Étape 3 : configuration des participants au projet et diffusion de votre projet

Sur cette page:

Créer et télécharger votre fichier de participants

La prochaine étape de la préparation de votre projet Employee Engagement consiste à finaliser votre fichier de données des participants et à le télécharger sur la plateforme Employee Experience. Dès que votre fichier est téléchargé, la liste des participants nous permettra de distribuer les liens d’enquête uniques à chacun des participants et de générer la hiérarchie dont nous avons besoin pour produire des rapports sur les résultats. Pour plus d’informations, consultez les pages d’assistance Ajouter des participants (EN) et Préparer votre fichier de participants pour l’importation (EN).

Conseil : vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet ? Consultez notre webinar à la demande!

Avant de télécharger votre fichier de données des participants dans votre projet Employee Engagement, assurez-vous qu’il contient une ligne pour chaque participant avec le prénom, le nom et l’adresse e-mail de celui-ci. Cliquez ici pour consulter les types de hiérarchies.

Le fichier doit également contenir des métadonnées (EN) que nous utiliserons pour construire la hiérarchie. Les métadonnées sont des variables susceptibles d’être utilisées pour créer notre hiérarchie ou segmenter les données dans nos tableaux de bord.

  • Pour une hiérarchie parent-enfant, incluez deux colonnes dans le fichier des participants, une pour les ID de collaborateur et l’autre pour l’ID de collaborateur du responsable.
  • Pour une hiérarchie basée sur le niveau, ajoutez une colonne pour chaque niveau de hiérarchie de votre organisation et attribuez la valeur de chaque niveau à ce participant. Vous aurez également besoin d’une colonne de données indiquant si chaque participant est un responsable ou non. Le participant sera désigné comme responsable du niveau le plus bas indiqué. Par exemple, la capture d’écran ci-dessous indique que Jane Smith sera nommée responsable du service des finances, alors que Jill Davis sera simplement membre de ce service et non responsable.

En plus de répertorier les métadonnées nécessaires pour créer votre hiérarchie, vous pouvez ajouter d’autres colonnes à votre feuille de calcul contenant des informations démographiques, telles que l’emplacement, le sexe, l’ancienneté ou le groupe de travail. Ces données peuvent être utilisées pour filtrer les résultats du tableau de bord ou pour segmenter les données sur les widgets du tableau de bord.

Si vous fournissez des traductions dans votre projet et que vous souhaitez prédéfinir la langue des répondants du projet, incluez une colonne de métadonnées dans votre fichier de téléchargement des participants, intitulée « Language » (Langue). Indiquez le code de la langue pour chaque participant en utilisant le guide des codes de langues disponibles (EN).

Conseil : les codes de langues doivent être en majuscule pour fonctionner correctement. Assurez-vous de mettre une majuscule au code de la langue lorsque vous l’ajoutez à votre enquête.

Dès que vous avez fini de formater votre fichier de participants, enregistrez-le au format .CSV ou .TSV et téléchargez le fichier dans votre liste de participants dans l’onglet « Participants » à l’aide de l’option Importer des participants illustrée ci-dessous.

GÉNÉRER LA HIÉRARCHIE DE VOTRE ORGANISATION

Maintenant que vous avez téléchargé les participants de votre projet dans la plateforme, nous pouvons générer une hiérarchie en fonction des informations contenues dans notre téléchargement du fichier de participants. La hiérarchie sera utilisée pour structurer les données lorsque nous produirons des rapports sur les résultats de notre projet sur l’engagement.

Pour plus d’informations, consultez les pages d’assistance Générer une hiérarchie parent-enfant (EN) et Générer une hiérarchie basée sur le niveau (EN).

Vous pouvez passer en revue les types de hiérarchies ou télécharger un modèle des fichiers de téléchargement des participants ici.

Configurer votre flux de travail de publication de l’enquête

La prochaine étape de la préparation de votre projet Employee Engagement par rapport au lancement consiste à déterminer le flux de travail que vous aimeriez que les participants suivent. Dès que vous avez déterminé la manière dont vous souhaitez distribuer le projet à vos collaborateurs, vous pourrez configurer vos e-mails et lancer le projet.

Pour définir votre flux de travail, revenez à l’onglet  Enquête et utilisez le menu Options de l’enquête , situé au-dessus du créateur d’enquête.

Avant de configurer vos options de l’enquête, choisissez une méthode de distribution en fonction de la hiérarchie de votre organisation. Dès que vous avez déterminé la méthode de distribution, vous pouvez configurer les paramètres  Options de l’enquête  qui conviendront le mieux à votre méthode de distribution, puis configurer la distribution de l’enquête à l’aide de l’onglet  Messages . Les quatre méthodes de distribution disponibles dans Qualtrics sont décrites ci-après, ainsi que les types de hiérarchie recommandés pour chaque méthode de distribution.

  • Distribuez l’enquête avec des liens d’enquête uniques envoyés aux adresses e-mail des participants.
    • Type de hiérarchie recommandé : parent-enfant ou basée sur le niveau
  • Envoyez à tous les participants de l’enquête le même lien anonyme vers l’enquête et demandez-leur de s’authentifier dans l’enquête avec leur ID de collaborateur.
    • Type de hiérarchie recommandé : parent-enfant
  • Envoyez à tous les participants de l’enquête le même lien d’enquête anonyme et demandez-leur de sélectionner leur unité de hiérarchie à l’aide d’une question d’enquête par arborescence.
    • Type de hiérarchie recommandé : basée sur le niveau
  • Utilisez une combinaison de méthodes de distribution. Envoyez aux participants ayant une adresse e-mail un lien unique vers l’enquête. Pour les participants n’ayant pas leur propre adresse e-mail, donnez-leur un accès au lien anonyme vers l’enquête et demandez-leur de s’authentifier dans l’enquête en utilisant leur ID de collaborateur.
    • Type de hiérarchie recommandé : parent-enfant ou basée sur le niveau

Options de l’enquête

Dès que vous avez sélectionné la méthode de distribution de votre projet Employee Engagement, vous devrez configurer les options de votre projet sur l’engagement de manière à répondre à vos exigences de distribution. Pour plus d’informations, consultez la page d’assistance Options de l’enquête (EN).

  • Relances d’enquête : permet aux répondants d’utiliser leur lien unique pour reprendre l’enquête ; cette option est activée par défaut.
  • Lien anonyme : un lien unique vers votre enquête qui collectera des réponses anonymes qui n’est pas activé par défaut.
    • Il peut être utilisé plusieurs fois pour remplir l’enquête et il est conseillé lorsque vous proposez l’enquête dans un kiosque.
    • Pour que les réponses anonymes soient associées à des unités de hiérarchie, vous devez utiliser un identificateur dans le flux d’enquête afin que les participants puissent identifier leur unité de hiérarchie ou une question par arborescence dans l’enquête. Consultez notre page sur la création d’enquêtes ici pour avoir plus d’informations sur l’une des options.
  • Empêcher le bourrage d’urnes: empêche les répondants anonymes de répondre à une enquête plus d’une fois en utilisant les cookies de leur navigateur.
    • Si un répondant essaye de répondre à l’enquête sur un autre appareil ou navigateur, cette option ne l’empêchera pas de répondre une deuxième fois.
    • La fonctionnalité empêchant le bourrage d’urne n’affectera pas les liens uniques distribués aux participants ou lors de l’utilisation d’un identificateur avec le lien d’enquête anonyme.
  • Vérification du référant HTTP : permet de définir l’URL à partir de laquelle le participant doit provenir pour répondre à l’enquête.
    • Ce n’est pas une option couramment activée pour les enquêtes Employee Engagement.
  • Empêcher l’indexation : empêche les moteurs de recherche d’indexer votre enquête ; cette option est activée par défaut.
  • Expiration de l’enquête : vous permet de définir une date d’expiration de l’enquête, qui clôturera automatiquement l’enquête.

Créer les messages d’invitation et de rappel

Dès que vous avez configuré votre flux de travail, vous devrez configurer les messages d’invitation et de rappel de votre projet Employee Engagement. Dès qu’ils sont configurés dans Qualtrics, ils peuvent être programmés pour être distribués et le projet peut être lancé. Pour plus d’informations, consultez la page d’assistance Présentation des e-mails (EN).

Programmer et distribuer votre projet sur l’engagement

Dès que vous avez configuré les messages d’invitation et de rappel de votre projet, vous êtes prêt à lancer votre projet Employee Engagement. La dernière étape consiste à programmer vos messages d’invitation et de rappel.