Règles de la fréquence de contact

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Astuce : Target Audience s’appelle désormais XM Directory et nous avons apporté des améliorations à l’interface utilisateur afin de mieux l’intégrer à la plateforme XM. Si vous souhaitez passer au nouveau look, contactez votre Représentant réussite des clients. Si vous n’avez pas Target Audience et souhaitez vous procurer un accès, contactez votre Représentant réussite des clients.

À propos des Règles de la fréquence de contact

XM Directory vous permet de définir des règles déterminant la fréquence à laquelle vos contacts peuvent recevoir des messages. Ces règles peuvent s’appliquer au niveau du répertoire, d’une liste de diffusion ou d’une enquête. Lorsque les utilisateurs de votre marque tentent de dépasser ces limites, la distribution les envoie quand même, mais tous les e-mails en dehors de ces limites seront ignorés.

Vous pouvez accéder aux règles de la fréquence de contact en accédant à l’onglet Paramètres du répertoire. La section Fréquence de contact apparaît en haut de la page.

Astuce : L’accès à l’onglet Paramètres du répertoire nécessite l’autorisation de Gestion du répertoire. Consultez votre Administrateur de la Marque si vous souhaitez accéder à ce paramètre.

Règles de répertoire

Vous pouvez établir des règles qui s’appliquent à tous les contacts d’un répertoire. Vous pouvez choisir d’appliquer un seul ou ces deux paramètres.

Astuce : Ces règles ne s’appliqueront pas aux rappels ou remerciements. Elles ne s’appliqueront qu’aux invitations aux enquêtes et aux e-mails de base.

  • Nombre maximal de messages qu’un contact peut recevoir : Limitez le nombre de messages que tous les contacts du répertoire peuvent recevoir pendant une certaine durée. Déterminez le nombre maximal de messages dans le champ, puis précisez une période dans le menu déroulant.
  • Nombre de jours qui doivent s’écouler avant que les contacts ne reçoivent un autre message : Précisez le nombre de jours devant s’écouler entre les e-mails.
Astuce : N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer dans le coin supérieur droit lorsque vous avez terminé !

Règles personnalisées

Les règles personnalisées vous permettent de définir la fréquence à laquelle les répondants peuvent être contactés. Vous pouvez le préciser soit pour l’enquête à laquelle ils ont été invités, soit pour la liste de diffusion à laquelle ils appartiennent.

Créer une règle personnalisée

  1. Cliquez sur Créer une règle personnalisée. 
  2. Indiquez si cette règle concerne les listes de diffusion ou les enquêtes.
  3. Sélectionnez les listes ou les enquêtes auxquelles vous appliquez les règles. Vous pouvez en sélectionner plusieurs à la fois.

    Astuce : Vous pouvez sélectionner plusieurs enquêtes ou plusieurs listes, mais vous ne pouvez pas créer une seule règle combinant les deux. Si vous avez besoin que les listes et les enquêtes aient les mêmes règles, définissez votre règle pour les enquêtes, puis reconfigurez la même règle pour les listes.
    Avertissement : Votre enquête doit être Active/Publiée pour apparaître comme option lors de la définition d’une règle personnalisée.
  4. Sélectionnez les types de messages auxquels les règles s’appliquent. Elles peuvent s’appliquer simplement aux invitations, ou aux invitations et e-mails envoyés directement à la liste de diffusion (« Tous les types de messages »).
  5. Sélectionnez les règles qui s’appliquent. Si vous ne parvenez pas à comprendre le rôle de chaque règle, consultez la section Options ci-dessous.
  6. Cliquez sur Ajouter une règle.
Astuce : Vous pouvez créer un maximum de 20 règles personnalisées. Chaque règle vous permet de sélectionner jusqu’à 20 listes ou enquêtes.

Options

  • Permettez toujours aux contacts de recevoir les messages envoyés à cette liste/enquête indépendamment des règles de fréquence de contact du répertoire : Cette option remplace toutes les règles de contact du répertoire que vous avez définies. Si vous envoyez des messages aux listes/enquêtes auxquelles s’applique cette règle, cette règle s’appliquera à la place de n’importe quelle autre règle du répertoire. Cette règle ne peut pas s’appliquer en même temps que les deux autres règles décrites ci-dessous.
  • Limitez le nombre de messages que les contacts peuvent recevoir lorsqu’ils sont envoyés à cette liste : Précisez le nombre de messages que les contacts peuvent recevoir et dans quel délai.
  • Spécifiez combien de temps doit s’écouler après le dernier message qu’un contact a reçu avant qu’il puisse recevoir un message envoyé à cette liste : Précisez, en nombre de jours, combien de temps doit s’écouler entre les messages.
Exemple : Dans l’image ci-dessous, vous ne pouvez envoyer que 5 invitations à une enquête par mois. Une invitation ne peut être envoyée que tous les 7 jours. Toutefois, si vous envoyez des messages directement aux listes sélectionnées, vous pouvez en envoyer autant que vous le souhaitez, car la règle est définie pour n’affecter que les invitations.

Comment les règles interagissent

Si une règle personnalisée inclut Permettre toujours aux contacts de recevoir les messages envoyés à cette liste/enquête indépendamment des règles de fréquence de contact du répertoire, tous les contacts recevront la distribution, quelles que soient les autres règles personnalisées ou les règles du répertoire. Ce paramètre remplace toujours l’ensemble des autres paramètres de règle.

Autrement, si différentes règles s’appliquent à la même distribution, la règle avec le paramètre le plus restrictif s’appliquera.

Exemple : Considérez l’image ci-dessous. Si la liste de diffusion « Répondants été 2017 » reçoit une invitation à l’enquête « Q3 CSAT », les contacts ne pourront recevoir qu’un seul message pour ce mois. En effet, la limite d’un message tous les 30 jours est plus restrictive que la règle de 3 messages par mois et la remplace donc.