Dépannage de la solution Qualtrics Vaccination & Testing Manager

À propos de la solution Qualtrics Vaccination & Testing Manager

Étant donné que les directives et réglementations ont fait de la vaccination et des tests une priorité absolue pour revenir sur le lieu de travail, les entreprises ont besoin d’une solution pour gérer facilement l’intégralité du processus. Le Qualtrics Vaccination & Testing Manager permet aux organisations de prendre en charge un retour au bureau rapide et sécurisé en rationalisant la confirmation du statut vaccinal et les résultats des tests, ainsi que les exemptions. Grâce à la flexibilité de la plateforme Qualtrics, vous pouvez personnaliser la solution en fonction de vos besoins et ajuster votre programme en fonction de l’évolution des mandats et des situations.

Cette page est destinée à fournir une assistance lors de la résolution d’un problème avec un responsable de la vaccination et des tests Qualtrics. Lisez ce qui suit pour obtenir des conseils sur les sujets de support courants liés à cette solution.

Fonctionnalités requises

La solution Vaccination & Testing Manager inclut les fonctionnalités suivantes.

• Tableaux de bord expérience client
• Répertoire XM
• Workflows et billetterie
• Entonnoir du répondant (facultatif, pour certains widgets de tableau de bord)

Ces fonctionnalités doivent être activées par votre consultant en implémentation une fois que vous avez acheté la solution Qualtrics Vaccination & Testing Manager.

Si vous ne savez pas si vous disposez de ces fonctionnalités, consultez votre Administrateur de marque. Les administrateurs de la marque peuvent contacter leur XM Success Manager s’ils ne sont pas sûrs de leur licence actuelle ou s’ils souhaitent accéder à ces fonctionnalités.

Dépannage de l’enquête

Cette section met l’accent sur la résolution des problèmes liés aux enquêtes fournies avec la solution.

Affichage des fichiers chargés

Si une personne de votre équipe n’est pas en mesure d’afficher les fichiers téléchargés lorsqu’elle est connectée à Qualtrics, veuillez vérifier qu’elle a été invitée à collaborer à l’enquête avec l’autorisation « Afficher les réponses » activée.

Par défaut, cette solution active l‘option “Demander l’autorisation d’afficher les fichiers téléchargés” dans toutes vos enquêtes à des fins de sécurité.

Dépannage général de l’enquête

Consultez notre page d’assistance pour en savoir plus sur les erreurs communes d’enquête.

Dépannage des tickets

Cette section se concentre sur la configuration des tickets.

Le ticket n’est pas affecté correctement via la billetterie dynamique.

Si vous utilisez l’attribution dynamique de tickets, assurez-vous que le propriétaire du ticket est enregistré dans le flux d’enquête avec son nom d’utilisateur Qualtrics exact.

Exemple : dans le flux d’enquête illustré ci-dessous, nous avons nommé nos données intégrées des responsables des tickets « Propriétaire du ticket » et défini ce champ comme étant le nom d’utilisateur de la personne qui sera propriétaire de tous les tickets créés par cette enquête.

Votre configuration peut ne pas ressembler exactement à ceci si vous avez choisi un nom différent pour votre champ ou si vous avez affecté différents propriétaires de tickets à l’aide de la logique de redirection. L’important est de s’assurer que votre champ Propriétaire du ticket se trouve dans le flux de l’enquête et qu’il a une valeur égale à un nom d’utilisateur.

Les Administrateurs de la marque peuvent trouver les noms d’utilisateur de tous les utilisateurs dans l’onglet Utilisateurs de la page Administration. Les utilisateurs individuels peuvent voir leur propre nom d’utilisateur sous Connexions récentes dans les paramètres du compte.

Le statut du contact n’est pas mis à jour correctement après la fermeture du ticket.

Vous pouvez constater que le statut du contact affiché sur votre tableau de bord ne se met pas correctement à jour une fois le ticket clôturé. Dans ce cas, vous devez vérifier deux choses sur la page Workflows.

Tout d’abord, assurez-vous que la personne travaillant sur le billet remplit les conditions exactes décrites par le workflow « Vaccine Verified ». Si une seule de ces conditions est remplie, le statut du contact ne sera pas mis à jour.

Exemple : La façon dont votre solution a été configurée, afin de déclencher le workflow « Vaccine Verified », deux choses doivent se passer. La vérification du superviseur doit être définie sur « Approuvé » et le statut du ticket doit être « Fermé ».

Ouvrez ensuite l’onglet Historique d’exécution dans Workflows. Cette page sert de journal d’audit de tous les workflows exécutés dans votre compte ; si vous recherchez le workflow « Vaccine Verified » et la date/heure à laquelle il aurait dû être déclenché, vous verrez si le résultat a réussi ou non. Si le workflow n’a pas abouti, vous pouvez afficher des informations sur les erreurs reçues dans cette section.

Correction des erreurs générales liées aux tickets

Les administrateurs de tickets qui cherchent à résoudre le problème de leur configuration souhaitent peut-être consulter notre page d’assistance Tickets Tâches.

Si vous êtes un preneur de billets à la recherche d’aide sur l’utilisation de la plateforme de tickets, voir Suivi des tickets à la place.

Dépannage du répertoire

Cette section se concentre sur la configuration du répertoire XM Directory. Pour effectuer la correction des erreurs décrite dans cette section, vous devez disposer d’un accès administratif au répertoire utilisé pour distribuer les enquêtes de votre solution Vaccination and Testing Manager.

Contacts en double dans le répertoire

Si vous voyez des enregistrements en double dans votre répertoire XM (c’est-à-dire la même adresse e-mail ou le même ID de collaborateur chargé plusieurs fois), vous devez vous assurer que vous avez configuré des règles à l’échelle du répertoire pour fusionner les doublons de contacts.

Première activation de “Vacciné”, “Résultat de test” et/ou “Date de test”

Vous devez vous assurer que les zones “Vacciné”, “Résultat de test” et “Date de test” existent toutes dans votre répertoire, même si les zones sont vides pour que toutes les personnes puissent commencer.

Vous pouvez vérifier si ces champs existent en accédant à votre répertoire, en sélectionnant l’onglet Contacts du répertoire, en ouvrant les options du répertoire et en sélectionnant Gérer les données intégrées.

Lorsque vous téléchargez votre liste de salariés pour la première fois dans votre répertoire, vous devez avoir des valeurs vides pour “Vacciné”, “Résultat de test” et “Date de test”. Si vous n’y parvenez pas ou si vous avez oublié de le faire, vous pouvez créer un faux contact de test avec ces zones pour vous assurer qu’elles existent au niveau du répertoire.

E-mails de notification

La solution inclut une enquête de test hebdomadaire. Cette enquête est envoyée chaque semaine à l’aide d’une automatisation de la distribution. L’une des fonctionnalités utiles de ce type d’automatisation est l’exécution automatique de rapports, qui résument les informations de distribution clés afin que les destinataires puissent résoudre les problèmes susceptibles de survenir. Toute adresse e-mail souhaitée peut être ajoutée en tant que destinataire de ces rapports exécutés.

Il est recommandé de disposer d’une boîte de réception partagée ou d’un contact technique pour recevoir ces rapports d’exécution automatique.

Employés incorrects recevant une enquête de test hebdomadaire

L’enquête hebdomadaire est envoyée à l’aide d’une automatisation de la distribution. Si les mauvais employés reçoivent cette enquête, veuillez revoir les paramètres de votre automatisation, en particulier la section « Sélectionner les destinataires ». Un filtre doit être configuré pour envoyer uniquement cette distribution à certains contacts (contacts pour lesquels « Vacciné » est égal à « Faux »).

Correction des erreurs du tableau de bord

Cette solution comprend un tableau de bord préconfiguré qui intègre les données de l’enquête sur l’attestation de vaccin et de l’enquête hebdomadaire de vérification des tests de COVID.

Ne pas voir de mesure lors de la création d’un widget

Si vous essayez de créer un widget et que vous ne voyez pas les mesures que vous souhaitez utiliser, assurez-vous que vos champs sont mappés dans votre tableau de bord avec le bon type de champ. Chacun de ces types de champs n’est disponible que pour certains widgets. Consultez notre page d’assistance sur la Compatibilité des types de champs et des widgets pour obtenir un guide utile.

Lien vers les résultats qui ne s’affichent pas correctement dans le tableau de bord (ou dans vos tickets)

Votre tableau de bord contiendra des liens vers les résultats de la question de téléchargement de fichier incluse dans l’enquête hebdomadaire. Pour que ce lien fonctionne, assurez-vous que le lien de chargement de fichier est stocké en tant qu’hyperlien dans le flux d’enquête de votre enquête. Pour ce faire, vous pouvez créer un nouveau champ de données intégrées, puis le définir comme égal au texte inséré à partir de la question de chargement de fichier.

Une fois ce champ de données intégrées créé, vous pouvez le mapper à votre tableau de bord pour vous assurer que le lien apparaîtra dans les widgets.

L’entonnoir du répondant n’affiche pas les données historiques

Il est impératif que l’entonnoir du répondant soit activé et configuré avant d’envoyer les distributions. L’entonnoir du répondant n’affichera les données des distributions envoyées qu’après son activation.

FAQ