Gestion de la distribution des e-mails

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À propos de la gestion de la distribution des e-mails

Une fois que vous avez envoyé des e-mails d’invitation à des enquêtes via Qualtrics (EN), un bloc s’affiche ; il contient vos informations de distribution et les actions que vous pouvez effectuer dessus. Vous pouvez y voir les détails de votre distribution, envoyer des e-mails de rappel et de remerciement (EN), annuler ou supprimer des distributions et télécharger l’historique de distribution. Ces différentes options vous permettent de gérer la distribution de vos emails et de suivre la progression.

Présentation des informations et des options de distribution

Chaque fois qu’une distribution d’e-mails est programmée pour être envoyée, elle est enregistrée en tant que bloc de distribution distinct dans la section E-mails. Dans chaque bloc de distribution, vous trouverez des informations pertinentes sur le statut des enquêtes et des e-mails distribués.

Paramètres de distribution des e-mails

  1. E-mail à la liste de contacts : la personne ou la liste de contacts à laquelle votre distribution a été envoyée et le nombre total de contacts dans la distribution.
    Astuce : dans cet exemple, la date de création de la liste de contacts figure dans son nom. Il ne s’agit pas de la date à laquelle la distribution a été envoyée ou programmée.
  2. Envoyée le/Programmée pour : la date et l’heure d’envoi de la distribution. Si la distribution n’a pas encore été envoyée, l’heure programmée est indiquée en bleu. Le fuseau horaire correspondra à celui défini dans votre compte.
  3. E-mails envoyés : le nombre actuel d’e-mails délivrés par rapport à la distribution totale.
    Attention : parfois, la distribution indiquera un plus grand nombre d’e-mails envoyés que ce qui s’affiche dans l’historique des e-mails téléchargés. Cela se produira lorsque les membres de la liste de contacts qui étaient, à l’origine, des destinataires, auront été supprimés. Les contacts supprimés n’apparaîtront pas dans les téléchargements, mais la suppression des contacts n’a aucun effet sur les statistiques des e-mails envoyés.
  4. Échec d’envoi des e-mails : le nombre d’e-mails qui n’ont pas quitté nos serveurs. La cause la plus courante d’un échec d’envoi est un mauvais format d’adresse e-mail, comme une @ manquante. Ce nombre n’inclut pas les messages de retour.
  5. Enquêtes commencées : le nombre d’enquêtes pour lesquelles le destinataire a au moins cliqué sur le lien, mais n’a pas envoyé l’enquête.
  6. Enquêtes terminées : le nombre d’enquêtes envoyées dans la distribution qui ont été soumises.
  7. E-mails renvoyés : le nombre d’e-mails qui ont été rejetés par le serveur du destinataire.
    Astuce : il existe deux types de messages renvoyés : les non-remises définitives et les non-remises temporaires. Les non-remises définitives sont des e-mails qui ne peuvent pas être délivrés pour une raison permanente. Cela peut inclure une adresse e-mail qui n’existe pas, le serveur du destinataire qui n’accepte pas les e-mails ou le domaine qui n’est pas un véritable domaine de messagerie. Les non-remises temporaires sont des e-mails qui ne peuvent pas être délivrés pour une raison temporaire. La boîte de réception du destinataire peut être pleine, l’e-mail peut être trop volumineux ou le serveur de messagerie du destinataire peut être temporairement indisponible. Qualtrics tente automatiquement de renvoyer les messages temporairement non-remis après un certain temps.
  8. E-mails dupliqués : le nombre d’e-mails en double dont l’envoi est empêché. Les e-mails dupliqués sont des e-mails avec exactement le même message et le même destinataire qu’un autre e-mail envoyé. Par exemple, si votre liste de contacts contient plusieurs fois la même adresse e-mail, des doublons peuvent être identifiés, et le service d’envoi de Qualtrics n’enverra pas ces e-mails afin d’empêcher une identification comme spam de l’ensemble de votre distribution. Consultez la page Modifier les contacts dans une liste (EN) pour vous aider à consolider les doublons dans votre liste de contacts.
  9. Réclamations : le nombre de notifications que les serveurs Qualtrics reçoivent du fournisseur de messagerie lorsqu’un destinataire clique sur « Signaler comme indésirable » (ou équivalent) pour un e-mail provenant de Qualtrics. Pour plus d’informations, consultez la page Éviter à vos e-mails d’être identifiés comme courriers indésirables (EN).
    Attention : tous les fournisseurs de messagerie n’envoient pas de rapports aux serveurs Qualtrics, le nombre réel peut donc être supérieur.
    Astuce : votre e-mail risque davantage d’être bloqué ou placé dans un dossier de courrier indésirable si vous envoyez des distributions à des adresses e-mail de mauvaise qualité. Assurez-vous de savoir qui sont vos destinataires (EN).
  10. Menu Actions : lorsque vous cliquez sur la flèche déroulante, les options suivantes s’affichent :
    • Modifier la distribution : cette option n’apparaît que si vous avez programmé l’envoi de votre distribution à une date future. Modifiez le message de votre e-mail, vos destinataires, etc.
    • Afficher la distribution : cette option n’apparaît que si la distribution des e-mails a déjà été faite. Ici, vous pouvez consulter le message que vous avez envoyé, y compris les options avancées que vous avez sélectionnées.
    • Programmer un rappel (EN) : programmez un e-mail de rappel à envoyer à vos répondants qui n’ont pas encore terminé l’enquête.
    • Programmer un remerciement (EN) : programmez un e-mail de remerciement à envoyer à tous les répondants ayant terminé l’enquête.
    • Télécharger l’historique : téléchargez les liens, les expirations de liens et le statut de toutes les adresses e-mail de la distribution. Consultez la page Statuts de distribution (EN) pour obtenir une liste de tous les statuts possibles et leur signification.
    • Annuler la distribution : cette option n’apparaît que si la distribution des e-mails est programmée dans le futur. Cette option annule la distribution pour qu’elle ne soit jamais envoyée.
    • Interrompre et supprimer la distribution : cette option n’apparaît que si la distribution des e-mails a été lancée et est toujours en cours d’envoi. Cela vous donne la possibilité de supprimer la distribution avant qu’elle ne soit envoyée. Vous n’avez que le temps nécessaire à l’envoi de l’e-mail avant que cette option ne disparaisse.
    • Supprimer la distribution : cette option n’apparaît que si la distribution des e-mails a déjà été faite. La suppression d’une distribution supprime les liens sur lesquels personne n’a encore cliqué.
Astuce : pour plus d’informations sur les statuts des e-mails, tels que les e-mails envoyés, renvoyés ou échoués, consultez la page Statuts de distribution (EN).

Vue standard et vue compacte

Toutes les informations similaires, y compris la liste déroulante des actions de distribution, peuvent être visualisées sous une forme plus compacte, semblable à une liste. Utilisez les icônes en haut à droite pour basculer entre la vue standard et une vue sous forme de liste.

Un gif des icônes de menu général en haut à droite. Lorsque vous cliquez sur les lignes plus fines à droite, les distributions violettes disparaissent et sont remplacées par des listes de contacts

Afficher et modifier une distribution

Selon que votre distribution a déjà été envoyée, vous pourrez soit visualiser le message qui a été envoyé, soit le modifier avant qu’il ne soit diffusé.

Afficher des distributions envoyées

Si votre e-mail a déjà été envoyé, vous ne pourrez pas y apporter de modifications, mais vous pourrez voir à quelle liste de contacts il a été diffusé, quand il a été envoyé, quel message a été utilisé et les autres paramètres que vous avez pu appliquer.

Cliquez sur le menu déroulant à droite du bloc de distribution et sélectionnez Afficher la distribution.

Afficher votre distribution

Vous pourrez afficher tous les détails du message envoyé, y compris les e-mails d’expédition et de réponse, l’heure à laquelle il a été envoyé, l’objet, le message dans son intégralité et toutes les options avancées supplémentaires que vous avez définies.

Attention : si vous avez utilisé un message de la bibliothèque (EN) enregistré dans votre e-mail, mais avez modifié le message après l’envoi de la distribution, lorsque vous affichez la distribution, vous voyez la dernière version enregistrée du message au lieu du message qui a été envoyé.
Attention : si vous programmez un e-mail avec un message de la bibliothèque (EN), puis supprimez le message enregistré de votre bibliothèque, la distribution ne sera pas envoyée et vous recevrez un message d’erreur. Si vous cliquez sur la distribution, vous verrez le message « Le message a été supprimé ». Vous pouvez supprimer des messages de la bibliothèque après l’envoi des distributions, mais lors de l’affichage de la distribution par la suite, le message sera toujours « Le message a été supprimé ».

Modifier des distributions programmées

Si votre e-mail n’a pas encore été envoyé, vous pouvez apporter les modifications que vous souhaitez, telles que la mise à jour du message, la date d’envoi, les destinataires ou le type de lien.

  1. Cliquez sur le menu déroulant à droite du bloc de distribution.
    Menu déroulant Distribution. La première option permet de modifier la distribution
  2. Sélectionnez Modifier la distribution.
  3. Apportez les modifications souhaitées. Pour plus de détails sur ces paramètres, tels que les types de liens, les questions intégrées et la configuration d’adresses d’expédition personnalisées, consultez Envoyer des e-mails d’invitations à des enquêtes (EN).
    Fenêtre Modifier l’e-mail. Enregistrer en vert, en bas à droite
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Télécharger l’historique de distribution

Attention : la possibilité de télécharger l’historique de distribution sera désactivée si vous définissez votre type de lien e-mail (EN) sur Anonyme (EN).
Attention : tous les utilisateurs peuvent télécharger l’historique de distribution des e-mails d’invitation à une enquête. Si vous avez accès au répertoire XM ou à la nouvelle expérience de contacts (EN), vous pourrez également télécharger l’historique de distribution des e-mails de rappel et de remerciement (EN).

L’historique de distribution est une liste de tous les destinataires d’une distribution avec le statut actuel de chaque invitation à une enquête et le lien individuel généré pour ceux-ci. Cet historique téléchargeable vous permet de déterminer quels sont les destinataires spécifiques qui ont commencé l’enquête, quels sont ceux qui l’ont terminée et quels sont ceux qui ne reçoivent pas l’invitation à participer à l’enquête. Vous pouvez télécharger toutes vos distributions dans un fichier ou bien télécharger l’historique d’un seule distribution.

Astuce : l’historique de distribution dresse la liste de contacts auxquels les invitations ont été envoyées au moment où vous téléchargez l’historique. Si des contacts ont été supprimés après la distribution de l’enquête, l’historique de distribution téléchargé ne sera pas exact pour les contacts supprimés.

Télécharger l’historique de toutes les distributions

Attention : cette fonctionnalité est disponible uniquement sur la nouvelle plateforme de contacts (COP) XMD. Pour accéder à cette fonctionnalité, veuillez contacter le responsable de la satisfaction clientèle.

Pour télécharger l’historique de distribution de toutes les distributions de votre enquête, allez dans le coin supérieur droit de l’onglet Distributions et choisissez Télécharger l’historique.

Télécharger l’historique de distribution de toutes les distributions

Cette action génère un fichier contenant le statut de chaque destinataire pour toutes les distributions d’une enquête. Si vous avez accès au répertoire XM ou à la nouvelle expérience de contacts (EN), vous aurez également la possibilité de télécharger l’historique qui vous permettra de télécharger un fichier contenant le statut de chaque destinataire de votre distribution.

Attention : vous pouvez exporter 10 000 distributions maximum ou 1 million de contacts maximum dans un seul fichier d’historique de distribution.

Filtrer l’historique de distribution par date

Vous pouvez également filtrer votre historique de distribution pour une certaine plage de dates en utilisant les filtres Du et Au, en haut à gauche. Ceci est particulièrement utile lorsque vous souhaitez télécharger l’historique de distribution pour une période spécifique. Si vous exportez un grand nombre de distributions ou de contacts, le choix d’une plage de dates réduite vous évite également d’atteindre la limite maximale.

Onglet Téléchargements dans les distributions

Pour afficher votre historique de distribution, accédez à la section Téléchargements dans vos distributions. Ici, vous pourrez consulter des informations supplémentaires :

  • Canal : le type de distribution associé à chaque réponse enregistrée. Consultez la section Distributions pour obtenir une liste des canaux de distribution possibles.
  • Plage de dates de distribution : cette option affiche la plage de dates sélectionnée pour l’exportation de l’historique de distribution. Si aucune plage de dates de distribution n’a été initialement spécifiée, ce champ affiche la date de la distribution la plus récente.
  • Date de téléchargement : la date à laquelle l’historique de distribution a été téléchargé.
  • Statut : le statut du téléchargement de l’historique de distribution. Si le téléchargement est en cours, le statut En cours s’affiche avec la progression entre parenthèses. Si le téléchargement est terminé, le statut Réussi s’affiche.
  • Actions : le fichier de l’historique de distribution sera disponible dans cette colonne une fois le téléchargement réussi.
Astuce : dans l’onglet Téléchargements, vous pouvez afficher tous les téléchargements de l’historique de distribution à partir d’une exportation de plusieurs distributions.

Le fichier téléchargé pour toutes les distributions comprend les éléments suivants pour chaque répondant :

Fichier de l’historique de distribution téléchargé

  • ID de distribution : le code d’identification unique attribué à chaque distribution. Cela indique la distribution spécifique à laquelle la réponse est connectée.
  • Date d’envoi de la distribution : la date et l’heure d’envoi initial de la distribution.
  • ID du répertoire : l’identifiant du répertoire utilisé.
  • ID de réponse : le code d’identification unique attribué à chaque réponse enregistrée. Ce champ ne sera rempli qu’une fois que le destinataire aura terminé son enquête.
  • Nom de famille : le nom de famille du destinataire tel qu’il apparaît dans la liste de contacts.
  • Prénom : le prénom du destinataire tel qu’il apparaît dans la liste de contacts.
  • ID du contact : l’identifiant du contact au niveau du répertoire, quelle que soit la liste de diffusion.
  • ID de recherche : l’identification d’un contact spécifique dans une liste de diffusion spécifique.
  • ID de transaction : si cette distribution fait partie d’un lot de transactions (EN), ce champ répertorie l’ID de la transaction.
  • Référence de données externes : la référence de données externes du destinataire, telle qu’elle apparaît dans la liste de contacts. Ce champ est facultatif.
  • Adresse e-mail : l’adresse e-mail du destinataire.
  • Canal : le type de distribution associé à chaque réponse enregistrée. Consultez la section Distributions pour obtenir une liste des canaux de distribution possibles.
  • Type de message : le type de message envoyé au destinataire. Ce champ vous indiquera si la réponse est associée à une invitation, un rappel ou un remerciement. Pour plus d’informations, consultez Distributions d’e-mails et E-mails de rappel et de remerciement (EN).
  • Statut : le statut actuel de l’invitation à l’enquête du répondant. Consultez la page Statuts de distribution (EN) pour obtenir une liste de tous les statuts possibles et leur signification.
  • Raison de la non-remise : si l’e-mail a été rejeté, ce champ inclut la raison de la non-remise de l’e-mail.
  • Envoyé à : l’adresse e-mail à laquelle la distribution a été envoyée.
  • ID de la règle de fréquence de contact : l’identifiant interne de la règle de fréquence de contact, s’il existe pour cette distribution.
  • Fréquence de contact dépassée : indique si la distribution a dépassé les règles de fréquence de contact pour le contact. Ce champ aura la valeur VRAI (la distribution a dépassé les règles de fréquence de contact, donc le contact n’a pas reçu la distribution) ou FAUX (la distribution n’a enfreint aucune règle de fréquence de contact).
  • Date de fin : la date et l’heure auxquelles le destinataire a terminé l’enquête.
  • Lien : le lien personnel de l’enquête du destinataire. Le fichier des distributions téléchargées contient les liens exacts qui ont été envoyés aux destinataires de l’enquête.
  • Expiration du lien : la date et l’heure d’expiration du lien vers l’enquête du destinataire (pour ceux qui n’ont pas terminé l’enquête).
    Astuce : même si ce lien n’a pas expiré, vous remarquerez peut-être qu’un lien ne fonctionne pas en raison de l’expiration de la réponse sous les paramètres d’enquête incomplète (EN) ou la date de disponibilité de l’enquête (EN).

Télécharger l’historique d’une seule distribution

Pour télécharger l’historique de distribution, rendez-vous dans le menu déroulant situé à droite de n’importe quel bloc de distribution et choisissez Télécharger l’historique.

Distribution violette, flèche vers la droite, option Télécharger l’historique, avant-dernière

Vous pouvez également afficher l’historique de distribution des e-mails de rappel et de remerciement. Si vos e-mails de rappel ou de remerciement ont été envoyés, vous pouvez voir les statistiques de distribution à droite et l’heure d’envoi à gauche. De plus, vous pouvez voir quel message a été envoyé en cliquant sur le menu déroulant en choisissant Afficher la distribution. Si vous avez accès au répertoire XM ou à la nouvelle expérience de contacts (EN), vous aurez également la possibilité de télécharger l’historique qui vous permettra de télécharger un fichier contenant le statut de chaque destinataire de la distribution.

Attention : les historiques de distribution des e-mails de rappel et de remerciement ne contiennent que le statut d’envoi de l’e-mail. Il n’est pas possible de déterminer si une réponse à une enquête provient d’une invitation ou d’un lien de rappel.

une distribution d’un e-mail de rappel étendue pour voir les statistiques et l’historique de la distribution

L’historique de distribution des invitations à l’enquête comprend les éléments suivants pour chaque répondant :

  • ID de réponse : le code d’identification unique attribué à chaque réponse enregistrée. Ce champ ne sera rempli qu’une fois que le destinataire aura terminé son enquête.
  • Nom de famille : le nom de famille du destinataire tel qu’il apparaît dans la liste de contacts.
  • Prénom : le prénom du destinataire tel qu’il apparaît dans la liste de contacts.
  • Référence de données externes : la référence de données externes du destinataire, telle qu’elle apparaît dans la liste de contacts. Ce champ est facultatif.
  • E-mail : l’adresse e-mail du destinataire.
  • Statut : le statut actuel de l’invitation à l’enquête du répondant. Consultez la page Statuts de distribution (EN) pour obtenir une liste de tous les statuts possibles et leur signification.
  • Date de fin : la date et l’heure auxquelles le destinataire a terminé l’enquête.
  • Lien : le lien personnel de l’enquête du destinataire.
  • Expiration du lien : la date et l’heure d’expiration du lien vers l’enquête du destinataire (pour ceux qui n’ont pas terminé l’enquête).
    Astuce : même si ce lien n’a pas expiré, vous remarquerez peut-être qu’un lien ne fonctionne pas en raison de l’expiration de la réponse sous les paramètres de réponse incomplète à l’enquête (EN) ou la date de disponibilité de l’enquête (EN).

Si vous avez accès au répertoire XM, votre exportation contiendra les champs supplémentaires suivants :

  • ID du contact : l’identifiant du contact au niveau du répertoire, quelle que soit la liste de diffusion.
  • ID de recherche : l’identification d’un contact spécifique dans une liste de diffusion spécifique.
  • ID de transaction : si cette distribution fait partie d’un lot de transactions (EN), ce champ répertorie l’ID de la transaction.
  • ID de la règle de fréquence de contact : l’identifiant interne de la règle de fréquence de contact, s’il existe pour cette distribution.
  • Fréquence de contact dépassée : indique si la distribution a dépassé les règles de fréquence de contact pour le contact. Ce champ aura la valeur VRAI (la distribution a dépassé les règles de fréquence de contact, donc le contact n’a pas reçu la distribution) ou FAUX (la distribution n’a enfreint aucune règle de fréquence de contact).

Annuler ou supprimer une distribution

Chaque distribution vous donne la possibilité de l’annuler ou de la supprimer, selon le statut de la distribution. Pour les distributions qui n’ont pas encore été envoyées, vous avez la possibilité de les annuler et de les supprimer. Pour les distributions qui ont déjà été envoyées, vous avez la possibilité de supprimer leur enregistrement à partir de votre section E-mails. Si une distribution a déjà été envoyée, sa suppression ne supprimera pas l’e-mail que vous avez envoyé des boîtes de réception des destinataires.

La suppression de la distribution empêchera d’accéder aux liens individuels vers l’enquête (EN) sur lesquels les répondants n’ont pas encore cliqué. (Les options Anonyme (EN) et Liens pour remplissage multiple (EN) ne sont pas affectées.) Cela supprimera également l’option d’envoi d’e-mails de rappel et de remerciement.

Avertissement : soyez prudent lorsque vous supprimez des distributions. Une fois qu’une distribution est supprimée, elle ne peut pas être restaurée. Cela inclut tous les liens sur lesquels aucun clic n’a été effectué qui ont été désactivés lorsque la distribution a été supprimée.

Pour annuler ou supprimer une distribution, ouvrez le menu déroulant à droite et sélectionnez Annuler et supprimer la distribution ou Supprimer la distribution.

En haut se trouve un e-mail programmé. Lorsque l’utilisateur clique sur la liste déroulante, l’option Annuler et supprimer la distribution s’affiche. En bas se trouve un e-mail déjà envoyé. L’option Supprimer la distribution est affichée

Interrompre et supprimer la distribution

L’option Interrompre et supprimer la distribution n’apparaît que si la distribution des e-mails est actuellement En cours d’envoi (consultez la capture d’écran ci-dessous), ce qui signifie que vous avez cliqué sur Envoyer, mais que la distribution n’est pas encore arrivée dans les boîtes de réception des destinataires. Cela vous donne la possibilité de supprimer la distribution avant qu’elle ne soit envoyée. Vous n’avez que le temps nécessaire à l’envoi de l’e-mail avant que cette option ne disparaisse.

La distribution est indiquée comme étant en cours d’envoi... La liste déroulante comprend l’option Interrompre et supprimer, en bas

Ressources supplémentaires de résolution des problèmes

Si vous avez des questions sur la capacité de remise des e-mails, veuillez également consulter les pages suivantes :