Créer des listes de distribution

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À propos de la création de listes de distribution

Avant de pouvoir envoyer des invitations à vos enquêtes, vous devez créer des listes de diffusion. Les listes de diffusion sont des listes de contacts de votre répertoire à qui vous pouvez envoyer des e-mails. Vous pouvez créer des listes de distribution via un fichier CSV ou manuellement.

Les listes de diffusion ne sont pas visibles par l’ensemble de l’organisation, contrairement aux contacts du répertoire. Cependant, la plupart des étapes décrites dans l’ajout de contacts aux listes de diffusion sont similaires à celles de l’ajout de contacts au répertoire. Chaque contact ajouté à une liste de diffusion sera automatiquement ajouté au répertoire.

Astuce : Au lieu de devoir créer les listes une à une, vous pouvez également configurer une Souscription automatique à la liste (EN) qui vous permet de charger tous les contacts dans votre répertoire en même temps et de les trier automatiquement dans des listes, au lieu de créer chaque liste l’une après l’autre.
Astuce : Préoccupé de charger les mêmes contacts plusieurs fois ? Assurez-vous de consolider les doublons (EN) ou d’activer la déduplication automatique.

Champs obligatoires

Que vous téléchargiez une liste de contacts CSV/TSV ou que vous les saisissiez manuellement, vous devez inclure certaines informations pour vos contacts.

  • FirstName : prénom du contact.
  • LastName : nom du contact.
  • E-mail : adresse e-mail du contact. Ce champ est toujours obligatoire.
  • ExternalDataReference : informations supplémentaires sur le contact. Ces informations sont le plus souvent utilisées pour stocker des données, telles que l’ID d’un collaborateur ou d’un étudiant. Il peut être utilisé pour se connecter aux authentificateurs (EN).
  • Données intégrées : Les données intégrées sont des champs supplémentaires contenant l’information souhaitée. Ceux-ci ne doivent pas nécessairement suivre une convention de dénomination particulière. Dans la capture d’écran ci-dessus, les champs Département, Ville et Pays sont tous des données intégrées.
Astuce : Si vous incluez ces champs dans votre CSV, les titres de vos colonnes doivent correspondre parfaitement à ces noms en majuscules et espacements. La seule exception concerne les données intégrées.

Outre ces champs, vous pouvez inclure une colonne pour la Langue en fonction de la disponibilité des codes de langue, et le Téléphone, qui contient le numéro du contact.

Créer une liste de distribution

  1. Dans l’onglet Listes, cliquez sur Créer une liste
  2. Sélectionner une liste de distribution
  3. Nommez votre liste. 
  4. Cliquez sur Créer.

Une fois dans votre liste de contacts, vous pouvez choisir de télécharger des contacts via un fichier CSV ou manuellement.

Télécharger un fichier

  1. Cliquez sur Ajouter des contacts à la liste
  2. Cliquez sur Charger un fichier
  3. Dans Excel, créez un document avec les champs obligatoires et enregistrez-le au format CSV. Alternativement, cliquez sur Exemple de document, remplissez les colonnes appropriées, ajoutez les données intégrées souhaitées et enregistrez le fichier. 
  4. Lorsque le fichier CSV est prêt, cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier dans votre dossier.
  5. Révisez la section Vérifier les champs pour vous assurer que les informations sont exactes. Si un champ n’a pas été correctement reconnu, cliquez sur le nom du champ pour afficher une liste déroulante d’options et sélectionnez le champ approprié.

    Astuce : Si les données ne sont pas correctement formatées dans l’aperçu (p. ex., regroupées au lieu de divisées en colonnes), il est possible que vos données ne se séparent pas (ou ne soient pas « délimitées ») correctement. Pour résoudre ce problème, sélectionnez le lien bleu Afficher les options et choisissez un autre Délimiteur et/ou Enceinte.

  6. Cliquez sur Ajouter des contacts pour les télécharger dans votre liste de distribution.
Astuce : Excel interprète les caractères non ASCII (par ex., 是 ou ñ) d’une manière unique qui les rend difficiles à télécharger pour Qualtrics. Si vous importez des noms comportant des caractères spéciaux, il se peut que vous deviez enregistrer vos informations de la liste de contacts dans une application d’éditeur de texte (par ex., TextEdit pour Mac, Notepad pour PC) avant de télécharger le fichier dans Qualtrics. Voir la section Problèmes de caractères spéciaux de notre page Problèmes de téléchargement CSV/TSV pour des instructions supplémentaires. Cette page étant destinée à la plateforme d'enquête, veillez à revenir aux pages XM Directory (et non aux pages de contacts de la plateforme d'enquête) lorsque vous avez terminé.

Entrée manuelle

  1. Cliquez sur Ajouter des contacts à la liste
  2. Sélectionnez Entrée manuelle
  3. Remplissez les champs disponibles. 
  4. Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter une colonne supplémentaire pour les données intégrées. Rappelez-vous, cela peut être ce que vous voulez.
  5. Pour finir, cliquez sur Ajouter des contacts

Déclencheurs de la liste de contacts

Il arrive souvent de collecter des données démographiques et de souhaiter mettre à jour les membres des listes de diffusion existantes ou créer de nouvelles listes avec de nouveaux contacts en fonction des informations fournies en réponse à une enquête.

La fonctionnalité Déclencheurs de la liste de contacts (EN), située au sein même de l’enquête, peut vous aider à configurer ce processus pour que les listes de diffusion soient automatiquement créées ou mises à jour au fur et à mesure que les réponses sont reçues.