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Utilisation d’une liste de distribution pour synchroniser les enquêtes dans les solutions de réponse à la COVID-19
À propos de la synchronisation de la liste de distribution et de l’enquête
La liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquêtes est un workflow qui sert de composant clé à la configuration d’une solution de réponse au COVID-19. Il garantit que les données collectées concernant le statut vaccinal et les contrôles des symptômes sont synchronisées quotidiennement, de sorte que les tableaux de bord reflètent des données presque en temps réel.
La liste de distribution et le rôle du synchroniseur d’enquêtes dans une solution de réponse à la COVID-19
Nos solutions de réponse au COVID-19 peuvent aider votre entreprise à rester en sécurité en veillant à ce que toutes les personnes arrivant sur site aient été informées en fonction de leurs réponses aux exigences en matière de contrôle de santé en matière de CDM, local et/ou organisationnel.
Cette solution est exécutée à l’aide d’une série d’enquêtes interconnectées, qui peuvent varier en termes d’appellation exacte, de nombre et de configuration. Les deux enquêtes les plus pertinentes pour la synchronisation de la liste de diffusion à l’enquête sont les suivantes :
- Projet d’attestation de vaccination : enquête hebdomadaire demandant aux employés s’ils ont été entièrement vaccinés, puis attribue un statut en fonction de leur réponse.
- Employee Status Project : enquête qui doit uniquement être mise à jour par la liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquête et qui fait office de liste de présence de vos employés. Transporte les données sur le statut de chaque salarié pour la semaine. Les données de cette enquête sont mappées à un tableau de bord afin qu’il soit plus facile de prendre des décisions en fonction du statut de l’employé.
La liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquêtes est un workflow situé dans le Projet Attestation de Vaccination. Si quelqu’un répond au projet d’attestation de vaccination, il existe un workflow de service Web qui effectuera un appel d’API pour mettre à jour les réponses dans le projet Statut de l’employé. Le service Web extrait l’ID de l’enquête et des données intégrées, telles qu’un VaccinatedStatus qui indique si cette personne est vaccinée ou non. La liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquêtes est ensuite planifiée pour être actualisée quotidiennement, de sorte que les informations de chaque personne puissent être tenues à jour dans le tableau de bord.
Activation de la liste de distribution dans l’extension de synchronisation d’enquêtes
Un Administrateur de la Marque devra activer la liste de distribution pour le synchroniseur d’enquête de l’organisation avant de pouvoir l’utiliser dans des enquêtes.
- Accédez à la page Admin.
- Sélectionnez Extensions.
- Recherchez « Liste de distribution vers synchroniseur d’enquête ».
- Sélectionnez cette fonctionnalité.
- Ajoutez un compte.
- Sous Intitulé de compte, saisissez un nom pour votre compte. Cela ne doit pas nécessairement correspondre exactement à un nom d’utilisateur ou une adresse e-mail, mais vous pouvez facilement identifier ces identifiants ultérieurement.
- Sous Clé API, collez le jeton API de votre compte.
- Cliquez sur Connecter un compte.
Configuration de la liste de distribution avec le synchroniseur d’enquêtes
- Accédez à l’onglet Workflows de votre enquête.
- Créez un workflow.
- Planifiez le workflow sur une base journalière.
- Cliquez sur le signe plus ( + ) et sélectionnez Tâche.
- Sélectionnez Liste de distribution avec Synchroniseur d’enquête.
- Vous serez invité à sélectionner un authentifiant existant ou à créer un nouvel authentifiant sauvegardé. Pour créer un nouveau justificatif d’identité sauvegardé, sélectionnez Ajoutez un compte utilisateur.
- Saisissez un nom pour votre compte. Cela ne doit pas nécessairement correspondre exactement à un nom d’utilisateur ou une adresse e-mail, mais vous pouvez facilement identifier ces identifiants ultérieurement.
- Sous Clé API, collez le jeton API de votre compte.
- Cliquez sur Connecter un compte.
- Sélectionnez le compte que vous venez d’ajouter et cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez le type de workflow :
- Attestation quotidienne MLS : cette option a été créée pour COVID-19 Back to School Solutions et est destinée à une enquête quotidienne de contrôle des symptômes. Cette version de la liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquête est fournie avec un paramètre appelé Mettre à jour le statut quotidiennement sur « Sans réponse ». Lorsqu’il est activé, ce paramètre permet à l’enquête de contrôle des symptômes de repasser à « Sans réponse » à la cadence planifiée, de sorte que chaque faculté et chaque étudiant peut à nouveau répondre à l’enquête le lendemain sans qu’un ancien statut ne se reproduise.
- Statut des tests et vaccinations MLS : cette option a été créée pour le gestionnaire du statut vaccinal et est destinée à l’enquête sur l’attestation de vaccination.
- Choisissez le répertoire dans lequel se trouve votre liste de distribution.
Astuce Qualtrics : pour le gestionnaire des statuts de vaccination, il s’agit du nouveau répertoire que vous avez créé pour héberger les informations sur la liste de présence des employés.
- Sélectionnez la liste de diffusion de la liste de diffusion des employés.
Astuce Qualtrics : le nom de cette liste de distribution peut varier en fonction de votre configuration initiale et/ou de celle de votre spécialiste en implémentation de produit Qualtrics. Pour les solutions de retour à l’école COVID-19, on parle souvent de “Symptom Checker Mailing List”.
- Répertoriez les champs de données intégrées que vous souhaitez extraire de la liste de contacts. Pour plusieurs zones, noms de zones séparés par des virgules. Veuillez consulter la section Champs de données intégrées pour obtenir la liste des champs à inclure.
Astuce Qualtrics : nous vous conseillons de répertorier tous ou la plupart des champs de données intégrées que vous voyez dans le flux d’enquête de votre attestation de vaccination ou de votre enquête Symptom Checker. Assurez-vous que l’orthographe, les majuscules et l’espacement correspondent exactement.
- Si vous le souhaitez, sous Clé de déduplication, identifiez un champ qui peut être utilisé pour dédupliquer des entrées dans la liste de contacts. Cette option est pertinente uniquement pour les solutions de retour à l’école COVID-19, et non pour le gestionnaire du statut de vaccination.
- Indiquez un nom pour votre zone ID réponse en temps quasi réel. Cet ID relie votre salarié à la liste de présence et permet à la liste de diffusion au synchroniseur d’enquête de fonctionner. Cette zone est également reprise dans le workflow du service Web.
Astuce Qualtrics : ne modifiez pas le nom de ce champ après avoir collecté les données.
- Sélectionnez l’enquête vers laquelle les données seront copiées.
Astuce Qualtrics : il s’agit généralement du Projet de statut de l’employé. Le nom de cette enquête peut varier en fonction de la configuration initiale de vous et/ou de votre spécialiste en implémentation de produit Qualtrics.
- Cliquez sur Enregistrer.
Champs de données intégrées
Responsable du statut de vaccination
Dans le projet Attestation de vaccination, assurez-vous que tous les champs de données intégrées connectés à la configuration du synchroniseur de liste de diffusion sont également créés dans le flux d’enquête. Les principaux champs de données intégrées qui doivent être configurés dans le flux d’enquête de l’enquête sur l’attestation de vaccination incluent contactId, ainsi que les mêmes que ceux que vous incluez dans votre fichier de liste de présence de l’employé, par exemple WorkPlace, VaccinationUploadLink, VaccinationStatus, etc. Voir la liste complète des champs.
Solution de retour à l’école COVID-19
Dans l’enquête de suivi des répondants en temps quasi réel, assurez-vous que tous les champs de données intégrées connectés à la configuration du synchroniseur de liste de distribution sont également créés dans le flux d’enquête. Voici les principaux champs de données intégrées qui doivent être configurés dans le flux d’enquête de l’enquête de suivi des répondants en temps quasi réel :
| Nom de champ | Description |
| Statut de la réponse | Que l’étudiant/membre de la faculté soit autorisé ou non à venir sur le campus ce jour-là. Les valeurs possibles sont CLEAR, SYMPTOMATIC, GET TESTED, NOT RESPONDED |
| Date de réponse | Les valeurs doivent être au format UTC, par exemple aaaa-MM-jj. Les valeurs doivent inclure à la fois la date et l’heure. Assurez-vous que le type de variable est Texte (par défaut) et non Date. |
| Prénom | Prénom du contact. |
| Nom | Nom de famille du contact. |
| Adresse e-mail du contact. | |
| phone | Numéro de téléphone du contact. |
| ID de référence | Référence externe de données du contact. |
| contactId | ID du contact dans la liste de distribution. Il est essentiel que “contactId” soit correctement orthographié ; ce champ est sensible à la casse et est requis pour que l’automatisation s’exécute correctement. Vérifiez à nouveau si cela est correct. |
| nearRealTimeResponseID | ID de réponse pour l’enquête du contrôleur de symptômes à mettre à jour via le workflow. Ce champ n’est pas obligatoire, mais est recommandé. |
| s’est désabonné | Statut d’inscription du contact. Les valeurs possibles sont Faux (le contact est inscrit) et Vrai (le contact a été désinscrit). |
Déduplication
La déduplication est le fait de consolider les entrées en double dans une liste de contacts, en d’autres termes, en s’assurant que si les mêmes entrées sont répertoriées plusieurs fois dans une liste de contacts, elles ne sont pas répertoriées plusieurs fois dans le tableau de bord.
Une « Clé de duplication » est un champ de liste de distribution ou un champ de données intégrées qui peut être utilisé pour identifier quand des entrées sont des doublons. Il est préférable que ce champ soit une sorte d’identifiant unique, tel qu’un ID d’étudiant, un ID d’employé, etc., par opposition à un numéro de téléphone ou un nom de famille, qui peut être partagé entre les membres de la famille.
Exemple : Jean et Jane Smith ont une fille nommée Daphné. Leurs contacts dans le répertoire XM ont tous une zone nommée IDÉtudiant et chacune contient la valeur 54321.
Tonya et Tom Redford ont un fils nommé Sam. Chaque contact du répertoire XM possède également une zone nommée IDÉtudiant et chaque contact contient la valeur 12345.
Dans le tableau de bord qui en résulte, seuls Daphné et Sam afficheront leur statut symptôme.
La clé de déduplication doit être enregistrée en tant que valeur de données intégrées dans la même enquête liée au synchroniseur de liste de distribution, l’outil de suivi des répondants en temps quasi réel.
Astuce Qualtrics : vous pouvez utiliser le champ de données intégrées de votre choix et devrez généralement correspondre exactement à l’orthographe et à la majuscule lorsque vous ajoutez ces champs au flux d’enquête. Cependant, pour utiliser la référence de données externes du répertoire XM comme champ de données intégrées, utilisez le champ « ExternalDataReference » sans espace, comme illustré ci-dessous.
Résolution des problèmes
Cette section contient des conseils de dépannage et de configuration supplémentaires.
Champs de données intégrées
La liste de distribution vers le synchroniseur d’enquête ne fonctionnera pas si les champs de données intégrées ne sont pas configurés correctement. Voir Champs de données intégrées.
Lorsque la liste de distribution et le synchroniseur d’enquête n’effectuent pas une actualisation quotidienne des données
Si les conditions suivantes sont TOUTES remplies dans la solution de retour à l’école en cas de COVID-19 18, le synchroniseur de distribution de liste de distribution à l’enquête n’actualisera pas les données comme prévu :
- Si les champs firstName, lastName, email, & phone n’ont pas été mis à jour.
- Si les champs de données intégrées supplémentaires n’ont pas été mis à jour.
Rapport sur les flux de travail
Les informations sur la liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquêtes ne sont pas disponibles dans le rapport de workflow. Si les informations contenues dans votre projet de statut d’employé/l’outil de suivi des répondants en temps quasi réel ne sont pas mises à jour dans les six heures au moins suivant la date prévue, contactez l’assistance.