Preparazione del file dei partecipanti per l’importazione (EX)

Informazioni sulla preparazione del file dei partecipanti

Quando importi partecipanti nel tuo progetto Employee Engagement, devi tenere a mente alcune cose importanti. Ad esempio, ogni importazione necessiterà delle seguenti colonne:

• Nome: nome del dipendente.
• Cognome: il cognome del dipendente.
• E-mail: indirizzo e-mail del dipendente. Questo dettaglio è il più importante. E-mail può fungere da nome utente per ogni partecipante o come modo per ricordare quali utenti esistono già nella directory.
  Attenzione: se il campo e-mail nel file dei partecipanti viene lasciato vuoto, verrà generata un’e-mail artificiale utilizzando il formato, UniqueID@BrandID.fake, come segnaposto per completare le informazioni sulla persona. Poiché l’e-mail generata è artificiale, le distribuzioni EX non verranno inviate al partecipante finché l’e-mail non viene aggiornata con un indirizzo valido.
• UniqueIdentifier: specificare i partecipanti in base all’identificatore preferito dalla società. È possibile utilizzare qualsiasi cosa, dagli ID numerici interni ai nomi utente, fino alla ripetizione della colonna EmployeeID (ma solo se è univoca all’interno dell’organizzazione e non verrà condivisa con nessuno in nessun altro progetto).
  Consiglio Q: consulta la pagina di supporto Identificatori univoci per maggiori dettagli.

Inoltre, vorrai assicurarti di aver scelto la gerarchia giusta per il tuo progetto, dal momento che questo influisce sui metadati o sulle colonne personalizzate dei dati dei partecipanti che includerai nel tuo file CSV/TSV. Ad esempio, il file della gerarchia Genitore-figlio deve includere colonne per ID dipendente e ID manager, mentre il file gerarchia In base al livello deve avere colonne Livello diverse. Analizziamo i metadati da includere per ogni gerarchia in questa pagina.

Se si dimentica di includere i metadati corretti per iniziare, va bene! È sempre possibile aggiornare i metadati dei partecipanti dopo l’elemento attenendosi alla procedura descritta nella sezione collegata.

Importazione di partecipanti per una gerarchia sovraordinato-subordinato

Le gerarchie sovraordinato-subordinato sono il tipo di gerarchia più comunemente utilizzato. Sono l’opzione migliore se i dati delle Risorse umane sono formattati in modo da avere un elenco di ID dipendenti e manager che riportano ogni dipendente fino a.

Fare clic qui per accedere al modello di file della gerarchia Genitore-figlio.

Metadati richiesti

Sono presenti due colonne di metadati da includere per creare una gerarchia sovraordinato-subordinato:

• EmployeeID: identificazione del dipendente del partecipante. È meglio utilizzare gli ID assegnati internamente dal reparto Risorse Umane della propria società, piuttosto che cercare di creare nuovi ID generati casualmente.
• ManagerID: identificazione del dipendente del manager del partecipante.

Quando si aggiungono gli ID dipendente e manager, è necessario tenere presente alcuni aspetti importanti:

• La colonna Identificatore univoco dei dati può essere utilizzata per il campo ID dipendente durante la generazione di una gerarchia Genitore-figlio. Ecco come apparirebbe l’esempio precedente in quella circostanza:
  
• Ogni partecipante deve avere anche un ID dipendente univoco. Più partecipanti non possono condividere lo stesso ID. Può essere lo stesso dell’identificatore univoco.
• Ogni partecipante deve avere un manager. L’unica eccezione sono i membri più alti dell’azienda inclusa nella gerarchia (ad esempio, CEO). Lasciare vuota la colonna Manager per mostrare che questa persona non si riferisce a nessuno.
• Le colonne ID dipendente e ID manager di un singolo dipendente non devono mai essere uguali. I dipendenti non rispondono a se stessi!
• Ogni ID manager deve rimandare a un dipendente. Qualsiasi partecipante con un ID manager che non corrisponde a un ID dipendente esistente verrà assegnato a un manager sconosciuto. Una volta che qualcuno viene assegnato a un manager sconosciuto, verranno interrotti anche i membri della gerarchia al di sotto di questa persona. Per risolvere questo problema, è necessario correggere manualmente i dati e rigenerare la gerarchia.
• Attenzione alla logica circolare. Se John Doe riferisce a Jane Smith, e Jane Smith riferisce a Joseph Miller, Joseph Miller non può fare rapporto a John Doe. Non è possibile gestire il manager del proprio manager.

Metadati facoltativi

È possibile aggiungere eventuali metadati aggiuntivi quando si carica la lista dei partecipanti. È possibile includere tutto ciò che va dal compleanno di ogni dipendente alla sede dell’ufficio. Tuttavia, esistono due metadati facoltativi che possono aiutare a formattare la gerarchia Genitore-figlio.

• ID unità organizzativa: gli ID unità organizzativa consentono di identificare lo stesso team nel tempo, anche se cambia il nome del team. Serve allo stesso scopo di un ID dipendente univoco, ma per un’unità anziché per un dipendente. L’inclusione di un ID unità organizzativa stabile significa che non è necessario attribuire manualmente i dati della gerarchia; il sistema riconoscerà l’ID e la mappa in modo appropriato.
  Qtip: hanno squadre diverse con lo stesso nome? Oppure disponi di insiemi separati di team e manager che fanno capo alla stessa divisione? È possibile riutilizzare la stessa descrizione unità organizzativa impostando campi ID unità organizzativa separati. Ad esempio, un manager vendite può eseguire un team denominato Vendite con un ID unità organizzativa 001 e un altro manager può eseguire un team denominato Vendite con un ID unità organizzativa pari a 002.

  Gli ID unità organizzativa sono utili anche se un manager supera più team. Ciò significa che se il mio manager è John Doe, ma John Doe è il manager della squadra A e della squadra B, posso specificare a quale squadra appartengo con il campo ID unità.

• Descrizione unità organizzativa: durante la creazione della gerarchia, le unità verranno automaticamente nominate per un manager. L’impostazione Descrizione unità organizzativa consente di denominare le unità in base ai nomi o alle descrizioni delle unità.

La Descrizione unità organizzativa è essenzialmente il nome fornito per l’ID unità organizzativa fornito e verrà visualizzata come etichetta dell’unità nei dashboard quando si filtrano o si suddividono in base all’unità. Le colonne non devono necessariamente contenere gli stessi valori esatti, ma mentre l’ID è numerico, la descrizione è descrittiva. Ad esempio, la descrizione dell’unità organizzativa dell’ID organizzazione 2 può essere Divisione europea.

Importazione di partecipanti per una gerarchia basata su livelli

Le gerarchie basate sul livello sono una buona opzione se i dati delle risorse umane includono ogni livello in cui i dipendenti riferiscono, dall’inizio della gerarchia fino al punto in cui si trova il dipendente. Con le gerarchie basate su livelli, non è necessario sapere chi sia il manager del dipendente; è sufficiente conoscere la catena di comando per ogni dipendente incluso nel progetto. Questo formato di dati è spesso più comune con le aziende che organizzano i dati dei dipendenti in base a livelli distinti, sede o suddivisione funzionale.

Fai clic qui per accedere al modello di file della gerarchia in base al livello.

Metadati richiesti

Sarà necessaria una colonna separata per ogni livello dell’organizzazione che si desidera definire. L’ultimo livello alimentato per un partecipante indica la sua posizione nella gerarchia. Per i livelli superiori, in genere significa che la colonna del primo livello è compilata, mentre il resto non lo è.

Esempio: si supponga che la società abbia sedi in tutti gli Stati Uniti. Il livello 1 potrebbe includere tutti gli stati in cui si trovano gli uffici. Poi il livello 2 potrebbe essere la città in cui si trovano questi uffici. Ciò significa che un partecipante a un ufficio di Dallas, Texas, avrebbe un livello 1 del Texas e un livello 2 di Dallas. Un altro partecipante con un livello 1 del Texas potrebbe avere un livello 2 di Houston.

Metadati manager

Se si è interessati ad assegnare responsabili alle unità nelle gerarchie basate sul livello, esistono due modi diversi per eseguire questa operazione.

• Manager: questa colonna indica se il partecipante è un manager. Il partecipante sarà assegnato come manager del livello inferiore nel quale è stato elencato. La maggior parte degli utenti utilizza “sì” per indicare un responsabile, ma è anche possibile utilizzare “1”, “responsabile” o qualsiasi formato si desideri, purché nella colonna sia presente un valore che indica che il partecipante è un responsabile.
  Esempio: Nell’immagine sottostante, il livello più basso definito per Sammy Stanage è il Livello 1, in cui è in un ruolo di Customer Success. Il “sì” nella colonna Manager indica che è il responsabile di tutto Customer Success. Nel frattempo, l’ultimo livello di Jeff Brown definito è Employee Experience all’interno di Engineering. Ciò significa che in Ingegneria è a capo del livello Employee Experience.
  
• Livello manager: il livello manager è uno strumento per identificare i manager chiamando lo specifico livello che gestiscono. Nell’esempio precedente, lo stesso valore (“sì”) indica se un partecipante è un manager o meno; per Livello manager, tuttavia, sono presenti valori separati per ogni livello.
  Esempio: Nell’immagine sottostante, il livello manager di Jeff Brown è 2 per indicare che è il manager della sua posizione di livello 2 in Employee Experience, non il manager della sua posizione di livello 1 in Ingegneria.
  

Metadati facoltativi

ID unità organizzativa: gli ID unità organizzativa consentono di identificare lo stesso team nel tempo, anche se cambia il nome del team. L’inclusione di un ID unità organizzativa stabile significa che non è necessario attribuire manualmente i dati della gerarchia; il sistema riconoscerà l’ID e la mappa in modo appropriato. Serve allo stesso scopo di un ID dipendente univoco, ma per un’unità anziché per un dipendente. È necessario includere tanti ID unità organizzativa quanti sono i livelli, in modo da poter fornire un ID per ogni livello.

Esempio: le unità nel livello 1 corrispondono alla colonna ID unità organizzativa 1. Finance è l’unità 101, Engineering è 123 e così via. Se caricassimo una gerarchia l’anno prossimo e ribattezzassimo Finance in The Penny Patrol, le assegneremmo lo stesso ID, 101, in modo da non dover mappare manualmente i dati della gerarchia per creare rapporti su dati di interazione di più anni nel cruscotto.

Nella cattura dello schermo sottostante, le unità nel Livello 2 corrispondono alla colonna ID unità organizzativa 2. Il team di progettazione Employee Experience è l’unità 201 e il team di progettazione di Customer Experience è 224.

Importazione di partecipanti per una gerarchia degli scheletri

Le gerarchie scheletriche vengono utilizzate quando si conosce l’identità dei manager, ma non i loro subordinati diretti. Anziché organizzare una gerarchia intorno a un elenco di subordinati diretti e alla catena di comandi sopra di essi, si crea un elenco di manager e delle unità a cui si esegue il rollup.

Di seguito è riportato un esempio di gerarchia degli scheletri per iniziare. Crea un CSV/TSV e crea una riga con ogni manager su di esso. Per creare una gerarchia degli scheletri è necessario disporre almeno di informazioni sul manager.

Per ogni manager, aggiungere una colonna per Nome, Cognome, E-mail, del manager e gli eventuali metadati aggiuntivi da includere. Quindi, è necessario aggiungere i seguenti metadati:

• ID unità organizzativa: l’ID dell’unità gestita dal dipendente.
• ID unità principale: l’ID dell’unità direttamente sopra questa unità. Unità a cui il dipendente riferisce.
• Descrizione organizzazione: questi metadati sono facoltativi. Consente di creare un nome per l’unità gestita dal dipendente. Può essere il nome del team o anche il nome del manager.

Rispondenti vs. Non intervistati

Un partecipante è un partecipante che può rispondere all’indagine. Un non rispondente è un partecipante che non può accedere al sondaggio. Può essere utile fare in modo che alcuni partecipanti non rispondano se desideri che possano visualizzare i risultati della dashboard o convalidare le gerarchie organizzative, ma non vuoi che compilino un sondaggio.

Puoi determinare se il partecipante che stai aggiungendo è un partecipante al progetto includendo un’intestazione chiamata Rispondente, quindi utilizzando uno dei seguenti valori:

• 0 – Non intervistato
• 1 – Intervistato

Se non includi la colonna Rispondente nel tuo file, tutti i partecipanti saranno impostati come intervistati per impostazione predefinita.

Massimo e caratteri supportati

Numero massimo di caratteri per ogni campo

• Nome: 50 caratteri per ogni nome.
• Cognome: 50 caratteri per ogni cognome.
• E-mail: 100 caratteri per ogni e-mail.
• UniqueIdentifier: 100 caratteri per ogni identificatore univoco.
• Tutti gli altri metadati: i nomi dei metadati hanno un limite di 90 caratteri ciascuno, mentre i valori hanno un limite di 1000 caratteri ciascuno.

Caratteri non supportati

I seguenti caratteri non possono essere utilizzati in alcun nome o valore dei metadati:

|
 &

 ;
 $

 %
< >
 (

È possibile utilizzare una barra ( / ) nei valori per campi come le date, ma non è possibile utilizzarla nel nome campo metadati.

FAQ