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Répertoire des employés (EX)

À propos du répertoire des employés

Votre répertoire des employés contient une liste de toutes les personnes (participants ou administrateurs) téléchargées pour une utilisation dans les projets EX. Chaque personne peut être incluse ou non dans un projet ou une hiérarchie. Vous pouvez ajouter du personnel supplémentaire manuellement ou par importation en masse.

Le répertoire est utile car il vous permet d’enregistrer un grand nombre d’informations sur les personnes pour les réutiliser dans plusieurs projets. Par exemple, vous pouvez enregistrer des métadonnées, des relations gestionnaire/subordonné et des adresses e-mail dans le répertoire.

Pour accéder au répertoire des employés, utilisez le menu de navigation en haut à gauche pour sélectionner Répertoires, puis Répertoire des employés.

Astuce Qualtrics : par défaut, seuls les administrateurs de la marque, les administrateurs EX et les administrateurs Employee Insights auront accès au répertoire des employés. Pour donner l’accès à d’autres utilisateurs, activez le droit d’accès au compte Répertoires d’accès. Notez que les utilisateurs ayant accès au répertoire des employés pourront afficher et modifier toutes les informations personnelles et les métadonnées de tous les utilisateurs de votre licence.

Attention : votre répertoire contient tous les participants et utilisateurs de toute votre organisation ! Soyez très prudent lorsque vous ajoutez et retirez des personnes, puisque vous ne les ajoutez pas ou les retirez d’un seul projet.

Astuce Qualtrics : la gestion du répertoire de vos employés est une étape importante de la distribution du projet EmployeeXM, car c’est là que les participants de votre projet sont finalement tous stockés. Une fois que votre répertoire est configuré comme vous le souhaitez et que vos collaborateurs sont téléchargés, vous disposez d’un certain nombre d’options pour la configuration des participants, suivies de la répartition du projet.
Pour la configuration des participants, voir les ressources suivantes :

Pour la répartition, voir les ressources suivantes :

Fenêtre Informations globales

Lorsque vous cliquez sur le nom ou l’adresse e-mail d’une personne dans le répertoire général, la fenêtre Informations générales s’ouvre. Ici, vous pouvez afficher et réviser les informations relatives à une personne particulière dans votre répertoire.

Informations de base

Cette section contient des informations sur le prénom, le nom, l’adresse e-mail, l‘identifiant unique et le nom de connexion. Pour modifier un champ, cliquez directement à droite du nom du champ et saisissez la nouvelle valeur. Cette modification s’affichera sur la page Admin et sur tous les projets dans lesquels l’individu est un participant.

Métadonnées

Cette section contient des informations sur les différentes métadonnées qui ont été attribuées au participant.

Pour supprimer un champ de métadonnées pour un participant, placez le curseur sur la valeur du champ et sélectionnez la croix rouge.
Pour modifier ou affecter une valeur à une zone de métadonnées, cliquez directement sur la valeur de la zone ou cliquez sur à droite du nom de la zone et saisissez la nouvelle valeur.
Pour renommer un champ uniquement pour le participant sélectionné, cliquez sur le nom du champ.
Pour ajouter un nouveau champ de métadonnées pour un participant, sélectionnez Ajouter Champ.

Attention : les modifications apportées aux métadonnées dans le répertoire ne seront pas reflétées dans les projets. La seule exception concerne les projets 360 dont le statut est Nouveau.

Onglet Relations

L’onglet Relations vous permet de gérer les relations d’une personne dans les projets 360. Les relations établies ici peuvent être chargées rapidement et efficacement dans un projet 360 en vue d’une utilisation future.

Ces relations n’affecteront en rien les projets Engagement des employés ou Cycle de vie des employés.

Pour ajouter une relation :

Recherchez une personne déjà présente dans le répertoire à l’aide de la barre de recherche.
Cliquez sur Sélectionner une relation et déterminez leur type de relation.
Cliquez sur Ajouter.

Pour supprimer une relation, cliquez sur la liste déroulante en regard d’une relation et sélectionnez Supprimer.

Onglet Participation

L’onglet Participation affiche chaque projet 360, Engagement des employés et Cycle de vie des employés dans lequel la personne est répertoriée en tant que participant.

Projet : nom du projet.
Évaluations reçues : dans un projet 360, il s’agit d’une mesure du nombre de participants ayant effectué des évaluations sur ce sujet.
Évaluations terminées : dans un projet 360, il s’agit d’une mesure de la manière dont cette personne a évalué elle-même et d’autres personnes. Dans Employee Engagement, ce nombre est 1, car la personne ne termine qu’une évaluation par projet.
Statut : indique si la réponse du participant est Terminée ou Non terminée.

Recherche dans le répertoire

Vous pouvez rechercher un participant de votre choix en saisissant un nom ou une adresse e-mail dans la barre de recherche, ou vous pouvez utiliser la fonctionnalité de recherche avancée.

Réalisation d’une recherche étendue

Accédez à votre répertoire des employés sous Répertoires.
Cliquez sur Recherche avancée.
Effectuez une sélection dans une liste de critères pour filtrer.
Combiner des conditions en cliquant sur le signe plus (+) à droite d’une condition.

Ajouter des personnes manuellement

Accédez au répertoire des employés sous Répertoires.
Cliquez sur Ajouter des personnes en haut à droite.
Sélectionnez Ajouter des personnes.
Saisissez un identifiant unique, une adresse e-mail, un prénom et un nom de famille.

Astuce Qualtrics : ligne(s) hors ligne(s) saturée(s) pour ajouter manuellement des participants ? Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour créer une ligne.
Si vous cliquez sur le signe plus (+), vous pouvez ajouter des colonnes pour Langue et autant de champs de métadonnées que vous le souhaitez. Ces champs ne sont pas obligatoires.
Attention : si votre organisation utilise l’authentification unique (SSO), créez une colonne nommée Nom d’utilisateur lors de l’ajout des contacts de votre répertoire. Assurez-vous d’utiliser le nom d’utilisateur correct pour votre organisation. Par exemple, le nom d’utilisateur de Jane Doe chez Company, Inc. peut être jdoe@companyinc.org.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.

Astuce Qualtrics : cette fenêtre peut également être utilisée pour modifier des utilisateurs. Si vous utilisez la zone de recherche pour rechercher des utilisateurs existants ou si vous saisissez l’e-mail exactement tel qu’il est enregistré dans le répertoire, vous pouvez modifier le nom, la langue et les métadonnées d’un utilisateur. Lorsque vous cliquez sur Ajouter, au lieu de créer une personne en double, le répertoire met simplement à jour la personne en utilisant l’e-mail comme référence.

Importation de personnes

Au lieu d’ajouter des personnes manuellement, vous pouvez également charger une feuille de calcul.

Comment importer des personnes

Créez une feuille de calcul dans Excel ou un autre tableur.
Incluez une colonne pour l’identifiant unique. C’est ainsi que les personnes de votre répertoire sont différenciées les unes des autres.
Si votre organisation dispose d’une authentification unique (SSO), incluez une colonne pour Nom d’utilisateur. Assurez-vous d’utiliser le nom d’utilisateur correct pour votre organisation. Par exemple, le nom d’utilisateur de Jane Doe chez Company, Inc. peut être jdoe@companyinc.org.
Ajoutez les colonnes FirstName, LastName et Email.
Ajoutez d’autres colonnes souhaitées, telles que Langue, IDGestionnaire, Champs de métadonnées personnalisés, Relations 360, etc. Notez que l’ordre des colonnes n’a pas d’importance. contrairement à l’orthographe, l’utilisation des majuscules et les espaces.
Astuce Qualtrics : consultez un exemple de fichier en cliquant sur Modèle CSV ou Modèle TSV. Si vous décidez de ne pas utiliser l’exemple de document pour télécharger des personnes dans votre répertoire, assurez-vous que les champs Identifiant unique, E-mail, Prénom, Nom, Nom d’utilisateur, Mot de passe et Langue correspondent exactement à cette mise en forme (y compris l’espacement et la capitalisation) si vous choisissez de les ajouter.
Ajoutez des personnes à votre feuille de calcul, avec 1 ligne pour chaque personne.
Enregistrez le fichier au format CSV (valeurs séparées par des virgules) ou TSV (valeurs séparées par des tabulations). Notez que la taille de fichier maximale pour un téléchargement de liste de contacts est de 100 Mo.
Accédez au répertoire des employés sous Répertoires.
Cliquez sur Ajouter des personnes en haut à droite.
Sélectionnez Importer des personnes.
Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier des participants sur votre ordinateur.
Si l’importateur détecte des problèmes initiaux, il ne vous laissera pas continuer et répertoriera les problèmes en rouge. Lisez ces descriptions et apportez des corrections à votre fichier. Après avoir sauvegardé les modifications, cliquez à nouveau sur Parcourir et téléchargez à nouveau le fichier.
Si aucun problème n’est détecté, cliquez sur Rechercher les erreurs.
Pendant le chargement de l’importateur, vous pouvez revenir à votre liste de participants.
Une fois chargé, l’importateur récapitule les participants qui seront mis à jour ou ajoutés au répertoire. L’importateur vous avertira aussi s’il y a des erreurs dans vos lignes.
Si ces modifications vous conviennent, cliquez sur Finaliser l’importation.

Importer des champs

Identifiant unique : moyen de différencier le participant des autres dans le répertoire. Pour en savoir plus, voir Identifiants uniques. Ce champ est obligatoire.
Courriel : Adresse e-mail de la personne. Ce champ est obligatoire.
Prénom : prénom de la personne. Ce champ est obligatoire.
Nom : Nom de famille de la personne. Ce champ est obligatoire.
Nom d’utilisateur : nom d’utilisateur utilisé par une personne pour se connecter aux tableaux de bord, aux comptes administrateur, etc. Si vous n’indiquez pas de nom d’utilisateur, l’adresse e-mail sera utilisée. Pour les organisations avec SSO, un hashtag (#) suivi de l’ID de l’organisation sera ajouté à l’e-mail pour créer un nom d’utilisateur.
Mot de passe : mot de passe utilisé par une personne pour se connecter aux tableaux de bord, aux comptes administrateur, etc.
ManagerID : adresse e-mail ou nom d’utilisateur du responsable de la personne.
Langue : langue dans laquelle l’utilisateur doit voir l’enquête. Ce champ comporte un ensemble prédéfini de codes langue disponibles. Par exemple, EN fait référence à l’anglais, tandis que FR fait référence au français.

Vous pouvez également ajouter autant de colonnes personnalisées que vous le souhaitez. Ces colonnes sont appelées métadonnées et peuvent être utilisées dans le tableau de bord pour créer des filtres et des rapports de données plus dynamiques.

Erreurs détectées

Si l’importateur détecte des erreurs lors de votre importation, vous recevrez un rapport d’erreurs que vous pouvez télécharger au format CSV. Cet état contient des informations sur les lignes de votre colonne qui contiennent les erreurs.

Cliquez sur Télécharger le rapport d’erreurs pour l’afficher.

Le rapport indique la ligne exacte du fichier contenant l’erreur, le champ ayant rencontré le problème et l’identifiant unique du participant qui a rencontré l’erreur.

Exemple : nous avons téléchargé par erreur notre utilisateur avec l’identifiant unique “bp3835453” deux fois. L’identifiant unique et l’adresse e-mail sont exactement les mêmes sur chacune des 2 lignes. Si nous effaçons 1 des lignes, le problème sera résolu lorsque nous reviendrons pour charger le fichier.

Astuce Qualtrics : l’importateur de personnes ne détecte pas les problèmes spécifiques à la hiérarchie.

Erreurs courantes à surveiller

Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, voici quelques conseils généraux pour créer votre fichier afin d’éviter les problèmes de téléchargement des participants :

Assurez-vous que la première ligne du fichier contient IdentifiantUnique, Prénom, Nom, et E-mail.
Vos en-têtes de fichier ne doivent pas contenir de caractères spéciaux, c’est-à-dire des caractères qui ne sont pas des chiffres ou issus de l’alphabet anglais.
Astuce Qualtrics : cette règle s’applique uniquement aux en-têtes et non aux valeurs des colonnes.
Les en-têtes ne peuvent pas dépasser 100 caractères.
Les en-têtes de vos fichiers ne doivent pas utiliser des termes des champs Qualtrics :
- SID (signification : identifiant de l’enquête)
- RID (signification : éliminer)
- Auditable (signification : vérifiable)
- EndDate (signification : date de fin)
- RecordedDate (signification : date d’enregistrement)
- StartDate (signification : date de début)
- Statut
- Points
Veillez à ne pas inclure de doublons de la même ligne – aucun participant ne doit avoir le même identifiant unique ou le même e-mail.
Le fichier ne doit pas contenir plus de 200 champs d’en-tête.
Le fichier ne doit pas avoir plus d’en-têtes que de colonnes.
Assurez-vous que les valeurs des colonnes ne dépassent pas 1 000 caractères.

Suppression de personnes

Attention : vous devez être Administrateur de marque pour supprimer une personne du répertoire des employés. Si vous n’êtes pas un Administrateur de Marque et que vous souhaitez que quelqu’un soit supprimé, contactez votre Administrateur de Marque.

Avertissement : la suppression d’une personne du répertoire supprime également toutes ses réponses dans tous les projets ! Assurez-vous de vouloir supprimer quelqu’un avant de le faire.

Suppression individuelle d’un salarié à la fois

Pour supprimer un employé du répertoire, cliquez sur la flèche à côté, puis sélectionnez Supprimer du répertoire.

Suppression manuelle de plusieurs salariés à la fois

Si vous cochez la case en regard de chaque personne que vous souhaitez supprimer, vous pouvez les supprimer en cliquant sur le menu de gauche et en choisissant Supprimer du répertoire.

Attention : Attention – à côté du menu se trouve une option Sélectionner tout. Si vous cliquez sur ceci, il sélectionnera chaque personne sur cette page de votre répertoire.

Suppression de plusieurs salariés à la fois

À l’aide d’une feuille de calcul, vous pouvez charger une liste d’employés que vous souhaitez supprimer du répertoire. Voir Supprimer des personnes du répertoire.

Modifier plusieurs personnes à la fois

À l’aide de l’option d’importation, vous pouvez également modifier plusieurs personnes dans votre répertoire à la fois. À chaque importation dans le répertoire, le répertoire recherche un identifiant unique qui a déjà été affecté à une personne. S’il trouve cette personne, il la met à jour avec les nouvelles informations au lieu d’ajouter un doublon.

En outre, vous devez être prudent si votre fichier contient le champ E-mail. Ce champ E-mail sera lu comme nom d’utilisateur du participant si aucun champ Nom d’utilisateur n’est spécifié. Cela peut entraîner des problèmes lors de la mise à jour groupée des participants si ceux-ci partagent la même adresse e-mail. Nous vous recommandons d’inclure uniquement l’identifiant unique lors de la mise à jour des participants, sauf si vous devez mettre à jour leur adresse e-mail ou leur nom de connexion. Si vous devez mettre à jour 1 de ces zones, SAP vous recommande d’inclure les deux dans votre importation pour éviter les erreurs.

Astuce Qualtrics : N’oubliez pas que le téléchargement des modifications des métadonnées des participants dans un projet est différent du téléchargement des modifications dans le répertoire. Pour vous assurer que les réponses sont mises à jour pour refléter les nouvelles métadonnées, accédez au projet dont vous souhaitez mettre à jour les réponses avec de nouvelles métadonnées.

Lorsque vous importez des personnes dans le répertoire, vous pouvez uniquement ajouter des zones existantes. Si vous incluez un champ de métadonnées en tant qu’en-tête sans valeur, les valeurs précédemment téléchargées pour les participants dans le fichier seront effacées. L’exclusion totale d’une colonne ne supprimera pas ces données.

Exemple : si vous avez initialement chargé des personnes dans le répertoire avec les métadonnées Age et Service, décidez d’importer un autre fichier avec les mêmes personnes, mais aucune colonne pour le service, Service ne sera pas supprimé. Cependant, si la colonne Service est incluse dans le fichier et contient des valeurs vides, ces métadonnées seront supprimées pour tout participant du fichier.

Astuce Qualtrics : les modifications de métadonnées effectuées dans le répertoire s’appliquent uniquement au répertoire et les modifications de métadonnées apportées au projet s’appliquent uniquement au projet. Toutefois, si des modifications sont apportées au prénom, au nom de famille, au nom d’utilisateur, à l’adresse e-mail ou à l’identifiant unique, les informations seront mises à jour sur l’ensemble de la plateforme.

Répertoire de contacts

Lorsque vous visitez la page Répertoires, vous aurez 2 choix. Le premier est le répertoire des employés, qui fournit une liste des participants possibles pour vos projets Employee Experience. Le second est le Répertoire des contacts.

Le répertoire des contacts est une fonctionnalité complètement distincte du répertoire des employés. Au lieu de contenir les participants pour les projets Employee Experience, il contient des listes de répondants pour la plateforme d’enquête. Ces répondants n’ont aucun moyen de gérer les fonctionnalités Qualtrics telles que les tableaux de bord et les portails des participants. Quelqu’un peut être répertorié à la fois dans le répertoire Employé et Contacts, mais une personne répertoriée dans un répertoire n’est pas automatiquement saisie dans l’autre.

Les fonctionnalités spécifiques disponibles dans le répertoire des contacts diffèrent selon le logiciel que vous avez acheté.

Astuce Qualtrics : intéressée par l’une des options abordées dans cette section ? Pour plus d‘informations, contactez votre Responsable de compte Qualtrics.

Répertoire XM Directory Lite

Si vous avez accès au répertoire XM de base, votre répertoire de contacts mènera à XM Directory Lite. Ici, vous pouvez créer des listes de distribution auxquelles vous pouvez distribuer vos enquêtes.

Vous trouverez ci-dessous une liste des pages d’assistance XM Directory Lite expliquant comment créer et gérer des listes de distribution standard :

Vous trouverez ci-dessous quelques pages d’assistance sur la plateforme d’enquête expliquant où utiliser vos listes de distribution sur la plateforme :

Contacts du répertoire XM

Le répertoire XM offre une autre option pour distribuer les enquêtes de la plateforme d’enquête. Avec le répertoire XM, vous ajoutez des contacts à un répertoire à l’échelle de l’organisation. Vous pouvez toujours créer des listes de diffusion distinctes pour la distribution, mais le répertoire facilite grandement la gestion des doublons et des contacts fréquemment réutilisés.

Le répertoire XM n’est pas lié au répertoire des employés. Les 2 ne sont en aucun cas connectés.

Les pages d’assistance du répertoire XM peuvent être naviguées du menu vers le coin supérieur gauche de cette page d’assistance. Sélectionnez Répertoire XM, puis naviguez jusqu’à l’objet qui vous intéresse.

FAQ

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