Utiliser une adresse d’expéditeur personnalisée

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Concernant l’utilisation d’une adresse d’expéditeur personnalisée

L’adresse e-mail que vous utilisez pour envoyer des e-mails depuis Qualtrics a un effet important sur la capacité à envoyer votre e-mail et les taux d’ouverture. Par défaut, les e-mails envoyés par l’intermédiaire de Qualtrics proviennent de l’adresse e-mail noreply@qemailserver.com. Si cela ne convient pas pour vos études, vous pouvez modifier l’adresse de trois manières :

  1. en utilisant l’une des adresses d’expéditeur Qualtrics.
  2. Configurez un domaine d’expéditeur personnalisé directement sur la page d’administration de Qualtrics.
  3. En mettant en place un relais SMTP (Simple Mail Transfer Protocol – protocole simple de transfert de courrier).

Adresses d’expéditeur Qualtrics

Qualtrics possède un ensemble de domaines de messagerie (domaines pertinents répertoriés ci-dessous). Nous pouvons envoyer des e-mails à partir de n’importe lequel de ces domaines et maintenir élevée la capacité à envoyer votre e-mail. Si nous devions envoyer des e-mails à partir d’un domaine de messagerie que nous ne possédions pas, les fournisseurs de messagerie tels que Gmail et Yahoo marqueraient ces e-mails comme potentiellement frauduleux et les e-mails se retrouveraient probablement dans le dossier des courriers indésirables du destinataire.

Tous les domaines de messagerie suivants peuvent être utilisés pour envoyer une enquête sans configuration supplémentaire. Ajoutez simplement votre désignation locale personnalisée (le texte précédant le symbole @) au domaine et modifiez le champ « De : » dans votre éditeur de messagerie (EN) à votre nouvelle adresse e-mail.

Exemple : mycompany@qualtrics-research.com est une adresse e-mail valide.

DOMAINES DE MESSAGERIE PAR DÉFAUT

  • @qemailserver.com
  • @qualtrics-survey.com
  • @qualtrics-research.com

Configuration d’un domaine d’expéditeur personnalisé

Avec l’aide de leur équipe informatique, les Administrateurs d’entreprise peuvent configurer un domaine d’expéditeur personnalisé permettant aux membres de la marque de distribuer des e-mails en utilisant le domaine de messagerie de leur entreprise.

Les domaines d’expéditeur personnalisés sont définis au niveau de l’ensemble de la marque. Ils ne peuvent pas être limités à un seul utilisateur.

Astuce Qualtrics : Vous pouvez préciser des sous-domaines si vous ne souhaitez pas utiliser l’intégralité d’un domaine. Par exemple, le département informatique de l’Université Qualtrics voudra peut-être utiliser uniquement compsci.quni.edu, et pas l’intégré du domaine quni.edu.
Attention : ajouter un domaine d’expéditeur personnalisé permettra à n’importe quel utilisateur de votre entreprise de distribuer des e-mails à partir de n’importe quelle adresse e-mail provenant de ce domaine. Qualtrics ne recommande pas d’ajouter des domaines d’entreprise principaux (par ex. monentreprise.com) et suggère plutôt d’enregistrer un sous-domaine (par ex. enquetes.monentreprise.com ou recherche.monentreprise.com).

AJOUTER UN DOMAINE D’EXPÉDITEUR PERSONNALISÉ

Un Administrateur d’entreprise devra suivre les étapes indiquées sur la page d’administration de Qualtrics. Lorsque Qualtrics génère des informations DNS à l’étape 7, l’Administrateur d’entreprise doit alors partager ces informations avec l’équipe informatique de son entreprise, qui configurera l’enregistrement MX et/ou TXT avec les informations DNS qui lui ont été fournies.

La façon dont votre équipe informatique s’y prend pour mettre en place ces registres variera selon votre entreprise. Cependant, lorsqu’ils accèdent aux paramètres de messagerie de l’entreprise, les experts informatiques (souvent appelés « administrateurs de domaine ») doivent rechercher des mots clés comme « DNS » ou « domaines ». Ils apercevront alors l’option de créer des enregistrements de type « MX » ou « TXT ».

Attention : Qualtrics génère une clé DKIM personnalisée unique chaque fois que l’Administrateur d’entreprise configure un domaine dans l’outil. Même si l’enregistrement MX du domaine a précédemment été configuré, l’équipe informatique de votre entreprise devra configurer l’enregistrement DNS avec la clé DKIM pour terminer la configuration. Ce flux de travail protège vos domaines afin que seule votre entreprise puisse les utiliser avec les distributions Qualtrics.

Pour obtenir un taux d’envoi et d’ouverture élevé, les e-mails de Qualtrics répondent à toutes les normes d’authentification d’e-mails. L’une d’elles, SPF (Sender Policy Framework – norme de vérification du nom de domaine de l’expéditeur d’un e-mail), vérifie si les adresses IP de Qualtrics sont autorisées à envoyer des e-mails à partir de l’adresse donnée. Cette adresse est connue sous les noms de « Return-Path », « enveloppe-émetteur » et « Mail-From ». Afin que tous les e-mails soient conformes à la norme SPF, l’adresse bounces@bounces.qemailserver.com est utilisée comme enveloppe-émetteur.

Astuce Qualtrics : Si votre configuration nécessite l’utilisation d’un domaine personnalisé comme enveloppe-émetteur, veuillez inclure les adresses IP de Qualtrics dans votre enregistrement SPF en ajoutant « include:_spf.qemailserver.com ». Si le domaine possède des adresses IP de Qualtrics dans sa SPF, l’adresse d’expéditeur est utilisée comme enveloppe-émetteur.
Attention : L’utilisation de bounces@bounces.qemailserver.com comme enveloppe-émetteur permet à Qualtrics de collecter des messages renvoyés asynchrones, rendant les statistiques d’envoi de vos distributions complètes.
  1. Accédez à la page Administration.
  2. Accédez à l’onglet Paramètres de l’entreprise.
  3. Accédez à la section des domaines d’expéditeur personnalisés située en bas.
  4. Cliquez sur Ajouter.
  5. Saisissez le domaine que vous souhaitez utiliser.

    Astuce Qualtrics : vous pouvez modifier les paramètres du sélecteur DKIM et de taille de clé pour contrôler la génération de la clé DKIM.
  6. Cliquez sur Ajouter.
  7. La fenêtre affichera les enregistrements MX/DKIM. Copiez la configuration DNS affichée dans la fenêtre contextuelle ; assurez-vous de copier les informations incluses dans les colonnes Domaine, Type et Valeur.

    Astuce Qualtrics : il se peut que vous n’aperceviez qu’un seul champ lorsque vous complétez cette étape. Par exemple, si vous n’apercevez que les informations TXT, il y a de fortes chances que votre enregistrement MX soit déjà correctement configuré.
  8. Envoyez à votre équipe informatique les informations DNS copiées à l’étape 7.
  9. Cette équipe informatique doit mettre en place des enregistrements TXT publics avec les informations DKIM sur le site Web de votre fournisseur de domaine.
    Astuce Qualtrics : avec les enregistrements TXT, certains fournisseurs de domaines exigent d’entourer le contenu avec des guillemets. Par exemple, v=DKIM1; k=rsa; p=MIGf doit être saisi comme suit : « v=DKIM1; k=rsa; p=MIGf ».
  10. Votre équipe informatique doit également s’assurer qu’elle a créé un enregistrement MX dans le DNS.
    Astuce Qualtrics : si vous possédez déjà un dossier MX, vous n’avez pas à vous soucier de cette étape. Vous pouvez valider votre configuration MX en utilisant la boîte à outils MX (EN). Vous verrez également que le domaine est marqué comme étant Vérifié sous MX si cet enregistrement existe et est valide.
  11. Cliquez sur Activer.
    Astuce Qualtrics : jusqu’à 24 heures peuvent être nécessaires pour que les enregistrements soient visibles pour Qualtrics, à cause du délai de propagation DNS.

MESSAGES D’ERREUR

Vous trouverez ci-dessous quelques messages d’erreur courants que vous pourriez recevoir lors de cette configuration et la marche à suivre pour résoudre le problème. Veuillez noter qu’il peut prendre jusqu’à 24 heures pour que les enregistrements soient visibles pour Qualtrics, à cause du délai de propagation DNS.

  • Aucun enregistrement MX valide présent dans la ressource DNS : le MX n’a pas été configuré correctement.
    Astuce Qualtrics : Qualtrics ne nécessite pas d’enregistrement MX spécifique. Il vérifie simplement qu’un enregistrement MX est défini pour le domaine. Vous pouvez valider votre configuration MX en utilisant la boîte à outils MX (EN).
  • Impossible de récupérer la clé de domaine à partir de l’enregistrement de ressource DNS : l’enregistrement DNS n’est pas configuré correctement. Par exemple, vous l’avez peut-être configuré avec le mauvais sous-domaine.
  • Échec de validation de l’enregistrement de ressource DNS pour la clé DKIM : l’enregistrement DNS a été trouvé, mais il ne correspond pas à la clé privée sur notre plateforme. Il se peut qu’une entrée DNS différente soit utilisée ou qu’une erreur soit survenue lors du copier-coller de la valeur. Le nom de domaine et la valeur sont disponibles dans la fenêtre contextuelle Activer. Assurez-vous qu’il s’agit d’un enregistrement TXT. (Consultez l’étape 7 ci-dessus.)

PRÉCISER UNE ADRESSE D’EXPÉDITEUR PAR DÉFAUT

Une fois que vous avez configuré votre domaine d’expéditeur personnalisé, vous pouvez demander qu’une adresse d’expéditeur par défaut soit ajoutée à votre marque en contactant l’assistance Qualtrics (EN). L’adresse d’expéditeur par défaut sera préremplie dans toutes les diffusions pour tous les utilisateurs de votre marque. L’adresse d’expéditeur sera également utilisée pour envoyer des e-mails de collaboration et des déclencheurs d’e-mails, ainsi que pour recevoir des messages de retour.

Configurer un relais SMTP

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol – protocole simple de transfert de courrier) est un protocole qui vous permet de transférer tous les e-mails de Qualtrics sur votre propre serveur de messagerie avant de les envoyer automatiquement à vos destinataires depuis votre serveur (et en utilisant vos propres domaines de messagerie).

Attention : seuls les clients disposant d’une licence de marque peuvent configurer un relais SMTP avec Qualtrics. Veuillez consulter votre Commercial Qualtrics pour savoir si votre licence est admissible. Sachez que l’Administrateur d’entreprise d’une licence est la seule personne capable de demander la configuration d’un relais SMTP pour votre licence.

CONFIGURATION D’UNE CONNEXION SMTP

Pour vous connecter à votre serveur de messagerie par l’intermédiaire de SMTP, votre Administrateur d’entreprise aura besoin de recueillir les informations ci-dessous, puis de contacter l’assistance Qualtrics (EN).  Avant d’entrer en contact avec Qualtrics, veuillez vous assurer que les informations suivantes sont facilement accessibles :

  • Adresse IP ou domaine (obligatoire)
  • Port du serveur (obligatoire)
  • Nom d’utilisateur (généralement requis, en fonction de la configuration de votre serveur. Pour des raisons de sécurité, nous vous recommandons de disposer d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe spécifiques à l’accès de Qualtrics.)
  • Mot de passe (généralement requis, selon la configuration de votre serveur.)

De plus, vous pouvez ajouter un détail supplémentaire en option :

  • l’adresse d’expéditeur par défaut qui doit être utilisée pour les e-mails sortants. Par défaut, les e-mails proviennent de l’adresse utilisée lors de la configuration des diffusions dans Qualtrics. L’adresse d’expéditeur sera également utilisée pour envoyer des e-mails de collaboration et des déclencheurs d’e-mails, ainsi que pour recevoir des messages de retour.

AUTRES ÉLÉMENTS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION

Bien que cela ne soit pas obligatoire, nous vous recommandons vivement de mettre les plages d’adresses IP de Qualtrics sur liste blanche (EN) afin de limiter les éventuels autres problèmes d’envoi.

Le serveur SMTP doit être un serveur de messagerie prenant en charge un haut volume et capable :

  • de gérer plusieurs connexions simultanées en provenance de Qualtrics
  • d’envoyer plusieurs e-mails par seconde (un temps de réponse <150 ms est souhaitable)
  • de répondre à nos demandes

Si vous avez des questions sur la conformité de votre serveur avec ces spécifications, contactez le service informatique de votre entreprise.

Domaines de messagerie valides

Les domaines d’e-mail valides sont utilisés pour déterminer quelles adresses e-mail les utilisateurs peuvent utiliser lors de leur inscription à Qualtrics avec votre marque.

Astuce Qualtrics : les marques avec auto-inscription, où les utilisateurs peuvent s’inscrire par l’intermédiaire d’une URL, sont concernées, ainsi que les marques avec SSO (EN). Cela n’affecte pas les comptes dans lesquels les utilisateurs doivent effectuer les demandes de compte auprès des administrateurs.

Les domaines de messagerie valides sont définis au niveau de l’ensemble de la marque. Ils ne peuvent pas être limités à un seul utilisateur.

Un Administrateur d’entreprise peut ajouter des domaines de messagerie valides en contactant l’assistance Qualtrics.

SOUS-DOMAINES

Vous pouvez préciser des sous-domaines si vous ne souhaitez pas utiliser l’intégralité d’un domaine. Par exemple, le département informatique de l’Université Qualtrics voudra peut-être utiliser uniquement compsci.quni.edu, et pas l’intégré du domaine quni.edu.

Mots clés

En parcourant cette page, vous rencontrerez plusieurs termes techniques. Cette section a pour but d’aider à clarifier le nom de chacun de ces paramètres et quelques autres noms communs.

Avertissement : l’assistance Qualtrics ne peut pas configurer ces fonctionnalités pour votre entreprise. Vous devez faire appel à un membre de l’équipe informatique de votre entreprise pour faire modifier ces paramètres sur le site Web de votre fournisseur de domaine.
  • DomainKeys Identified Mail (DKIM) : DKIM utilise la cryptographie de clé publique pour authentifier le message, l’envoyer et vérifier que le contenu du message n’a pas été altéré. Considérez ceci comme un « sceau électronique » sur votre e-mail.
  • Domain Name System (DNS) : un enregistrement DNS indique que votre domaine existe. Il existe de nombreux types d’enregistrements DNS, notamment MX et TXT.
  • Mail Exchanger (MX) : un type d’enregistrement DNS qui permet aux destinataires de savoir qu’un domaine peut recevoir des e-mails. Pour en savoir plus sur les enregistrements MX, consultez la page d’assistance Éviter à vos e-mails d’être identifiés comme courriers indésirables (EN).
  • Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) : un relais SMTP envoie d’abord tous les courriers Qualtrics à votre serveur, puis envoie les courriers de votre serveur aux participants de votre choix.
  • Sender Policy Framework (SPF) : un moyen d’autoriser les e-mails. Un enregistrement SPF peut être configuré pour que votre domaine personnalisé soit l’enveloppe-émetteur de vos e-mails.
  • Enregistrement TXT : un type d’enregistrement DNS qui vous permet d’établir un enregistrement publié en validant les droits de votre domaine à délivrer du courrier d’une certaine manière. Les enregistrements TXT peuvent contenir un grand nombre d’informations différentes, notamment DKIM et SPF.
  • Liste blanche : vous pouvez mettre sur liste blanche les adresses e-mail ou les plages d’adresses IP. La liste blanche vous permet d’indiquer à votre fournisseur de messagerie que vous faites confiance au courrier provenant de ces sources, et peut améliorer considérablement les envois de vos e-mails. Consultez Mettre les serveurs de Qualtrics sur liste blanche (EN) pour savoir comment nous mettre en liste blanche.

Cryptage TLS

Astuce Qualtrics : bien que ces informations soient particulièrement utiles pour les utilisateurs ayant configuré un relais SMTP, tous les e-mails envoyés depuis des serveurs Qualtrics utilisent le cryptage STARTTLS.

TLS signifie Transport Layer Security (sécurité de la couche transport), et correspond au chiffrement des messages échangés entre les serveurs afin que les tiers ne puissent pas « lire sans autorisation » les messages échangés. TLS garantit que vos informations sont sécurisées et que seul le serveur prévu (par ex., l’adresse e-mail contactée) recevra ces messages.

Qualtrics utilise STARTTLS ou un cryptage TLS opportuniste. Cela signifie que si le serveur de réception prend en charge le cryptage TLS, nous crypterons un message lors de son envoi. Si le serveur de réception ne prend pas en charge le cryptage TLS, nous l’enverrons tout de même sans cryptage. Vérifiez auprès de votre équipe informatique que vos paramètres sont à jour, car la sécurité est renforcée lorsque les deux serveurs sont dotés du cryptage TLS.