Invitations aux enquêtes par e-mail

Sur cette page:

À propos des invitations aux enquêtes

Qualtrics propose une manière facile et pratique de distribuer par e-mail votre enquête à de larges groupes de personnes. À l’aide du Distributeur Qualtrics, vous pouvez envoyer des invitations personnalisées par e-mail aux participants, suivre leur progression et empêcher toute fraude dans le cadre de votre enquête.

Envoi d’une invitation à une enquête par e-mail

Astuce : bien que vous ayez la possibilité de saisir manuellement les adresses e-mail lors de ce processus, nous vous recommandons de télécharger une liste de contacts de destinataires à l'avance. Vous trouverez des informations sur la création d’une liste de contacts dans notre page d’assistance sur la Création de listes de contacts.
Astuce : vous pouvez tester votre e-mail en cliquant sur Aperçu de l’e-mail dans l’éditeur de messagerie. Veillez à ne pas transmettre l’aperçu de l’e-mail à vos participants, car il contient le lien de prévisualisation de l’enquête et non pas le lien individuel. Les liens d’aperçu de l’enquête seront toujours actifs, qu’une enquête soit clôturée ou non. Les réponses fournies sur un lien de prévisualisation ne comptent pas dans le total de réponses au sein de votre licence. Pour en savoir plus sur ces types de lien, consultez la page sur l’Aperçu de l’enquête (EN). Veuillez noter que le texte inséré (EN) ne renseignera pas le contenu des e-mails de prévisualisation.
  1. Accédez à l’onglet Distributions.Rédigez un e-mail dans l'onglet Distributions par e-mail
  2. Ouvrez la section E-mails et cliquez sur Rédiger un e-mail.
  3. Cliquez sur Sélectionner des contacts.
    Série de listes déroulantes pour sélectionner la liste de contacts
  4. Choisissez la bibliothèque où se trouvent vos contacts.
  5. Sélectionnez la liste de contacts appropriée.
    Astuce : vous pouvez également cliquer sur Nouvelle liste de contacts dans la bibliothèque de votre choix et ajouter des personnes manuellement.
  6. Sélectionnez si vous souhaitez envoyer des e-mails à toute la liste de contacts, à un échantillon (EN) de la liste de contacts ou à un seul membre de la liste de contacts.
    Astuce Qualtrics : Les utilisateurs disposant de XM Directory peuvent également distribuer à certains segments (EN).
  7. L’adresse e-mail de l’expéditeur, le nom de l’expéditeur et l’e-mail de réponse seront renseignés par défaut. Vous pouvez modifier le nom de l’expéditeur à votre guise, ainsi que l’e-mail de réponse avec n’importe quelle adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez que les personnes interrogées répondent à l’invitation par e-mail. Vous pouvez modifier l’adresse e-mail de l’expéditeur avec une autre adresse e-mail Qualtrics standard. En fonction de votre licence, vous pourrez également utiliser une adresse e-mail d’expéditeur personnalisée. Pour en savoir plus sur la modification de ces adresses e-mail, consultez notre page d’assistance intitulée Utiliser une adresse de d'expéditeur personnalisée (EN).
    Options d’adresse d’expéditeur, nom d’expéditeur et e-mail de réponse, et quand envoyer

    Astuce : en règle générale, l’e-mail de réponse ne peut être que l’e-mail relié à votre compte Qualtrics. Cependant, une marque possède souvent une série de domaines FROM (EN) personnalisés qu’un administrateur et l’équipe informatique de votre entreprise mettront en place. Ces domaines valides vous permettent d’utiliser n’importe quelle adresse e-mail avec un domaine valide en tant qu’e-mail de réponse. Par exemple, si vous étudiez à la Qualtrics University [Université Qualtrics], vous pourrez peut-être utiliser n’importe quelle adresse e-mail se terminant par @qualtricsuniversity.edu. Si vous rencontrez des difficultés pour configurer votre e-mail de réponse, contactez votre administrateur.
  8. Planifiez l’heure de votre distribution dans le menu déroulant Quand. Par défaut, votre e-mail sera envoyé une heure après sa planification, mais vous pouvez choisir parmi une plage d’heures courantes ou planifier une heure personnalisée.
  9. Saisissez l'objet de votre e-mail.
    Options Ligne d'objet, Charger la liste déroulante du message, Enregistrer sous et Afficher les options avancées

    Astuce : vous pouvez charger un objet enregistré à partir de votre Bibliothèque de messages (EN) en sélectionnant la flèche déroulante dans la zone Ligne d’objet. Cela sera particulièrement utile si vous devez traduire votre ligne d’objet puisque vous pouvez le faire dans votre bibliothèque de messages.
  10. Tapez un message d’invitation par e-mail dans l’Éditeur de contenu riche (EN) ou cliquez sur Charger le message pour insérer une invitation par e-mail préalablement enregistrée à partir de votre Bibliothèque de messages (EN) (ceci est particulièrement utile si vous avez besoin de traduire votre e-mail puisque vous pouvez le faire dans votre bibliothèque de messages). Si vous souhaitez réutiliser l’invitation par e-mail ultérieurement, cliquez sur Enregistrer sous. Si vous chargez un message et y apportez des modifications que vous ne souhaitez pas enregistrer dans votre bibliothèque, sélectionnez l’option Utiliser du texte fixe dans le menu déroulant Charger la liste déroulante du message après le chargement du message afin de ne pas être obligé d’enregistrer les modifications.
    Astuce : pour les distributions simples, conservez le contenu du lien vers l’enquête par défaut dans l’éditeur de message et ajoutez votre propre message au-dessus. Pour un message plus personnalisé, consultez Personnaliser votre e-mail avec du texte inséré (EN) et Questions intégrées à l’e-mail (EN). Pour vous assurer que vos e-mails auront le meilleur taux d’envoi possible, consultez la page Éviter à vos e-mails d’être identifiés comme courriers indésirables (EN) avant d’envoyer votre e-mail.
  11. Cliquez sur Afficher les options avancées.
  12. Sélectionnez un Type de lien d’enquête. Cela détermine si vous pouvez effectuer un suivi de votre réponse ou non. Par défaut, chaque utilisateur reçoit un lien individuel traçable (représenté par du texte inséré (EN) dans le message). Consultez la section Type de lien (EN) ci-dessous pour en savoir plus.
    Menu d'options avancées avec type de lien et expiration de lien
  13. Choisissez une Expiration du lien.
    Astuce : les expirations de lien ne peuvent être ni modifiées ni annulées. Veuillez noter que cette fonction est différente des paramètres d’expiration de l’enquête (qui peut toujours être modifiée ou annulée) ou de réponses incomplètes (qui ne peuvent être ni modifiées ni annulées). Consultez Distribution et expiration des enquêtes (EN) pour voir une comparaison plus détaillée des trois fonctions.
  14. Cliquez sur Envoyer.
    Astuce : si vous recevez des messages d’erreur lors de la tentative d’envoi de l’e-mail, consultez notre page sur les Erreurs lors de la distribution par e-mail (EN).
Astuce : maintenant que vous avez envoyé votre distribution par e-mail, vous souhaiterez probablement effectuer un suivi des statuts des e-mails et d’autres informations similaires. Consultez Gestion de la distribution des e-mails (EN) et Statuts de la distribution (EN).

Le Distributeur Qualtrics vous permet de choisir le type de lien d’enquête à utiliser, ce qui détermine à son tour le nombre de fois qu’un répondant peut utiliser le lien et si vous pouvez ou non suivre qui a fourni chaque réponse. Les types de liens suivants sont disponibles en cliquant sur Afficher les options avancées en bas de la fenêtre Rédiger un e-mail :

Liste déroulante Type de lien dans les options avancées

  • Lien individuel : il s’agit du type de lien par défaut. Chaque participant reçoit un lien personnalisé qui ne peut être utilisé qu’une seule fois. Le nom, l’adresse e-mail et les autres informations du répondant figurant dans la liste de contacts sont automatiquement enregistrés avec ses données de l’enquête. Cela signifie que vous pouvez effectuer un suivi des réponses en cours (EN) et envoyer des messages de rappel (EN) et de remerciement (EN) à vos participants. De plus, ce lien enregistre automatiquement les données des répondants au fur et à mesure de leur progression dans l’enquête. Si le répondant quitte l’enquête avant la fin, il peut ensuite y retourner sur n’importe quel appareil, quelles que soient les options d’enquête que vous avez définies.
    Astuce : il arrive que les répondants voient le lien, décident de ne pas répondre à l’enquête tout de suite, puis laissent l’enquête de côté pendant un certain temps. Vos paramètres de réponses incomplètes déterminent de combien de temps ils disposent avant que leur session n’expire s’ils ne reviennent pas sur ce lien. Consultez la section Réponses incomplètes (EN) pour savoir comment modifier ce paramètre, et la section Distribution et expiration des enquêtes (EN) pour en savoir plus sur les délais d’expiration qui peuvent affecter vos liens d’enquête.
    Astuce : vous souhaitez savoir qui a répondu à votre enquête tout en conservant l’anonymat des réponses ? Utilisez les liens individuels avec l’option d’enquête de Réponse anonyme (EN). Veuillez lire la page ci-jointe et tenir compte des avertissements associés avant d’activer ce réglage.
  • Lien pour remplissage multiple : chaque participant reçoit un lien unique qui peut être utilisé plusieurs fois. Chaque fois que ce lien est utilisé, une nouvelle réponse est ajoutée à vos résultats et les mêmes informations de liste de contacts sont enregistrées. Remarque : les e-mails de rappel et de remerciement (EN) ne sont pas compatibles avec ce lien. De plus, les options d'enquête Empêcher les validations multiples (EN) et Sur invitation seulement (EN) doivent être désactivées si vous utilisez des liens pour remplissage multiple, car les répondants recevront un message d'erreur indiquant qu'ils ne peuvent pas répondre à l'enquête. Les liens pour remplissage multiple n'expirent pas.
    Astuce : par défaut, les liens pour remplissage multiple n’enregistrent pas la progression des répondants. Pour permettre à vos répondants de quitter l’enquête et de la reprendre là où ils s'étaient arrêtés, vous devez activer l’option Enregistrer et continuer dans vos options d’enquête (EN).
    Astuce : les liens pour remplissage multiple ne permettent pas d’effectuer un suivi des statuts (EN) des répondants à l’enquête pour savoir quand ils ont commencé ou terminé l’enquête.
  • Lien anonyme : chaque participant reçoit le lien anonyme (EN). Ce lien ne peut pas suivre l’identité du répondant, sauf pour certains détails GeoIP qui peuvent être désactivés. Consultez la page mise en lien pour en savoir plus. Remarque : les e-mails de rappel et de remerciement (EN) ne sont pas compatibles avec ce lien. Le lien anonyme n'expire pas.

Astuce : si le Lien anonyme et le Lien pour remplissage multiple n’apparaissent pas dans le menu déroulant Type de lien, vous devrez modifier le paramètre Sur invitation uniquement par Accès ouvert à tous dans la section Sécurité (EN) de vos options d’enquête.

Paramètres d'accès à l'enquête dans les options d'enquête

Personnaliser votre e-mail avec du texte inséré

Au-delà de la saisie d’un message générique, les invitations par e-mail peuvent être personnalisées avec les informations de la liste de contacts du participant. Ces informations peuvent être insérées dans votre message à l’aide de la fonctionnalité de texte inséré (EN).

Texte inséré par défaut

Par défaut, tous les messages d’invitation à une enquête incluent trois éléments de texte inséré :

Deux liens d'enquête et le lien de désinsription en bas de l'e-mail

  1. Lien individuel personnalisé : ce texte inséré sera remplacé par un lien unique pour chaque participant à l’enquête.
  2. URL de l’enquête : ce texte inséré sera remplacé par l’adresse Web complète du lien du participant, au cas où il aurait des difficultés à cliquer sur le lien individuel.
    Astuce Qualtrics : vous souhaitez insérer un bouton qui renvoie à votre enquête plutôt qu’un lien avec texte ? Télécharger une image (EN) avec le message pour qu'il fasse office de bouton. Ensuite, mettez en surbrillance ou sélectionnez l'image pour ajouter un lien hypertexte (EN). Dans la fenêtre d'édition des liens, utilisez l'URL de texte inséré (EN) en tant qu'URL.
    L'image du bouton ajoutée à l'e-mail est mise en surbrillance. Le bouton du lien hypertexte est ensuite sélectionné et le protocole est défini sur autre, tandis que le texte inséré concerné est collé dans le champ URL
  3. Lien de désinscription : Ce texte inséré sera remplacé par un lien de désinscription (EN). Lorsque le participant clique dessus, il ne recevra plus aucun e-mail de cette liste de contacts.
Astuce Qualtrics : Bien que ces liens puissent être supprimés, vous devrez inclure un lien vers l’enquête pour pouvoir envoyer votre enquête. Le lien de désinscription est également obligatoire pour se conformer aux exigences d’envoi d’e-mails.

Pour insérer un autre texte inséré dans votre e-mail

  1. Dans l’éditeur de message, cliquez sur l’icône Texte inséré ({a}).
    Liste déroulante de texte inséré en haut de la zone de texte Message
  2. Sélectionnez le type de texte inséré (EN) que vous souhaitez insérer.
    Astuce : bien que de nombreuses options soient disponibles, trois catégories sont particulièrement utiles pour les messages d’invitation : Champ de données intégrées (EN), Liens vers l’enquête et Champ de contacts.
  3. Si nécessaire, copiez et collez le code généré à l’emplacement approprié dans le corps du message.
    Exemple de texte inséré pour le prénom dans un e-mail
  4. Cliquez sur Enregistrer sous pour enregistrer votre message.

Questions intégrées à l’e-mail

Inclure une question de l’enquête dans le message de votre e-mail peut améliorer votre invitation à l’enquête. Cette méthode est plus engageante et interactive, et augmente efficacement votre taux de réponse. Lorsque vos participants recevront l’e-mail, ils pourront cliquer sur l’une des réponses à votre question intégrée directement dans le corps de l’e-mail. En cliquant sur l’une des réponses, l’enquête se lancera immédiatement dans un autre onglet, et la réponse choisie sera déjà sélectionnée pour eux.

Astuce : seuls les types de questions Une réponse choix multiple (EN) (à l'exclusion de la variation de colonne (EN)) et NPS® (EN) peuvent être utilisés comme questions par e-mail en ligne. Les questions avec Logique de passage (EN), Logique d’affichage des questions (EN) ou Validation personnalisée (EN) ne seront pas non plus incluses.

Pour insérer une question intégrée à l'e-mail

Astuce : les meilleures pratiques consistent à créer des questions intégrées à l’e-mail à partir de l’onglet Distributions au sein d’un projet.
Astuce : les questions intégrées à l'e-mail ne sont actuellement pas prises en charge pour les Projets Employee Experience (EN).
  1. Sélectionnez l’icône de Question intégrée à l’e-mail dans l’éditeur de messages.
    Liste déroulante des questions intégrées à l'e-mail située en haut de la zone de texte du message
  2. Sélectionnez quelle question à choix multiples ou NPS® de votre enquête vous souhaitez insérer.
    Avertissement : si votre question à réponse unique et à choix multiple (EN) contient des images comme choix de réponse, vous devez vous assurer que les images ont été ajoutées par l’intermédiaire de l’éditeur de contenu riche (EN). L’ajout d’images par l’intermédiaire de l’éditeur de contenu riche garantira que le bon code HTML a été appliqué et que l’image apparaît correctement dans votre e-mail.
  3. Sélectionnez la combinaison de couleurs de cette question ou choisissez Personnaliser pour en créer une vous-même (notamment les options de couleur de l’arrière-plan, des boutons et du texte).
Astuce : votre enquête ne comporte qu’une seule question ? Vous souhaitez que votre question intégrée à l’e-mail valide presque instantanément la réponse du destinataire ? Consultez notre page d’assistance Conseils et Astuces pour les enquêtes (EN).
Attention : certains fournisseurs de messagerie électronique peuvent tester les liens contenus dans les e-mails et répondre à votre question intégrée à l’e-mail avant que votre répondant ne puisse la consulter. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez la section Logiciels de sécurité et interactions Qualtrics (EN).

Lorsque vous envoyez une enquête par l’intermédiaire du Distributeur Qualtrics, un lien de désinscription est inclus par défaut.

Lien de désinscription à de l'enquête en bas de l'e-mailLorsqu’un contact clique sur ce lien, il est dirigé vers une page confirmant qu’il a été supprimé de la liste de contacts et qu’il ne recevra plus les e-mails envoyés à cette liste de contacts.

Image montrant l'écran de la désinscription réussie

Astuce : « cliquez ici pour vous désabonner de toutes les listes de distribution » n’apparaîtra que si votre licence utilise XM Directory.

Les personnes qui choisissent de se désinscrire resteront dans votre liste de contacts, mais seront marquées comme « désinscrites ». Elles apparaîtront avec une coche grisée à côté de leur nom sur la page des membres de la liste de contacts.

La colonne des abonnés d'une liste de contacts comporte une coche grise pour toute personne désabonnée

Si des contacts sont désinscrits, ils ne recevront aucune invitation par e-mail, aucun rappel ou aucun message de remerciement. Vous pouvez désinscrire ou réinscrire manuellement un contact à tout moment en suivant les étapes décrites sur notre page sur la Modification des contacts dans une liste (EN).

Astuce : le lien de désinscription ne fera que désabonner le contact de cette liste de contacts spécifique. Cette adresse e-mail restera active dans toutes les autres listes de contacts dans lesquelles le contact peut se trouver.

Astuce : vous avez accidentellement supprimé votre lien de désinscription et la distribution ne s’effectue pas ? Consultez la page Aucun lien de désinscription (EN) afin d’obtenir des instructions pour ajouter à nouveau le lien de désinscription.

Distribution dans plusieurs langues

Avec le Distributeur Qualtrics, vous pouvez envoyer une invitation par e-mail automatiquement traduite dans la langue préférée du participant.

Pour envoyer votre invitation par e-mail en plusieurs langues

      1. Accédez à la page de la Bibliothèque et créez un nouveau message (EN) en suivant les instructions fournies sur la page d’assistance associée.
        Astuce : assurez-vous que votre type de message est correctement configuré ! Ils devraient être E-mails d’invitations pour les invitations à des enquêtes, E-mails de rappel pour les rappels, etc.
      2. Traduisez votre invitation en utilisant la procédure décrite sur notre page d’assistance sur la Traduction des messages de la bibliothèque (EN) et répétez-la pour chaque langue désirée.
      3. Lorsque vous créez votre liste de contacts, incluez une colonne pour la langue avec les bons codes de langue pour chaque destinataire.
        Feuille de calcul avec une colonne Langue remplie de codes de langue

Une fois le message traduit et la langue définie dans votre liste de contacts, vous êtes prêt à envoyer votre invitation par e-mail. Lorsque l’invitation à l’enquête est envoyée, chaque participant recevra l’e-mail dans la langue définie pour lui dans la liste de contacts.

Distribution et expirations des enquêtes

Il existe trois différents types d’expiration d'enquêtes. Chaque type possède sa propre utilisation et nous vous recommandons de la vérifier avant d’envoyer votre enquête :

  • Expiration du lien : par défaut, les liens vers l’enquête distribués avec le Distributeur Qualtrics sont valides pendant 60 jours. Ce délai est suffisant pour la plupart des études, mais si vous souhaitez prolonger le délai d’expiration, cliquez sur Afficher les options avancées sous l’éditeur de message de l’e-mail dans la fenêtre Rédiger un e-mail et sélectionnez un nouveau délai dans la liste déroulante Expiration du lien.  La date d’expiration du lien ne peut plus être modifiée pour une distribution une fois que les liens de l’enquête ont été envoyés. Si un répondant tente de lancer une session d'enquête après l'expiration du lien, il ne pourra plus participer à l'enquête. Cependant, s'il avait déjà enregistré une réponse incomplète à l'enquête (EN) avant l'expiration du lien, il pourra terminer l'enquête même si le lien est expiré conformément aux paramètres des réponses incomplètes à l'enquête (EN).
    Liste déroulante Type de lien dans les options avancées
  • Disponibilité de l'enquête : dans la section Sécurité (EN) des options d’enquête (EN), vous avez la possibilité de préciser une plage de dates (période) au cours de laquelle l’enquête sera accessible pour les nouveaux répondants. Une fois la période dépassée, ce paramètre ne clôture pas automatiquement l’enquête pour les répondants qui ont une réponse en cours, mais empêche la création de nouvelles sessions pour répondre à l’enquête. Cette période peut être modifiée à tout moment avant ou après la distribution de l’enquête.
    Paramètres de disponibilité de l'enquête dans les options de l'enquête
  • Réponses incomplètes à l'enquête Par défaut, ceux qui ne terminent pas l’enquête en une seule fois auront une semaine pour y revenir et la terminer. S'ils n'ont pas terminé leur réponse passé ce délai, la réponse sera enregistrée telle quelle. Ce délai peut être modifié dans la section des Réponses incomplètes à l'enquête (EN) des Options d'enquête (EN). La modification de ce paramètre n’affecte que les répondants qui n’ont pas encore commencé à répondre à l’enquête.
    Paramètre de réponses incomplètes à l'enquête dans les options de l'enquête

Parfois, le serveur de messagerie de vos destinataires peut utiliser un logiciel de sécurité pour tester les liens contenus dans les e-mails. Ces logiciels ouvrent les liens contenus dans les e-mails avant de transmettre l’e-mail au destinataire. Cela peut provoquer un comportement inattendu lors de l’envoi d’invitations par e-mail. Les problèmes ci-dessous sont généralement causés par les liens de test de logiciels de sécurité dans les e-mails :

  • « Vous avez déjà répondu à l’enquête ou votre session a expiré ». Si vos répondants voient ce message la première fois qu’ils cliquent sur leur lien d’enquête, il est possible que leur serveur de messagerie ait ouvert le lien avant de leur faire parvenir l’invitation par e-mail. Lorsque le lien est ouvert par le serveur du destinataire, leur session d’enquête s’ouvre et se ferme en respectant le délai relatif aux réponses incomplètes de l’enquête (EN). En prolongeant votre délai relatif aux réponses incomplètes, vous réduisez les risques d’expiration de vos sessions d’enquête.
  • « Votre session a expiré, mais nous avons conservé votre réponse la plus récente ». Ce message apparaît généralement lorsque le serveur de messagerie de votre destinataire ouvre l’invitation à l’enquête, mais ne ferme pas la session après avoir testé le lien. La session d’enquête est alors ouverte à plusieurs endroits à la fois.
  • Si votre invitation par e-mail contient des questions intégrées à l’e-mail (EN), il se peut que dans votre ensemble de données les personnes interrogées aient répondu uniquement à la question intégrée, mais pas aux autres questions. Dans ce cas, c'est en général le premier choix de réponse de la question intégrée qui est sélectionné. Cela est dû au fait que le serveur de messagerie du destinataire teste le lien dans la question en ligne en sélectionnant le premier choix, puis la réponse est fermée en raison du délai relatif aux réponses incomplètes (EN).

Si votre licence dispose de l'option Détection de la fraude (EN), la fonctionnalité Roadblock d'analyse des e-mails peut empêcher ce comportement.

Pour résoudre ces problèmes, vous devez contacter vos destinataires et leur demander de se mettre en relation avec leur équipe informatique pour Mettre les serveurs de messagerie de Qualtrics sur liste blanche (EN) ou pour créer une exception pour les liens contenant le domaine qualtrics.com.