Enquêtes sur des prises de rendez-vous ou des inscriptions à des événements

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À propos des enquêtes sur les prises de rendez-vous/enregistrements d’événements

Vous souhaitez utiliser Qualtrics pour la prise de rendez-vous ? Vous planifiez un événement et souhaitez que seul un nombre limité de personnes y assiste à chaque fois. Vous pouvez créer des questions à choix multiples où les choix disparaissent au fur et à mesure de leur sélection. Ainsi, une seule personne à la fois pourra sélectionner un créneau horaire.

Astuce : cette solution n’est pas infaillible. Les informations sur les quotas ne sont pas enregistrées tant que le répondant n’a pas validé son enquête, ce qui donne aux répondants le temps de modifier leurs réponses ou de réfléchir encore à leurs choix. Étant donné que plusieurs personnes peuvent participer à l’enquête en même temps, il y a très peu de chances que deux personnes valident une même réponse en même temps, ce qui créerait un quota avec deux réponses là où il n’y aurait dû en avoir qu’une seule. C’est un événement rare. Si cela se produit, suivez les étapes indiquées en fin de page pour aider vos répondants à modifier leurs réponses.

Configurer la question

  1. Cliquez sur Ajouter une question.
    Modifier une question à choix multiple
  2. Sélectionnez Choix multiple.
  3. En dessous du Type de réponse, vérifiez que l'option Autoriser une réponse est sélectionné. Cela garantit que chaque personne ne choisit qu’un seul créneau horaire.
  4. Tapez la question.
  5. Tapez les choix.
    Astuce : si le bouton Modifier plusieurs apparaît dans le volet de modification de la question, vous pouvez ensuite l’utiliser pour saisir tous les choix, séparés par des sauts de ligne. Assurez-vous de ne pas avoir de lignes vides entre les choix.
  6. Allez sur les Options d'enquête.
    Les options d'enquête s'ouvrent à partir de la barre d'outils à gauche, Quotas en bas
  7. Sélectionnez Quotas.
  8. Cliquez sur Créer plusieurs quotas en bas.
    Bouton Créer plusieurs quotas en bas de la fenêtre Quota

    Astuce : il se peut que les fonctionnalités de Quotas avancées ne soient pas disponibles pour votre compte. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre administrateur. Si vous ne voyez pas l’option Créer plusieurs quotas, nous vous recommandons d’ajouter manuellement un quota de logique simple (EN) pour chaque événement ou créneau horaire.
  9. Cliquez sur Ajouter une question.
    Ajouter une question étend un menu de questions
  10. Sélectionnez votre question.
  11. S’il s’agit de créneaux de rendez-vous, modifiez le décompte dans la ligne par défaut avec 1. Si vous organisez un événement, tapez le nombre de personnes autorisées pour chaque événement.
    Un tableau de quotas à créer. La ligne du haut contient la valeur par défaut, vous pouvez aussi sélectionner toutes les modifications que vous pouvez apporter
  12. Sous la colonne Action Quota satisfaite, sélectionnez Aucune.
  13. Cliquez sur Créer des quotas.
  14. Veuillez noter que chaque créneau horaire possède maintenant son propre quota. Cliquez sur Enregistrer.
    Enregistrer en bas à droite en vert
  15. Sélectionnez le premier choix dans votre question, puis cliquez sur la flèche bleue.
    Flèche déroulante révélant un menu
  16. Sélectionnez Ajouter une logique d’affichage.
  17. Modifiez le premier champ sur Quota.
    La liste déroulante des questions révèle une option de quota. Modification des champs de la logique d'affichage
  18. Sélectionnez le quota qui correspond au choix. Par exemple, le premier choix ici est le 1er janvier à 13 h 30, de sorte que le quota porte le même nom.
  19. Sélectionnez N’a PAS été atteint.
  20. Cliquez sur Enregistrer.
  21. Répétez les étapes 15 à 20 pour chaque choix de la question. Cela garantit que les choix n’apparaissent que si quelqu’un ne les a pas encore sélectionnés. Une fois terminé, votre question doit avoir des flèches à côté de chaque choix, comme illustré sur la capture d'écran suivante.
    Une question terminée. Chaque choix présente une petite flèche sur le côté pour indiquer que la logique d'affichage a été ajoutée

Confirmation par e-mail

En outre, vous pouvez envoyer un e-mail au destinataire afin de lui indiquer l’heure à laquelle il s’est inscrit.

  1. Dans votre enquête, allez sur Actions.
    l'onglet Actions d'une enquête. cliquer sur ajouter une action pour ajouter une nouvelle action
  2. Créer une action basée sur des événements.
  3. Sélectionnez l'événement de Réponse à l'enquête .
    Première option de réponse à l'enquête dans une nouvelle fenêtre qui s'ouvre
  4. Choisissez Réponse créée.
    Une nouvelle fenêtre s'ouvre pour demander le type de réponse ; bouton Terminer pour valider la réponse
  5. Cliquez sur Terminer.
  6. Nommez votre action.
    Espace pour nommer l'action en haut ; cliquer sur le signe Plus en bas et sélectionner la tâche
  7. Ajoutez une tâche.
  8. Sélectionnez E-mail (EN).
    Tâche d'e-mail verte
  9. Cliquez sur l'icône de texte inséré, {a}, à côté du champ "à".
    personnaliser une tâche e-mail. cliquer sur l'icône de texte inséré à côté du champ
  10. Si vous avez envoyé l’enquête par e-mail, mettez en surbrillance le Panneau de champ et sélectionnez Adresse e-mail du destinataire. Si vous avez demandé au répondant de saisir son adresse e-mail, allez sur Question de l’enquête et sélectionnez la question à Saisie de texte (EN) pour laquelle vous avez demandé une adresse e-mail.
  11. Personnalisez l'adresse de l'expéditeur, le nom de l'expéditeur, et l'adresse du destinataire de la réponse de votre e-mail. Pour plus d'informations sur ces champs, consultez la page Configurer une tâche d'e-mail (EN).personnaliser une tâche e-mail. vous pouvez personnaliser l'adresse d'expéditeur, le nom, la réponse à l'e-mail, l'objet, le moment où l'e-mail sera envoyé et le corps de l'e-mail.
  12. Saisissez un objet à votre e-mail.
    Astuce : Si vous cliquez sur la liste déroulante à côté du champ objet, vous pourrez choisir un objet enregistré dans votre bibliothèque (EN) (qui peut contenir des traductions (EN)) ou ajouter du texte inséré.
  13. Choisissez quand envoyer votre e-mail.
  14. Rédigez votre message.
  15. Cliquez sur l'icône de texte inséré, {a} et mettez en surbrillance la Question d'enquête et choisissez les Choix sélectionnés pour la question où vous demandez aux répondants de sélectionner leur créneau horaire.insertion des rendez-vous sélectionnés par le répondant en cliquant sur l'icône de texte inséré dans l'éditeur de message et en sélectionnant la question où le répondant a sélectionné ses rendez-vous
  16. Désélectionnez Inclure le rapport de réponses. L'option Inclure le rapport de réponse ajoute un résumé de toutes les questions de l'enquête et des réponses du répondant au corps de l'e-mail. Désactivez cette option afin que le corps de votre e-mail ne contienne que le contenu que vous avez saisi.
    l'option pour inclure le rapport de réponse est désactivée. cliquez sur Enregistrer pour terminer la configuration de l'action

    Astuce : n’hésitez pas à ajouter les informations que vous souhaitez dans cet e-mail, comme une adresse de Réponse spéciale ou un Nom d’expéditeur spécial. Pour en savoir plus, consultez la page Tâches d’e-mail (EN).
  17. Cliquez sur Enregistrer.

Éviter les réponses en doublon

Si vos répondants ont la possibilité de répondre à l’enquête plusieurs fois, ils pourront sélectionner plusieurs créneaux horaires. Afin d’empêcher les répondants de répondre à votre enquête plusieurs fois, soyez prudent dans la façon dont vous distribuez votre enquête.

Liens anonymes

Si vous utilisez un lien anonyme (par ex. si vous souhaitez publier un lien sur votre site Web), accédez aux options d’enquête et sélectionnez Empêcher les doublons (EN).

E-mail et liens personnels

Si vous envoyez votre enquête par e-mail (EN) par l’intermédiaire de Qualtrics, assurez-vous d’utiliser le paramètre de lien par défaut, appelé Lien individuel (EN).

Si vous utilisez des liens personnels (EN), aucune autre action n’est alors nécessaire.

Authentificateurs

Si vous utilisez un authentificateur, accédez aux options (EN) et assurez-vous que l’option Permettre aux répondants authentifiés de repasser une section authentifiée n’est pas sélectionnée.

Modifier les sélections de rendez-vous

Il se peut qu’un répondant vous contacte ultérieurement pour vous demander de modifier sa réponse. Dans la mesure où vos réponses comportent des quotas, vous devez faire attention à la manière dont vous modifiez les réponses de manière à ce que les autres répondants puissent voir les choix qui se sont alors libérés.

Changer la réponse

Vous pouvez envoyer au répondant un lien de reprise (EN) pour lui permettre de modifier sa réponse. Cela augmentera le quota de la nouvelle réponse afin que les autres personnes ne puissent pas la sélectionner, mais cela ne diminuera pas le quota de l’ancienne réponse, de sorte que personne ne pourra non plus choisir l’ancienne réponse. Cela signifie que vous devez modifier un des quotas.

Si vous choisissez de modifier la réponse (EN), le quota de la nouvelle réponse ne sera pas augmenté et le quota de l’ancienne réponse ne sera pas diminué. Cela signifie que vous devez modifier deux quotas.

Modifier le décompte du quota

Le « décompte » du quota est le nombre de personnes qui entrent dans le quota et qui ont répondu à l’enquête. Si vous devez modifier certaines réponses, vous pouvez modifier ce nombre comme vous le souhaitez.

La page Définition des quotas (EN) explique comment modifier les quotas. Utilisez cette méthode pour définir le nombre de vos quotas si un utilisateur reprend l'enquête ou si vous modifiez sa réponse.