Messaggi e-mail (360)

Informazioni sui messaggi di posta elettronica

Dopo aver caricato tutti i soggetti e i valutatori, è il momento di inviargli il sondaggio 360.

360 ha diversi tipi di messaggi che è possibile inviare. Ad esempio, chiunque sia soggetto riceve un invito diverso da quello dei valutatori esterni. Ci sono anche dei promemoria, che fanno in modo di uscire solo a coloro che non hanno completato i propri sondaggi.

Per iniziare a scrivere i messaggi, passa alla scheda Messaggi, quindi alla sezione Messaggi e-mail. I tipi di messaggi che è possibile elaborare e inviare sono elencati a sinistra nel riquadro del tipo di messaggio.

Inviti per soggetto e valutatore

Gli inviti sono pensati per invitare i partecipanti all’indagine. Possono contenere un messaggio di benvenuto, una spiegazione dello scopo del sondaggio o qualsiasi altra cosa che ritieni utile ai partecipanti per iniziare.

Invito soggetti

Gli inviti ai partecipanti vanno a tutti i soggetti. Sono comprese anche le persone che potrebbero essere valutatori. Fintanto che qualcuno è nella sottosezione Soggetti della sezione Partecipanti, riceverà l’Invito al soggetto.

Per impostazione predefinita, gli inviti del soggetto vengono inviati a tutti nell’elenco degli oggetti. È irrilevante se un soggetto ha già ricevuto un invito; continuerà a ricevere eventuali inviti futuri che invierai.

Invito al valutatore

Per impostazione predefinita, gli inviti del valutatore inviano ai valutatori aggiunti/caricati nella sottosezione Valutatore, che non hanno valutazioni 0/0 da eseguire. È irrilevante se un valutatore ha già ricevuto un invito; continuerà a ricevere eventuali inviti futuri che invierai.

Link al sondaggio e informazioni di accesso

Per impostazione predefinita, gli inviti 360 includono Testo Trasferito per il collegamento al sondaggio e informazioni di accesso, che si trasformano in un collegamento e in informazioni personalizzate quando vengono inviate al partecipante.

Sia gli inviti del soggetto che del valutatore devono includere sia un collegamento alla valutazione che informazioni di accesso. I valutatori esterni vedranno solo un collegamento diretto senza informazioni di accesso, a meno che non abilitiate l’ultima opzione messaggio.

Nel caso in cui si rimuovano accidentalmente queste informazioni, fare clic sul pulsante {a} e selezionare il contenuto da inserire.

• Informazioni di accesso: scegliere se inserire separatamente nome utente e password oppure semplicemente selezionare Informazioni di accesso Paragrafo per assicurarsi che entrambi siano inclusi automaticamente.
• Link di valutazione: l’opzione Collegamento di valutazione ti fornirà un testo cliccabile che porta al sondaggio. Dice “Unisciti alla valutazione”. L’opzione Assessment URL fornisce l’URL completo della valutazione.

Dashboard

L’ Invito dashboard consente agli utenti della dashboard di sapere che le loro dashboard sono disponibili per la visualizzazione. Poiché i partecipanti devono eseguire il login a un quadrante per accedervi, le informazioni di login devono essere incluse in questo messaggio. È anche importante specificare a quale dashboard deve essere collegato questo messaggio.

Aggiunta di informazioni di accesso e di un link alla dashboard

Le informazioni di accesso e un collegamento al quadrante sono entrambi inclusi per impostazione predefinita.

1. Navigare alla scheda Messaggi e selezionare il messaggio Dashboard.
   
2. Fare clic su {a}.
3. Selezionare Informazioni di accesso.
4. Se si desidera che tutte le informazioni di accesso vengano visualizzate al partecipante senza doverle formattare, selezionare Informazioni login Paragrafo.
5. Se si desidera inserire nome utente e password separatamente, selezionare Nome utente e Password iniziale.
6. Se si desidera inserire il collegamento per accedere al cruscotto, selezionare Collegamento Dashboard.

Pianificazione di un invito alla dashboard

La pianificazione di un invito alla Dashboard varia dalla pianificazione di altri messaggi perché ha un’impostazione Dashboard aggiuntiva.

Questa impostazione consente di selezionare la dashboard per cui l’invito è destinato. È possibile allegare solo una dashboard alla volta, ma se gli utenti hanno accesso a più dashboard, possono passare da una dashboard all’altra dopo l’accesso. Questa impostazione determina il quadrante a cui si accede automaticamente quando si effettua il login dall’invito.

Promemoria soggetto e valutatore

Per contribuire ad aumentare le percentuali di risposta, è possibile seguire i partecipanti che non hanno completato il sondaggio inviando un promemoria del soggetto o del valutatore. I promemoria vengono inviati solo ai partecipanti che non hanno ancora completato il sondaggio e includono lo stesso link personalizzato che il partecipante è stato inizialmente inviato per partecipare al sondaggio. Se i partecipanti hanno già iniziato il sondaggio, continueranno da dove hanno lasciato quando fanno clic sul collegamento.

Promemoria ai soggetti di valutazione

I promemoria per l’oggetto vanno a tutti gli oggetti contrassegnati come completati o completati. Qualsiasi attività in sospeso comporterà l’invio di promemoria quando l’oggetto non è contrassegnato come Completato. I task includono autovalutazioni, altre valutazioni, nomine dei valutatori e visualizzazione di rapporti.

I soggetti possono essere contrassegnati come Fatto singolarmente nella Finestra Informazioni Partecipante, oppure in massa nella sezione Partecipanti.

Promemoria dei valutatori

I promemoria del valutatore vanno a tutti i valutatori fino a quando non hanno completato tutte le valutazioni.

Definizione di regole

Stanco di pianificare manualmente molti messaggi di posta elettronica? È possibile configurare i promemoria in modo da uscire automaticamente in base a una pianificazione selezionata.

1. Navigare fino al promemoria dell’oggetto o del valutatore.
   
2. Passare alla parte inferiore della pagina e capovolgere lo switch su On.
3. Specificare il numero di giorni tra i promemoria.
   
4. Specificare quante volte si desidera che questa regola venga ripetuta.
   Esempio: se la regola dice 3 giorni, ripetuti 5 volte, il promemoria verrà inviato ogni 3 giorni e lo farà 5 volte.

Queste impostazioni vengono salvate automaticamente. Capovolgi di nuovo lo switch su Disattiva per disattivare i promemoria.

Interazioni tra più regole di promemoria

Il comportamento descritto qui si applica alle e-mail di promemoria 360 configurate. Quando si dispone di più regole in questo scenario, le regole vengono valutate indipendentemente l’una dall’altra.

Questo comportamento è descritto meglio con un esempio specifico. Si supponga di configurare 2 regole di promemoria:

• Regola 1: 2 giorni, ripetuta 1 volta
• Regola 2: 5 giorni, ripetuta 1 volta

I partecipanti non terminati riceveranno due promemoria. Il primo promemoria verrà inviato 2 giorni dopo l’invito iniziale. Il secondo sollecito verrà inviato 5 giorni dopo l’invito iniziale. Ciò significa che il secondo sollecito verrà inviato 3 giorni dopo il primo sollecito. Se non sei sicuro di quando è pianificato l’invio dei promemoria, consulta la cronologia delle e-mail e lì verranno elencati i promemoria.

Rapporto dei soggetti di valutazione pronto

L’e-mail Subject Report Ready viene inviata ai soggetti per informarli che i loro rapporti sono pronti per essere consultati. Questa e-mail verrà inviata a ogni oggetto una sola volta.

Impossibile pianificare questa e-mail. Viene inviata automaticamente ai soggetti quando sono attivate le seguenti Opzioni report:

• Il soggetto può accedere al report: questa opzione si assicura che il soggetto possa vedere il proprio rapporto.
• Invia e-mail all’oggetto quando il rapporto sarà disponibile: Quando vengono soddisfatti i criteri di cui sopra, l’e-mail Subject Report Ready viene inviata.

E una delle seguenti opzioni è abilitata:

• Rendi il rapporto disponibile al soggetto quando: questa opzione consente ai soggetti di visualizzare il loro rapporto solo dopo che sono stati soddisfatti determinati criteri.
• Il manager approva le note spese: i soggetti non possono visualizzare i loro rapporti finché un manager non li approva.
• L’amministratore approva le note spese: i soggetti non possono visualizzare i loro rapporti finché un amministratore non lo approva.

se hai dimenticato di attivare queste impostazioni in anticipo

Se si è dimenticato di abilitare queste impostazioni e si è persa un’ondata di partecipanti, o se si preferisce che queste e-mail non vengano inviate automaticamente, ma in fasi distinte, prendere in considerazione l’utilizzo della funzionalità Messaggi personalizzati.

È possibile copiare il contenuto dell’e-mail Subject Ready Report e inserirlo invece in un Messaggio personalizzato. Utilizzando i Criteri partecipante, puoi anche assicurarti che la mailing vada solo a coloro che soddisfano le condizioni specificate.

Rapporto manager pronto

L’e-mail Report manager pronto viene inviata ai manager dei soggetti per informarli che i subordinati dei loro subordinati diretti sono pronti per l’accesso. Questa e-mail verrà inviata a ogni manager una sola volta.

Impossibile pianificare questa e-mail. Viene inviata automaticamente ai manager quando sono attivate le seguenti Opzioni report:

• Il manager può accedere ai rapporti dei soggetti: questa opzione si assicura che il manager del soggetto possa infine visualizzare il proprio rapporto.
• Invia un’e-mail al manager del soggetto quando il rapporto diventa disponibile: quando vengono soddisfatti i criteri precedenti, viene inviata l’e-mail Rapporto del manager pronto.

E una delle seguenti opzioni è abilitata:

• Rendi il rapporto disponibile al soggetto quando: questa opzione consente ai soggetti di visualizzare il loro rapporto solo dopo che sono stati soddisfatti determinati criteri.
• L’amministratore approva le note spese: i soggetti non possono visualizzare i loro rapporti finché un amministratore non lo approva.

Approva rapporto

Il messaggio Approva nota spese viene inviato al responsabile del soggetto per informarlo che le note spese del soggetto sono pronte per l’approvazione.

Impossibile pianificare questa e-mail. Viene inviata automaticamente ai manager quando si attivano le seguenti Opzioni report:

• Il manager approva le note spese. Quando questa opzione è abilitata, i manager devono approvare i rapporti per i loro subordinati diretti prima che un soggetto possa visualizzarli.
• Invia e-mail al manager quando il rapporto è pronto per l’approvazione: Quando viene selezionato, il responsabile riceverà un’e-mail non appena gli sarà consentito rivedere una nota spese per l’approvazione.

Approva nomina

Questo messaggio viene inviato a un manager quando uno dei suoi subordinati diretti nomina qualcuno a valutarlo. Il manager può approvare o rifiutare questa nomina.

Impossibile pianificare questa e-mail. Viene inviata automaticamente ai manager quando si abilitano le seguenti Opzioni partecipante:

• Il soggetto nomina i valutatori: consente ai soggetti di scegliere chi saranno i loro valutatori.
• I manager approvano le nomine: non consentire ai valutatori nominati di valutare i soggetti finché il manager del soggetto non ne ha approvato la nomina.
• Invia e-mail ai manager quando le nomine di un soggetto sono pronte per l’approvazione: Se non ci sono requisiti per ogni tipo di nomina che un soggetto deve aggiungere, i manager verranno inviati via e-mail ogni volta che qualcuno viene nominato. Se ci sono dei requisiti, il sistema attende che il soggetto abbia fatto tutte le loro candidature per avvisare il manger.

Nomina rifiutata

Questo messaggio viene inviato a un soggetto quando nomina qualcuno per valutarlo, ma il loro manager rifiuta questa nomina.

Impossibile pianificare questa e-mail. Viene inviata automaticamente ai soggetti quando si abilitano le seguenti Opzioni partecipante:

• Il soggetto nomina i valutatori: consente ai soggetti di scegliere chi saranno i loro valutatori.
• I manager approvano le nomine: non consentire ai valutatori nominati di valutare i soggetti finché il manager del soggetto non ne ha approvato la nomina.
• Invia e-mail al soggetto quando una nomina viene negata: Quando questa opzione è selezionata, i soggetti verranno inviati via e-mail quando il loro manager ha rifiutato la nomina.

Richiedi approvazione

Se i manager sono impostati per approvare i valutatori che i loro subordinati diretti hanno nominato, il soggetto a volte può inviare un messaggio in cerca di approvazione.

Impossibile pianificare questa e-mail. Viene inviato dai soggetti dal loro Portale Partecipanti. Questa opzione è disponibile solo se sono abilitate le seguenti Opzioni partecipante:

• Il soggetto nomina i valutatori: consente ai soggetti di scegliere chi saranno i loro valutatori.
• I manager approvano le nomine: non consentire ai valutatori nominati di valutare i soggetti finché il manager del soggetto non ne ha approvato la nomina.
• Consenti ai soggetti di inviare e-mail ai manager quando le loro nomine sono pronte per l’approvazione: questo consente ai soggetti di inviare e-mail al manager ogni volta che chiedono loro l’approvazione sulle loro nomine.

Elaborazione di messaggi

In ogni messaggio avrai accesso a un Editor per contenuti avanzati che ti permette di modificare i colori dei caratteri, formattare il testo del messaggio, inserire immagini e altro ancora.

L’icona delle opzioni dell’editor messaggi in alto a destra dell’Editor per contenuti avanzati ti consente di caricare un messaggio esistente o di tradurre i tuoi messaggi.

Da questo Editor per contenuti avanzati puoi anche accedere al pulsante Testo Trasferito, {a}. Da qui è possibile aggiungere informazioni supplementari, quali il nome completo del partecipante o i metadati, selezionando il menu Informazioni sul destinatario.

Tutte le modifiche apportate a questi messaggi vengono salvate automaticamente nella sezione Messaggi e-mail. Conserveranno tutte le modifiche apportate ogni volta che si effettua il login. Tuttavia, è anche possibile salvare i messaggi per riutilizzarli in progetti 360 successivi.

Salvataggio di messaggi nella libreria

Mentre lavori nella sezione Messaggi e-mail, puoi salvare i messaggi su cui stai lavorando nella tua libreria per utilizzarli in futuri progetti 360.

1. Passare alla sezione Messaggi e-mail nella scheda Messaggi.
   
2. Selezionare un tipo di messaggio.
3. Fare clic sull’icona delle opzioni dell’editor messaggi all’estrema destra.
4. Fare clic su Salva con nome.
5. Seleziona una libreria in cui salvare il messaggio.
   
6. Assegnare un Nome al messaggio.
7. Fare clic su Salvare.

Caricamento di messaggi dalla libreria

Se hai salvato un messaggio nella tua libreria, puoi portarlo in qualsiasi progetto 360 desideri.

1. Passare alla sezione Messaggi e-mail nella scheda Messaggi.
2. Selezionare un tipo di messaggio.
3. Fare clic sull’icona delle opzioni dell’editor messaggi all’estrema destra.
4. Selezionare Carica un messaggio salvato.
5. Seleziona la libreria in cui hai salvato il messaggio.
6. Selezionare il messaggio.

Pianificazione di e-mail

Quando i messaggi di invito o di promemoria sono pronti, è possibile pianificarli facendo clic sul pulsante Pianifica e-mail. Se fai clic sull’elenco a discesa a destra, avrai due opzioni.

• Pianifica e-mail: pianifica un messaggio da inviare ai partecipanti.
• Invia e-mail di prova: scegliere un indirizzo e-mail per ricevere un’e-mail di prova. Questo è un buon modo per visualizzare in anteprima la formattazione del tuo messaggio prima di inviare il tuo invito ufficiale. Tieni presente che il Testo Trasferito non funziona nelle e-mail di prova: verrà visualizzato un campo vuoto per le informazioni personali perché non è presente alcun partecipante da cui richiamare le informazioni e il collegamento non funzionerà per motivi simili.
  Qtip: Inviare e-mail di prova è principalmente per controllare la formattazione dell’e-mail. Per eseguire un test più approfondito del collegamento, provare ad aggiungersi come partecipante.

Dopo aver fatto clic su Pianifica e-mail, si aprirà una nuova finestra.

1. Tipo di messaggio: selezionare il tipo di messaggio che si sta inviando. In questo modo viene caricato qualsiasi messaggio già scritto.
2. A: scegliere di inviare a tutti i partecipanti qualificati o restringere i destinatari in base a determinati criteri. Ti incoraggiamo caldamente a definire i criteri per i partecipanti.
3. Invia data: scegliere l’ora di uscita del messaggio. Facendo clic sulla freccia della casella di riepilogo a discesa è possibile scegliere da un elenco di orari da inviare. Facendo clic direttamente sulla data e sull’ora viene visualizzato un calendario che consente di ottenere informazioni più specifiche.
4.  Da: scegliere un nome da visualizzare in modo che i partecipanti sappiano chi sta inviando il messaggio.
5. Rispondi a posta elettronica: se i partecipanti hanno domande, potrebbero rispondere direttamente al messaggio. Il messaggio di posta elettronica di risposta riceve queste risposte.
   Qtip: interessato anche a cambiare l’indirizzo del mittente? Questo può essere modificato solo a livello di organizzazione. Per maggiori dettagli, consulta la pagina di supporto Utilizzare un indirizzo mittente personalizzato. Potrebbe essere necessaria una configurazione da parte del team IT interno.
6. Oggetto: Creare una riga per l’oggetto del messaggio. La freccia blu a discesa all’estrema destra ti permette di caricare una riga oggetto pre-salvata dalla tua libreria.
   Qtip: il salvataggio di una riga dell’oggetto nella libreria ti consente di tradurlo più facilmente. Consulta la nostra pagina di supporto sulla traduzione dei messaggi della libreria.
7. Corpo del messaggio: Non esitare ad apportare modifiche dell’ultimo minuto che desideri includere.
8. Pianificazione: quando si è pronti per inviare l’e-mail, fare clic su questo pulsante. Non è possibile recuperare l’e-mail una volta inviata.

Partecipanti in base ai criteri

Ogni e-mail inviata verrà inviata a tutti per impostazione predefinita. Se non si desidera che le e-mail vengano distribuite a tutti, sarà necessario specificare i criteri che i partecipanti devono soddisfare per ricevere l’e-mail. È possibile restringere questi criteri facendo clic sull’elenco a discesa accanto a A e selezionando Partecipanti per Criteri.

Da qui, puoi fare nuovamente clic sul menu a discesa e scegliere di restringere i destinatari in base alle informazioni di contatto, ai metadati, alla relazione o se hanno nominato un numero sufficiente di valutatori. Se si fa clic sul pulsante Visualizza partecipante/i, è possibile controllare di aver isolato i partecipanti corretti.

Fare clic sul segno più (+) per aggiungere altre condizioni. Tuttavia, non è possibile specificare se queste condizioni sono collegate da “and” o “or”. Diversi criteri, come Età e E-mail, sono considerati uniti da “e”, in modo che entrambe le condizioni siano vere affinché un partecipante riceva un’e-mail. Specificando due diversi gruppi di età si otterrà un’istruzione “or”, in modo che i destinatari possano essere l’una o l’altra età specificata. Analogamente, se si specificano più indirizzi e-mail, il messaggio verrà inviato a ciascuno di essi.

Messaggi personalizzati

Nessuno dei tipi di messaggio corrisponde al tipo di e-mail che si desidera inviare? Forse vorresti scrivere un ringraziamento, o mandare un invito personalizzato a un partecipante che è stato aggiunto in ritardo. In questi casi, è possibile inviare un messaggio personalizzato.

È possibile inviare un messaggio personalizzato navigando alla finestra Pianifica e-mail e selezionando Messaggio personalizzato da Tipo di messaggio.

FAQ