Étape 3 : personnalisation de vos flux de travail et téléchargement des participants

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Flux de travail

Les enquêtes 360 ne sont pas toutes identiques, il faut donc des flux de travail différents pour répondre aux objectifs du projet. Ils sont déterminés avant que le projet démarre et sont configurés dans la section  Options  de l’onglet  Participants . Consultez la page d’assistance Options des participants (EN) pour connaître la liste complète.

Les questions clés que vous devez vous poser sont :

  • Par qui souhaitez-vous faire évaluer vos personnes évaluées ?
  • Comment souhaitez-vous sélectionner les évaluateurs des personnes évaluées ?

Vous trouverez ci-dessous trois exemples de flux de travail. En fonction du flux de travail configuré, le téléchargement du participant peut prendre différentes formes.

  • L’évalué s’auto-évalue et n’ajoute aucune nomination. Cette configuration est également courante lorsque l’administrateur importe les listes des personnes évaluées et des évaluateurs. 
  • L’évalué s’auto-évalue, et ne peut nommer que des évaluateurs connus (les participants déjà dans l’évaluation) et vous définissez des exigences spécifiques de nomination dans le menu  Définir les conditions requises pour nomination. 
  • L’évalué s’auto-évalue et peut nommer des évaluateurs connus et inconnus, mais vousactivez  Le manager approuve les évaluations afin de maintenir un certain contrôle sur les évaluateurs. 

Importer des participants

FICHIER DES PERSONNES ÉVALUÉES

La première étape lors de l’ajout de participants sera toujours d’importer les personnes évaluées. Les informations minimum requises pour l’importation d’une personne évaluée sont  « FirstName » (Prénom), « LastName » (Nom) et « Email » (E-mail). Les autres champs de métadonnées (EN) à utiliser dans l’enquête ou les rapports (par ex., département, ancienneté, etc.) sont facultatifs. Pour plus d’informations sur le téléchargement du fichier d’exemple et son importation, consultez la section Préparer votre fichier des personnes évaluées (EN).

FICHIER DES ÉVALUATEURS

Les évaluateurs sont généralement ajoutés à votre projet de deux manières différentes : soit en ayant des évaluateurs prédéterminés, soit en important un pool d’évaluateurs.

La méthode des évaluateurs prédéterminés se rapporte au premier exemple de la section  Flux de travail , où les personnes évaluées et les évaluateurs sont prédéterminés. Pour ce flux de travail, le fichier des évaluateurs est configuré avec les rubriques suivantes : « FirstName » (Prénom), « LastName » (Nom), « Evaluator Email » (Adresse e-mail de l’évaluateur), « SubjectEmail » (Adresse e-mail de la personne évaluée)  et  « Relationship » (Relation) . Il est utile de rappeler que tous les champs de ce fichier concernent l’évaluateur : le nom et prénom de l’évaluateur, l’adresse e-mail de l’évaluateur, l’adresse e-mail de la personne évaluée que l’évaluateur évalue et la relation de l’évaluateur avec la personne évaluée. Le champ  Adresse e-mail de la personne évaluée  est ce qui relie l’évaluateur à la personne évaluée dans la plateforme et la relation affecte la manière dont le feedback s’affiche dans le rapport. Ces champs sont essentiels pour que votre rapport de la personne évaluée fonctionne comme prévu.

Astuce : « Manager » et  « DirectReport » (Rapport direct)  sont des relations bidirectionnelles (par ex., si Jeff est téléchargée en tant que manager de Bob, Bob sera automatiquement reconnu comme étant un rapport direct de Jeff). Cela détermine le manager de la personne évaluée si des tâches administratives sont définies dans Options des participants (EN) ou si le manager doit voir le rapport de la personne évaluée du rapport direct. Lorsqu’un manager est importé, il est affecté à la sous-section Manager de l’onglet  Participants . Toutes les autres relations fonctionnent dans les deux sens (par ex., si Jeff est téléchargée en tant que collègue, pair, etc., de Bob, Bob sera également répertorié comme étant le collègue, pair, etc. de Jeff). Les trois relations par défaut dans Qualtrics sont « Manager », « Colleague » (collègue) et « DirectReport » (Rapport direct). Les autres relations peuvent être incluses dans le fichier d’importation et créeront une relation personnalisée (EN) lors de l’importation. 

La méthode d’importation d’un pool d’évaluateurs est en lien avec le deuxième exemple de la section Flux de travail , où une liste téléchargée de participants est utilisée pour l’évaluateur afin de faire ses nominations. Dans ce scénario, le fichier des évaluateurs contient « FirstName » (Prénom), « LastName » (Nom) et « Evaluator Email » (Adresse e-mail de l’évaluateur), mais il ne doit pas contenir de lien vers une personne évaluée, puisque la personne évaluée déterminera la relation et créera la connexion pendant le processus de nomination.

Astuce : si vous souhaitez que les managers effectuent des tâches administratives ou regardent des rapports, mais ne soient pas obligés d’évaluer leur rapport direct, importez d’abord votre fichier des évaluateurs et dans le fichier des personnes évaluées, ajoutez un champ spécifiquement intitulé « Manager-ID » (ID du manager)  avec la valeur définie pour chaque adresse e-mail du manager de la personne évaluée.