Ajouter des évaluateurs, des destinataires et des managers (Évaluation à 360°)
Contenus de cette page
À propos des destinataires du retour d'information (évalués), des personnes chargées de fournir ce retour (évaluateurs) et des managers
Avant d'organiser un 360, vous devez déterminer qui y participera. Cette page aborde les différents types de participants, leurs liens et la manière de les télécharger correctement dans votre projet 360.
Attention : Quel que soit le statut du projet, les modifications apportées aux métadonnées lors du téléchargement de membres existants du répertoire dans votre projet n'affecteront pas leurs métadonnées dans le répertoire. (Remarque : cet avertissement ne s'applique qu'aux métadonnées. Les modifications apportées aux métadonnées d'une personne, telles que les changements de nom, auront toujours une incidence sur le répertoire des employés, car elles modifient la manière dont les informations personnelles du participant sont enregistrées dans le répertoire des collaborateurs.)
Astuce : Les Administrateurs Employee Insights et les Administrateurs EX peuvent importer des Administrateurs Organisation en tant que participants au projet. Toutefois, ils ne peuvent pas modifier les données des utilisateurs de l'Organisation, qui ne peuvent être modifiées que par d'autres administrateurs de l'Organisation. Le Niveau a pour but d'empêcher que les informations relatives à l'administration du compte de l'utilisateur ne soient modifiées par des administrateurs de niveau inférieur. Si vous souhaitez modifier ce comportement, contactez le support technique de Qualtrics et demandez à ce que l'autorisation Limit EX Admin Update Person soit désactivée pour l'organisation.
Différences entre les destinataires et les auteurs des retours d'expérience
- Destinataires des commentaires: ou les personnes évaluées. Les participants faisant l'objet de votre évaluation à 360°.
- Personnes chargées de donner leur avis: ou évaluateurs. Les participants qui évaluent le destinataire du retour d'expérience.
Attention: N'oubliez pas de toujours enregistrer les destinataires des évaluations (les personnes évaluées) avant d'enregistrer les évaluateurs !
Il est possible d'être à la fois celui qui donne et le destinataire d'un retour d'information. Par exemple, John peut faire part de ses remarques à Patty, mais il s'agit en réalité des remarques de son propre manager. Une personne qui remplit un questionnaire d'introspection se donne à elle-même un retour d'expérience et reçoit ce retour d'expérience. Il est également possible de n'être que celui qui donne des retours ou le destinataire.
Vous pouvez facilement transformer un destinataire en évaluateur en lui attribuant la tâche de donner son avis à quelqu'un. En revanche, pour transformer une personne qui n'est qu'un donneur de commentaires en destinataire, vous devez ajouter soigneusement le participant en indiquant exactement le même «SubjectUniqueIdentifier » dans la section « Destinataires des commentaires ».
Le fait d'être destinataire ou auteur d'un avis peut déterminer à quels envois vous avez droit.
Liens et Managers
Les liens décrivent la manière dont la personne qui donne un retour d'expérience et le destinataire se connaissent. Par exemple, une personne qui occupe un poste à un niveau équivalent au vôtre peut être qualifiée de « pair » ou de « collègue », selon la terminologie utilisée par votre entreprise.
Qualtrics intègre par défaut plusieurs liens :
- Self: ce lien ne peut pas être réattribué et fait toujours référence à la personne elle-même qui est le destinataire du retour d'information.
- Responsable: ce lien permet d'afficher le nom de la personne qui fournit le retour d'expérience dans la section « Responsable » de l'onglet « Participants ». Les managers peuvent se voir confier des tâches spécifiques que les autres personnes chargées de donner leur avis ne peuvent pas assumer. Par exemple, les managers peuvent valider ou consulter les rapports de leurs subordonnés. Si John Doe est désigné comme le manager de Jane Smith, Jane Smith est automatiquement désignée comme la subordonnée directe de John Doe.
- Rapport direct : Un subordonné est une personne qui rapporte à un Manager. Si John Doe est désigné comme le manager de Jane Smith, Jane Smith est automatiquement désignée comme la subordonnée directe de John Doe.
- Entre pairs : ce lien désigne le cas où le destinataire d'un retour d'information et la personne qui le lui fournit se situent au même niveau hiérarchique. Cette technologie n'a pas de fonctions particulières et peut être remplacée par n'importe quel lien personnalisé de votre choix.
La meilleure façon de définir les liens consiste à utiliser la colonne « Lien » du fichier CSV ou TSV lors de l'importation des évaluateurs.
Vous pouvez créer des liens personnalisés en tapant ce que vous voulez dans cette colonne. Ces liens personnalisés peuvent être gérés ultérieurement dans les outils du participant.
Astuce : si vous devez corriger un lien après la collecte des réponses, vous pouvez également attribuer des liens dans la fenêtre « Informations sur les participants ».
Métadonnées
Les Métadonnées sont toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez associer à un participant en dehors des champs obligatoires de Qualtrics (nom complet, identifiant unique et email). Les exemples incluent le département, le titre, le niveau et l'équipe. Les métadonnées sont enregistrées au fur et à mesure de la collecte des réponses ; elles vous permettent de contrôler les questions qui s'afficheront pour certains destinataires des retours d'expérience, ainsi que de créer des sources de données afin de segmenter et d'analyser plus en détail vos données. Les métadonnées constituent également un filtre pratique pour les rapports.
La meilleure façon d'ajouter des métadonnées consiste à inclure des colonnes supplémentaires dans vos fichiers « destinataires des retours » et « auteurs des retours ». Vous pouvez ajouter autant de colonnes de métadonnées supplémentaires que vous le souhaitez, car il n'y a aucune limite quant à la quantité d'informations supplémentaires que vous pouvez associer à vos participants.
Attention : Nous recommandons d'ajouter une colonne " Langue" et d'attribuer à chaque participant le code de langue correct. Si aucune langue n'est spécifiée, le portail des participants s'affichera en anglais (États-Unis).
Astuce : si vous avez oublié d'ajouter des métadonnées après la collecte des réponses, vous pouvez également ajouter des métadonnées à un participant à la fois dans la fenêtre d'information sur le participant.
Importation des destinataires des commentaires
Allez dans l'onglet Participants.
Assurez-vous que vous vous trouvez bien dans la section « Destinataires des commentaires ».
Cliquez sur « Ajouter des destinataires pour les commentaires ».
Sélectionnez Importer à partir d'un fichier.
Téléchargez le modèle au format CSV ou TSV.
Préparez votre dossier.
Gardez votre ligne d'en-tête ! Les seules choses que vous devez modifier dans l'en-tête sont « Métadonnées 1 » et « Métadonnées 2 ». À la place de ces en-têtes, n'hésitez pas à ajouter tout ce que vous souhaitez métadonnées que vous souhaitez, tels que le bureau, le lieu, le service, etc.
Chaque ligne correspond à une personne évaluée ou à un destinataire de commentaires distinct.
Chaque destinataire d'un commentaire doit indiquer son prénom, son nom, son adresse e-mail et un identifiant unique (comme un numéro d'employé). Ce courriel leur servira ensuite d'identifiant de connexion.
Si vous ajoutez une colonne « Langue », les valeurs doivent être les suivantes : codes de langue, et non les noms des langues.
Lorsque vous enregistrez le fichier, veillez à le sauvegarder au format CSV ou TSV avec un encodage Utf-8.
Ajoutez autant de lignes de destinataires de commentaires que nécessaire. La taille maximale de votre fichier est de 100 Mo.
Cliquez sur « Sélectionner un fichier » et choisissez votre fichier.
Si votre licence utilise le SSO, vous pouvez activer ou désactiver l'option Importer en tant qu' utilisateursSSO. Lorsque cette option est activée, tout participant nouvellement créé sera ajouté en tant qu'utilisateur SSO. Votre identifiant de l'organisation sera automatiquement ajouté à la fin de leur adresse e-mail pour créer leur identifiant de connexion SSO. Si cette option est désactivée, les nouveaux participants seront ajoutés en tant qu'utilisateurs standard qui se connectent avec un nom d'utilisateur et un mot de passe uniques de Qualtrics.
Si vous avez déjà enregistré des participants dans votre annuaire, vous pouvez leur attribuer des évaluateurs en fonction des personnes déjà répertoriées dans leurs liens d'annuaire. Il suffit de cocher la case « Attribuer automatiquement les évaluateurs en fonction des liens » et de sélectionner les types de liens éligibles.
Si aucun problème n'est détecté au niveau des fichiers, cliquez sur « Vérifier les erreurs ».
Astuce : Si l'importateur détecte des problèmes initiaux, il ne vous laissera pas continuer et répertoriera les problèmes en rouge. Lisez ces descriptions et apportez des corrections à votre fichier. Une fois les modifications enregistrées, cliquez sur « Sélectionner un autre fichier » et téléversez à nouveau le fichier.
Pendant le chargement de l'importateur, vous pouvez revenir à votre liste de participants.
Astuce : une fois le traitement de votre fichier terminé, revenez à votre projet et cliquez sur Évaluer votre importation.
Une fois lancé, l'outil d'importation vous indiquera quels participants seront mis à jour ou ajoutés au projet, ainsi que l'impact que cela aura sur votre annuaire. L'importateur vous avertira aussi s'il y a des erreurs dans vos lignes.
Si ces modifications vous conviennent, cliquez sur Finaliser l'importation.
Le statut de vos importations/exportations récentes vous sera affiché.
Astuce : si des erreurs sont détectées dans votre fichier, il existe des étapes à suivre pour les résoudre. Voir Erreurs détectées dans le fichier d'un participant.
Importation des personnes ayant donné leur avis
Avertissement : ne remplissez pas cette section avant d'avoir importé la liste des destinataires de vos commentaires !
Dans cette section, nous vous expliquerons comment préparer un fichier afin de pouvoir importer vos évaluateurs.
Astuce : Si votre licence est dotée d'un SSO, veillez à télécharger vos participants dans le répertoire avec leurs noms d'utilisateur avant de télécharger les participants ! Une fois qu'une personne figure dans l'annuaire, vous pouvez l'ajouter directement au projet sans inclure la colonne « UserName ».
Allez dans l'onglet Participants.
Assurez-vous que vous vous trouvez bien dans la section « Émetteurs de commentaires ».
Cliquez sur « Ajouter des évaluateurs ».
Sélectionnez Importer à partir d'un fichier.
Téléchargez le modèle CSV.
Préparez votre fichier :
Gardez votre ligne d'en-tête ! Les seules choses à modifier sont les Métadonnées 1 et les Métadonnées 2. À la place de ces en-têtes, n'hésitez pas à ajouter toutes les métadonnées que vous souhaitez, telles que Bureau, Lieu, Département, etc.
Les colonnes de métadonnées sont destinées à la personne qui fournit le retour d'information. Essayez de conserver une cohérence dans les lignes où la personne qui donne son avis revient régulièrement.
Chaque ligne correspond à un lien distinct entre un destinataire et un émetteur de commentaires. Par exemple, supposons que vous souhaitiez ajouter 2 évaluateurs pour Jane Smith et 3 évaluateurs pour John Doe. Même si certaines de ces personnes qui donnent leur avis sont les mêmes, vous devrez remplir 5 nouvelles lignes.
Les colonnes « FirstName » et « LastName » concernent la personne qui donne son avis (l'évaluateur). Ces colonnes doivent faire référence à la même personne dont l'adresse e-mail figure dans la colonne « E-mail de l’évaluateur » et dont unique identifier se trouve dans la colonne « EvaluatorUniqueIdentifier ».
La colonne « SubjectUniqueIdentifier » doit correspondre à chaque « UniqueIdentifier » que vous avez défini lors de la préparation du destinataire des commentaires fichier.
La rubrique « Lien » fait référence au lien entre la personne qui formule le retour d'expérience et le destinataire. Par exemple, si Jean Dupont est le manager de Jeanne Smith et qu'il est la personne qui donne le retour d'expérience, le champ « Lien » doit indiquer « Manager ». Si Jane Smith évalue John Doe, le Lien devrait être DirectReport.
If you add a Language column, values should be language codes, not language names.
When you save the file, keep it as a CSV or TSV that’s UTF-8 encoded.
Ajoutez autant de lignes de liens que nécessaire. Your max file size is 100MB.
Cliquez sur « Sélectionner un fichier » et choisissez le fichier CSV ou TSV que vous avez enregistré.
Si votre licence utilise le SSO, vous pouvez activer ou désactiver l'option Importer en tant qu' utilisateursSSO. Lorsque cette option est activée, tout participant nouvellement créé sera ajouté en tant qu'utilisateur SSO. Votre organization ID will be automatically added to the end of their email address to create their SSO login username. Si cette option est désactivée, les nouveaux participants seront ajoutés en tant qu'utilisateurs standard qui se connectent avec un nom d'utilisateur et un mot de passe uniques de Qualtrics.
Cliquez sur Démarrer l'importation.
Ajouter des managers qui ne fournissent pas de commentaires
Il peut parfois vous arriver de vouloir ajouter des managers à vos projets afin qu'ils effectuent des tâches d'administration ou consultent des rapports, mais sans pour autant qu'ils participent aux retours d'expérience. Cette section vous explique comment ajouter des managers sans les désigner comme évaluateurs.
Ajouter manuellement les destinataires et les auteurs des retours d'expérience
Astuce : Si votre licence est dotée d'un SSO, veillez à télécharger vos participants dans le répertoire avec leurs noms d'utilisateur avant de télécharger les participants ! Une fois qu'une personne figure dans l'annuaire, vous pouvez l'ajouter directement au projet sans inclure la colonne « UserName ».
Lorsque vous ajoutez manuellement des évaluateurs ou des destinataires, vous devez remplir les mêmes colonnes que si vous importiez un fichier. Voir les sections consacrées à « l'importation » ci-dessus.
Pour ajouter des participants manuellement :
Accédez à l'onglet Participants.
Assurez-vous d'être dans la bonne rubrique :
Les objets doivent être ajoutés dans la section « Destinataires des commentaires ».
Les évaluateurs doivent être ajoutés dans la section « Évaluateurs ».
Cliquez sur « Ajouter des destinataires/auteurs de commentaires ».
Sélectionnez Ajouter des participants manuellement.
Destinataires des retours d'expérience (personnes évaluées)
For employees that exist in your directory, you can use the search bar at the top. Saisissez un nom et cliquez sur l'utilisateur pour l'ajouter.
Si vous créez un destinataire de commentaires à partir de zéro, indiquez son prénom, son nom, son identifiant unique et son adresse e-mail. Le nom d'utilisateur est facultatif.
Cliquez sur « Ajouter des métadonnées » pour ajouter des métadonnées au participant.
Si votre licence utilise le SSO, vous pouvez activer ou désactiver l'option Importer en tant qu' utilisateursSSO. Lorsque cette option est activée, tout participant nouvellement créé sera ajouté en tant qu'utilisateur SSO. Votre organization ID will be automatically added to the end of their email address to create their SSO login username. Si cette option est désactivée, les nouveaux participants seront ajoutés en tant qu'utilisateurs standard qui se connectent avec un nom d'utilisateur et un mot de passe uniques de Qualtrics.
Si vous avez déjà enregistré des participants dans votre annuaire, vous pouvez désigner les personnes chargées de leur fournir des commentaires en fonction des liens déjà répertoriés dans leur annuaire. Just select Automatically assign feedback givers based on relationships and select the eligible relationship types.
Lorsque vous avez terminé avec ce participant, cliquez sur « Ajouter un participant ».
Répétez ces étapes autant de fois que nécessaire. Cliquez sur « Enregistrer » pour valider l'ajout de vos participants.
Personnes chargées de donner leur avis (évaluateurs)
Pour les employés figurant dans votre répertoire des employés, vous pouvez utiliser la barre de recherche située en haut de la page.
Recherchez les personnes ayant donné leur avis dans votre annuaire, puis sélectionnez leur nom. Leurs informations apparaîtront dans les champs suivants :
- Prénom
- Nom
- Identifiant unique
- Adresse e-mail
- Nom d'utilisateur
Sélectionnez le lien entre la personne qui donne le retour d'information et le destinataire.
Recherchez le destinataire du retour d'information dans votre annuaire, puis sélectionnez son nom. Leurs informations apparaîtront sous la rubrique « Identifiant unique du destinataire du retour d'information ».
Astuce : vous devez ajouter les destinataires des évaluations avant d'ajouter les évaluateurs.
Si vous créez un évaluateur à partir de zéro, indiquez son prénom, son nom, son identifiant unique et son adresse e-mail. Username is optional.
Si votre licence utilise le SSO, vous pouvez activer ou désactiver l'option Importer en tant qu' utilisateursSSO. Lorsque cette option est activée, tout participant nouvellement créé sera ajouté en tant qu'utilisateur SSO. Votre organization ID will be automatically added to the end of their email address to create their SSO login username. Si cette option est désactivée, les nouveaux participants seront ajoutés en tant qu'utilisateurs standard qui se connectent avec un nom d'utilisateur et un mot de passe uniques de Qualtrics.
Cliquez sur « Ajouter des métadonnées » pour ajouter des métadonnées concernant la personne qui a laissé un commentaire.
When you are finishing with this participant, click Add participant.
Repeat these steps as needed. Click Save to officially upload your participants.
Importation de 360 Participants depuis le répertoire général
Outre l'importation de 360 participants à partir d'un fichier ou via une importation manuelle, vous avez la possibilité de les importer directement depuis l'annuaire. L'importation de participants à partir du répertoire des collaborateurs est utile dans les cas suivants :
- Un lien « donneur de commentaires » - « destinataire de commentaires » est déjà défini dans l'annuaire.
- Vous souhaitez utiliser différentes conditions de filtrage pour importer un sous-ensemble de destinataires et d'auteurs de commentaires.
- Vous souhaitez intégrer dans le projet des métadonnées déjà enregistrées dans le répertoire.
Vous pouvez choisir d'importer tous les participants ou seulement un sous-ensemble en fonction de critères de filtre. Cette fonction est utile si vous souhaitez ajouter un groupe spécifique de participants à votre projet à partir du répertoire des employés.
Accédez à l'onglet « Participants ».
Make sure you are in the correct section:
- Subjects must be uploaded in the Feedback recipients section.
- Evaluators must be uploaded in the Feedback givers section.
Click Add feedback recipients/givers.
Sélectionnez « Importer depuis le répertoire des collaborateurs ».
Choisissez d'importer tous les participants du répertoire ou seulement les participants qui répondent aux critères suivants.
Astuce : si vous choisissez d'importer tous les participants, ignorez les étapes 6 à 8.
Choisissez un champ de métadonnées selon lequel vous souhaitez filtrer le répertoire.
Choisissez la valeur de ces métadonnées sur laquelle vous souhaitez filtrer le répertoire. Vous pouvez choisir plusieurs valeurs.
Astuce : les valeurs multiples d'un même champ sont séparées par « ou ». Par exemple, si vous sélectionnez « France » et « Allemagne » comme pays, le système recherchera les employés dont le pays est indiqué sur la liste comme étant la France ou l'Allemagne.
Astuce : S'il n'y a pas d'options, cela signifie que personne dans le répertoire n'a de valeur pour ce champ. N'oubliez pas que vous pouvez Supprimez les champs de métadonnées de votre répertoire, mais ne le faites que si vous êtes absolument certain de ne pas utiliser ces champs et de ne pas avoir l'intention de les utiliser.
Pour ajouter d'autres conditions, cliquez sur les trois points et sélectionnez « Insérer une condition ci-dessous ».
Astuce : plusieurs conditions sont reliées par une clause « Et ». Par exemple, si vous indiquez que le pays doit être la France et que le département doit être la finance, vous n'importerez que les membres du département de la finance situés en France.
Cette option n'apparaît que lors de l'ajout des destinataires des commentaires. If you have participants already saved in your directory, you can assign who will give them feedback based on who’s already listed in their directory relationships. Just select Automatically assign feedback givers based on relationships and select the eligible relationship types.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Importer ».
Mise à jour des réponses avec de nouvelles métadonnées
Attention : La méthode suivante peut être utilisée pour mettre à jour les métadonnées. Ne l'utilisez pas pour modifier les liens existants !
Voir « Mettre à jour toutes les réponses avec les métadonnées actuelles ».
FAQs
Qui attribue les liens dans une évaluation à 360° ?
Qui attribue les liens dans une évaluation à 360° ?
En fonction des options « Participants » activées pour le projet d’évaluation à 360°, le destinataire du retour d'information (personne évaluée) et/ou son manager peuvent attribuer des liens aux évaluateurs.
Les managers peuvent attribuer des liens si l'option « Les managers peuvent choisir les évaluateurs » est activée.
Les destinataires des évaluations (sujets) ne peuvent attribuer des liens que si l'option « Les sujets désignent les évaluateurs » et la sous-option « Autoriser les sujets à sélectionner des liens » sont toutes deux activées.
Veuillez noter que les liens sélectionnés lors de la désignation des personnes chargées de fournir des commentaires servent uniquement à classer la réponse et ne confèrent pas à ces personnes des autorisations supplémentaires concernant le projet. Les évaluateurs sélectionnés dans le cadre d'un lien de « manager » ne se verront pas attribuer automatiquement le rôle de manager et ne pourront pas effectuer les tâches propres à ce rôle. Seul un administrateur de projet peut désigner des managers pour les utilisateurs ajoutés au projet 360.
Les administrateurs (par exemple, ceux qui sont habilités à créer des projets) peuvent à tout moment attribuer des liens. Les administrateurs peuvent modifier les liens même après la soumission des évaluations. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le nom de la personne dans la section « Destinataires des retours », d'afficher la listedes « Auteurs des retours », de cliquer sur le lien, puis de sélectionner le nouveau lien dans la liste.
Comment importer en masse tous vos destinataires ou évaluateurs dans un projet 360 ?
Comment importer en masse tous vos destinataires ou évaluateurs dans un projet 360 ?
Pour plus d'informations, consultez notre page intitulée « Ajouter des évaluateurs, des destinataires et des managers (Évaluation à 360°) ». Cette page explique comment préparer votre fichier CSV en vue de son importation.
L'ordre des métadonnées a-t-il une importance lors de l'organisation de votre fichier de participants à la visite à 360° ?
L'ordre des métadonnées a-t-il une importance lors de l'organisation de votre fichier de participants à la visite à 360° ?
Comment peut-on attribuer un manager à une personne sans que ce manager soit également désigné comme évaluateur ?
Comment peut-on attribuer un manager à une personne sans que ce manager soit également désigné comme évaluateur ?
Il est facile d'attribuer un manager aux destinataires d'un retour d'évaluation sans que ce manager soit désigné comme évaluateur. Vous devrez ajouter le manager à chaque destinataire concerné par le retour d'information :
- Aller aux participants.
- Accédez à la section « Destinataires des commentaires ».
- Cliquez sur le nom du destinataire du commentaire.
- Cliquez sur l'onglet « Liens » de la fenêtre « Informations sur le participant ».
- Dans la barre de recherche, saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter en tant que manager. La barre de recherche affichera une liste des personnes figurant dans l'annuaire qui correspondent à la recherche.
- Sélectionnez la personne concernée.
- Pour le lien, sélectionnez « Manager ».
Je suis en train d'ajouter des employés à mon répertoire des collaborateurs, et mon organisation utilise le SSO. Comment puis-je mettre en forme la colonne « UserName » ?
Je suis en train d'ajouter des employés à mon répertoire des collaborateurs, et mon organisation utilise le SSO. Comment puis-je mettre en forme la colonne « UserName » ?
Vous ne devez pas inclure le suffixe SSO (#brandID) dans les noms d'utilisateur des participants. Qualtrics ajoutera automatiquement ce suffixe à tous les noms d'utilisateur. Si vous incluez le suffixe SSO, Qualtrics l'ajoutera une deuxième fois.
Lorsque je crée des participants, dois-je tenir compte de limites quant aux métadonnées ?
Lorsque je crée des participants, dois-je tenir compte de limites quant aux métadonnées ?
C'est génial! Merci pour votre avis!
Merci pour votre avis!