manche der Ressourcen zum Erstellen von Bedingungen verwenden Beispiele im Bereich der Datenfilterung anstelle von Aktionen. Die Logik für diese Bedingungen funktioniert jedoch genau gleich.

Praktische Beispiele für E-Mail-Aufgaben

Manchmal ist es hilfreich zu sehen, wie bestimmte Funktionen von anderen Benutzern erfolgreich eingesetzt wurden, um zu entscheiden, wie oder wann Sie diese Funktionen nutzen. Die folgende Liste enthält einige der gängigsten Anwendungsfälle für E-Mail-Aufgaben.