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Ajouter des évalués, des évaluateurs et des responsables (360)

À propos de l’ajout de évalués, d’évaluateurs et de responsables

Avant de réaliser un 360, vous devez déterminer qui participera. Cette page couvrira les différents types de participants, leurs relations et la manière de les télécharger correctement dans votre projet 360.

Attention : Indépendamment du statut du projet, les modifications que vous apportez aux métadonnées lors du chargement des membres du répertoire existants dans votre projet n’affecteront pas leurs métadonnées dans le répertoire. (Remarque : cet avertissement s’applique uniquement aux métadonnées. Les modifications des métadonnées de la personne, telles que les changements de nom, affecteront toujours le répertoire, car il s’agit de modifications de la manière dont les informations personnelles du participant sont stockées dans le répertoire des employés.)

Astuce Qualtrics : les administrateurs Employee Insights et les administrateurs EX ne peuvent pas importer les Administrateurs de la marque en tant que participants au projet. Les Administrateurs de la marque devront s’ajouter eux-mêmes en tant que participants aux projets, ou être ajoutés par d’autres Administrateurs de la Marque. Cela permet d’empêcher les informations d’administration du compte utilisateur d’être modifiées par les administrateurs de niveau inférieur. Si vous souhaitez modifier ce comportement, les administrateurs de l’organisation peuvent contacter les gestionnaires de réussite XM et demander à ce que l’autorisation Limiter la personne de mise à jour de l’administrateur EX soit désactivée pour l’organisation.

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Différences entre les évalués et les évaluateurs

Les évalués sont les participants en cours d’évaluation dans votre 360. Les évaluateurs sont les participants qui évaluent un évalué.

Il est possible d’être un évalué et un évaluateur en même temps. Par exemple, je peux vous évaluer, mais ensuite mon responsable m’évalue, ce qui fait de moi une personne évaluée et de votre évaluateur. Une personne qui s’auto-évalue est sa propre personne évaluée et évaluatrice. Il est également possible d’être uniquement un évalué ou un évaluateur.

Vous pouvez facilement faire d’un évalué un évaluateur en l’attribuant comme évaluateur de quelqu’un. D’autre part, pour faire d’un évaluateur une personne évaluée, vous devez télécharger attentivement le participant avec le même identificateur unique d’objet. dans la section Sujets.

Le fait d’être une personne évaluée ou un évaluateur peut déterminer les distributions auxquelles vous êtes admissible.

Relations et responsables

Les relations expliquent comment une personne évaluée et un évaluateur se connaissent. Par exemple, une personne qui travaille au même niveau que moi peut être désignée comme étant mon homologue ou mon collègue, selon les préférences de mon entreprise.

Qualtrics a plusieurs relations intégrées par défaut :

Soi-même : Cette relation ne peut pas être réaffectée, et fait toujours référence à soi-même du sujet.
Responsable : cette relation permet d’afficher l’évaluateur dans la sous-section Responsable de la section Participants. Les responsables peuvent avoir des tâches spéciales qu’aucun autre évaluateur ne peut. Par exemple, les managers peuvent approuver ou afficher les rapports des évalués de leurs subordonnés directs. Si Jean Dupont est marqué comme manager de Jane Smith, celle-ci est automatiquement marquée comme étant son subordonné.
DirectReport : un subordonné est une personne qui dépend d’un responsable. Si Jean Dupont est marqué comme manager de Jane Smith, celle-ci est automatiquement marquée comme étant son subordonné.
Collègue : ce lien indique quand un évalué et son évaluateur sont au même niveau. Il n’a pas de fonctions spéciales et peut être remplacé au profit d’une relation personnalisée de votre choix.

La meilleure façon de définir des relations est d’utiliser la colonne Relation dans le fichier CSV ou TSV lorsque vous téléchargez des évaluateurs sur le serveur.

Vous pouvez créer des relations personnalisées en saisissant tout ce que vous voulez dans cette colonne. Ces relations personnalisées peuvent ensuite être gérées dans les outils des participants.

Astuce Qualtrics : si vous devez corriger une relation après la collecte des réponses, vous pouvez également affecter des relations dans l’onglet Évaluateur de la fenêtre Informations sur le participant.

Métadonnées

Les métadonnées sont toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez associer à un participant, hormis les champs obligatoires de Qualtrics (nom complet, identifiant unique et e-mail). Le service, le titre, le niveau et l’équipe en sont des exemples. Les métadonnées sont enregistrées au fur et à mesure que les réponses sont collectées et vous permettent de contrôler les questions qui seront affichées pour certains sujets, ainsi que de créer des sources de données pour segmenter et analyser vos données. Les métadonnées sont également un filtre pratique lors du reporting.

La meilleure façon d’ajouter des métadonnées est d’inclure des colonnes supplémentaires dans vos fichiers CSV ou TSV de la personne évaluée et de l’évaluateur. Vous pouvez inclure autant de colonnes de métadonnées supplémentaires que vous le souhaitez, car il n’y a pas de limite à la quantité d’informations supplémentaires que vous pouvez associer à vos évalués et évaluateurs.

Attention : nous vous recommandons d’ajouter une colonne Langue et de donner à chaque participant le bon code de langue. Si aucune langue n’est fournie, le portail du participant s’affiche en anglais (US).

Astuce Qualtrics : si vous avez oublié d’ajouter des métadonnées jusqu’à ce que les réponses aient été collectées, vous pouvez également ajouter des métadonnées à un participant à la fois dans la fenêtre d’informations sur les participants.

Préparation de votre fichier d’évalués

Obtention d’un fichier modèle

Accédez à la section Participants de l’onglet Participants.
Assurez-vous d’être dans la section Sujets.
Cliquez sur Ajouter des évalués.
Sélectionnez Importer des évalués.
Cliquez sur Exemple CSV pour télécharger un fichier modèle.

Préparation du fichier

Conservez votre ligne d’en-tête ! La seule chose que vous devez modifier dans l’en-tête est Métadonnées 1 et Métadonnées 2. Au lieu de ces en-têtes, n’hésitez pas à ajouter les métadonnées de votre choix, telles que Bureau, Emplacement, Service, etc.
Chaque ligne est un sujet à part.
Chaque objet a besoin d’un prénom, d’un nom de famille, d’une adresse e-mail et d’un identifiant unique (comme un matricule). L’e-mail servira ultérieurement d’ID de connexion.
Si vous ajoutez une colonne Langue, les valeurs doivent être des codes langue et non des noms de langue.
Lorsque vous enregistrez le fichier, conservez-le au format CSV ou TSV.
Ajoutez autant de lignes d’objets que nécessaire. Votre taille de fichier maximale est de 100 M.

Astuce Qualtrics : pour plus d’informations sur la colonne Identifiant unique, consultez la page Identifiants uniques.

Astuce Qualtrics : si votre licence dispose de l’authentification unique, assurez-vous de télécharger vos participants dans le répertoire avec leurs noms d’utilisateur avant de télécharger les participants sur le serveur ! Une fois que quelqu’un est dans le répertoire, vous pouvez le télécharger directement dans le projet sans inclure la colonne Nom d’utilisateur.

Préparation de votre fichier d’évaluateurs

Avertissement : Ne complétez pas cette section tant que vous n’avez pas chargé vos sujets !

Obtention d’un fichier modèle

Accédez à la section Participants de l’onglet Participants.
Assurez-vous d’être dans la sous-section Évaluateurs.
Cliquez sur Ajouter des évaluateurs.
Sélectionnez Importer des évaluateurs.
Cliquez sur Exemple CSV pour télécharger un fichier modèle.

Préparation du fichier

Conservez votre ligne d’en-tête ! La seule chose que vous devez modifier est Métadonnées 1 et Métadonnées 2. Au lieu de ces en-têtes, n’hésitez pas à ajouter les métadonnées de votre choix, telles que Bureau, Emplacement, Service, etc.
Chaque ligne est une relation sujet-évaluateur distincte. Par exemple, supposons que vous souhaitiez ajouter 2 évaluateurs pour Jeanne Durand et 3 évaluateurs pour Jean Dupont. Même si certains de ces évaluateurs sont les mêmes personnes, vous compléterez 5 nouvelles lignes.
Les colonnes Prénom et Nom sont destinées à l’évaluateur. Ces colonnes doivent faire référence à la même personne dont l’adresse e-mail figure dans la colonne E-mail de l’évaluateur et dont l’identifiant unique figure dans la colonne Identifiant unique de l’évaluateur.
La colonne IdentificateurUniqueSujet doit correspondre à chaque identifiant unique que vous avez désigné lorsque vous avez préparé le fichier de sujet.
La colonne Relation fait référence au lien de l’évaluateur avec l’évalué. Par exemple, si Jean Dupond est le responsable de Jane Smith et que Jean Dupont est l’évaluateur, la relation doit indiquer Responsable. Si Jane Smith évalue John Doe, la relation doit indiquer DirectReport.
Les colonnes de métadonnées sont destinées à l’évaluateur. Essayez de conserver la cohérence des lignes où l’évaluateur se répète.
Si vous ajoutez une colonne Langue, les valeurs doivent être des codes langue et non des noms de langue.
Lorsque vous enregistrez le fichier, conservez-le au format CSV ou TSV.
Ajoutez autant de lignes de relations que nécessaire. Votre taille de fichier maximale est de 100 M.

Importer des évalués ou des évaluateurs

Après avoir préparé le fichier des personnes évaluées ou le fichier des évaluateurs, suivez ces étapes pour le charger. N’oubliez pas de toujours charger les évalués avant de charger les évaluateurs.

Accédez à la section Participants de l’onglet Participants.
Assurez-vous que vous vous trouvez dans la sous-section appropriée. Les évalués DOIVENT être téléchargés dans la sous-section Sujet et les évaluateurs DOIVENT être téléchargés dans la sous-section Évaluateurs.
Cliquez sur Ajouter des évalués/évaluateurs.
Sélectionnez Importer les évalués/évaluateurs.
Cliquez sur Parcourir. Sélectionnez le fichier CSV ou TSV que vous avez sauvegardé.
Ajustez le séparateur selon vos besoins. Il s’agit du caractère qui sépare les entrées dans une feuille. (Par exemple, virgules dans un fichier CSV, onglets dans un TSV.)
Si vous avez déjà des participants enregistrés dans votre répertoire, vous pouvez leur affecter des évaluateurs en fonction des personnes déjà répertoriées dans leurs relations de répertoire. Il vous suffit de sélectionner Affecter automatiquement les évaluateurs en fonction des relations et de sélectionner les types de relation éligibles.
Une fois que vos champs ont l’air corrects, cliquez sur Importer.

Ajouter des responsables sans ajouter le responsable en tant qu’évaluateur

Parfois, vous pouvez ajouter des responsables à vos projets pour effectuer des tâches administratives ou consulter des rapports, mais vous ne voulez pas que les managers participent aux évaluations. Cette section explique comment ajouter des responsables sans les ajouter en tant qu’évaluateur.

Dans votre fichier d’objet, ajoutez une colonne appelée ManagerID.
Pour la valeur, saisissez l’identifiant unique du manager du sujet.
Importez votre fichier de sujet comme d’habitude.
Importez votre fichier d’évaluateur comme d’habitude.

Ajout manuel d’évalués et d’évaluateurs

Lorsque vous ajoutez manuellement des évalués ou des évaluateurs, vous devez remplir les mêmes colonnes que celles des CSV décrits ci-dessus.

Pour ajouter des participants manuellement :

Accédez à la section Participants de l’onglet Participants.
Assurez-vous que vous vous trouvez dans la sous-section appropriée. Les évalués DOIVENT être téléchargés dans la sous-section Sujet et les évaluateurs DOIVENT être téléchargés dans la sous-section Évaluateurs.
Cliquez sur Ajouter des évalués/évaluateurs.
Sélectionnez Ajouter des évalués/évaluateurs.