À propos de Qualtrics et la conformité RGPD

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À propos de Qualtrics et la conformité RGPD

Qualtrics est conforme au RGPD (General Data Protection Regulation, règlement général sur la protection des données) et fournit une technologie permettant à nos clients de se conformer également au RGPD. Cette page Web explique comment les utilisateurs peuvent gérer les demandes des personnes concernées par le traitement de données effectué par la plateforme Qualtrics, en mettant l’accent notamment sur la manière dont un utilisateur peut modifier et supprimer des données.

Les clients de Qualtrics doivent consulter leur propre conseil juridique sur la manière de se conformer au RGPD, même si Qualtrics fournit une technologie permettant à nos clients de respecter le RGPD.

Pour plus d’informations sur Qualtrics et le RGPD, consultez cette page (EN). Pour toute question supplémentaire concernant la conformité RGPD, veuillez contacter votre représentant Réussite des clients ou si vous souhaitez contacter le Support Qualtrics, sélectionnez « Contacter le service d’assistance » en haut à droite du site d’assistance.

Modification de données

Une réponse à une enquête peut être modifiée si l’utilisateur dispose de l’autorisation de compte appropriée, Modifier les réponses à l’enquête, qui est contrôlée par les Administrateurs de Marque. Cette autorisation permet à l’utilisateur de modifier les données. Les captures d’écran ci-dessous montrent comment le nom George a été changé en Georgiana à l’aide de la fonction Modification de réponse (EN).

Toutefois, la modification de réponses ne modifiera pas en permanence les données dans les API ou les exports via le programme d’exportation antérieur. Afin de modifier les réponses de manière à ce que les données soient modifiées en permanence, vous devrez:

  • Exporter les anciennes données au format CSV ou TSV
  • Modifier le fichier CSV ou TSV
  • Importer les nouvelles données
  • Supprimer les anciennes données de Qualtrics

Suppression de données par adresse e-mail

Un Administrateur de Marque peut utiliser une adresse e-mail pour supprimer toutes les réponses à une enquête ainsi que les contacts, les listes de contacts, les comptes d’utilisateur et les tickets liés à cette même adresse e-mail. Les contacts ainsi que les listes de contact de la Plateforme d’enquête et iQ Directory seront supprimés. Si un répondant souhaite que vous supprimiez toutes ses données, il est préférable de contacter votre Administrateur de Marque avec une liste d’adresses e-mail et de lui demander de suivre les instructions détaillées dans cette section.

L’Administrateur de Marque peut accéder à la page Administration et sélectionner l’onglet Confidentialité des données puis suivre les instructions ci-dessous.

Saisissez l’e-mail dans le champ et cliquez sur Supprimer pour supprimer tous les enregistrements liés.

Vous pouvez utiliser l’option Rechercher uniquement si vous souhaitez savoir combien d’enregistrements vont être supprimés par cette action. Cette option permet également de décomposer les enregistrements selon que ceux-ci soient des réponses à une enquête, des tickets, des contacts ou des utilisateurs.

Si vous devez rechercher et supprimer les données de plusieurs adresses e-mail simultanément, cliquez sur le texte bleu situé sous le champ pour télécharger un fichier CSV de toutes les adresses e-mail pour lesquelles vous souhaitez supprimer (ou rechercher) les enregistrements. Assurez-vous que le fichier n’est pas encodé UTF-8. Vous pouvez dresser une liste de 500 adresses e-mail maximum dans un fichier.

Astuce Qualtrics: Cette action ne supprime pas les réponses en cours dans l’application hors ligne, les enquêtes en entier, les données du serveur SFTP, les sources CSV Vocalize ou les données de distribution Vocalize. Elle ne permet pas non plus de rafraîchir les données Stats iQ (bien que les données seront supprimées lorsque Stats iQ est actualisé). Les sections suivantes expliquent comment supprimer des données répertoriées.

Suppression de données: Plateforme d’enquête

Cette section décrit comment un utilisateur standard peut supprimer des points de données individuels. Vous pouvez supprimer les éléments suivants:

  • La totalité de la réponse à l’enquête, plusieurs réponses ou toutes les réponses
  • Le projet d’enquête complet (y compris toutes les données connexes)
  • Un contact, plusieurs contacts, la liste de contact complète ou plusieurs listes de contacts
  • Les données d’administration
  • Le contenu des composants additionnels tels que Stats iQ, l’application hors ligne et le système de tickets

Si vous avez accès à des produits autres que la Plateforme d’enquête, les sections ci-dessous expliquent comment supprimer ces données.

Suppression de données relatives aux réponses

  1. Accédez à l’onglet Données et analyse et cochez la case correspondant à la ou aux réponses à supprimer.
  2. Cliquez sur Avec les actions sélectionnées et choisissez Supprimer
  3. Cochez la case Je suis sûr de vouloir supprimer les réponses. Vous pouvez également cocher la case Décrémenter tous les quotas pour les réponses effacées. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Supprimer les réponses

Pour plus d’informations, consultez la page de support de Suppression des réponses (EN).

Suppression de projets entiers

Supprimer un projet efface toutes les données de réponse qu’il contient. Cela ne supprime pas les contacts, ni les listes de contacts ou les réponses de l’application hors ligne encore mises en cache sur votre appareil.

Cliquez sur la liste déroulante à côté du projet que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Supprimer le projet au bas de la liste.

Une fois le projet supprimé, votre  Administrateur de Marque peut s’assurer que le projet est définitivement supprimé. Si vous êtes Administrateur de Marque et que vous ne savez pas comment procéder, reportez-vous à la sous-section Suppression de données d’administration ci-dessous pour plus d’informations.

Astuce Qualtrics: Si cette option est grisée, il s’agit d’une enquête appartenant à un autre utilisateur. Contactez le propriétaire pour faire supprimer cette enquête. Vous pouvez trouver le nom du propriétaire à l’aide du menu Trier par et en sélectionnant Propriétaire.

Suppression de contacts et de listes de contacts

Astuce Qualtrics: Cette section décrit comment supprimer des contacts de la Plateforme d’enquête. Si vous avez un iQ Directory ou si votre page de contacts semble très différente des captures d’écran ci-dessous, accédez plutôt à la section Suppression des données: iQ Directory.

En supprimant un contact, vous effacez leurs informations de toutes les distributions ayant été envoyées auparavant à cette même liste de contacts. La suppression d’un contact n’efface pas les réponses aux enquêtes complétées par le contact. Vous devrez donc toujours supprimer la réponse.

Pour supprimer un ou plusieurs contacts, procédez de la manière suivante:

  1. Cochez la case à côté du nom du contact à supprimer. 
  2. Cliquez sur le menu Avec 1 élément sélectionné et choisissez Supprimer

Pour supprimer une liste de contacts ainsi que tous les contacts s’y trouvant, cliquez sur le menu déroulant de la liste et sélectionnez Supprimer en bas.

Suppression de données d’administration - Enquêtes

Pour supprimer définitivement un projet du compte d’un utilisateur, l’utilisateur doit d’abord le supprimer lui-même. L’Administrateur de Marque doit ensuite procéder de la manière suivante:

  1. Dans la page Administration, accédez à l’onglet Utilisateurs
  2. Cliquez sur le nom d’utilisateur de l’utilisateur.
  3. Cliquez sur Afficher les informations d’utilisation du compte
  4. Les enquêtes ayant des noms en rouge ont été supprimées par l’utilisateur. Cliquez sur Supprimer définitivement
  5. Saisissez Supprimez dans le champ. 
  6. Cliquez sur Supprimer.

Suppression de données d’administration - Utilisateurs

La suppression d’un utilisateur supprime toutes ses données, y compris les réponses, les listes de contacts et tout autre élément du compte. Pour supprimer un ou plusieurs utilisateurs, l’Administrateur de Marque doit procéder de la manière suivante:

  1. Accédez à la page Administration
  2. Sélectionnez Utilisateurs.
  3. Recherchez l’utilisateur existant en utilisant un des critères de recherche et filtres suivants : nom d’utilisateur, prénom, nom, division, type d’utilisateur et état du compte. Vous pouvez utiliser plusieurs critères à la fois.
  4. Pour le compte d’utilisateur que vous souhaitez supprimer, cliquez sur Supprimer l’utilisateur, situé à droite sous Actions.
  5. Suivez les indications à l’écran pour confirmer votre action, puis cliquez à nouveau sur Supprimer

Suppression de Stats iQ

Une fois les données supprimées de l’onglet Données et analyse (décrit dans la sous-section Suppression de données relatives aux réponses ci-dessus), vous devrez supprimer les données de Stats iQ. Vous pouvez le faire en actualisant les données.

Cliquez sur Import new responses (Importer les nouvelles réponses) en haut à droite.

Suppression de l’application hors ligne

Si des réponses sont en cours sur votre application hors ligne, vous pouvez les télécharger sur Qualtrics pour les supprimer depuis l’onglet Données et analyse ou les supprimer de votre appareil.

Supprimez les réponses directement de votre appareil en procédant de la manière suivante :

  1. Accédez à l’écran où se trouve l’enquête.
  2. Appuyez sur Saved Response (Réponses enregistrées).
  3. Tapez ensuite sur la réponse partielle que vous souhaitez gérer. 
  4. Cliquez sur Delete Response (Supprimer la réponse). 

Suppression de tickets

Votre programme de tickets inclura parfois des données de réponses ou des données intégrées (EN) avec les tickets créés à partir des réponses à l’enquête. Si vous êtes un Administrateur de Marque, vous pourrez supprimer des tickets en cliquant sur l’icône Corbeille (voir ci-dessous).

Suppression de données: iQ Directory

Tout contact supprimé du répertoire sera automatiquement supprimé de toutes les autres listes de diffusion et distributions envoyées à ces listes. Toutes les informations de contact seront toutefois conservées dans la réponse à l’enquête. Reportez-vous à la section Suppression des données: Plateforme d’enquête ci-dessus pour plus d’informations sur la suppression de ces réponses.

Suppression des contacts du répertoire

Accédez à la page Répertoire et cochez la case à côté de chaque contact à supprimer. Une fois que vous avez sélectionné le ou les contacts à supprimer, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez Supprimer le contact.

Suppression de la liste de distribution

La suppression d’une liste de diffusion ne supprime pas les contacts. Vous devrez supprimer les contacts du répertoire.

Suppression de données: Vocalize

Suppression de données provenant d’une enquête

Si vous supprimez les réponses à l’enquête ou l’enquête elle-même conformément aux instructions de la section Suppression des données: Plateforme d’enquête, les données seront automatiquement supprimées du tableau de bord.

Suppression de données relatives aux tickets

Si vous supprimez les tickets conformément aux instructions de la section Suppression des données: Plateforme d’enquête, les données seront automatiquement supprimées du tableau de bord.

Suppression de sources CSV

Certains tableaux de bord importent des données CSV en tant que source (EN). Pour supprimer cette source, accédez aux paramètres du tableau de bord, puis cliquez sur la source CSV et sélectionnez Supprimer la source.

Suppression de données de distribution

Si vous soumettez des données de distribution dans votre tableau de bord, contactez le Support Qualtrics pour supprimer ces données.

Suppression de données: Expérience des collaborateurs

Pour les projets 360, Engagement des collaborateurs et Écoute de l’employé, vous pouvez supprimer toutes les informations liées à un répondant au même endroit. Lorsque vous supprimez un participant dans le répertoire, les informations ci-dessous sont également effacées:

  • Leur réponse dans chaque projet
  • Leurs métadonnées
  • Tous leurs rapports et données de tableau de bord
  • Le compte du participant

Deux méthodes permettent de supprimer un participant du répertoire.

La première méthode consiste à le faire de manière individuelle. Cliquez sur le menu déroulant à côté d’un utilisateur, puis sélectionnez Supprimer du répertoire.

La deuxième méthode consiste à supprimer plusieurs utilisateurs à la fois. Si vous cochez la case à côté de chaque personne à supprimer, vous pouvez les supprimer en cliquant sur le menu déroulant situé à gauche et en sélectionnant Supprimer du répertoire.

Astuce Qualtrics: Faites attention! À côté du menu déroulant se trouve l’option Sélectionner tout. Si vous cliquez dessus, cette option sélectionnera toutes les personnes de cette page de votre répertoire!

Suppression de données: des solutions sur mesure

Vous devez tenir compte de certaines considérations supplémentaires si vous avez choisi une solution personnalisée.

Serveur SFTP

Si vous utilisez un serveur SFTP, après avoir supprimé les données de la plateforme Qualtrics, vous devrez également supprimer toutes les données personnelles du serveur SFTP.

Sauvegarde et conservation des données

Cette section porte sur les données dans les Services et non sur les procédures de conservation interne d’entreprise de Qualtrics. Toutes les données des répondants sont sauvegardées par Qualtrics à travers deux méthodes: la propagation automatique dans l’ensemble des serveurs (immédiate au moment de la collecte) et les sauvegardes cryptées quotidiennes, hors site et complètes. Cependant, il incombe aux clients de sauvegarder régulièrement leurs données en cas de suppression/modification accidentelle causée par un de leurs utilisateurs, et pour répondre à leurs propres politiques de conservation des archives/données. Qualtrics sauvegarde les données aux fins de rétablissement après une catastrophe uniquement.