Collaborer sur des projets (EX)

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À propos de la collaboration sur des projets Employee Experience

Astuce : collaborer sur un projet revient à partager un projet.

Notre fonction de collaboration vous permet de fournir aux autres utilisateurs de Employee Experience de votre organisation l’accès à vos projets lorsqu’ils se connectent à leur compte. De cette manière, vous pouvez travailler avec un collègue sur le même projet 360, Engagement, Recherche ad hoc des employés ou Cycle de vie sans divulguer les informations de votre compte. Vous pouvez même choisir de limiter le type d’accès des autres utilisateurs à votre projet. Par exemple, si vous travaillez avec des traducteurs sur votre projet, vous pouvez vous assurer qu’ils disposent des privilèges de modification, mais pas d’accès aux données que vous collectez.

Attention : pour que les collaborateurs puissent accéder aux tableaux de bord, ils devront être ajoutés au projet en tant que participants et avoir l’autorisation d’accéder aux tableaux de bord. Pour plus d’informations sur l’octroi d’un accès aux tableaux de bord, consultez la page Autorisations des participants (EN).
Astuce : vous pouvez uniquement collaborer sur des projets avec des utilisateurs ayant la même licence que vous. Si vous devez partager votre enquête avec un collaborateur externe, il vous faudra créer un compte (EN) pour la personne utilisant votre licence, ou partager l’aperçu (EN) ou la version Word (EN) ou PDF (EN) de votre enquête.

Collaborer sur un projet

Vous pouvez partager des projets avec des utilisateurs uniques et des groupes de personnes de votre organisation. Si vous souhaitez créer un groupe (EN), contactez l’Administrateur de votre organisation, qui peut en créer un pour vous. Si vous êtes un Administrateur de l’organisation, consultez la page d’administration (EN) pour créer un groupe.

Astuce : vous pouvez uniquement collaborer sur des projets qui vous appartiennent.
  1. Accédez à la page des projets.
    Sur la page des projets, le menu déroulant à côté d’un projet affiche l’option Collaborer
  2. Cliquez sur le menu déroulant à droite du projet sur lequel vous voulez collaborer.
  3. Sélectionnez Collaborer.
    Astuce : le bouton Collaborer n’apparaît pas ? Cela peut arriver pour deux raisons. Si vous n’êtes pas le propriétaire du projet, vous ne pouvez donc pas partager le projet avec d’autres utilisateurs. Pour permettre à un autre utilisateur d’accéder à ce projet, vous devez contacter son créateur d’origine. Toutefois, si vous êtes le propriétaire du projet, il est possible que vous ne disposiez pas de l’autorisation utilisateur Collaborer sur les projets. Contactez l’administrateur de votre organisation pour demander d’activer cette autorisation. Si vous êtes un administrateur de l’organisation, consultez la page d’administration (EN) pour permettre la collaboration.
  4. Cliquez sur le carnet d’adresses d’utilisateurs et de groupes.
    option Carnet d’adresses d’utilisateurs et de groupes lors du partage d’un projet

    Astuce : seuls les groupes auxquels vous appartenez sont répertoriés dans le carnet d’adresses.
  5. Sélectionnez dans la liste l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs avec lequel vous souhaitez collaborer, puis cliquez sur Ajouter la sélection. Utilisez la barre de recherche située en haut à droite de la fenêtre pour trouver rapidement votre utilisateur ou votre groupe d’utilisateurs.
    Liste de groupes et d’utilisateurs. Deux sont sélectionnés. En bas à droite se trouve le bouton Ajouter la sélection

    Astuce : vous ne trouvez pas la personne que vous cherchez ? Vérifiez qu’elle possède un compte Qualtrics sur la même licence que vous. Si son compte n’est pas sur la même licence que le vôtre, elle n’apparaît pas dans votre carnet d’adresses et vous ne pouvez pas collaborer avec elle.
  6. Cochez les cases des autorisations de collaboration (EN) que vous souhaitez accorder à chaque personne ou groupe que vous avez ajouté. Consultez la section dont le lien est fourni ci-dessus pour en savoir plus sur chaque autorisation.
    autorisations de collaboration lors d’une collaboration
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Accéder à des projets partagés

Lorsqu’un projet a été partagé avec vous, vous recevez un e-mail vous indiquant que le projet est disponible dans votre compte. Cliquez sur Se connecter dans l’e-mail afin d’être redirigé vers l’écran de connexion Qualtrics.
corps de l’e-mail envoyé à un collaborateur lorsqu’un projet a été partagé avec lui. Un bouton de connexion est présent dans l’e-mail

Astuce : votre e-mail contient-il un code de collaboration ? Si c’est le cas, un utilisateur ayant une licence différente a partagé un projet d’enquête standard avec vous. Consultez les instructions sur la collaboration sur des projets avec des codes de collaboration (EN).

Une fois connecté, vous trouverez le projet dans votre dossier Partagé avec moi. Pour accéder à ce dossier :

  1. Accédez à la page des projets.
    Projets sélectionnés dans le menu de navigation
  2. Sélectionnez l’icône du dossier.
    accès au dossier Partagé avec moi sur la partie gauche de la page des projets
  3. Sélectionnez Partagé avec moi.
Astuce : il vous faut avoir au moins un projet dans votre compte pour que le dossier Partagé avec moi s’affiche. Si aucun dossier ne s’affiche sur la gauche dans votre compte, vous devez créer un projet (EN) et le dossier devrait s’afficher.
Astuce : si le projet ne s’affiche pas dans votre dossier Partagé avec moi, actualisez votre compte en cliquant sur l’icône de paramètres du compte en haut à droite, puis cliquez sur Actualiser le compte.
option Actualiser le compte dans le menu des paramètres du compte

Gérer des projets partagés

Votre dossier Partagé avec moi contient des sous-dossiers portant le nom de chaque collaborateur. Utilisez-les pour trouver des enquêtes triées par propriétaire.

dossier Partagé avec moi. Les sous-dossiers pour les différents collaborateurs sont affichés

Si vous décidez de ne plus participer à un projet, vous pouvez supprimer votre accès en cliquant sur le menu déroulant situé à côté du projet, puis sur Retirer le projet partagé. Ne vous inquiétez pas, cette option ne supprime rien. Cela vous évite simplement de pouvoir accéder au projet.

option Retirer le projet partagé dans le menu déroulant du projet

Astuce : si cette option est désactivée, cela signifie que l’enquête a été partagée avec un groupe (EN) dont vous êtes membre. Vous pouvez soit contacter l’administrateur de votre organisation et lui demander de vous retirer du groupe, soit contacter le propriétaire de l’enquête et lui demander de retirer le groupe du projet partagé.

Autorisations de collaboration

Autorisations d’utilisateurs et de groupes

Tous les utilisateurs de la plateforme Employee Experience ne peuvent pas inviter d’autres utilisateurs à collaborer sur leurs projets. Par exemple, même si des participants peuvent participer aux enquêtes des employés, ils ne peuvent pas les modifier. Il ne serait donc pas logique qu’ils puissent inviter d’autres participants à collaborer sur leurs projets.

Les deux types d’utilisateurs Employee Experience (EN) capables de collaborer sur des projets sont l’administrateur de l’organisation et l’administrateur des informations sur les employés. Ces deux utilisateurs peuvent travailler sur des projets et être des participants/utilisateurs de tableaux de bord, mais seuls les administrateurs de l’organisation peuvent accéder à la page d’administration.

Pour tout utilisateur auquel vous souhaitez accorder des autorisations de collaboration, il vous faudra activer les autorisations utilisateurs générales Collaborer sur les projets et Accéder au carnet d’adresses de l’organisation .

image des autorisations « Accéder au carnet d’adresses de l’organisation » et « Collaborer sur les projets » encadrées

La collaboration avec des groupes (EN) est pratique dans la mesure où elle vous permet de collaborer avec plusieurs utilisateurs simultanément. Cependant, avant de collaborer avec des groupes, il est important qu’ils aient les autorisations appropriées.

fenêtre Créer un nouveau groupe avec l’option Accessible à tous les utilisateurs configurée sur Non

Lorsque vous créez un groupe sur la page d’administration, le champ Accessible à tous les utilisateurs contient deux options qui ont un impact sur la collaboration :

  • Non : cela signifie que le groupe est réservé aux membres. La collaboration sur des projets avec ce groupe permettra uniquement de partager les projets avec les membres de ce groupe.
  • Pour cette organisation : cela signifie que le contenu du groupe est accessible à tous. La collaboration sur des projets avec ce groupe fournira à chaque administrateur de l’organisation et des informations sur les employés ayant la même licence que vous, la possibilité d’y accéder.

Autorisations pour les collaborateurs

Lorsque vous collaborez sur un projet avec des collègues, vous n’avez pas à leur donner un accès complet. Vous pouvez limiter le contenu qu’ils peuvent afficher ou modifier directement dans le menu Collaborer sur le projet.

Si des boutons sont grisés ou des onglets sont manquants dans l’un de vos projets, cela peut être dû aux autorisations qui vous ont été accordées par le propriétaire.

les quatre catégories d’autorisations différentes

  1. Afficher les résultats : si vous ne choisissez pas de préciser des autorisations, l’activation de cette autorisation donne à votre collaborateur un accès complet aux onglets Données, Rapports et Tableaux de bord. Cependant, si vous cliquez sur Détails, vous pouvez préciser les données que le collaborateur peut consulter ou gérer.
    • Modifier les réponses de l’enquête : doit être associé à Affiche les résultats d’une enquête. Permet à l’utilisateur d’utiliser la fonction Modification des réponses (EN) et de générer des liens permettant de répondre à nouveau à l'enquête (EN).
    • Afficher les résultats d’une enquête : vous donne accès à l’onglet Données, en excluant la possibilité d’ajouter des filtres, de supprimer des données, d’utiliser la modification des réponses, d’exporter des données, d’afficher les ID de réponses ou de générer des liens permettant de répondre à nouveau à l'enquête. Vous pouvez toujours importer des données ou organiser les colonnes sur la page.
    • Filtrer les résultats de l’enquête : doit être associé à Affiche les résultats d’une enquête. Permet à l’utilisateur de filtrer les réponses recueillies.
    • Afficher l’analyse sémantique : Permet à l’utilisateur d’afficher les réponses à texte dans Text iQ (EN). L’utilisateur ne pourra pas modifier des aspects de l’analyse sémantique.
    • Télécharger les résultats de l’enquête : doit être associé à Affiche les résultats d’une enquête. Permet à l’utilisateur d’exporter des réponses à partir de l’onglet Données.
    • Afficher l’ID de réponse : doit être associé à Affiche les résultats d’une enquête. Permet à l’utilisateur d’afficher l’ID de réponse, un identifiant unique attribué à chaque réponse.
    • Afficher les données restreintes : dans l’onglet Données, la désactivation de cette autorisation masque l’adresse IP ainsi que la latitude et la longitude de l’emplacement dans l’onglet Exportations de données (EN). Lorsqu’elle est activée et associée à Gérer des participants, cette autorisation permet à votre collaborateur de voir également qui a terminé et qui n’a pas terminé. Lorsqu’elle est désactivée, tous les participants s’affichent comme « Non terminé ».
    • Utiliser des déclencheurs : permet à l’utilisateur d’utiliser le déclencheur de mise à jour de la personne (EN).
  2. Modifier l’enquête : cette autorisation permet à l’utilisateur d’accéder entièrement à l’onglet Enquête. Cependant, si vous cliquez sur Détails, vous pouvez choisir les fonctions auxquelles le collaborateur a accès.
    • Modifier des enquêtes : permet à l’utilisateur de modifier l’enquête via l’onglet Enquête. Cela inclut l’accès au flux d’enquête, les options de l’enquête et les outils d’enquête.
    • Utiliser l’analyse sémantique : permet à l’utilisateur d’analyser les réponses à texte dans Text iQ (EN).
  3. Distribuer : cette autorisation permet à l’utilisateur d’accéder entièrement à l’onglet Messages.
  4. Gérer des participants : cette autorisation donne à l’utilisateur un accès complet à l’onglet Participants, à l’exception de la colonne État qui affiche si le participant a terminé ou non.

Si vous avez besoin de modifier ces paramètres, accédez au menu Collaborer sur le projet (EN) comme à l’accoutumée, effectuez vos modifications et cliquez sur Enregistrer.

Astuce : les autorisations que vous configurez lorsque vous invitez une personne à collaborer sur un projet remplacent les autorisations que vous aviez configurées au niveau des participants dans un projet spécifique (EN). Si vous avez donné à une personne l’autorisation de consulter un tableau de bord sous les autorisations des participants (EN), mais que vous n’activez pas Afficher les résultats lorsque vous l’invitez à collaborer, cette personne ne pourra pas accéder correctement aux tableaux de bord du projet. Si vous voulez limiter les autorisations de modification des tableaux de bord d’une personne, ajustez ses autorisations de participant ou son rôle (EN).

Dépannage dans le cadre d’une collaboration

Le projet n’apparaît pas dans le compte

Si vous avez reçu l’e-mail de collaboration et que le projet n’apparaît pas dans votre compte, veuillez essayer ce qui suit :

  1. Cliquez sur l’icône des paramètres du compte en haut à droite, puis sélectionnez Actualiser le compte.
    option Actualiser le compte dans le menu des paramètres du compte
  2. Demandez au propriétaire de l’enquête de vous supprimer en tant que collaborateur, d’enregistrer et d’envoyer à nouveau la demande de collaboration.

Alternatives à la collaboration

La collaboration a pour but de permettre à plusieurs utilisateurs de modifier et distribuer une enquête, de modifier les données de l’enquête et de les exporter selon les besoins, ainsi que de créer des rapports. Avec les autorisations de collaboration, vous pouvez même choisir à laquelle de ces fonctions vous voulez que l’utilisateur ait accès.

Cependant, la collaboration n’est pas toujours la meilleure solution. Découvrez ci-dessous certains besoins similaires et la meilleure façon de procéder :

  • Si vous souhaitez que quelqu’un puisse consulter l’enquête, sans pouvoir la modifier, envoyez-lui un lien de prévisualisation (EN) , un document Word (EN) ou la version PDF (EN) de l’enquête.
  • Si vous souhaitez que quelqu’un puisse consulter votre tableau de bord ou votre rapport, sans pouvoir le modifier, ajoutez-le comme participant (EN) et donnez-lui accès au tableau de bord (EN) ou au rapport (EN).
  • Si vous souhaitez que quelqu’un puisse consulter les données brutes, sans pouvoir les modifier, vous pouvez exporter les données (EN) et lui envoyer le fichier.
  • Si vous quittez bientôt votre organisation et que vous souhaitez que quelqu’un d’autre devienne propriétaire de votre enquête et de ses données, contactez l’administrateur de votre organisation et demandez-lui de transférer l’enquête (EN).
  • Si vous souhaitez simplement que quelqu’un possède une copie de votre enquête (sans les données), essayez plutôt d’exporter une copie QSF (EN) de l’enquête et d’envoyer le fichier à votre collègue.