Ajouter et supprimer des participants (EX)

Sur cette page:

Astuce : cette page décrit les fonctionnalités disponibles pour les projets d'engagement, de cycle de vie et de Recherche sur les employés ad hoc, bien que les projets de cycle de vie et de Recherche sur les employés ad hoc n'aient pas de hiérarchie. Pour plus de détails sur chacun de ces projets, consultez les Types de projets Employee Experience (EN).

À propos de l'ajout et de la suppression de participants

Vous pouvez ajouter des participants à votre projet d'engagement ou de cycle de vie des employés dans la section Participants de l'onglet Participants. Vous pouvez ajouter ces participants en grands lots avec un fichier CSV/TSV créé dans Excel, ou vous pouvez saisir manuellement des informations pour seulement certains d'entre eux à la fois. Ce processus vous permet également d'inclure des informations supplémentaires appelées métadonnées pour vos participants qui pourront plus tard vous aider à construire des hiérarchies (EE) (EN) et organiser les données sur votre tableaux de bord (EN).

Astuce : il y a deux autres options qui peuvent apparaître sous votre Ajouter des participants bouton, selon le type de projet que vous avez créé.

  1. Si vous modifiez un projet d'engagement des employés, vous avez également la possibilité d'importer des participants depuis le répertoire mondial (EN).
  2. Si vous modifiez un projet Cycle de vie, vous avez également la possibilité de mettre en place une automatisation d'importation de participants (EN).

Ajouter manuellement des participants

  1. Accédez à la section Participants dans l'onglet Participants.
    Dans l'onglet Participants, le bouton Ajouter des participants se déroule pour révéler Ajouter des participants manuellement.
  2. Cliquez sur Ajouter des participants en haut à droite.
  3. Sélectionner Ajouter des participants manuellement.
  4. Utilisez le champ de recherche pour trouver des utilisateurs déjà téléchargés dans votre répertoire des employés (EN). Sélectionnez l'utilisateur pour l'ajouter à la liste.
    Fenêtre Ajouter des participants avec champ de recherche

    Astuce : si votre licence dispose de l'authentification SSO, assurez-vous de télécharger vos participants sur le répertoire (EN) avec leurs noms d'utilisateur avant de télécharger des participants ! Une fois qu'ils sont dans le répertoire, vous pouvez télécharger des participants et exclure leurs noms d'utilisateur, tant que vous disposez de leurs identifiants uniques.
  5. Entrez les informations pour les participants que vous souhaitez télécharger dans les champs Identifiant unique (EN), e-mail, Prénom, et Nom de famille.
    Feuille de calcul où vous pouvez saisir manuellement les participants dans la fenêtre Ajouter des participants
  6. Cliquez sur Ajouter des métadonnées pour chaque champ supplémentaire de métadonnées que vous souhaitez ajouter au participant. Par exemple, cela peut être utile pour ajouter la langue du participant ou son lieu de travail.
    Astuce : vous êtes autorisé à ajouter autant de métadonnées que vous le souhaitez et vous pouvez créer les titres comme vous le souhaitez. Notez qu'un champ Langue ne peut être appelé que Language.
  7. Cliquez sur Ajouter un participant lorsque vous avez terminé d'ajouter des détails.
  8. Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque participant que vous souhaitez ajouter.
    Bouton Enregistrer en bas à droite de la fenêtre Ajouter des participants
  9. Lorsque vous avez terminé d'entrer les participants, cliquez sur Enregistrer.
Astuce : les modifications de métadonnées effectuées dans le Répertoire des employés (EN) s'appliquent uniquement au répertoire ; les modifications de métadonnées apportées au projet ne s'appliquent qu'au projet. La seule exception est que si des modifications sont apportées au UserName (NomDutilisateur) ou à l'identifiant unique, elles seront mises à jour sur toute la plateforme.

Importation des participants au projet engagement et cycle de vie

Cette section ne concerne que les projets Engagement (EN) et Cycle de vie (EN). Bien que similaire dans la configuration, cette section ne s'applique pas aux projets de Recherche sur les employés ad hoc (EN).

Astuce : si votre licence dispose de l'authentification SSO, assurez-vous d'importer vos participants dans le répertoire (EN) avec leur UserName (NomDutilisateur) avant de télécharger des participants ! Une fois qu'ils sont dans le répertoire, vous pouvez télécharger des participants et exclure la colonne UserName (NomDutilisateur), tant que vous disposez de leurs identifiants uniques.
  1. Accédez à la section Participants dans l'onglet Participants.
    Ajouter le menu des participants de l'onglet Participants
  2. Cliquez sur Ajouter des participants en haut à droite.
  3. Sélectionnez Ajouter des participants.
  4. Téléchargez l'exemple de fichier CSV ou TSV. Ce sont à la fois des feuilles de calcul qui peuvent être ouvertes dans Excel et d'autres programmes similaires.
    Fenêtre d'importation des participants, avec des modèles csv et tsv, puis un bouton pour télécharger un fichier

    Astuce : nous recommandons le fichier TSV si l'un de vos champs, tels que les noms de participants, contient des caractères autres que des chiffres ou issus de l'alphabet anglais.
    Attention : si vous utilisez des délimiteurs par virgule pour séparer plusieurs valeurs dans un champ de métadonnées, vous ne pourrez pas utiliser les Widgets de résumé de participation (EN) qui filtrent selon ce champ.
  5. Ajoutez des participants à votre feuille de calcul, avec une ligne pour chaque participant (chaque participant doit avoir une entrée dans les colonnes Identifiant unique (EN), E-mail, Prénom, et Nom de famille, bien que d'autres colonnes puissent avoir des cellules vides). Reportez-vous à notre page de support Préparation de votre fichier de participant pour l'importation (EN) pour plus d'informations sur les informations à inclure afin de créer des hiérarchies.
    Fichier CSV avec des exemples de participants

    Astuce : le nom d'utilisateur du participant sera par défaut de la même valeur que dans la colonne E-mail. Si vous souhaitez spécifier un nom d'utilisateur différent pour vos participants, ajoutez une colonne intitulée UserName (NomDutilisateur) et indiquez un nom d'utilisateur. Ce nom d'utilisateur est celui que vos participants utiliseront pour se connecter et afficher leurs tableaux de bord.
  6. Enregistrez ce fichier en tant que fichier UTF-8 encodé en CSV (valeurs séparées par des virgules) ou TSV (valeurs séparées par des tabulations).
    Astuce : la taille maximale pour le téléchargement d’un fichier de liste de contacts est de 100 Mb.
  7. Cliquez sur Sélectionner un fichier pour parcourir vos fichiers.
    Sélection en bleu d'un texte de fichier au milieu de l'écran sous un symbole de téléchargement d'une flèche vers le haut
  8. Si l'importateur détecte des problèmes initiaux, il ne vous laissera pas continuer et répertoriera les problèmes en rouge. Lisez ces descriptions et apportez des corrections à votre fichier. Après avoir enregistré les modifications, cliquez sur Sélectionner un autre fichier et re-télécharger le fichier.
    Une erreur possible apparaît sous la forme d'une case en rouge sous les boutons de téléchargement/parcourir. Explique brièvement qu'il existe des en-têtes dupliqués. Le bouton Vérifier les erreurs reste gris et n'est pas cliquable
  9. Si aucun problème n'est détecté, cliquez sur Vérifier les erreurs.
    Le fichier n'a pas d'erreurs - comme l'indique le message en vert, le bouton « Vérifier les erreurs » devient bleu et est cliquable
  10. Pendant le chargement de l'importateur, vous pouvez revenir à votre liste de participants.
    Fenêtre affichant une page de chargement
  11. Une fois chargé, l'importateur résumera quels participants seront mis à jour ou ajoutés au projet mais également quel impact cela aura sur votre répertoire (EN). L'importateur vous avertira aussi s'il y a des erreurs dans vos lignes.
    Un message apparaît indiquant combien de personnes ont été ajoutées ou mises à jour
  12. Si vous êtes satisfait de ces changements, cliquez sur Finaliser l'importation.
  13. Le statut de vos importations/exportations récentes vous sera affiché.
    Liste des importations récentes

Erreurs détectées

Astuce : le vérificateur d'erreurs et le rapport d'erreurs ne sont disponibles que si votre marque utilise des identifiants uniques (EN).

Si vous autorisez l'importateur à vérifier les erreurs et que certaines sont détectées, vous recevrez un rapport d'erreurs que vous pourrez télécharger au format CSV, au cas où vous auriez un fichier volumineux nécessitant un rapport volumineux.

Message d'avertissement d'erreur rouge. Lien vers les erreurs de téléchargement

Cliquez sur Télécharger le rapport d'erreur pour le consulter.

Le rapport donnera la ligne exacte du fichier pour laquelle il signale l'erreur, le champ qui rencontre le problème et l'identifiant unique du participant avec une erreur.

Exemple : nous avons accidentellement téléchargé notre utilisateur avec l'identifiant unique « bp3835453 » à deux reprises. L'identifiant unique et l'adresse e-mail sont exactement les mêmes sur chacune des deux lignes. Si nous effaçons l'une des lignes, le problème sera résolu lorsque nous reviendrons pour télécharger le fichier.

CSV des messages d'erreur et des lignes affectées

CSV des participants qui a été téléchargé et a causé les erreurs

Astuce : l'importateur de personnes ne détecte pas les problèmes spécifiques à la hiérarchie.

Erreurs courantes à surveiller

Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, voici quelques conseils généraux pour créer votre fichier afin d'éviter les problèmes de téléchargement des participants :

  • Assurez-vous que la première ligne du fichier contient IdentifiantUnique, Prénom, Nom, et E-mail.
  • Vos en-têtes de fichier ne doivent pas contenir de caractères spéciaux, c'est-à-dire des caractères qui ne sont pas des chiffres ou issus de l'alphabet anglais.
    Astuce : cette règle s'applique uniquement aux en-têtes, et non pas aux valeurs de colonne.
  • Les en-têtes ne peuvent pas dépasser 100 caractères.
  • Les en-têtes de vos fichiers ne doivent pas utiliser des termes des champs Qualtrics :
    • SID
    • RID
    • Auditable
    • EndDate
    • RecordedDate
    • StartDate
    • Status
    • Points
  • Veillez à ne pas inclure de doublons de la même ligne - deux participants ne doivent pas avoir le même identifiant unique ou le même e-mail.
  • Le fichier ne doit pas contenir plus de 200 champs d'en-tête.
  • Le fichier ne doit pas avoir plus d'en-têtes que de colonnes.
  • Assurez-vous que les valeurs des colonnes ne dépassent pas 1 000 caractères.

Importation de participants pour un projet de Recherche sur les employés ad hoc

Cette section ne concerne que les projets de Recherche sur les employés ad hoc (EN). Bien que similaire dans sa configuration, cette section ne s'applique pas aux projets Engagement (EN) ou Cycle de la vie (EN).

  1. Créez une feuille de calcul dans Excel ou un autre tableur. Consulter notre page de support Préparation de votre fichier de participant pour l'importation (EN) pour avoir plus d'informations sur les informations à inclure.
    Astuce : découvrez un exemple de CSV en cliquant sur le lien Exemple CSV. Si vous décidez de ne pas utiliser l'exemple de document pour télécharger des personnes dans votre projet, assurez-vous que les champs Identifiant unique, E-mail, Prénom, Nom, et Langue soient correctement orthographiés et que les majuscules soient respectées.
    Exemple de lien CSV dans la fenêtre Importer des participants
  2. Ajoutez des participants à votre feuille de calcul, avec une ligne pour chaque participant (chaque participant doit avoir une entrée dans les colonnes Identifiant unique (EN), E-mail, Prénom, et Nom, bien que d'autres colonnes puissent avoir des cellules vides).
    Astuce : si votre licence disposse de l'authentification SSO, assurez-vous de télécharger vos participants sur le répertoire (EN) avec leurs noms d'utilisateur avant de télécharger des participants ! Une fois qu'ils sont dans le répertoire, vous pouvez télécharger des participants et exclure leurs noms d'utilisateur, tant que vous disposez de leurs identifiants uniques.
    Astuce : le nom d'utilisateur du participant sera par défaut de la même valeur que dans la colonne E-mail. Si vous souhaitez spécifier un nom d'utilisateur différent pour vos participants, ajoutez une colonne intitulée UserName (NomDutilisateur) et indiquez un nom d'utilisateur. Ce nom d'utilisateur est celui que vos participants utiliseront pour se connecter et afficher leurs tableaux de bord.
  3. Enregistrez ce fichier en tant que fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) ou TSV (valeurs séparées par des tabulations). Notez que la taille de fichier maximale pour un téléchargement de liste de contacts est de 100 Mo.
  4. Accédez à la section Participants dans l'onglet Participants.
    Dans l'onglet Participants, le bouton Ajouter des participants se déroule pour révéler Importer manuellement des participants
  5. Cliquez sur Ajouter des participants en haut à droite.
  6. Sélectionnez Ajouter des participants.
  7. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez votre fichier.
    Fenêtre d'importation des participants

    Astuce : assurez-vous d'avoir sélectionné le bon délimiteur. Cliquez sur le lien bleu Plus d'options et choisissez un délimiteur et/ou un périmètre différents. Les CSV ont tendance à avoir un délimiteur par virgule, tandis que les TSV ont ont plus souvent une tabulation. Pour d'autres techniques de dépannage, visitez la page de support relative aux Problèmes de téléchargement CSV/TSV.
    Délimiteur défini sur une virgule et Périmètre défini sur des guillemets
  8. Cliquez sur Importer.

Mettre à jour des participants

Imaginons que vous avez déjà téléchargé vos participants, mais réalisez que vous avez oublié d'inclure certaines métadonnées. Vous avez peut-être accidentellement téléchargé les mauvaises valeurs pour votre hiérarchie ou vous souhaitez simplement ajouter l'emplacement de chaque participant pour ajouter l'option permettant à vos participants de filtrer leur tableau de bord en fonction du pays dans lequel se trouve leur bureau. vous pouvez télécharger un autre fichier CSV/TSV pour mettre à jour ces métadonnées, à condition de suivre les étapes ci-dessous.

Importation d'un fichier mis à jour

Suivez les instructions sur la section Importation de participants de cette page pour savoir où trouver un exemple de fichier, puis le télécharger dans votre projet d'employé. N'oubliez pas de toujours inclure une colonne Identifiant unique (EN) afin que Qualtrics sache quels participants mettre à jour. Vous pouvez exclure les participants et les colonnes de métadonnées que vous ne souhaitez pas modifier.

Astuce : cette méthode peut être utilisée pour modifier, ajouter et supprimer des valeurs de métadonnées. Le téléchargement d'un fichier avec des valeurs vides pour un champ de métadonnées effacera les valeurs de métadonnées actuelles des participants. (Par exemple, cela peut aider dans les cas où vous avez accidentellement attribué trop de colonnes de niveau (EN) de hiérarchie à un participant et devez en supprimer quelques-unes. En incluant ces colonnes mais en laissant les valeurs vides, vous indiquez que ces niveaux sont vides.) L'importateur ne sautera aucune des colonnes que vous incluez dans l'importation, même si tous les participants y ont une valeur vide.
Attention : la hiérarchie ne sera mise à jour que lorsque vous importerez un fichier contenant toutes les métadonnées de votre hiérarchie. Par exemple, si vous avez utilisé l'identifiant unique, l'ID du responsable, l'ID de l'unité organisationnelle et la description de l'unité organisationnelle pour créer votre hiérarchie, ces 4 colonnes devront être présentes dans une importation pour générer un changement dans votre hiérarchie. Vous n'aurez pas besoin de métadonnées sans rapport avec la hiérarchie, telles que l'âge ou l'ancienneté.

Astuce : si un participant est mis à jour avec une nouvelle valeur pour E-mail, son nom d'utilisateur sera également mis à jour pour correspondre à sa nouvelle adresse e-mail. Cela se fera automatiquement sauf si :

  1. Le nom d'utilisateur du participant a été précisé dans une autre colonne intitulée UserName (NomDutilisateur).
  2. Le nom d'utilisateur du participant a été modifié manuellement dans la fenêtre d'informations sur les participants (EN), le Répertoire des employés (EN), ou dans l'Onglet d'administration (EN) et qu'il ne correspond plus à l'adresse e-mail.

Pousser les mises à jour des métadonnées vers les réponses et les tableaux de bord

Si vous avez modifié les informations de vos participants en important de nouvelles métadonnées ou sur la fenêtre d'informations sur les participants (EN), vérifiez que ces mises à jour sont visibles dans vos tableaux de bord et dans vos réponses. Il existe plusieurs façons de mettre à jour les métadonnées des participants, selon le niveau de modifications que vous avez effectué :

Vous pouvez mettre à jour les participants un par un dans l'onglet Participants en utilisant la liste déroulante à droite de leur nom.
Liste déroulante à l'extrême droite du participant dans l'onglet participant

Si vous n'avez mis à jour que quelques participants, vous pouvez mettre à jour les métadonnées en sélectionnant les personnes que vous souhaitez mettre à jour, en cliquant sur Actions groupées, puis en sélectionnant Mettre à jour les réponses avec les métadonnées actuelles.
La flèche déroulante dans la case Actions groupées vous permet de mettre à jour la réponse (sélectionnée) avec les métadonnées actuelles

Si vous avez apporté de nombreuses modifications à de nombreux participants, vous pouvez mettre à jour toutes les métadonnées sous Outils.
Dans l'onglet Participants, le bouton Outils se déroule pour révéler l'option Mettre à jour toutes les réponses avec les métadonnées actuelles

Avertissement : les modifications apportées aux métadonnées d'un participant dans un projet ne seront pas reflétées dans le répertoire des employés (EN) et cela ne changera pas non plus les métadonnées du participant dans les projets historiques. Les modifications des métadonnées sont spécifiques au projet dans lequel la modification est effectuée.

Métadonnées

Avertissement : tous les champs de métadonnées reconnaissaient auparavant l'espacement dans les noms de champ. Pour une grande majorité d'utilisateurs, les noms de champs de métadonnées ignorent désormais les espaces, ce qui signifie que « Manager ID » (ID du Manager) et « ManagerID » seraient traités comme le même champ lors de l'importation d'un fichier de participant.
Avertissement : ne donnez à aucun de vos champs de métadonnées le même nom qu'un champ de données intégré réservé (EN). Ces champs ne sont pas sensibles à la casse.

Lors de l'ajout de participants, votre fichier doit contenir des métadonnées. Les métadonnées sont des variables contenant des informations sur vos participants, telles que le numéro d'identification de l'employé, le rôle dans l'entreprise ou la date de début de contrat. Les métadonnées peuvent être utilisées pour créer votre hiérarchie dans Engagement des employés ou pour filtrer les données de vos tableaux de bord dans Engagement ou Cycle de vie des employés

Astuce : vous avez oublié de télécharger certaines métadonnées avant la collecte des données ? Consultez notre rubrique sur Mettre à jour les participants.

Dans un fichier importé, les métadonnées sont représentées sous la forme d'une colonne de données. L'en-tête devient le nom de la variable dans Qualtrics.

Colonnes Département, ID d'employé et Emplacement dans un fichier Excel de participants

Exemple : l'ID d'employé et l'ID du Manager sont des métadonnées utilisées dans la construction des hiérarchies parent-enfant (EE) (EN). Disons que dans mon entreprise, mon numéro d'employé est le 831 et le numéro d'employé de mon manager est le 909. Lors de mon ajout en tant que participant, ma colonne d'ID d'employé indiquera 831 et celle de mon manager indiquera 909.
Exemple : dans votre Tableau de bord Engagement ou Cycle de vie des employés (EN), vous souhaitez faire des comparaisons (EN) des données de tous les différents départements par rapport à une performance de base de l'engagement. Lorsque vous ajoutez vos participants, vous devez inclure une colonne Département avec les informations du département de chacun de vos employés afin que ces informations soient enregistrées dans le projet et que vous puissiez générer ces comparaisons dans votre tableau de bord une fois les données d'engagement collectées.
Avertissement : évitez d'utiliser les caractères suivants dans les noms et les valeurs des champs de métadonnées : | & ; $ % : < > { } , * + '. Vous pouvez utiliser / dans les valeurs des champs tels que les dates, mais vous ne pouvez pas l'utiliser dans le nom du champ de métadonnées.

Supprimer des participants

Il existe différentes manières de supprimer des participants. Avec l'approche manuelle, vous sélectionnez les participants et les supprimez par pages de l'onglet Participants. Avec le processus d'importation pratique, vous pouvez télécharger une liste d'identifiants uniques pour les participants que vous souhaitez supprimer.

Attention : lorsque vous supprimez un participant d'un projet, vous supprimez ses données de réponse du projet. Cela signifie qu'il ne sera plus disponible sur les tableaux de bord correspondants. Ne supprimez un participant que si vous êtes sûr de supprimer définitivement ces données ou si vous avez confirmé qu'aucune réponse n'a été collectée.

Suppression manuelle

  1. Si vous le souhaitez, vous pouvez rechercher (EN) pour affiner les participants que vous voyez.
    Participants sélectionnés dans la liste
  2. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez supprimer.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Actions groupées .
  4. Supprimez les participants sélectionnés
  5. Tapez « Supprimer ».
    La fenêtre Supprimer des participants du projet s'ouvre sur l'onglet des participants et dispose d'un champ pour taper « Supprimer »
  6. Cliquez sur Supprimer le(s) participant(s).
Astuce : vous ne pouvez supprimer des utilisateurs en simultané que s'ils se trouvent sur la même page de l'onglet Participants. Si vous passez à la page suivante, toutes les sélections que vous avez effectuées sur la page précédente seront désélectionnées.

Suppression en bloc grâce à l'importation

Astuce : cette fonctionnalité n'est disponible que pour les marques avec des Identifiants uniques (EN) et n'est pas disponible pour les projets de Cycle de vie.
  1. Assurez-vous de ne pas sélectionner de participants.
    Supprimez l'option participants du menu des actions groupées
  2. Allez sur Actions groupées.
  3. Sélectionnez Supprimer des participants.
  4. Cliquez sur Télécharger pour exporter un modèle CSV à importer.
    Fenêtre Supprimer les participants avec navigation vers la gauche, exemple CSV vers la droite, supprimer les participants en bas à droite
  5. Saisissez les identifiants correspondants dans la colonne Identifiant unique. Enregistrez votre fichier.
    Astuce : si vous ne connaissez pas les identifiants uniques (EN), vous pouvez exporter votre liste de participants (EN).
  6. Cliquez sur Choisir le fichier et sélectionnez le fichier.
  7. Cliquez sur Supprimer des participants.

Vous pouvez supprimer jusqu'à 25 000 participants à la fois avec cette méthode. Si vous devez supprimer plus de 25 000 participants, vous devrez effectuer plusieurs suppressions.