Options du répertoire

A propos des options de répertoire

Les options du répertoire sont un menu déroulant qui se trouve dans le coin supérieur droit de l’onglet Contacts du répertoire. Il contient de nombreux moyens importants pour gérer les contacts de votre répertoire, comme la possibilité de les exporter, de configurer des règles automatiques pour l’inscription sur liste, de fusionner les doublons et de gérer les données intégrées.

Exporter les contacts

Vous pouvez exporter tous les contacts de votre répertoire dans un format de fichier de votre choix.

1. Cliquez sur Options du répertoire.
   
2. Cliquez sur Exporter tous les contacts.
3. Sélectionnez un format de fichier. Vous pouvez sélectionner CSV ou TSV.
   
   
4. Indiquez si vous souhaitez exporter les statistiques des contacts. Il s’agit d’informations sur la fréquence de contact, le taux de réponse, etc.
   Astuce Qualtrics : les statistiques des contacts incluent le nombre d’invitations, le nombre d’e-mails, le temps de réponse moyen, le taux de réponse, la date de la dernière invitation, la date de la dernière réponse et le nombre de réponses. Le nombre de réponses inclut les réponses incomplètes mais fermées. Le temps de réponse moyen est en millisecondes.
5. Choisissez d’exporter ou non les données intégrées. Oui exporte toutes les données intégrées, Non n’en exporte aucune et Spécifier les données intégrées vous permet de choisir les champs à exporter.
6. Cliquez sur Exporter les contacts.

Spécifier les données intégrées

Pour spécifier des données intégrées, il vous suffit de sélectionner des champs dans le menu de droite. Les zones sélectionnées se trouvent en bas du menu.

Pour supprimer des zones, cliquez sur le X en regard de leur nom.

Souscription automatique à la liste

Supposons que vous avez une enquête en cours que vous dirigez pour plusieurs villes différentes. Vous recevez un grand nombre de personnes demandant à être ajoutées à ces enquêtes et souhaitez pouvoir les télécharger toutes en une seule fois dans votre répertoire plutôt que dans des listes de contacts distinctes.

L’inscription automatique à la liste vous permet de trier automatiquement les nouveaux contacts dans certaines listes en fonction de diverses informations les concernant. Cette fonctionnalité affecte les contacts existants, mais ces derniers doivent être mis à jour pour que la règle d’inscription automatique à la liste prenne effet.

Règles de paramétrage

1. Cliquez sur Options du répertoire.
   
2. Sélectionnez Inscription automatique à la liste.
3. Cliquez sur Créer une règle.
4. Sélectionnez la liste de distribution à laquelle vous souhaitez ajouter le contact.
5. Sélectionnez le type d’informations que vous souhaitez filtrer.
6. Terminez la « déclaration » en fonction des spécificités de ces informations.
   Exemple : ici, nous voulons que seules les personnes dont les domaines de messagerie contiennent « qualtrics » soient incluses dans notre liste de diffusion.
7. Cliquez sur Créer pour terminer.

Définition des conditions

Les conditions dans l’inscription automatique à la liste sont similaires aux conditions des filtres de répertoire. La seule différence est que les seuls champs sur lesquels vous pouvez baser l’inscription automatique à la liste sont les informations de contact et les données intégrées.

Gestion des règles

Après avoir créé des règles, vous les verrez à chaque fois que vous sélectionnerez “Inscription automatique à la liste” dans les options du répertoire.

Cliquez sur une règle pour la modifier. Vous pouvez également cliquer sur Supprimer la règle en bas à droite pour la supprimer définitivement.

Consolider les duplicatas

Parfois, vous pouvez télécharger plusieurs copies d’un même contact dans votre répertoire sans le savoir. Vous pouvez combiner ces doublons en un seul contact à l’aide de Consolider les doublons dans les options du répertoire.

1. Cliquez sur Options du répertoire.
   
2. Sélectionnez Consolider les doublons.
3. Sélectionnez les zones à gauche pour lesquelles vous souhaitez rechercher des doublons. Vous pouvez sélectionner jusqu’à deux champs en double.
   
   Exemple : si nous sélectionnons le prénom et le nom de famille, les contacts ayant le même prénom ne seront pas considérés comme des doublons. Ce n’est que si les deux noms correspondent qu’ils seront considérés comme des doublons l’un de l’autre.
4. Cliquez sur Rechercher les doublons.
5. En regard d’un groupe de doublons, cliquez sur Consolider.
   
   Astuce Qualtrics : vous ne pouvez consolider que 1 000 000 ensembles de doublons à la fois. Dans l’image ci-dessus, 2 ensembles de doublons étaient présents. Si votre répertoire contient plus de 1 000 000 ensembles de doublons, vous devrez consolider les doublons plusieurs fois.
6. Les différences entre les doublons sont répertoriées. Sélectionnez la version préférée de chaque zone divergente.
   
7. Cliquez sur Consolider les doublons.
   Astuce Qualtrics : pour tous les contacts, vous pouvez spécifier les valeurs des informations de contact (nom, e-mail, téléphone et langue). Pour les données intégrées, cela dépend des contacts qui sont consolidés. Si chaque contact en double a des valeurs différentes pour un champ de données intégrées, vous avez la possibilité de choisir la valeur de données intégrées à conserver. Si un contact a une valeur pour un champ de données intégrées, mais que l’autre contact n’a pas de valeur pour ce champ, la version du contact sélectionnée déterminera quel champ non dupliqué est conservé.

Consolidation de doublons supplémentaires

Si vous avez terminé votre recherche, cliquez sur Lancer une nouvelle recherche en bas à gauche pour sélectionner différents champs pour identifier les doublons.

Gérer les données intégrées

Les options Gérer les données intégrées sous Répertoire vous permettent de modifier les champs de données intégrées eux-mêmes, et pas seulement les valeurs. À partir de cette fenêtre, vous pouvez supprimer des données intégrées, les renommer ou fusionner plusieurs champs.

1. Renommer des champs : Cliquez sur une zone ou mettez-la en surbrillance pour modifier son nom. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
2. Suppression de champs : sélectionnez les champs que vous souhaitez supprimer avec les cases à cocher situées à gauche, puis cliquez sur Supprimer en haut à droite.
3. Fusion des champs : sélectionnez plusieurs champs à gauche pour les fusionner en un seul champ de données intégrées. Cliquez ensuite sur Fusionner les champs en haut à droite, sélectionnez le nom que vous souhaitez attribuer aux champs fusionnés et cliquez sur Fusionner les champs. S’il existe plusieurs valeurs, la plus récente ajoutée deviendra la valeur de la zone fusionnée.
   
   Astuce Qualtrics : cela fusionne uniquement les champs du répertoire et n’affecte pas les données intégrées dans les réponses à l’enquête.
4. Contacts qui l’ont : nombre de contacts qu’un champ de données intégrées lui a affecté.

Paramètres du répertoire

L’option Paramètres du répertoire vous redirige vers l’onglet Paramètres du répertoire. Pour plus d’informations sur les options disponibles, voir les pages suivantes :

• Règles de la fréquence de contact
• Consolidation de vos contacts en double
• Messages du répertoire
• Création de &amp ; gestion de plusieurs répertoires
• Rôles du XM Directory
• Documents de vente des répondants du répertoire XM

FAQ