Données à caractère personnel

Sur cette page:

À propos de la fonction Données personnelles

Les lois sur la confidentialité telles que le RGPD vous obligent parfois à supprimer les données personnelles lorsque cela vous est demandé. Dans Qualtrics, les données personnelles peuvent être stockées à différents endroits, tels que les contacts, les répertoires, les réponses aux enquêtes, les tickets, les comptes d’utilisateurs, etc. Vous pouvez localiser les données d’une personne ou d’un groupe de personnes en recherchant leur adresse e-mail, puis supprimer ces informations, si nécessaire. Vous pouvez également exporter des réponses aux enquêtes liées à un e-mail ou à plusieurs adresses e-mail dans un format de fichier JSON.

Pour commencer, accédez à Admin, sélectionnez Confidentialité des données, et assurez-vous d’être dans la section Données personnelles.

Choisissez Admin dans la section de navigation en haut à gauche de chaque page du site Web

Onglets comme décrit

Les enregistrements pouvant être localisés et/ou supprimés par adresse e-mail comprennent le nombre de :

Astuce : les administrateurs d’organisation ont accès à cette fonctionnalité, mais pas les administrateurs de division.
Astuce : cet outil ne supprime pas les réponses en cours dans l’application hors ligne, les enquêtes entières ou les données du serveur SFTP. Il ne permet pas non plus d’actualiser les données Stats iQ (bien que cela supprime les données lorsque Stats iQ est actualisé). Consultez la page d’assistance Conformité de Qualtrics au RGPD pour obtenir des instructions sur la suppression des données répertoriées.
Attention : cet outil ne capture que les enregistrements qui sont clairement connectés à un contact dans le répertoire XM (ou des contacts si vous ne disposez pas du répertoire XM). Cela signifie, par exemple, que si un e-mail a été saisi dans une question avec saisie de texte (EN) demandant une adresse e-mail dans un enquête distribuée via un lien anonyme (EN), cette réponse à l’enquête ne sera pas supprimée par la demande de suppression, car la réponse n’est pas distribuée à l’aide d’une liste de contacts. Dans ce scénario, il est recommandé de filtrer (EN) vos données par une question avec saisie de texte, puis d’effacer (EN) la réponse.

Afficher un résumé de tous les enregistrements associés à une adresse e-mail

Vous pouvez rechercher toutes les informations personnelles liées à une certaine adresse e-mail. Ce résumé vous permet de localiser les enregistrements et de déterminer la quantité de données de votre organisation Qualtrics liées à une adresse e-mail avant d’effectuer une suppression.

  1. Cliquez sur Ajouter une demande.
    Bouton Ajouter une demande, en haut de la section Données personnelles
  2. Saisissez une adresse e-mail dans le champ.
    Grande case dans laquelle saisir une adresse e-mail. En dessous, choix multiple, la première option consiste à afficher un résumé. Puis deux boutons. Le bouton bleu Traiter apparaît en deuxième

    Astuce : vous pouvez également cliquer sur plusieurs adresses e-mail afin de trouver des réponses à l’enquête associées à plusieurs personnes. Assurez-vous que votre feuille de calcul d’adresses e-mail répond aux exigences suivantes :
    Lorsque vous cliquez sur plusieurs adresses e-mail, vous pouvez télécharger un fichier à la place

    • Elle doit comprendre une colonne nommée E-mail
    • Elle ne doit pas comprendre plus de 500 adresses e-mail
    • Elle doit être enregistrée au format CSV, UTF-8
  3. Cliquez sur Afficher une synthèse des données.
  4. Cliquez sur Traiter.
  5. Lisez le message. Le système commencera à traiter votre demande. Cliquez sur le bouton Retour ou sur Revoir les demandes antérieures.
    Message de remerciement expliquant que vous devrez peut-être attendre

    Astuce : vous pouvez également lancer une nouvelle demande ou naviguer ailleurs dans le produit pendant le traitement de votre demande. Vous devrez peut-être désactiver votre bloqueur de publicités pour afficher le résumé des demandes antérieures d’examen.
  6. Une fois le chargement de votre demande terminé, vous recevrez l’identifiant de transaction de votre demande.
    Colonne d’ID de transaction avec un ID commençant par OP
  7. Cliquez sur l’en-tête de l’entrée correspondant à l’ID pour le développer.
     Astuce : la demande peut être En attente ou En cours. Vous pouvez quitter la page et travailler sur d’autres choses pendant que le système recherche les enregistrements de votre organisation.
  8. L’entrée vous indiquera combien de réponses, de contacts, de tickets et/ou d’utilisateurs avec cette adresse e-mail ont été trouvés dans l’organisation.
    Astuce : les adresses e-mail que vous avez recherchées sont exclues de cette entrée pour préserver votre confidentialité vis-à-vis des autres administrateurs de l’organisation. Seules les adresses e-mail que nous n’avons pas pu trouver dans votre système seront répertoriées.

Supprimer tous les enregistrements associés à une adresse e-mail

Avertissement : une fois ces enregistrements supprimés, ils ne peuvent pas être récupérés. Ne supprimez pas les enregistrements à moins d’en être absolument certain.
  1. Cliquez sur Ajouter une demande.
    Bouton Ajouter une demande, en haut de la section Données personnelles
  2. Saisissez une adresse e-mail dans le champ.
    Grande case dans laquelle saisir une adresse e-mail. En dessous, choix multiple, la première option consiste à afficher un résumé. Puis un champ dans lequel l’utilisateur est invité à saisir Supprimer. Puis, deux boutons. Le bouton bleu Traiter apparaît en deuxième.

    Astuce : vous pouvez également cliquer sur plusieurs adresses e-mail afin de trouver des réponses à l’enquête associées à plusieurs personnes. Assurez-vous que votre feuille de calcul d’adresses e-mail répond aux exigences suivantes :
    Lorsque vous cliquez sur plusieurs adresses e-mail, vous pouvez télécharger un fichier à la place

    • Elle doit comprendre une colonne nommée E-mail
    • Elle ne doit pas comprendre plus de 500 adresses e-mail
    • Elle doit être enregistrée au format CSV, UTF-8
  3. Cliquez sur Supprimer toutes les données.
  4. Saisissez Supprimer dans le champ.
  5. Cliquez sur Traiter pour confirmer.
  6. Lisez le message. Le système commencera à traiter votre demande. Cliquez sur le bouton Retour ou sur Revoir les demandes antérieures.
    Message de remerciement expliquant que vous devrez peut-être attendre

    Astuce : vous pouvez également lancer une nouvelle demande ou naviguer ailleurs dans le produit pendant le traitement de votre demande.
  7. Une fois le chargement de votre demande terminé, vous recevrez l’identifiant de transaction de votre demande.
    Colonne d’ID de transaction avec un ID commençant par OP

    Astuce : la demande peut être En attente ou En cours. Vous pouvez quitter la page et travailler sur d’autres choses pendant que le système recherche les enregistrements de votre organisation.
  8. L’entrée vous indiquera combien de réponses, de contacts, de tickets et/ou d’utilisateurs avec cette adresse e-mail ont été supprimés de l’organisation.
    Astuce : les adresses e-mail que vous avez recherchées sont exclues de cette entrée pour préserver votre confidentialité vis-à-vis des autres administrateurs de l’organisation et pour effacer réellement tous les enregistrements de cette adresse e-mail. Seules les adresses e-mail que nous n’avons pas pu trouver dans votre système seront répertoriées. Ces informations seront conservées pendant 60 jours, après quoi nous effacerons tout enregistrement de ces adresses e-mail.

Créer un fichier JSON téléchargeable

Vous pouvez exporter toutes les réponses aux enquêtes associées à une ou plusieurs adresses e-mail dans un fichier au format JSON. Ce fichier peut être importé dans d’autres programmes qui acceptent les fichiers JSON, tels que Intuit.

Cette exportation est uniquement disponible au format JSON. Pour exporter des données dans d’autres formats, veuillez plutôt exporter des données directement à partir d’enquêtes individuelles (EN).

Exemple : voici comment se présente l’export JSON lorsqu’il est ouvert dans un éditeur de texte.

Un fichier où tout le texte s’exécute ensemble. Les champs sont répertoriés dans un format JSON avec des crochets, de sorte que vous ne pouvez deviner les champs et leurs valeurs qu’en faisant attention à la séparation des virgules et à la fermeture des crochets

  1. Cliquez sur Ajouter une demande.
    Bouton Ajouter une demande, en haut de la section Données personnelles
  2. Saisissez une adresse e-mail dans le champ.
    Grande case dans laquelle saisir une adresse e-mail. En dessous, choix multiple, la première option consiste à afficher un résumé. Puis deux boutons. Le bouton bleu Traiter apparaît en deuxième

    Astuce : vous pouvez également cliquer sur plusieurs adresses e-mail afin de trouver des réponses à l’enquête associées à plusieurs personnes. Assurez-vous que votre feuille de calcul d’adresses e-mail répond aux exigences suivantes :
    Lorsque vous cliquez sur plusieurs adresses e-mail, vous pouvez télécharger un fichier à la place

    • Elle doit comprendre une colonne nommée E-mail
    • Elle ne doit pas comprendre plus de 500 adresses e-mail
    • Elle doit être enregistrée au format CSV, UTF-8
  3. Cliquez sur Créer un fichier téléchargeable.
  4. Cliquez sur Traiter.
  5. Lisez le message. Le système commencera à traiter votre demande. Cliquez sur le bouton Retour ou sur Revoir les demandes antérieures.
    Message de remerciement expliquant que vous devrez peut-être attendre

    Astuce : vous pouvez également lancer une nouvelle demande ou naviguer ailleurs dans le produit pendant le traitement de votre demande.
  6. Lorsque le fichier est prêt, un lien bleu Télécharger apparaît sur la droite. Cliquez dessus pour télécharger le fichier.
    Bouton Télécharger tout à droite d’une demande de fichier

     Astuce : la demande peut être En attente ou En cours. Vous pouvez quitter la page et travailler sur d’autres choses pendant que le système recherche les enregistrements de votre organisation.
     Astuce : le fichier est compressé lorsqu'il est téléchargé pour la première fois. Cliquez pour le décompresser avant de le charger dans un autre programme.

Préparer un fichier avec plusieurs adresses e-mail

Vous pouvez rechercher, supprimer ou télécharger des enregistrements associés à plusieurs adresses e-mail à l’aide d’un fichier CSV. Cette section explique comment formater et télécharger une liste d’adresses e-mail à cette fin.

  1. Dans Excel ou un programme similaire, créez un nouveau fichier.
  2. Créez une colonne avec l’en-tête e-mail. Répertoriez les e-mails pour lesquels vous souhaitez rechercher/supprimer/télécharger les réponses ci-dessous.
    Fichier .CSV avec un en-tête d’e-mail et une liste d’e-mails en dessous

    Astuce : vous ne pouvez pas répertorier plus de 500 adresses e-mail.
  3. Enregistrez le fichier au format CSV, c’est-à-dire codé UTF-8.
  4. Accédez à Confidentialité des données.
    Bouton Ajouter une demande, en haut de la section Données personnelles
  5. Cliquez sur Ajouter une demande.
  6. Cliquez sur le texte bleu qui indique plusieurs adresses e-mail.
    Plusieurs adresses e-mail
  7. Cliquez sur Sélectionner un fichier et importez le fichier CSV que vous venez de créer.
    Bouton Sélectionner un fichier

    Astuce : pour supprimer ce fichier en vue d’en ajouter un nouveau à la place (par exemple, vous avez sélectionné le mauvais nom de fichier), cliquez sur le signe moins (-) à côté du nom du fichier.
  8. Sélectionnez la fonction que vous souhaitez réaliser :
    Lorsque vous cliquez sur plusieurs adresses e-mail, vous pouvez télécharger un fichier à la place

    • Afficher une synthèse des données : recherchez toutes les informations personnelles liées aux adresses e-mail. Ce résumé vous permet de localiser les enregistrements et de déterminer la quantité de données de votre organisation Qualtrics liées à une adresse e-mail avant d’effectuer une suppression.
    • Créer un fichier de données téléchargeable : exportez toutes les réponses à l’enquête associées aux adresses e-mail dans un fichier au format JSON. Ce fichier peut être importé dans d’autres programmes qui acceptent les fichiers JSON.
    • Supprimer toutes les données : supprimez toutes les informations personnelles stockées dans l’organisation Qualtrics qui sont liées aux adresses e-mail.
  9. Cliquez sur Traiter.

Demandes antérieures

Bien que les adresses e-mail ayant fait l’objet d’une recherche soient toujours exclues dans un souci de conformité aux exigences de confidentialité et de suppression, il existe des enregistrements de toutes les suppressions et recherches passées. Cela vous permet de garder une trace des utilisateurs qui recherchent ou suppriment ces enregistrements. Le nom de l’utilisateur (pas l’adresse e-mail ni le nom d’utilisateur) est dans la colonne Demandé par.

Une liste des demandes antérieures avec les heures et les identifiants

La colonne Statut donne un aperçu rapide de s’il s’agissait d’une recherche (Recherche terminée) ou d’une suppression (Terminé). Cliquez sur l’en-tête pour obtenir plus de détails sur la transaction.

Tous les administrateurs de l’organisation pourront exporter n’importe quel fichier téléchargeable qui a été préparé.

Tous les enregistrements des recherches, suppressions et téléchargements antérieurs sont définitivement supprimés de cette liste après 60 jours.

Astuce : les adresses e-mail que vous avez recherchées sont exclues de ces entrées pour préserver votre confidentialité vis-à-vis des autres administrateurs de l’organisation. Seules les adresses e-mail que nous n’avons pas pu trouver dans votre système seront répertoriées.