Gérer des contacts dans une liste de distribution

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Astuce : XM Directory est une amélioration de Target Audience, avec des modifications de l’interface utilisateur (IU) effectuées pour s’intégrer plus facilement à Qualtrics XM Platform. Si vous n’avez pas XM Directory et que vous souhaitez vous procurer un accès, contactez votre commercial.

À propos de la gestion des contacts dans une liste de distribution

Une fois que vos contacts ont été téléchargés dans une liste de distribution, vous pouvez modifier leurs informations, les supprimer de la liste, les inscrire et les désinscrire, et bien plus encore.

Astuce : pour plus d’informations sur les options de liste de distribution (EN) et la création d’une liste de distribution (EN), consultez les liens vers les pages d’assistance.

Menu Informations de contact

Lorsque vous sélectionnez un contact, un menu contenant des informations à son sujet s’ouvre sur la droite.

Les informations du menu sont presque exactement les mêmes que celles du menu Informations sur les contacts dans l’onglet Contacts du répertoire (EN), sauf indication contraire ci-dessous.

Attributs

La section Attributs contient des informations de contact et des informations modifiables. L’état Inscrit indique si le contact est inscrit dans la liste de distribution, et non dans le répertoire complet.

Les modifications apportées aux informations de contact seront également reflétées dans le répertoire.

Cette section contient également des données intégrées enregistrées dans le contact. Ici, les valeurs peuvent être modifiées en les mettant en surbrillance ou en cliquant dessus.

Listes

Cette section contient uniquement des informations pour les listes de distribution autres que celle que vous consultez. Par exemple, si vous consultez la Liste de distribution 1, mais que le contact est également dans la Liste de distribution 2, alors seule la Liste de distribution 2 apparaîtra dans cette section. Si le contact est uniquement dans la Liste de distribution 1, cette section sera vide.

Statistiques

La section Statistiques du contact contient des informations sur le nombre de fois où le contact a reçu des invitations, et quand il les a reçues. Ces informations s’appliquent uniquement aux invitations envoyées à cette liste de distribution. Si le contact appartient à une autre liste de distribution, ces statistiques seront exclues.

Chronologie

La chronologie des points de contact affiche uniquement les données du contact pour cette liste de distribution spécifique. Par exemple, si Dorothy figure dans trois listes de contacts différentes et qu’elle a reçu une invitation à une enquête différente pour chaque liste de distribution, seules l’invitation et la réponse à l’enquête de la liste de distribution sélectionnée seront affichées.

Sinon, cette chronologie (EN) fonctionne exactement comme elle le fait dans l’onglet Répertoire, y compris le fait qu’elle est inaccessible lorsque vous sélectionnez plusieurs contacts à la fois.

Actions de contact

Les actions de contact sont accessibles en cliquant sur l’engrenage à côté du nom d’un contact dans le menu. Vous pouvez également modifier plusieurs contacts dans la liste en sélectionnant les contacts avec les cases à cocher à gauche, puis en utilisant la liste déroulante utilisant une icône d’engrenage tout à droite.

Actions pour un seul utilisateur sélectionné

Image illustrant un seul contact sélectionné et la liste déroulante à droite développée

  • Modifier : modifier les détails du contact, tels que le nom, l’adresse e-mail et les données intégrées.
  • Ajouter à la liste : vous permet d’ajouter ou de supprimer les contacts sélectionnés d’une autre liste (EN).
    Astuce : vous souhaitez combiner le contenu de deux listes en une seule ? C’est la meilleure méthode pour fusionner des listes de distribution.
  • Retirer de la liste : supprimer le contact sélectionné de la liste de distribution. Ce contact existera toujours dans le répertoire.
  • Désinscrire du répertoire : désactiver le contact hors du répertoire complet.
  • Supprimer le contact : supprimer le contact du répertoire complet.
    Avertissement : la suppression d’un contact supprimera définitivement du répertoire le contact et ses données. Aucune réponse fournie aux enquêtes par ce contact ne sera supprimée, mais la réponse ne sera plus associée au contact. Cette action est définitive.
    Image illustrant une fenêtre avec le message : « La suppression de ce contact supprimera définitivement le contact et ses données du répertoire. Aucune réponse fournie aux enquêtes ne sera supprimée, mais la réponse ne sera plus associée au contact. Cette action est définitive. »

Actions pour plusieurs utilisateurs sélectionnés

Image illustrant plusieurs contacts sélectionnés et la liste déroulante à droite développée

  • Ajouter à une autre liste : vous permet d’ajouter ou de supprimer les contacts sélectionnés d’une autre liste (EN).
    Astuce : vous souhaitez combiner le contenu de deux listes en une seule ? C’est la meilleure méthode pour fusionner des listes de distribution.
  • Actualiser les données intégrées : étant donné que XM Directory contient chaque contact de votre organisation, un certain temps peut s’écouler avant que les modifications apportées aux données intégrées n’apparaissent sur le site. Ces modifications se chargeront toujours si vous disposez de suffisamment de temps, mais si vous remarquez que quelque chose ne s’affiche pas, vous pouvez actualiser vos données intégrées pour accélérer le processus.
  • Modifier les données intégrées (EN) : modifier les données intégrées.
    Astuce : vous souhaitez ajouter des données collectées à partir de vos enquêtes en tant que données intégrées à vos contacts ? Essayez d’utiliser un déclencheur de liste de contacts (EN).
  • Désinscrire de la liste/Inscrire dans la liste (EN) : inscrire ou désinscrire les contacts sélectionnés de la liste. Les contacts peuvent être désinscrits à des niveaux différents. Visitez cette page d’assistance (EN) pour voir comment ces niveaux interagissent les uns avec les autres.
    Astuce : lorsqu’un destinataire identifie votre e-mail comme indésirable, il peut être désinscrit de la liste, bien qu’il ne soit pas désinscrit du répertoire. Consultez Éviter à vos e-mails d’être identifiés comme courriers indésirables (EN) pour plus de détails.
  • Retirer de la liste : supprimer les contacts sélectionnés de la liste de distribution. Ces contacts existeront toujours dans le répertoire.
Attention : l’icône d’outil à gauche a des options similaires, mais elle ne modifie pas uniquement le contact sélectionné. Elle modifie chaque contact de la liste de distribution. Pour modifier uniquement le contact sélectionné, sélectionnez le menu déroulant tout à droite !
Image illustrant les différences entre les options du menu outil de gauche et celles du menu de droite

Modifier tous les contacts de la liste de distribution

La liste déroulante tout à gauche vous permet d’exporter vos contacts ou de modifier chaque contact de la liste.

Image illustrant la liste déroulante du menu Outil de gauche qui indique le nombre de contacts dans la liste entière à côté

Ces actions comprennent :

  • Exporter les contacts (EN) : vous permet d’exporter l’ensemble de la liste de distribution.
  • Ajouter à une autre liste (EN) : vous permet d’ajouter ou de supprimer les contacts de la liste de distribution d’une autre liste.
    Astuce : vous souhaitez combiner le contenu de deux listes en une seule ? C’est la meilleure méthode pour fusionner des listes de distribution.
  • Actualiser les données intégrées (EN) : étant donné que XM Directory contient chaque contact de votre organisation, un certain temps peut s’écouler avant que les modifications apportées aux données intégrées n’apparaissent sur le site. Ces modifications se chargeront toujours si vous disposez de suffisamment de temps, mais si vous remarquez que quelque chose ne s’affiche pas, vous pouvez actualiser vos données intégrées pour accélérer le processus.
  • Modifier les données intégrées (EN) : modifier les données intégrées.
    Astuce : vous souhaitez ajouter des données collectées à partir de vos enquêtes en tant que données intégrées à vos contacts ? Essayez d’utiliser un déclencheur de liste de contacts (EN).
  • Désinscription et inscription (EN) : inscrire ou désinscrire tous les contacts de la liste.
  • Retirer de la liste : retirer tous les contacts de la liste. Votre liste de distribution sera vide. Ces contacts existeront toujours dans le répertoire.
Astuce : pour modifier uniquement les contacts sélectionnés, utilisez la liste déroulante avec une icône d’engrenage tout à droite (EN).

Importer des mises à jour vers une liste existante

Parfois, vous pouvez souhaiter mettre à jour les informations de plusieurs contacts à la fois. Vous pouvez mettre à jour les informations de contact en masse en suivant les étapes ci-dessous :

  1. Dans votre liste de contacts, cliquez sur l’icône de clé à molette.
    Image de l’icône de clé à molette utilisée pour exporter les contacts
  2. Sélectionnez Exporter les contacts et exportez vos contacts au format CSV.
  3. Ouvrez le fichier CSV sur votre ordinateur.
  4. Dans le fichier, modifiez les informations que vous souhaitez mettre à jour et enregistrez vos modifications.
    Image d’un fichier CSV servant à modifier les champs de contact

    Attention : ne modifiez pas les valeurs dans la colonne ContactID (Identifiant de contact) ! Ce champ est utilisé pour identifier les contacts existants. Vous ne pouvez pas utiliser ContactID pour créer de nouveaux contacts. Il ne peut être utilisé que pour mettre à jour des contacts existants.
  5. Dans votre liste de contacts, cliquez sur Ajouter des contacts à la liste.
    Image du bouton Ajouter des contacts à la liste avec l’option Télécharger un fichier sélectionnée
  6. Sélectionnez Télécharger un fichier.
  7. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur.
    Image du bouton Parcourir pour sélectionner un fichier pour télécharger des contacts.
  8. Utilisez la fenêtre Vérifier les champs pour vérifier que les bons champs de contact sont importés.
    Image de l’écran de vérification des champs
  9. Cliquez sur Ajouter des contacts.

Modifier les données intégrées

Un contact

Pour modifier les valeurs des données intégrées pour un seul contact, cliquez simplement dans un champ et saisissez les valeurs souhaitées. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Contacts multiples ou Tous les contacts

Lorsque vous sélectionnez plusieurs contacts à la fois ou que vous utilisez la clé à molette pour sélectionner tous les contacts sur la gauche, vous sélectionnerez Modifier les données intégrées ou une valeur de données intégrées.

Ensuite, la fenêtre Détails du contact s’ouvrira.

Image illustrant la fenêtre Détails du contact

  1. Cliquez sur une valeur pour la modifier.
  2. Sélectionnez un champ de contact différent ou des données intégrées à modifier à l’aide de la liste déroulante ou des flèches.
  3. Enregistrez vos modifications en cliquant sur Terminer.
Astuce : vous pouvez modifier les valeurs des données intégrées, mais également en modifier le nom. Pour ce faire, allez dans les Options du répertoire (EN).

Modifier les colonnes d’informations de contact

Astuce : si vous ne voyez pas les options de personnalisation des colonnes d’informations de contact affichées ici, et que vous souhaitez passer à une nouvelle expérience XM Directory, contactez votre représentant de la satisfaction clientèle.

Vous pouvez modifier les colonnes des informations de contact incluses par défaut dans toutes les listes de distribution et dans le répertoire.

Astuce : ce sont les colonnes de contact par défaut pour votre compte dans un répertoire spécifique. Si vous les modifiez dans le répertoire, puis passez à des listes de distribution, les mêmes colonnes s’afficheront. Si vous avez plusieurs répertoires (EN), vous pouvez créer une disposition de colonnes distincte pour chaque répertoire.
  1. Une fois à l’intérieur du répertoire ou d’une liste de distribution, cliquez sur l’icône Modifier à droite des colonnes des informations de contact.
    Image illustrant l’icône crayon tout à droite des colonnes servant aux modifications
  2. Cliquez sur l’icône Réorganiser l’attribut pour glisser-déposer les colonnes.
    Image illustrant un clic et un glisser-déposer de la colonne E-mail du haut vers le bas L’icône de glisser-déposer a une infobulle « Réorganiser l’attribut ».
  3. Ou utilisez les flèches pour ajuster manuellement l’ordre d’apparition.
    Image illustrant les éléments numérotés : la barre de recherche est à gauche, au-dessus de la liste des colonnes Sur la droite, chaque colonne possède des boutons pour la déplacer et un X pour la supprimer.
  4. Recherchez et cliquez sur les champs à gauche pour les ajouter à la liste des colonnes que vous souhaitez inclure.
  5. Cliquez sur le X à côté d’un champ pour le supprimer de la liste des colonnes.
  6. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
Astuce : cliquez sur Réinitialiser aux valeurs par défaut pour revenir à la liste de colonnes par défaut : Statut, Prénom, Nom, Adresse e-mail, Identifiant de référence et Langue.
Astuce : cet éditeur ajuste simplement les colonnes que vous voyez par défaut ; il n’ajoutera pas ou ne supprimera pas de données des informations d’un contact.

Image illustrant les colonnes pouvant être incluses

Astuce : pour savoir comment certains de ces champs personnalisables par défaut (Langue, Adresse e-mail, Numéro de téléphone, etc.) doivent être formatés, consultez Création de listes de distribution (EN).
Astuce : si vous avez accès à une version limitée de XM Directory dans votre organisation (par exemple, aucun répertoire, contacts uniquement), les champs décrits comme étant disponibles dans l’ensemble du répertoire sont en fait spécifiques à la liste de distribution. Si votre organisation dispose d’un accès complet à XM Directory, vous verrez les détails présents dans tout le répertoire, que vous ayez l’autorisation d’afficher celui-ci ou non.
  • Statut : indique si le contact est inscrit ou non à la liste de distribution/au répertoire.
  • Prénom et nom : le prénom et le nom du contact.
  • Adresse e-mail : l’adresse e-mail du contact.
  • Identifiant de référence : la colonne Référence externe de données que vous avez remplie lors du téléchargement d’une liste de distribution.
  • Langue : le code de langue à deux lettres qui spécifie la langue des messages envoyés au répondant, dans le cas où vous téléchargez des traductions pour vos e-mails (EN).
  • Créé : date à laquelle le contact a été téléchargé pour la première fois dans le répertoire.
  • Dernière modification : date à laquelle le contact a été modifié pour la dernière fois.
  • Numéro de téléphone : le numéro de téléphone du contact.
  • Temps de réponse moyen : le temps moyen qu’il a fallu au répondant pour répondre à chaque invitation d’enquête envoyée, en minutes. Cela inclut toutes les réponses qu’ils ont remplies à partir d’enquêtes envoyées à partir de listes de distribution dans le répertoire.
  • Dernier e-mail : la dernière fois qu’un e-mail a été envoyé à cette adresse. Cela inclut les e-mails envoyés au contact à partir de différentes listes de distribution. Les e-mails ayant été envoyés mais renvoyés à l’expéditeur sont comptabilisés, mais les e-mails non envoyés ne sont pas comptabilisés. Il s’agit du dernier e-mail envoyé à partir d’une liste de distribution du répertoire.
  • Dernière invitation reçue : la dernière invitation à une enquête (sans compter les e-mails de rappel, de remerciement ou non liés à une enquête) envoyée à cette adresse. Cela inclut les e-mails envoyés au contact à partir de différentes listes de distribution. Les e-mails ayant été envoyés mais renvoyés à l’expéditeur sont comptabilisés, mais les e-mails non envoyés ne sont pas comptabilisés. Il s’agit de la dernière invitation envoyée à partir d’une liste de distribution du répertoire.
  • Dernière réponse : la dernière réponse à l’enquête complétée par ce contact. Seules les réponses complètes, et non les réponses partielles (EN) ou les réponses en cours (EN), sont incluses. Il s’agit de la dernière réponse envoyée à partir d’une liste de distribution du répertoire.
  • Taux de réponse : le pourcentage d’invitations envoyées au contact effectivement complétées. Le pourcentage est indiqué sous forme de taux, 50 % deviennent donc 0,5. Seules les réponses complètes, et non les réponses partielles (EN) ou les réponses en cours (EN), sont incluses. Il s’agit d’un taux de réponse à l’échelle du répertoire, pas seulement pour les réponses à l’enquête envoyées à partir de la liste de distribution sélectionnée.
  • Nombre total d’e-mails : le nombre total d’e-mails envoyés au contact à partir de n’importe quelle liste de distribution du répertoire. Cela inclut les e-mails d’invitation, de rappel, de remerciement et sans lien vers une enquête.
  • Nombre total d’invitations : le nombre total d’invitations (sans compter les e-mails de rappel, de remerciement ou non liés à une enquête) envoyées à ce contact à partir de n’importe quelle liste de distribution du répertoire.
  • Nombre total de réponses : le nombre total de réponses à l’enquête que le contact a complété, quelle que soit la liste de distribution du répertoire à laquelle l’invitation à l’enquête a été envoyée.
  • Toutes les données intégrées énumérées dans l’organisation.

Épingler des colonnes

Vous pouvez épingler une colonne pour la placer automatiquement au début de la liste.

Astuce : vous pouvez supprimer des colonnes épinglées.
  1. Passez la souris sur l’en-tête de la colonne que vous souhaitez épingler.
    Image illustrant des colonnes de contact, par exemple Nom, Adresse e-mail
  2. Cliquez sur l’engrenage.
    Image illustrant l’engrenage à côté de la colonne ouvrant un petit menu
  3. Cliquez sur Épingler la colonne.
  4. Remarquez comment la colonne est déplacée et séparée des colonnes précédentes.
    Image illustrant la colonne épinglée déplacée tout à gauche

Retirer des colonnes

Vous pouvez retirer une colonne dans l’éditeur, mais vous pouvez également retirer une colonne en cliquant sur l’engrenage à côté de l’en-tête et en sélectionnant Retirer la colonne.

Image illustrant l’option Retirer la colonne sous l’engrenage