Étape 3 : Personnalisation des options et téléchargement des participants

Options relatives aux participants

Toutes les enquêtes 360 ne sont pas identiques, c’est pourquoi différentes options sont nécessaires pour répondre aux objectifs du projet. Ceux-ci sont déterminés avant le lancement du projet et configurés dans la section Options de l’onglet Participants. Avant de définir ces options, les questions clés à se poser sont les suivantes :

• Par qui souhaitez-vous faire évaluer vos personnes évaluées ?
• Comment souhaitez-vous sélectionner les évaluateurs des personnes évaluées ?

Nous présentons ci-dessous quelques-unes des options les plus couramment utilisées, ainsi que leur fonction.

• La personne évaluée s’auto-évalue : La personne évaluée doit s’auto-évaluer. Il est courant de ne sélectionner que cette option et aucune autre lorsque l’administration importe à la fois la liste des personnes évaluées et celle des évaluateurs.
• Les managers approuvent les nominations : Il s’agit d’une option pour les managers, située en haut des options pour les participants. Si vous laissez les personnes évaluées choisir leurs propres évaluateurs, cette option permet aux managers de contrôler les personnes autorisées à évaluer leurs rapports subordonnés. Si une personne évaluée choisit un évaluateur qui ne la connaît pas très bien ou qui ne correspond pas aux normes que le Manager a en tête, ce dernier peut rejeter la nomination.
  Astuce : Cette option est assortie de plusieurs paramètres d’e-mail, ce qui vous permet de choisir d’avertir le Manager des nouvelles nominations, de permettre aux objets de contacter leur Manager lorsqu’ils ont fini de nommer des évaluateurs, ou d’envoyer un e-mail à la personne évaluée lorsque les nominations sont rejetées. Vous pouvez également personnaliser les courriels envoyés en cliquant sur Courriel à côté d’une option que vous avez choisie.

• L’Objet ne peut pas supprimer les nominations définies par les managers ou les admins : Ce paramètre empêche les objets de supprimer les évaluateurs téléchargés pour eux par un administrateur (c’est-à-dire vous), ou sélectionnés par un Manager (si vous avez également activé l’option Les managers peuvent choisir les évaluateurs ). Les personnes évaluées peuvent toujours supprimer les candidatures qu’elles ont elles-mêmes déposées.
• L’objet désigne les évaluateurs : Permet aux personnes évaluées de choisir leurs évaluateurs. Vous pouvez également spécifier l’endroit où l’Objet sélectionne les évaluateurs. Nous vous conseillons de télécharger tous vos évaluateurs dans le projet et de sélectionner Toute personne dans l ‘évaluation, ou de vous assurer que les membres concernés de votre organisation sont téléchargés dans le répertoire, et de sélectionner Toute personne dans le répertoire. Vous pouvez ensuite limiter le nombre de personnes pouvant être ajoutées à partir de ces lieux par le biais de métadonnées.
  Astuce : L’option “Toute personne ne faisant pas actuellement l’objet d’une évaluation” n’est pas couramment utilisée, car elle permet aux personnes évaluées d’ajouter qui elles veulent à votre répertoire des employés, ce qui peut entraîner des duplicatas. Cette technologie ne doit jamais être utilisée si votre organisation dispose d’un SSO.
• Permettre aux personnes évaluées de choisir des liens : Si vous permettez aux objets de choisir la personne qui les évalue, vous devriez presque toujours leur permettre de définir également leur lien avec l’évaluateur. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser l’option Autoriser uniquement les liens de types spécifiés pour limiter les liens que les personnes évaluées peuvent sélectionner.

Voir la page d’aide sur les options des participants pour plus de détails sur les options des participants qui ne sont pas couvertes ici.

Importer des participants

Personne évaluée

La première étape lors de l’ajout de participants sera toujours d’importer les personnes évaluées. Les informations minimales requises pour l’importation d’une personne évaluée sont FirstName, LastName,Email et UniqueIdentifier. Tout autre champ de métadonnées à utiliser dans l’Enquête ou les Rapports (par exemple, Département, Titularisation, etc.) est facultatif. Pour plus d’informations sur le téléchargement du fichier d’exemple et son importation, voir la section Préparation du fichier d’objets.

Dossier des évaluateurs

Les évaluateurs sont généralement ajoutés à votre projet de deux manières différentes : soit en ayant des évaluateurs prédéterminés, soit en important un groupe d’évaluateurs.

La méthode des évaluateurs prédéterminés est en relation avec le premier exemple de la section Options, les personnes Objet et les évaluateurs étant prédéterminés. Pour cette configuration, le fichier de l’évaluateur est configuré avec les rubriques suivantes : FirstName, LastName, E-mail de l’évaluateur, EvaluatorUniqueIdentifier, SubjectUniqueIdentifier et Lien. Il est utile de rappeler que chaque champ de ce fichier concerne l’évaluateur : le nom et le prénom de l’évaluateur, son identifiant et son E-mail, l’identifiant de l’objet évalué par l ‘évaluateur et le lien de l’évaluateur avec l’objet. Le champ SubjectUniqueIdentifier est ce qui relie l’évaluateur au sujet dans la plateforme, et le lien affecte la façon dont le retour d’information est affiché dans le rapport. Ces champs sont essentiels pour que votre rapport de la personne évaluée fonctionne comme prévu.

Si vous laissez les personnes évaluées désigner leurs évaluateurs, vous devez télécharger une liste d’évaluateurs parmi lesquels elles peuvent choisir. Dans ce cas, le fichier de l’évaluateur doit contenir le FirstName, le Lastname, l’E-mail de l’évaluateur et l’EvaluatorUniqueIdentifier, mais il n’est pas nécessaire qu’il contienne un lien avec un sujet puisque le sujet déterminera la relation et créera le lien au cours de son processus de nomination.

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