Étape 3 : Configuration des participants au projet et distribution de votre projet

Créer et télécharger votre fichier de participants

La prochaine étape de la préparation de votre projet Employee Engagement consiste à finaliser votre fichier de données des participants et à le télécharger sur la plateforme Employee Experience. Dès que votre fichier est téléchargé, la liste des participants nous permettra de distribuer les liens d’enquête uniques à chacun des participants et de générer la hiérarchie dont nous avons besoin pour produire des rapports sur les résultats. Pour plus d’informations, consultez les pages d’assistance Préparer votre fichier de participants pour l’importation et l’ajout de participants.

Avant de télécharger votre fichier de données des participants dans votre projet Employee Engagement, assurez-vous qu’il contient une ligne pour chaque participant avec le prénom, le nom et l’adresse e-mail de celui-ci. Cliquez ici pour consulter les types de hiérarchies.

Le fichier doit également contenir les métadonnées que nous utiliserons pour construire la hiérarchie. Les métadonnées sont des champs qui peuvent être utilisés pour créer notre hiérarchie ou segmenter les données dans nos tableaux de bord.

• Pour une hiérarchie parent-enfant, incluez deux colonnes dans le fichier des participants, l’une pour les ID de collaborateur et l’autre pour l’ID de collaborateur du responsable.
  Astuce Qualtrics : si vous en avez un, votre colonne Identifiant unique peut agir comme ID Collaborateur.
• Pour une hiérarchie basée sur les niveaux, ajoutez une colonne pour chaque niveau de la hiérarchie de votre organisation et affectez la valeur de chaque niveau à ce participant. Vous aurez également besoin d’une colonne de données indiquant si chaque participant est un responsable ou non. Le participant sera désigné comme responsable du niveau le plus bas indiqué. Par exemple, la capture d’écran ci-dessous indique que Jane Smith sera nommée responsable du service des finances, alors que Jill Davis sera simplement membre de ce service et non responsable.

Outre la liste des métadonnées nécessaires pour créer votre hiérarchie, vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires à votre feuille de calcul contenant des informations démographiques, telles que l’emplacement, le sexe, l’occupation ou le groupe de travail. Ces données peuvent être utilisées pour filtrer les résultats du tableau de bord ou pour segmenter les données sur les widgets du tableau de bord.

Si vous fournissez des traductions pour vos e-mails, incluez une colonne de métadonnées dans votre fichier de téléchargement des participants intitulée « Langue ». Indiquez le code de la langue pour chaque participant en utilisant le guide des codes de langues disponibles. Notez que la langue du navigateur du participant, et non le code langue, détermine la langue par défaut de l’enquête elle-même.

Une fois que vous avez terminé de formater votre fichier de participants, enregistrez votre fichier de participants au format .CSV (UTF-8) ou .TSV et téléchargez le fichier dans votre liste de participants dans l’onglet Participants à l’aide de l’option Importer à partir d’un fichier illustrée ci-dessous.

Génération de la hiérarchie de votre organisation

Maintenant que vous avez téléchargé les participants de votre projet dans la plateforme, nous pouvons générer une hiérarchie en fonction des informations contenues dans notre téléchargement du fichier de participants. La hiérarchie sera utilisée pour structurer les données lorsque nous produirons des rapports sur les résultats de notre projet sur l’engagement.

Pour en savoir plus sur la hiérarchie qui vous convient le mieux, consultez l’ Aperçu général des hiérarchies. Une fois que vous avez sélectionné un type de hiérarchie qui convient le mieux à votre organisation, consultez la page Préparer un fichier de participants pour connaître les informations que vous devez télécharger sur le serveur avec vos participants. Après avoir préparé votre fichier, vous pouvez passer à Génération d’une hiérarchie parent-enfant ou Génération d’une hiérarchie basée sur le niveau, en fonction de la hiérarchie que vous avez sélectionnée.

Vous pouvez passer en revue les types de hiérarchies ou télécharger un modèle des fichiers de téléchargement des participants ici.

Choisissez votre méthode de distribution d’enquête

L’étape suivante de la préparation de votre projet Employee Engagement au lancement consiste à déterminer comment vous souhaitez distribuer l’enquête à vos employés. Une fois que vous l’avez déterminé, vous pourrez configurer votre messagerie électronique et lancer le projet.

Les quatre méthodes de distribution disponibles dans Qualtrics sont décrites ci-après, ainsi que les types de hiérarchie recommandés pour chaque méthode de distribution.

• Distribuez l’enquête avec des liens d’enquête uniques envoyés aux adresses e-mail des participants.
  • Type de hiérarchie recommandé : parent-enfant ou basée sur le niveau

• Envoyez à tous les participants de l’enquête le même lien anonyme vers l’enquête et demandez-leur de s’authentifier dans l’enquête avec leur ID de collaborateur.
  • Type de hiérarchie recommandé : parent-enfant

• Envoyez à tous les participants de l’enquête le même lien d’enquête anonyme et demandez-leur de sélectionner leur unité de hiérarchie à l’aide d’une question d’enquête par arborescence.
  • Type de hiérarchie recommandé : basée sur le niveau

• Utilisez une combinaison de méthodes de distribution. Envoyez aux participants ayant une adresse e-mail un lien unique vers l’enquête. Pour les participants n’ayant pas leur propre adresse e-mail, donnez-leur un accès au lien anonyme vers l’enquête et demandez-leur de s’authentifier dans l’enquête en utilisant leur ID de collaborateur.
  • Type de hiérarchie recommandé : parent-enfant ou basée sur le niveau

Options de l’enquête

Dès que vous avez sélectionné la méthode de distribution de votre projet Employee Engagement, vous devrez configurer les options de votre projet sur l’engagement de manière à répondre à vos exigences de distribution. Pour plus d’informations, consultez la page d’assistance Options de l’enquête.

• Relances de l’enquête : permet aux répondants d’utiliser leur lien unique pour répondre à nouveau à l’enquête. Cette option est activée par défaut. Assurez-vous donc de désélectionner cette option si vous ne voulez pas que vos participants répondent à nouveau à l’enquête.
• Utiliser un lien anonyme : un lien unique vers votre enquête qui collectera des réponses anonymes qui n’est pas activé par défaut.
  • Il peut être utilisé plusieurs fois pour remplir l’enquête et il est conseillé lorsque vous proposez l’enquête dans un kiosque.
  • Pour que des réponses anonymes soient associées à des unités de hiérarchie, vous devez utiliser un authentificateur dans le flux d’enquête pour que les participants puissent identifier leur unité de hiérarchie ou une question de hiérarchie d’organisation dans l’enquête. Consultez notre page sur la création d’enquêtes ici pour avoir plus d’informations sur l’une des options.
• Empêcher les sessions multiples : empêche les répondants anonymes à une enquête de participer plusieurs fois à une enquête en utilisant les cookies de leur navigateur. Si vous autorisez les participants à utiliser le lien anonyme et que tout le monde utilise le même appareil/kiosque pour participer à l’enquête, vous devez désactiver cette option.
  • Si un répondant essaye de répondre à l’enquête sur un autre appareil ou navigateur, cette option ne l’empêchera pas de répondre une deuxième fois.
  • « Empêcher les sessions multiples » n’aura aucun effet sur les liens uniques distribués aux participants ou lors de l’utilisation d’un authentificateur avec le lien d’enquête anonyme.
• Ajouter une URL de référence : vous permet de définir l’URL à partir de laquelle le participant doit provenir pour répondre à l’enquête.
  • Ce n’est pas une option couramment activée pour les enquêtes Employee Engagement.
• Empêcher l’indexation : empêche les moteurs de recherche d’indexer votre enquête et est activé par défaut.
• Disponibilité de l’enquête : vous permet de définir une date d’expiration de l’enquête, qui fermera automatiquement l’enquête.

Créer les messages d’invitation et de rappel

Dès que vous avez configuré votre flux de travail, vous devrez configurer les messages d’invitation et de rappel de votre projet Employee Engagement. Dès qu’ils sont configurés dans Qualtrics, ils peuvent être programmés pour être distribués et le projet peut être lancé.

Dans votre projet d’engagement, vous pouvez personnaliser plusieurs messages. Les participants invitent les participants à l’enquête et sont les premiers e-mails que vous distribuerez. Ensuite, des rappels aux participants, qui rappelleront uniquement aux répondants non terminés qu’ils doivent encore répondre à l’enquête. Une fois que toutes vos données sont collectées et que vous avez personnalisé votre tableau de bord, les messages du tableau de bord invitent les utilisateurs du tableau de bord à analyser les données dans leurs tableaux de bord.

Pour plus d’informations, consultez la page d’assistance Présentation des e-mails.

Dès que vous avez configuré les messages d’invitation et de rappel de votre projet, vous êtes prêt à lancer votre projet Employee Engagement. La dernière étape consiste à programmer vos messages d’invitation et de rappel.

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