Boîte d’envoi

Sur cette page:

Astuce : XM Directory est une amélioration de Target Audience, avec des modifications de l’interface utilisateur (IU) effectuées pour s’intégrer plus facilement à Qualtrics XM Platform. Si vous n’avez pas XM Directory et que vous souhaitez vous procurer un accès, contactez votre commercial.

À propos de la boîte d’envoi

La boîte d’envoi contient toutes sortes d’informations utiles sur les distributions que vous avez envoyées par le passé. Ici, vous pouvez annuler ou modifier les distributions futures, suivre les e-mails renvoyés à l’expéditeur, et bien plus encore.

Vous pouvez accéder à la boîte d’envoi en cliquant sur l’onglet Distributions.

Sections de la boîte d’envoi

Selon les types de distributions que vous pouvez envoyer, votre boîte d’envoi peut être divisée en différentes sections.

Image illustrant la partie supérieure gauche d’une boîte d’envoi, avec trois boutons dont les noms figurent dans les puces ci-dessous

Astuce : vous n’aurez accès qu’aux sections correspondant aux types de distributions que vous êtes autorisé à envoyer. Si vous êtes administrateur de l’organisation et que vous souhaitez en savoir plus sur ces options, contactez votre commercial ou votre représentant de la satisfaction clientèle. Une fois que vous avez accès à certaines fonctions, vous pouvez contrôler quels utilisateurs de votre licence peuvent les utiliser en ajustant les autorisations d’utilisateur, de groupe ou de division.

Informations sur la distribution

Lorsque vous cliquez sur une distribution, un menu sur la droite révèle des informations supplémentaires sur cette distribution.

Image illustrant un clic sur une distribution pour faire apparaître plus d’informations à droite

Distributions planifiées

La section Distributions planifiées affiche les distributions que vous avez planifiées mais qui n’ont pas encore été envoyées.

  • Date de distribution : la date à laquelle la distribution doit être envoyée.
  • Objet : l’objet de l’e-mail.
  • Messages à envoyer : le nombre de messages à envoyer. Ce nombre doit être le même que le nombre de contacts uniques dans la liste de distribution.
  • Enquête à envoyer : le nom de l’enquête à envoyer par e-mail.
  • Destinataires : le nom de l’échantillon, de la liste de distribution ou de la personne à laquelle la distribution est envoyée.
  • Distributions associées : si des e-mails de rappel ou de remerciement sont envoyés, ils seront répertoriés ici par le nom de la distribution. Si vous consultez un e-mail de rappel ou de remerciement planifié, l’invitation à l’enquête sera répertoriée ici.
  • Modifier la distribution : cliquez sur cette option pour modifier la distribution, y compris les destinataires et le contenu du message.
  • Annuler la distribution : cliquez sur cette option pour empêcher l’envoi de la distribution.

Les e-mails de rappel et de remerciement planifiés ont les mêmes informations dans leur menu d’informations de distribution, à l’exception des champs Messages à envoyer et Enquête à envoyer.

Distributions envoyées

La section Distributions envoyées contient toutes les distributions envoyées par le passé et tous les liens uniques (EN).

  • Date de distribution : la date à laquelle la distribution a été envoyée.
  • Objet : l’objet de l’e-mail.
  • Enquête envoyée : le nom de l’enquête envoyée par e-mail.
  • Destinataires : le nom de l’échantillon, de la liste de distribution ou de la personne à laquelle la distribution est envoyée.
  • Réponses et taux de réponse : le nombre de réponses reçues et le pourcentage de contacts ayant répondu.
  • Taille de distribution : combien de contacts figurent dans la liste de distribution ou dans l’échantillon cible.
  • E-mails envoyés, ignorés, renvoyés, échoués, dupliqués ou ouverts : consultez Historique de distribution ci-dessous.
  • Enquêtes démarrées ou terminées : consultez Historique de distribution ci-dessous.
  • Distributions associées : si des e-mails de rappel ou de remerciement sont envoyés, ils seront répertoriés ici par le nom de la distribution. Si vous consultez un e-mail de rappel ou de remerciement planifié, l’invitation à l’enquête sera répertoriée ici.

Les e-mails de base (c.-à-d. les e-mails sans enquête) affichent les mêmes informations, à l’exclusion des informations liées aux enquêtes. Cela signifie que les enquêtes terminées et démarrées, le taux de réponse et les réponses ne sont pas inclus.

Les liens uniques affichent les mêmes informations, à l’exclusion du nom de l’enquête et des informations liées aux e-mails (p. ex. le nombre d’e-mails renvoyés à l’expéditeur et d’e-mails ignorés).

Actions de distribution

Dans le coin supérieur droit du menu d’informations de distribution se trouve le bouton Actions. Les actions possibles varient en fonction du type de distribution.

Dans le menu de distribution se trouve la liste déroulante Actions

E-mails planifiés

  • Modifier la distribution : cliquez ici pour modifier la distribution, y compris les destinataires et le contenu du message.
  • Envoyer un rappel : envoyer un e-mail pour rappeler aux participants n’ayant pas terminé de finir l’enquête.
  • Envoyer un remerciement : envoyer un e-mail remerciant les répondants ayant terminé l’enquête.
  • Télécharger l’historique : consultez l’historique de distribution.
  • Annuler et supprimer la distribution : cliquez sur cette option pour empêcher l’envoi de la distribution.

Les e-mails planifiés qui ne sont pas des invitations à une enquête ont uniquement les options Modifier et Annuler.

E-mails envoyés

  • Afficher la distribution : afficher l’e-mail qui a été envoyé.
  • Envoyer un rappel : envoyer un e-mail pour rappeler aux participants n’ayant pas terminé de finir l’enquête.
  • Envoyer un remerciement : envoyer un e-mail remerciant les répondants ayant terminé l’enquête.
  • Télécharger l’historique : consultez l’historique de distribution.
  • Supprimer la distributioncliquez sur cette option pour supprimer tout l’historique de la distribution. Cela ne supprimera pas les réponses à l’enquête.

Les e-mails envoyés qui ne sont pas des invitations n’ont pas d’options de rappel et de remerciement.

Les liens uniques n’ont que les options Télécharger l’historique et Supprimer la distribution.

Envoyer un rappel

Pour aider à augmenter les taux de réponse, vous pouvez effectuer un suivi auprès des répondants qui n’ont pas répondu à leur enquête en envoyant un e-mail de rappel. Les e-mails de rappel ne sont envoyés qu’aux participants qui n’ont pas encore terminé l’enquête et incluent le même lien individuel pour la session d’enquête de ce destinataire. Si les participants ont déjà commencé l’enquête, ils continueront là où ils l’ont laissée.

Les rappels ne peuvent être envoyés qu’aux personnes ayant reçu une invitation à une enquête.

  1. Dans l’onglet Distributions, cliquez sur la distribution à laquelle vous souhaitez envoyer un rappel.
    Image illustrant comment envoyer un rappel à partir de la liste déroulante des actions
  2. Cliquez sur Actions tout à droite.
  3. Cliquez sur Envoyer un rappel.
  4. Choisissez si vous souhaitez envoyer cette distribution plus tard ou maintenant.
    Image illustrant comment sélectionner l’heure à laquelle envoyer le message

    Astuce : si vous choisissez par accident de l’envoyer plus tard, vous pouvez apporter des modifications à la distribution, notamment l’annuler ou la modifier lors de l’envoi. Une fois qu’une distribution est envoyée, elle ne peut pas être récupérée.
  5. Cliquez sur Continuer.
  6. Saisissez une adresse e-mail d’expéditeur.
    Image illustrant la rédaction d’un e-mail de rappel

    Astuce : vous pouvez utiliser le nom de votre choix (p. ex. MonEntreprise@qemailserver.com), mais le domaine doit être approuvé par Qualtrics. La légitimité de votre e-mail est ainsi améliorée et les risques de rejet sont réduits. Si votre organisation a configuré un domaine de messagerie personnalisé (EN), cette option apparaîtra également.
  7. Saisissez un nom d’expéditeur.
  8. Saisissez une adresse e-mail de retour.
  9. Saisissez un sujet.
  10. Rédigez votre message. Ou cliquez sur la liste déroulante des messages pour choisir un message enregistré dans votre bibliothèque.
    Astuce : consultez notre section sur la personnalisation des e-mails.
  11. Si vous le souhaitez, cliquez sur Envoyer un e-mail test pour envoyer cet e-mail à une adresse e-mail de votre choix.
    Image illustrant l’option Envoyer un e-mail test ouvrant une fenêtre dans laquelle une adresse e-mail peut être saisie
  12. Cliquez sur Continuer.
  13. Révisez le contenu. Cliquez sur Modifier à côté de n’importe quel champ pour revenir en arrière et apporter des modifications. Vous ne pouvez pas changer qui reçoit le rappel ou l’enquête envoyée.
    Image illustrant le bouton Envoyer des rappels en bleu en haut à droite
  14. Lorsque vous êtes prêt à lancer la distribution, cliquez sur Envoyer des rappels.

Envoyer un remerciement

Pour montrer à vos répondants que vous appréciez leur participation, vous pouvez leur envoyer un e-mail de remerciement. Ces e-mails sont uniquement envoyés aux répondants dans votre distribution ayant terminé et envoyé leur enquête.

Les remerciements ne peuvent être envoyés qu’aux personnes ayant reçu une invitation à une enquête.

Astuce : plutôt que d’envoyer tous les e-mails de remerciement en même temps, vous pouvez configurer vos options d’enquête (EN) pour envoyer des e-mails de remerciement individuels automatiquement lorsque les répondants terminent l’enquête.
  1. Dans l’onglet Distributions, cliquez sur la distribution à laquelle vous souhaitez envoyer un remerciement.
    Image illustrant comment envoyer un remerciement à partir du menu Actions
  2. Cliquez sur Actions tout à droite.
  3. Cliquez sur Envoyer un remerciement.
  4. Choisissez si vous souhaitez envoyer cette distribution plus tard ou maintenant.
    Image illustrant comment choisir quand l’e-mail sera envoyé

    Astuce : si vous choisissez par accident de l’envoyer plus tard, vous pouvez apporter des modifications à la distribution, notamment l’annuler ou la modifier lors de l’envoi. Une fois qu’une distribution est envoyée, elle ne peut pas être récupérée.
  5. Cliquez sur Continuer.
  6. Saisissez une adresse e-mail d’expéditeur.
    Image illustrant la rédaction d’un e-mail de remerciement

    Astuce : vous pouvez utiliser le nom de votre choix (p. ex. MonEntreprise@qemailserver.com), mais le domaine doit être approuvé par Qualtrics. La légitimité de votre e-mail est ainsi améliorée et les risques de rejet sont réduits. Si votre organisation a configuré un domaine de messagerie personnalisé, cette option apparaîtra également.
  7. Saisissez un nom d’expéditeur.
  8. Saisissez une adresse e-mail de retour.
  9. Saisissez un sujet.
  10. Rédigez votre message. Ou cliquez sur la liste déroulante des messages pour choisir un message enregistré dans votre bibliothèque.
    Astuce : consultez notre section sur la personnalisation des e-mails.
  11. Si vous le souhaitez, cliquez sur Envoyer un e-mail test pour envoyer cet e-mail à une adresse e-mail de votre choix.
    Image illustrant l’option Envoyer un e-mail test ouvrant une fenêtre dans laquelle une adresse e-mail peut être saisie
  12. Cliquez sur Continuer.
  13. Révisez le contenu. Cliquez sur Modifier à côté de n’importe quel champ pour revenir en arrière et apporter des modifications. Vous ne pouvez pas changer qui reçoit le rappel ou l’enquête envoyée.
    Image illustrant le bouton Envoyer des remerciements en haut à droite
  14. Lorsque vous êtes prêt à lancer la distribution, cliquez sur Envoyer les remerciements.

Télécharger l’historique

Vous pouvez télécharger une feuille de calcul contenant des liens et des statuts d’enquête ainsi que d’autres informations sur le répondant. Cliquez simplement sur la distribution dont vous souhaitez consulter l’historique, puis sur Actions et sur Télécharger l’historique.

Image illustrant l’option Télécharger l’historique dans la liste déroulante Actions

Astuce : cette option est disponible pour les invitations à une enquête, les e-mails de rappel, les e-mails de remerciement, les invitations par SMS et les distributions WhatsApp.

Colonnes

L’historique de distribution comprend les éléments suivants pour chaque répondant :

  • Identifiant de la réponse : le code d’identification unique attribué à chaque réponse enregistrée. Ce champ ne sera rempli qu’une fois que le destinataire aura terminé son enquête.
  • Nom : le nom de famille du destinataire tel qu’il apparaît dans la liste de contacts.
  • Prénom : le prénom du destinataire tel qu’il apparaît dans la liste de contacts.
  • Référence externe de données : la référence externe de données du destinataire, telle qu’elle apparaît dans la liste de contacts. Ce champ n’est pas obligatoire.
  • Adresse e-mail : l’adresse e-mail du destinataire.
  • Statut : le statut actuel de l’invitation à l’enquête du répondant. Consultez la section Statuts de la distribution ci-dessous pour plus de détails.
  • Date de fin : la date et l’heure auxquelles le destinataire a terminé l’enquête.
  • Lien : le lien de l’enquête personnelle du destinataire.
  • Expiration du lien : la date et l’heure d’expiration du lien de l’enquête du destinataire (pour ceux n’ayant pas terminé l’enquête).
    Astuce : vous remarquerez peut-être qu’un lien ne fonctionne pas même s’il n’a pas expiré. Cela est dû à l’expiration de la réponse dans les paramètres des réponses incomplètes à l’enquête (EN) ou de la date de disponibilité de l’enquête (EN).
  • ID contact : l’identifiant du contact au niveau du répertoire, quelle que soit la liste de distribution.
  • ID de recherche : l’identifiant d’un contact spécifique dans une liste de distribution spécifique.
  • ID de transaction : si cette distribution fait partie d’un lot de transactions (EN), ce champ répertorie l’identifiant de transaction.
  • ID de la règle de fréquence de contact : l’identifiant interne de la règle de fréquence de contact, si celle-ci est en vigueur pour cette distribution.
  • Fréquence de contact dépassée : indique si la distribution a dépassé les règles de fréquence de contact pour le contact. Ce champ aura une valeur TRUE (la distribution a dépassé les règles de fréquence de contact, par conséquent le contact n’a pas reçu la distribution) ou FALSE (la distribution n’a violé aucune règle de fréquence de contact).
  • Canal : indique le canal utilisé pour la distribution, c’est-à-dire SMS, WhatsApp ou e-mail.

Statuts de la distribution

Les statuts suivants apparaissent à la fois dans les informations de distribution et dans l’historique de distribution pouvant être téléchargé.

  • E-mails envoyés : le nombre d’e-mails ayant quitté le serveur Qualtrics.
    Astuce : une fois qu’un e-mail a quitté notre serveur, nous ne pouvons garantir que cet e-mail ne sera pas affecté par des filtres ou des listes noires définis par le destinataire.
  • E-mails ignorés : le nombre de répondants (ou d’e-mails) qui n’ont pas été livrés en raison de contacts ayant déjà reçu le nombre maximum d’e-mails ou d’invitations dans le délai établi par votre administrateur de l’organisation.
    Astuce : le nombre maximum d’e-mails ou d’invitations peut uniquement être défini avec XM Directory via l’utilisation des règles de fréquence de contact.
  • E-mails renvoyés : le nombre d’e-mails n’ayant pas atteint la boîte de réception du destinataire. Un e-mail peut être renvoyé pour différentes raisons : l’adresse e-mail n’existe pas, le serveur du destinataire a un pare-feu de haute sécurité, la boîte de réception du destinataire est pleine, le serveur du destinataire est hors ligne, etc.
  • Échec des e-mails : le nombre d’e-mails n’ayant pas quitté nos serveurs. La cause la plus courante d’un échec d’envoi est un mauvais format d’adresse e-mail, comme une @ manquante. Ce nombre n’inclut pas les e-mails renvoyés à l’expéditeur.
  • E-mails bloqués : le nombre d’e-mails en double détectés. Les doublons sont des e-mails avec exactement le même message, le même objet et le même destinataire qu’un autre e-mail envoyé. Si votre liste de contacts contient plusieurs fois la même adresse, des doublons peuvent être identifiés, et le service d’envoi de Qualtrics n’enverra pas ces e-mails afin d’empêcher une identification comme indésirable. Consultez la page Options du répertoire (EN) pour obtenir de l’aide sur la consolidation des doublons.
    Astuce : disons que vous avez des clients qui évaluent trois produits différents en leur possession. Si vous ajoutez le même destinataire dans la liste de contacts trois fois avec une valeur de données intégrées différente pour chaque produit, et prenez soin d’insérer ces données intégrées dans votre e-mail (EN), les doublons seront envoyés normalement. Cela est dû au fait que la différence dans les données intégrées différencie suffisamment les e-mails pour qu’ils ne soient pas identifiés comme indésirables.
    Astuce : si vous devez renvoyer un message au même utilisateur (par exemple, s’il a perdu son e-mail/lien), vous pouvez copier le lien dans l’historique de distribution et le lui envoyer manuellement, ou vous pouvez lui renvoyer un e-mail en modifiant légèrement le message/l’objet. La modification du message/de l’objet empêchera l’identification du message comme indésirable.
  • E-mails ouverts : le nombre de contacts ayant ouvert l’e-mail dans leur boîte de réception.
  • Enquêtes commencées : le nombre d’enquêtes pour lesquelles le destinataire a au moins cliqué sur le lien, mais n’a pas terminé l’enquête.
  • Enquêtes terminées : le nombre de destinataires qui ont terminé l’enquête.
  • Réclamations : le nombre de notifications que les serveurs Qualtrics reçoivent du fournisseur de messagerie lorsqu’un destinataire clique sur « Signaler comme courrier indésirable » (ou équivalent) pour un e-mail généré par Qualtrics.
    Attention : tous les fournisseurs de messagerie n’envoient pas de rapports aux serveurs Qualtrics, donc le nombre réel peut être supérieur.

Statuts exclusifs à l’historique téléchargé

Il s’agit de statuts apparaissant uniquement dans l’historique de distribution pouvant être téléchargé. La colonne de statut dans l’historique de distribution vous permet de contrôler le statut actuel de chaque destinataire, et voir qui n’a pas reçu l’e-mail ou qui a déjà commencé l’enquête. Vous trouverez ci-dessous une liste descriptive des statuts possibles.

  • Session expirée : le destinataire a commencé l’enquête, mais ne l’a pas terminée dans le temps imparti. Ce statut s’affiche également pour les réponses qui ont été éliminées, mais pas enregistrées (EN), et pour les réponses partielles supprimées quand l’option « Supprimer les réponses en cours après 1 semaine » est activée dans les Options de l’enquête (EN).
  • Expulsé : le destinataire a été supprimé de l’enquête à l’aide de la fonction supplémentaire Expulser (EN). Ce statut comprend le nom spécifié de l’expulsion. Vous ne verrez cet état qu’après que l’enquête a été fermée (ou « mise en pause »).
  • Réponse partiellement terminée : ce statut s’affiche lorsque le répondant a fourni une réponse partielle. Cela signifie qu’il n’a jamais terminé sa réponse et que la session de l’enquête a expiré (EN) avant qu’il n’ait pu terminer ou que vous avez choisi en tant que propriétaire de l’enquête de fermer sa réponse (EN) avant qu’il n’ait pu terminer.

Annuler et supprimer la distribution

Avertissement : une fois qu’une distribution est supprimée, elle ne peut plus être récupérée.

Vous pouvez supprimer des distributions dans le menu Actions.

Image illustrant comment supprimer la distribution dans le menu Actions

  • Supprimer une distribution planifiée :
    • annule la distribution.
  • Supprimer une distribution envoyée par le passé :
    • efface la distribution de votre boîte d’envoi. Cela vous empêchera d’effectuer des actions, y compris l’envoi de rappels ou de remerciements ;
    • supprimera la distribution de l’historique des contacts dans le répertoire (EN) ;
    • ne supprimera aucune réponse des enquêtes enregistrées avec cette distribution ;
    • ne supprimera aucune liste de diffusion, aucun échantillon ou aucun contact.