E-Mail-Erinnerungen und -Danksagungen

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E-Mail-Erinnerungen und -Danksagungen im Überblick

Nachdem Sie Teilnehmer zu Ihrer Umfrage eingeladen (EN) haben, können Sie mit Qualtrics spezifische E-Mail-Nachrichten senden, um die Umfrageteilnehmer an den Abschluss der Umfrage zu erinnern oder ihnen nach Abschluss der Umfrage zu danken. Vom System wird erkannt, wer Ihre Umfrage abgeschlossen hat. Sie müssen dafür also keine spezielle Kontaktliste erstellen.

Tipp: E-Mail-Erinnerungen und -Danksagungen können nur mit einem individuellen Link an Verteilungen gesendet werden. (Individuelle Links sind in der Regel der Standard für per E-Mail versandte Umfragen.) Sie können keine Erinnerung einrichten, wenn Sie die Umfrage über anonyme Links, Mehrfachteilnahme-Links, persönliche Links oder eine andere Verteilungsmethode versendet haben.

Senden von Erinnerungs-E-Mails

Um die Antwortrate zu erhöhen, können Sie bei Teilnehmern, die die Umfrage noch nicht abgeschlossen haben, mit einer Erinnerungs-E-Mail als Follow-up-Maßnahme nachfassen. Erinnerungs-E-Mails werden nur an Teilnehmer gesendet, die ihre Umfrage noch nicht abgeschlossen haben, und enthalten denselben individuellen Link (EN) für die Umfragensitzung dieses Empfängers. Wenn die Teilnehmer mit der Umfrage bereits begonnen haben, setzen sie das Ausfüllen der Umfrage an der Stelle fort, an der sie aufgehört hatten.

So senden Sie Erinnerungs-E-Mails

  1. Erweitern Sie den entsprechenden Verteilerblock, indem Sie links oben auf das Pluszeichen klicken.
    Winziges Pluszeichen oben links in einer E-Mail-Verteilung
  2. Klicken Sie unterhalb des Verteilungsblocks auf Erinnerung planen.
    Schaltfläche „Erinnerung planen“ links unter der Verteilung
  3. Legen Sie den Zeitpunkt der Verteilung im Dropdown-Menü Wann fest (standardmäßig wird der E-Mail-Versand eine Stunde nach dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt durchgeführt, aber Sie können aus einer Reihe gängiger Zeiten wählen oder einen benutzerdefinierten Zeitpunkt festlegen).
    Fenster „Erinnerung planen“
  4. Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail ein.
    Tipp: Absenderadresse, Absendername und Antwortadresse werden standardmäßig ausgefüllt. Den Absendernamen können Sie problemlos ändern, aber Sie sollten auf der Support-Seite Verwenden einer benutzerdefinierten Absenderadresse (EN) nachlesen, wie Sie die Absender- und die Antwortadresse richtig ändern.
  5. Klicken Sie auf Nachricht laden, um eine zuvor gespeicherte Nachricht einzufügen, oder geben Sie eine neue Nachricht in den Textkörper ein.
    Tipp: Tipps zum Einrichten Ihrer E-Mail finden Sie auf der Seite Anpassen von E-Mail-Nachrichten (EN).
  6. Klicken Sie auf Senden.

Erinnerungs-E-Mail-Status und Verteilungsübersicht

Erinnerungs-E-Mails haben einen eigenen Statusblock, der unterhalb der Hauptverteilung verschachtelt ist. Wie die Hauptverteilung verfügt auch der Erinnerungsblock über hilfreiche Metriken und Aktionen.

Erinnerungsverteilung unterhalb der Einladungsverteilung

Wenn Ihre Erinnerungs-E-Mails noch nicht gesendet wurden, sehen Sie rechts neben dem Block den Status „Geplant“ und links die genaue Sendezeit. Sie können die Erinnerungsnachricht und die Sendezeit auch bearbeiten, indem Sie auf das Dropdown-Menü klicken und Bearbeiten auswählen.

Geöffnetes Dropdown-Menü bei der Erinnerungsverteilung mit angezeigter Option „Bearbeiten“

Wenn Ihre Erinnerungs-E-Mails gesendet wurden, sehen Sie rechts die Verteilungsstatistik und links die Sendezeit. Darüber hinaus können Sie sehen, welche Nachricht gesendet wurde, indem Sie auf das Dropdown-Menü klicken und Verteilung anzeigen auswählen. Wenn Sie Zugriff auf XM Directory oder die neue Benutzeroberfläche für Kontakte (EN) haben, können Sie auch die Option Verlauf herunterladen auswählen, mit der Sie eine Datei herunterladen (EN) können, die den Status jedes Empfängers in der Verteilung enthält.

Eine Erinnerungs-E-Mail-Verteilung, die so erweitert wurde, dass die Statistiken und der Verlauf für die Verteilung angezeigt werden

Tipp: Wenn Ihre Erinnerungen mit der Fehlermeldung „EQD15“ fehlschlagen, dann ist Ihr ursprünglicher Umfrage-Link abgelaufen und die Erinnerung wird nicht gesendet. Weitere Informationen zu Verteilungsfehlermeldungen finden Sie auf dieser Seite (EN).
Tipp: Angenommen, Sie fügen Ihrer Kontaktliste ein paar Personen hinzu, nachdem Sie eine E-Mail-Verteilung gesendet haben. Diese Personen haben nie eine Einladung erhalten, also haben sie die Umfragen nicht gestartet. Die Erinnerungs-E-Mail wird auch an neue Mitglieder der Kontaktliste gesendet, die seit der ursprünglichen Verteilung hinzugefügt wurden. Wenn Sie jedoch über XM Directory verfügen, ist dies nicht der Fall. Wenn Sie XM Directory nutzen, müssen Ihre Kontakte zunächst eine erste Einladung (EN) erhalten haben, bevor sie Erinnerungen für eine Umfrage erhalten können.

Tipp: Wenn Sie Erinnerungs-E-Mails für Ihre Umfrage versenden, ist es am besten, die Frist für teilweise abgeschlossene Umfragen (EN) so festzulegen, dass sie dem Erinnerungszeitraum entspricht oder diesen überschreitet.

Wenn Sie z. B. eine E-Mail-Einladung (EN) so einrichten, dass zwei Erinnerungs-E-Mails versendet werden, die erste nach 5 Tagen und die zweite nach 10 Tagen, dann sollten Sie die Einstellung für teilweise abgeschlossene Umfragen ebenfalls auf mindestens 10 Tage festlegen. Bei dieser Konfiguration können Benutzer, die die Umfrage nach der ersten Einladung öffnen, sie aber nicht abschließen, ihre Umfragensitzung fortsetzen, wenn sie die zweite Erinnerungs-E-Mail erhalten (weil die Umfrage noch nicht abgelaufen ist).

Senden von E-Mail-Danksagungen

Um den Teilnehmern zu zeigen, wie sehr Sie ihre Teilnahme schätzen, können Sie ihnen eine E-Mail-Danksagung senden. Diese E-Mails werden nur an Teilnehmer gesendet, die über eine aufgezeichnete Antwort für Ihre Verteilung verfügen. Dies umfasst sowohl ausgefüllte Antworten als auch aufgezeichnete teilweise ausgefüllte Antworten.

Tipp: Anstatt alle E-Mail-Danksagungen auf einmal zu senden, können Sie die Umfrageoptionen (EN) so einrichten, dass automatisch einzelne E-Mail-Danksagungen gesendet werden, wenn die Teilnehmer die Umfrage abschließen.

So senden Sie eine E-Mail-Danksagung

  1. Erweitern Sie den entsprechenden Verteilerblock, indem Sie links oben auf das Pluszeichen klicken.
    Winziges Pluszeichen oben links in einer E-Mail-Verteilung
  2. Klicken Sie auf Danksagung planen.
    Schaltfläche zum Planen der Danksagungsnachricht unter „Verteilung“
  3. Legen Sie den Zeitpunkt der Verteilung im Dropdown-Menü Wann fest (standardmäßig wird der E-Mail-Versand eine Stunde nach dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt durchgeführt, aber Sie können aus einer Reihe gängiger Zeiten wählen oder einen benutzerdefinierten Zeitpunkt festlegen).
    Fenster zum Planen von E-Mail-Danksagungen
  4. Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail ein.
    Tipp: Absenderadresse, Absendername und Antwortadresse werden standardmäßig ausgefüllt. Den Absendernamen können Sie problemlos ändern, aber Sie sollten auf der Support-Seite Verwenden einer benutzerdefinierten Absenderadresse (EN) nachlesen, wie Sie die Absender- und die Antwortadresse richtig ändern.
  5. Klicken Sie auf Nachricht laden, um eine zuvor gespeicherte Nachricht einzufügen, oder beginnen Sie mit der Eingabe, um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen (EN).
  6. Klicken Sie auf Senden.

Status von E-Mail-Danksagungen

E-Mail-Danksagungen haben einen eigenen Statusblock, der unterhalb der Hauptverteilung verschachtelt ist. Wie die Hauptverteilung verfügt auch der Block der Danksagungen über hilfreiche Metriken und Aktionen.

Verteilung der Danksagungen unterhalb der Einladungsverteilung

Wenn Ihre E-Mail-Danksagungen noch nicht versendet wurden, sehen Sie rechts neben dem Block den Status „Geplant“ und links daneben die genaue Sendezeit. Sie können die Nachricht und die Sendezeit auch bearbeiten, indem Sie auf das Dropdown-Menü klicken und Bearbeiten auswählen.

Dropdown-Menüoptionen in der Danksagungsverteilung

Wenn Ihre E-Mail-Danksagungen gesendet wurden, sehen Sie rechts die Verteilungsstatistik und links die Sendezeit. Darüber hinaus können Sie sehen, welche Nachricht gesendet wurde, indem Sie auf das Dropdown-Menü klicken und Verteilung anzeigen auswählen. Wenn Sie Zugriff auf XM Directory oder die neue Benutzeroberfläche für Kontakte (EN) haben, können Sie auch die Option Verlauf herunterladen auswählen, mit der Sie eine Datei herunterladen (EN) können, die den Status jedes Empfängers in der Verteilung enthält.

Eine zum Anzeigen von Statistik und Verlauf der Verteilung erweiterte E-Mail-Danksagungsverteilung