Étape 3 : configuration des paramètres du répertoire

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Astuce Qualtrics : Target Audience s’appelle désormais iQ Directory et nous avons apporté des améliorations à l’interface utilisateur pour une meilleure intégration à la plateforme XM. Si vous souhaitez passer à la nouvelle présentation, contactez votre représentant Réussite des clients. Si vous ne disposez pas de Target Audience et souhaitez acheter un accès, contactez votre chargé de compte.

Si vous êtes administrateur de la marque, vous pouvez décider à quelle fréquence les distributions sont envoyées au sein de l’ensemble de votre marque et définir des règles pour définir quels téléchargements de contacts sont considérés comme des duplicatas afin de pouvoir les consolider. Pour ce faire, accédez à Paramètres du répertoire.

Astuce Qualtrics : si vous n’êtes pas Administrateur de la marque, passez à l’étape 4 : distribution d’une enquête ou d’une campagne par e-mail (EN).

Fréquence de contact

iQ Directory vous permet de déterminer la fréquence à laquelle votre marque peut envoyer des messages aux contacts. Vous pouvez définir deux règles globales applicables à chaque contact de votre marque. La première règle concerne le nombre maximal de messages qu’un contact peut recevoir. Vous pouvez décider à quelle fréquence cette règle est exécutée, par exemple, par jour, par semaine ou par mois. La deuxième règle concerne le nombre de jours qui doivent s’écouler avant que les contacts ne reçoivent un autre message.

Ces règles s’appliquent au répertoire dans son ensemble. Il est recommandé de définir un type de règle de fréquence de contact si votre marque compte de nombreux utilisateurs qui envoient des enquêtes aux publics. La meilleure pratique consiste à espacer les invitations aux enquêtes de 30 à 60 jours afin de réduire la fatigue et d’éviter une baisse des taux de réponse - les répondants sont moins susceptibles de répondre à des e-mails consécutifs. Cependant, il se peut que certaines listes de distribution ou enquêtes nécessitent de contourner ces règles. Vous pouvez contourner les règles générales en utilisant des règles personnalisées.

Les règles personnalisées peuvent être appliquées à une liste de distribution ou à une enquête.

Pour les règles personnalisées de liste, vous sélectionnerez la liste à laquelle cette règle doit s’appliquer et définirez si vous souhaitez que cette option s’applique à tous les messages ou seulement aux invitations aux enquêtes. Il existe trois options de règles personnalisées et la première consiste à ignorer complètement les paramètres de répertoire généraux et à toujours autoriser l’envoi d’e-mails à cette liste. Les deux autres options sont les deux règles décrites ci-dessus, le nombre maximal d’e-mails qu’un contact peut recevoir et le nombre de jours nécessaires entre l’envoi de deux e-mails, mais cette fois-ci, uniquement sur cette liste.

Pour les règles personnalisées d’enquêtes, les règles que vous pouvez choisir sont identiques à celles des règles personnalisées de listes, à l’exception de celles que vous appliquerez au niveau de l’enquête. Cela signifie que toute liste de distribution qui tente d’envoyer par e-mail une invitation à l’enquête choisie sera affectée.

Si une enquête est envoyée après qu’un client ait contacté votre équipe d’assistance, vous pouvez définir une règle personnalisée qui permet à cette enquête d’être encore envoyée, quelles que soient les règles de votre répertoire. De cette façon, vous pouvez capturer des informations après chaque interaction avec l’assistance.

D’autre part, vous pouvez définir des règles plus restrictives pour une liste de distribution spécifique. Par exemple, l’ajout de restrictions supplémentaires à une liste de distribution contenant des parties prenantes clés vous empêche de bombarder inutilement ces utilisateurs importants.

Astuce Qualtrics : pour plus d’informations sur la fréquence de contact et les règles personnalisées, consultez la page consacrée aux Règles de fréquence de contact (EN).

Déduplication automatique

Lorsque vous ajoutez des contacts en activant la déduplication automatique, iQ Directory vérifie si la personne que vous essayez d’ajouter correspond aux champs de déduplication des contacts existants dans le répertoire. Si le contact existe déjà, iQ Directory ne créera pas de nouveau contact avec les informations. Au lieu de cela, le contact existant du répertoire sera mis à jour avec toutes les nouvelles informations que vous avez ajoutées, telles que les nouvelles valeurs de données incorporées ou celles mises à jour.

Il est fortement recommandé d’activer la déduplication automatique, en particulier si votre marque possède de nombreux utilisateurs qui vont ajouter et mettre à jour les contacts. La déduplication garantit que les contacts ne soient pas ajoutés plusieurs fois, ce qui encombrerait votre répertoire, et que leurs informations soient cohérentes entre toutes les enquêtes et campagnes par e-mail. Cela garantira également que si un contact s’est retiré de l’ensemble du répertoire, il ne sera pas ajouté à nouveau en tant que contact distinct pouvant être recontacté par votre marque.

Nous vous recommandons de configurer les paramètres de déduplication en fonction de l’adresse e-mail. Si la même adresse e-mail est utilisée pour plusieurs contacts, il est recommandé de combiner la référence des données externes avec l’adresse e-mail.

Il est important de noter que les paramètres de déduplication sont liés aux énoncés AND. Si plusieurs options sont sélectionnées, la déduplication ne se produira que si TOUS les champs correspondent à un autre contact. Ces paramètres ne s’appliquent pas rétroactivement, il est donc fortement recommandé de définir ces règles au préalable.

Astuce Qualtrics : pour en savoir plus, consultez la page consacrée à la Déduplication automatique (EN).