Déclencheur d’e-mail

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À propos des déclencheurs d’e-mails

Que vous ayez besoin de connaître immédiatement une réponse ou d’envoyer un e-mail de suivi à vos répondants, les déclencheurs d’e-mails sont une solution simple. Les déclencheurs d’e-mails vous permettent d’envoyer une notification par e-mail à quelqu’un lorsqu’une réponse à une enquête est fournie et que les conditions précisées sont remplies.

Exemple : Vous pouvez utiliser les déclencheurs d’e-mails pour une variété de cas, comme une enquête de signalement qui déclenche l’envoi d’un e-mail aux RH lorsqu’une fraude est signalée ou une enquête de calendrier qui envoie à vos répondants un enregistrement des événements auxquels ils se sont inscrits.
Astuce Qualtrics : La fonctionnalité Tâche d’envoi par e-mail (EN) sous Actions fonctionne de la même manière que les déclencheurs d’e-mails, mais avec plusieurs améliorations notables. En raison de ces améliorations, nous vous recommandons plutôt d’utiliser la tâche d’envoi par e-mail.

Configurer le déclencheur d’e-mail

Par défaut, un déclencheur d’e-mail enverra un e-mail à votre adresse électronique chaque fois qu’un répondant remplit l’enquête. Ces options et bien d’autres peuvent être configurées en suivant les étapes décrites ci-dessous.

CONFIGURER LE DÉCLENCHEUR D’E-MAIL

  1. Accédez à l’onglet Enquête et cliquez sur Outils.
  2. Survolez Déclencheurs.
  3. Sélectionnez Déclencheurs d’e-mail.
  4. Cliquez sur Ajouter une condition pour définir le déclencheur à envoyer lorsque l’enquête est terminée ET qu’une condition précise est remplie (si vous choisissez de ne pas ajouter de condition, le déclencheur d’e-mail sera envoyé chaque fois qu’un répondant remplit l’enquête).

    Astuce Qualtrics : Une réponse partielle provoquera l’envoi d’un e-mail par un déclencheur d’e-mail uniquement si le déclencheur contient une condition qui a été remplie par la réponse partielle. Dans le cas contraire, la réponse partielle n’entraînera pas l’envoi d’un e-mail par le déclencheur d’e-mail lors de son enregistrement.
    Astuce Qualtrics : Si votre enquête a été distribuée dans plusieurs langues et que vous souhaitez envoyer aux répondants un déclencheur dans la langue dans laquelle ils ont participé à l’enquête, vous devez créer un déclencheur pour chaque langue. Vous pouvez définir une condition sur le déclencheur pour effectuer l’envoi en fonction du code de langue du destinataire afin que les destinataires reçoivent le déclencheur dans la bonne langue.
  5. Remplissez le champ de formulaire À l’adresse e-mail avec l’adresse e-mail du destinataire si elle est différente de votre adresse e-mail par défaut.
    Astuce Qualtrics : Vous pouvez envoyer le déclencheur d’e-mail à plusieurs personnes à la fois en ajoutant des e-mails séparés par des virgules dans ce champ. Consultez la section Déclencher l’envoi d’un e-mail aux répondants (EN) ci-dessous pour plus d’options et d’informations.
  6. Indiquez le Nom d’expéditeur.
  7. Indiquez l’E-mail de réponse. Si vos destinataires ont des questions ou répondent au déclencheur d’e-mail, il s’agit de l’adresse e-mail qui reçoit ces réponses. Si vous laissez l’e-mail de réponse vide, la valeur par défaut trigger@qemailserver.com sera utilisée.
  8. Indiquez un Objet.
  9. Indiquez un Message pour votre déclencheur. Utilisez les fonctionnalités de l’éditeur de contenu riche (EN) pour personnaliser votre message.
  10. Sélectionnez le menu déroulant Quand pour choisir la durée du délai à appliquer au déclencheur. Par défaut, il sera envoyé immédiatement après la fin de l’enquête par le répondant, mais vous pouvez choisir différents délais, d’une heure à 28 jours.

    Astuce Qualtrics : En raison de la nature du déclenchement des e-mails, il n’est pas possible de préciser l’heure ou la date exacte de l’envoi de l’e-mail (car la date précisée est peut-être déjà passée au moment où le répondant termine son enquête).
  11. Décidez si Inclure le rapport de réponse et Afficher le texte complet de la question sont appropriés pour cet e-mail.
    Astuce Qualtrics : Inclure le rapport de réponse ajoute un résumé des questions et des réponses du répondant au corps de l’e-mail (ainsi qu’un lien vers une version en ligne). Afficher le texte complet de la question affiche le texte intégral de chaque question dans le rapport de réponse plutôt que de raccourcir les textes les plus longs.
    Attention : Dans certains cas, les rapports de réponse peuvent être désactivés pour une marque. Veuillez consulter la page Autoriser le rapport de réponses (EN) pour en savoir plus.
  12. Cliquez sur Enregistrer les déclencheurs pour enregistrer et revenir à l’onglet Enquête.
    Astuce Qualtrics : Supprimez un déclencheur d’e-mail en cliquant sur Terminer les modifications puis sur Effacer.

Vous pouvez ajouter autant de déclencheurs d’e-mails que vous le souhaitez, en modifiant les conditions ou les adresses e-mails des destinataires en fonction de vos besoins.

Déclencher l’envoi d’e-mails aux répondants

Si vous distribuez votre enquête par l’intermédiaire d’une liste de contacts (EN) ou si vous demandez aux répondants leur adresse e-mail dans l’enquête, vous pouvez utiliser un code de Texte inséré (EN) permettant de mettre à jour de manière dynamique l’adresse e-mail à laquelle le déclencheur d’e-mail effectue l’envoi (plutôt que d’utiliser une adresse e-mail fixe).

UTILISER DU TEXTE INSÉRÉ POUR DÉCLENCHER L’ENVOI D’UN E-MAIL

  1. Cliquez sur l’icône de texte inséré {a} dans la section Message du déclencheur.
  2. Sélectionnez la question de l’enquête utilisée pour collecter l’adresse e-mail du répondant, ou…
  3. Sélectionnez le Champ de contacts pour l’adresse e-mail du destinataire si vous avez initialement envoyé votre enquête par e-mail à une liste de contacts.
  4. Copiez le code de texte inséré qui est généré.
  5. Collez le code de texte inséré dans le champ de formulaire Adresse e-mail.
Astuce Qualtrics : Avez-vous une chaîne de requête (EN) dans votre déclencheur d’e-mail qui ne semble pas fonctionner ? Cela pourrait être dû à la façon dont votre texte inséré (EN) est formaté. La meilleure pratique consiste à ajouter « ?format=urlencode » à la fin des valeurs de texte inséré, avant le dernier crochet. Cela garantit que les valeurs contenant des espaces et des caractères spéciaux sont correctement transférées dans la chaîne de requête. Par exemple, extrayez la donnée intégrée appelée Département dans votre chaîne de requête en utilisant ${e://Field/Department?format=urlencode} plutôt que ${e://Field/Department}.

Cependant, n’ajoutez pas format=urlencode dans les champs E-mail. Cela convertira le symbole @ en %40.

Quand les envois d’e-mails sont-ils déclenchés ?

Plusieurs types de réponses déclenchent l’envoi d’e-mails et plusieurs autres n’en déclenchent pas.