E-mails de rappels et remerciements

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À propos des e-mails de rappels et remerciements

Après avoir invité les répondants à participer à l’enquête (EN), Qualtrics vous permet d’envoyer des e-mails spéciaux aux répondants pour leur rappeler de la terminer, ou pour les remercier de l’avoir terminée. Le système reconnaît qui a complètement répondu à l'enquête, vous n’avez donc pas à créer une liste de contacts spéciale !

Astuce : les e-mails de rappel et de remerciement peuvent uniquement être envoyés aux distributions en utilisant le lien individuel ! (Les liens individuels sont généralement la méthode par défaut pour les enquêtes envoyées par e-mail.) Vous ne pouvez pas configurer de rappel si vous avez envoyé votre enquête avec un lien anonyme, des liens de réponses multiples, des liens personnels ou toute autre méthode de distribution.

Envoyer un e-mail de rappel

Pour vous aider à stimuler les taux de réponse, vous pouvez faire un suivi auprès des répondants qui n'ont pas répondu à leur enquête en leur envoyant un e-mail de rappel. Les e-mails de rappel ne sont envoyés qu'aux participants qui n'ont pas encore répondu à leur enquête et reprennent le même lien individuel (EN) pour la session d'enquête de ce destinataire. Si les participants ont déjà commencé l'enquête, ils pourront reprendre là où ils s'étaient arrêtés.

Pour envoyer un e-mail de rappel

  1. Développez le bloc de distribution en cliquant sur le signe Plus en haut à gauche.
    Petit signe plus en haut à gauche d'une distribution par e-mail
  2. Cliquez sur Planifier un rappel sous le bloc de distribution.
    Bouton de rappel de planification en bas à gauche sous la distribution
  3. Planifiez l'heure de votre distribution dans la liste déroulante Quand (par défaut, votre envoi sera fait une heure après la planification de l'envoi, mais vous pouvez sélectionner une plage horaire ou programmer une heure personnalisée).
    Programmer une fenêtre de rappel
  4. Saisissez l'Objet de votre e-mail.
    Astuce : l’adresse e-mail de l’expéditeur, le nom de l’expéditeur et l’e-mail de réponse seront renseignés par défaut. Bien que vous puissiez facilement modifier le nom de l'expéditeur, consultez notre page support relative à l'Utilisation d'une adresse d'expédition personnalisée (EN) pour savoir comment modifier correctement l'adresse d'expédition et l'e-mail de réponse.
  5. Cliquez sur Charger le message pour insérer un message précédemment enregistré ou saisissez un nouveau message dans le corps de l'e-mail.
    Astuce : pour obtenir des conseils pour configurer votre e-mail, consultez la page Personnalisation de votre e-mail (EN).
  6. Cliquez sur Envoyer.

Statut du rappel de l'e-mail et de l'historique de distribution

Les e-mails de rappel ont leur propre bloc de statut imbriqué sous la distribution principale. Comme la distribution principale, le bloc Rappel contient des mesures et des actions utiles.

Distribution du rappel sous la distribution de l'invitation

Si vos e-mails de rappel n'ont pas encore été envoyés, vous pouvez voir le statut Planifié à droite du bloc et l'heure d'envoi exacte à gauche. Vous pouvez également modifier le message de rappel et l'heure d'envoi en cliquant sur le menu déroulant et en choisissant Éditer.

Menu déroulant ouvert sur la distribution des rappels avec l'option Éditer indiquée

Si vos e-mails de rappel ont été envoyés, vous pouvez voir les statistiques de distribution à droite et l'heure d'envoi à gauche. De plus, vous pouvez voir quel message a été envoyé en cliquant sur le menu déroulant en choisissant Voir la distribution. Si vous avez accès à XM Directory ou à la nouvelle expérience de contacts (EN), vous aurez également la possibilité de Télécharger l'historique qui vous permettra de télécharger un fichier (EN) contenant le statut de chaque destinataire de votre distribution.

une distribution d'un e-mail de rappel étendue pour voir les statistiques et l'historique de la distribution

Astuce : si vos rappels échouent et que vous obtenez le message d'erreur " EQD15 ", cela signifie que votre lien d'enquête initial a expiré et le rappel ne sera alors pas envoyé. Consultez cette page (EN) pour obtenir plus d'informations sur les messages d'erreur de distribution.
Astuce : supposons que vous ajoutiez plusieurs personnes à votre liste de contacts après avoir envoyé une distribution par e-mail. Ces personnes n'ont jamais reçu d'invitation et n'ont donc pas commencé leurs enquêtes. L'envoi d'un e-mail de rappel sera envoyé aux nouveaux membres de la liste de contacts ajoutés après la première distribution. Cependant, si vous avez XM Directory, ce ne sera pas le cas. Si vous avez XM Directory, vos contacts devront recevoir d'abord une première invitation (EN) avant de recevoir les rappels pour votre enquête.

Astuce : si vous envoyez des e-mails de rappel pour votre enquête, il est recommandé de définir un délai de Réponse partielle (EN) supérieur ou égal à la durée de la période de rappel.

Par exemple, si vous configurez votre invitation par e-mail (EN) de telle sorte qu'elle envoie deux e-mails de rappel, un premier après 5 jours et un second après 10 jours, vous devrez alors configurer votre paramètre de Réponse partielle au moins sur 10 jours également. Cette configuration permet aux utilisateurs qui ouvrent l'enquête dès la première invitation mais sans la terminer de reprendre leur session lorsqu'ils recevront leur deuxième e-mail de rappel (car l'enquête n'a pas encore expiré).

Envoyer un e-mail de remerciement

Pour montrer à vos répondants que vous appréciez leur participation, vous pouvez leur envoyer un e-mail de remerciement. Ces e-mails ne sont envoyés qu'aux répondants qui auront une réponse enregistrée pour votre distribution. Cela comprend toutes les réponses enregistrées, qu'elles soient complètes ou partielles.

Astuce : plutôt que d'envoyer tous les e-mails de remerciement en même temps, vous pouvez configurer vos Options d'enquête (EN) pour qu'un envoi automatique de votre e-mail de remerciement individuel soit fait dès que chaque répondant termine son enquête.

Pour envoyer un e-mail de remerciement

  1. Développez le bloc de distribution en cliquant sur le signe Plus en haut à gauche.
    Petit signe plus en haut à gauche d'une distribution par e-mail
  2. Cliquez sur Planifier un message de remerciement.
    Bouton Planifier un e-mail de remerciement sous distribution
  3. Planifiez l'heure de votre distribution dans la liste déroulante Quand (par défaut, votre envoi sera fait une heure après la planification de l'envoi, mais vous pouvez sélectionner une plage horaire ou programmer une heure personnalisée).
    Fenêtre Planifier des e-mails de remerciement
  4. Saisissez l'Objet de votre e-mail.
    Astuce : l’adresse e-mail de l’expéditeur, le nom de l’expéditeur et l’e-mail de réponse seront renseignés par défaut. Bien que vous puissiez facilement modifier le nom de l'expéditeur, consultez notre page support relative à l'Utilisation d'une adresse d'expédition personnalisée (EN) pour savoir comment modifier correctement l'adresse d'expédition et l'e-mail de réponse.
  5. Cliquez sur Charger le message pour insérer un message précédemment enregistré ou commencer à taper votre texte pour créer un nouvel e-mail (EN).
  6. Cliquez sur Envoyer.

Statut de l'e-mail de remerciement

Les e-mails de remerciement ont leur propre bloc de statut imbriqué sous la distribution principale. Comme la distribution principale, le bloc de remerciement contient des mesures et des actions utiles.

Distribution des Remerciements sous la distribution d'invitation

Si vos e-mails de remerciement n'ont pas encore été envoyés, vous pouvez voir le statut Planifié à droite du bloc et l'heure d'envoi exacte à gauche. Vous pouvez également modifier le message et l'heure d'envoi en cliquant sur le menu déroulant et en choisissant Éditer.

Options de la liste déroulante pour la distribution des remerciements

Si vos e-mails de remerciement ont été envoyés, vous pouvez voir les statistiques de distribution à droite et l'heure d'envoi à gauche. De plus, vous pouvez voir quel message a été envoyé en cliquant sur le menu déroulant en choisissant Voir la distribution. Si vous avez accès à XM Directory ou à la nouvelle expérience de contacts (EN), vous aurez également la possibilité de Télécharger l'historique qui vous permettra de télécharger un fichier (EN) contenant le statut de chaque destinataire de votre distribution.

une distribution d'e-mails de remerciement été étendue pour voir les statistiques et l'historique de la distribution