Étape 1 : préparation de votre enquête Employee Engagement

Sur cette page:

Avant de nous connecter à Qualtrics pour construire notre projet Employee Engagement, nous devons préparer les questions de notre enquête, la liste des participants et les e-mails. Cette section vous guidera dans la préparation de votre contenu.

Élaborer le contenu de votre projet

La première étape pour construire votre projet Employee Engagement consiste à déterminer les questions que vous aimeriez poser. Lorsque vous élaborez le contenu de votre enquête sur l’engagement, souvenez-vous qu’il est préférable que l’enquête reste aussi concise et simple que possible et que les questions soient axées sur des comportements spécifiques sur lesquels vous pouvez agir pour améliorer l’expérience des collaborateurs. Trois groupes de questions sont généralement utilisés : des questions qui mesurent l’engagement ou d’autres indicateurs axés sur le comportement sur lesquels vous souhaitez agir, des questions de feedback à réponse libre et des questions démographiques (si nécessaire).

  • Questions à échelle: ces questions doivent constituer la majeure partie de votre enquête sur l’engagement. Ces enquêtes comprennent généralement entre 30 et 50 énoncés axés sur l’expérience des collaborateurs et demandent aux participants d’évaluer leur niveau d’engagement. Tous les énoncés doivent être regroupés en catégories ou thèmes spécifiques qui forment une vue holistique de l’expérience du collaborateur. Certaines catégories peuvent inclure « Communication », « Reconnaissance », « Leadership de l’entreprise », etc. Vous devrez également vous assurer que l’enquête contient 3 à 5 questions qui mesurent spécifiquement l’engagement des collaborateurs.
  • Questions Saisie de texte: les questions de saisie de texte vous permettent de recueillir des commentaires ouverts de la part des évaluateurs. Nos clients les plus performants utilisent des questions de saisie de texte pour collecter des feedbacks spécifiques qui leur permettent d’approfondir les résultats de leur enquête sur l’engagement.
  • Données démographiques: vous pouvez intégrer des données démographiques dans votre projet Employee Engagement de deux manières :
    • En obtenant des données démographiques à partir de votre base de données HRIS (système d’information sur les ressources humaines) et les incluant au téléchargement de votre liste des participants. Il est conseillé de ne poser des questions démographiques dans votre enquête que si vous ne pouvez pas obtenir les données à partir de votre système HRIS.
    • En incluant des questions permettant de collecter des données démographiques dans l’enquête. Les questions démographiques sont généralement des questions à choix multiples et collectent des informations telles que l’ancienneté, l’emplacement du bureau, la langue et le sexe.

Cliquez ici (EN) pour télécharger des exemples de questions. Cliquez ici (EN) pour obtenir des recommandations sur les meilleures pratiques de nos experts.

Déterminer la bonne hiérarchie de votre projet

Pour tirer le meilleur parti des rapports grâce à nos tableaux de bord, vous devez créer la hiérarchie de votre organisation sur la plateforme Qualtrics. Une hiérarchie précise permet d’autoriser facilement les tableaux de bord et de filtrer les réponses de votre enquête sur l’engagement. Vous utiliserez une hiérarchie parent-enfant ou basée sur le niveau (EN) pour structurer votre organigramme.

parent-enfant basée sur le niveau
Fréquence d’utilisation : Plus souvent utilisé Parfois utilisé
Moment où elle est recommandée : Lorsque chaque collaborateur est sous la responsabilité directe d’un autre Lorsque la structure organisationnelle ne correspond pas à la relation traditionnelle entre le responsable et le collaborateur, comme un emplacement ou une répartition fonctionnelle.
Nécessaire pour la configuration : ID du collaborateur et du responsable Niveaux en cascade de la structure organisationnelle

 

Une fois que vous avez sélectionné le type de hiérarchie qui convient le mieux à votre organisation, vous devrez commencer à compiler les données nécessaires à la saisie de la hiérarchie dans Qualtrics. Téléchargez le modèle ci-dessous correspondant au style de hiérarchie que vous souhaitez utiliser.

EXEMPLE DE LA HIÉRARCHIE PARENT-ENFANT :

Cliquez ici (EN) pour accéder au modèle du fichier de la hiérarchie parent-enfant.

EXEMPLE DE LA HIÉRARCHIE BASÉE SUR LE NIVEAU :

Cliquez ici (EN) pour accéder au modèle du fichier de la hiérarchie basée sur le niveau.

FORMATER VOTRE FICHIER DE DONNÉES DE TÉLÉCHARGEMENT DES PARTICIPANTS

Lors de la configuration de vos fichiers de données des participants, chaque participant est inscrit sur une ligne du fichier. Les trois premières colonnes du fichier indiqueront le prénom, le nom et l’adresse e-mail du participant. Les autres colonnes du fichier contiendront des métadonnées ou des variables supplémentaires relatives aux informations des participants. Ces métadonnées peuvent être utilisées pour créer la hiérarchie de votre organisation ou pour les filtres dans le tableau de bord.

  • Métadonnées relatives à la hiérarchie parent-enfant: chaque ligne de collaborateur doit inclure l’« ID de collaborateur » du collaborateur et l’ID de collaborateur de son responsable (« ID du responsable »). Ces deux ID sont saisis dans deux colonnes différentes, mais fonctionnent ensemble pour créer la hiérarchie.
  • Métadonnées relatives à la hiérarchie basée sur le niveau : ces métadonnées varieront d’une organisation à une autre. Les valeurs des colonnes seront plus variées au fur et à mesure que d’autres colonnes seront ajoutées. Généralement, la colonne du premier niveau indiquera les informations de division du collaborateur, le deuxième niveau, le nom du département dans les divisions et un autre niveau comprendra les noms des équipes dans ces départements.
  • Métadonnées supplémentaires: les valeurs des métadonnées couramment ajoutées au fichier de données des participants à utiliser avec les filtres du tableau de bord comprennent l’emplacement, l’ancienneté, le groupe d’âge ou la génération et le sexe.

Pour plus d’informations sur le formatage du fichier de données des participants, consultez la section Créer et télécharger votre fichier de participants de l’étape 3 ici. Pour plus d’informations, consultez la page d’assistance Préparer votre fichier de participants pour l’importation (EN).

Élaborer la communication de l’enquête

Après avoir créé les questions de votre enquête et préparé votre modèle de hiérarchie, vous devrez rédiger les messages pour inviter les collaborateurs à participer à votre projet Employee Engagement. La plupart des projets comporteront un e-mail d’invitation et deux messages de rappel.

Lorsque vous rédigez les communications de votre projet, nous vous conseillons d’inclure quelques éléments clés pour vous assurer que vos collaborateurs savent à quoi s’attendre lorsqu’ils participent au projet Employee Engagement. Utilisez la liste ci-dessous pour vous assurer que vos e-mails sont complets.

LISTE DES ÉLÉMENTS À INCLURE DANS LES MESSAGES

  • La durée prévue du projet
  • La date de clôture du projet
  • Un bref énoncé sur l’objectif du projet et les principaux résultats des précédents programmes
  • Un énoncé sur le seuil d’anonymat du projet et la confidentialité de celui-ci
  • Un lien vers le projet
  • Une adresse e-mail interne et des coordonnées pour toute question relative au projet

Cliquez ici (EN) pour télécharger des exemples de messages d’invitation et de rappel du projet sur l’engagement. Pour plus d’informations concernant les messages, consultez la page d’assistance Présentation des e-mails (EN).

Créer le calendrier d’un projet

La dernière étape de la préparation de votre projet Example Engagement consiste à créer un calendrier pour le lancement de votre projet. Utilisez le tableau ci-dessous pour vous aider à définir les tâches de votre projet sur l’engagement, à attribuer des dates cibles et à suivre la réalisation.

Tâche du projet Date Durée de la tâche suggérée
Finaliser les questions et les catégories du projet *Finalisée généralement entre 3 à 4 semaines avant le lancement du projet *Entre 2 à 5 heures généralement
Finaliser le contenu des e-mails du projet *Finalisée généralement entre 3 à 4 semaines avant le lancement du projet *Entre 1 à 2 heure(s) généralement
Construire votre projet sur l’engagement dans Qualtrics *Finalisée généralement 2 semaines avant le lancement du projet *Entre 1 à 2 heure(s) généralement
Créer vos e-mails dans Qualtrics *Finalisée généralement 2 semaines avant le lancement du projet *Moins d’une heure généralement
Créer et importer votre fichier de la liste des participants ou de la hiérarchie *Finalisée généralement 1 à 2 semaine(s) avant le lancement du projet *Peut prendre jusqu’à 5 à 8 heures
Test de délivrabilité : envoyer les invitations de test *Finalisée généralement 1 semaine avant le lancement du projet *Moins d’une heure généralement
Contrôle qualité de votre projet, de vos messages et de votre hiérarchie *Doit être fait 1 à 2 semaine(s) avant le lancement *Moins d’une heure généralement
Invitations au projet envoyées Date de lancement du projet
Rappel du projet envoyé *La plupart des clients envoient 2 à 3 rappels pendant la collecte
Tableau de bord élaboré *Démarré, en général, immédiatement après le lancement du projet *Entre 2 à 3 heures généralement
Projet fermé *La plupart des clients clôturent les enquêtes 2 semaines après le lancement du projet
Tableaux de bord publiés ou partagés *La plupart des clients partagent les tableaux de bord peu de temps après la fermeture du projet, généralement dans un délai de 2 semaines

Vous pouvez télécharger le tableau ci-dessus ici et le personnaliser pour votre projet.