Messaggi e-mail (360)
Cosa puoi trovare in questa pagina
Informazioni sui messaggi e-mail
Dopo aver caricato tutti i partecipanti e i valutatori, è il momento di inviare loro il sondaggio a 360 gradi.
360 offre diversi tipi di messaggi che puoi inviare. Ad esempio, chi è un soggetto riceve un invito diverso da quello dei Valutatori esterni. Ci sono anche dei promemoria, che garantiscono che i messaggi vengano inviati solo a coloro che non hanno ancora completato i sondaggi.
Per iniziare a scrivere i tuoi messaggi, vai alla scheda " Messaggi " e poi alla sezione " Messaggi e-mail ". I tipi di messaggi che si possono modificare e inviare sono elencati a sinistra nel riquadro del tipo di messaggio.
Inviti al soggetto e al valutatore
Gli inviti hanno lo scopo di invitare i partecipanti al sondaggio. Possono contenere un messaggio di benvenuto, una spiegazione dello scopo del sondaggio o qualsiasi altra cosa si ritenga utile ai partecipanti per iniziare.
Consiglio Q: le password vengono visualizzate solo nel primo invito che un utente riceve. Tutti gli inviti successivi ometteranno la password. Questo vale anche per i diversi progetti. I partecipanti devono reimpostare la password nella pagina di accesso dei partecipanti se non ricordano la password o non riescono a trovare l'invito originale.
Invito soggetti
Per visualizzare gli inviti relativi alle materie, visita e vai alla sezione "Tutte le materie". Questo include anche le persone che possono essere valutatori. Finché una persona si trova nella sottosezione Soggetti della sezione PARTECIPANTI, riceverà l'Invito per partecipanti.
Per impostazione predefinita, gli inviti con oggetto vengono inviati a tutti i soggetti della lista. Non importa se un soggetto ha già ricevuto un invito; continuerà a ricevere tutti gli inviti futuri che invierete.
Consiglio Q: se desideri inviare un messaggio solo ai partecipanti che non hanno ancora completato il sondaggio, vai alla sezione " Promemoria " di questa pagina. Se desideri filtrare i destinatari in un altro modo, prova la funzione "Partecipanti in base a criteri".
Invito al valutatore
Per impostazione predefinita, gli inviti ai valutatori vengono inviati ai valutatori aggiunti/caricati nella sottosezione “Valutatori” che non hanno valutazioni da effettuare (0/0). Non importa se un valutatore ha già ricevuto un invito; continuerà a ricevere tutti i futuri inviti inviati. Si prega di notare che questo non include le autovalutazioni; gli inviti saranno inviati solo ai partecipanti a cui è stato chiesto di valutare altri partecipanti.
Consiglio Q: se desideri inviare un messaggio solo ai partecipanti che non hanno ancora completato il sondaggio, vai alla sezione " Promemoria " di questa pagina. Se desideri filtrare i destinatari in un altro modo, prova la funzione "Partecipanti in base a criteri".
Consiglio Q: se carichi un valutatore con il ruolo di manager e poi elimini tutte le valutazioni che deve effettuare, le sue valutazioni verranno azzerate (0/0). Ciò significa che questi partecipanti potranno ricoprire ruoli speciali da manager nei report e nelle candidature senza doversi preoccupare di ricevere inviti al valutatore.
Collegamento al sondaggio e informazioni sul login
Per impostazione predefinita, gli inviti di Your 360 includono testo Piped per il collegamento al sondaggio e le informazioni di accesso, che vengono trasformati in un collegamento e in informazioni personalizzate quando vengono inviati al partecipante.
Sia gli inviti destinati ai partecipanti che quelli destinati ai valutatori devono includere sia il link alla valutazione che le credenziali di accesso. I valutatori esterni vedranno solo un link diretto senza informazioni di accesso, a meno che non si attivi l'opzione Ultimo messaggio.
Se dovessi cancellare accidentalmente queste informazioni, clicca sul pulsante {a} e seleziona il contenuto che desideri inserire.
- Dati di accesso: puoi scegliere se inserire separatamente il nome utente e la password oppure selezionare semplicemente il paragrafo "Dati di accesso " per assicurarti che entrambi vengano inseriti automaticamente.
- Link alla valutazione: l'opzione "Collegamento al sondaggio " genererà un testo cliccabile che rimanda al sondaggio. C'è scritto: “Partecipa alla valutazione”. L'URL "optionAssessment " fornisce l'URL completo della valutazione.
Consiglio Q: puoi anche cliccare sull'icona del mappamondo per generare un collegamento al sondaggio.
Dashboard
L'invito alla Dashboard avvisa gli utenti di LetDashboard che le loro dashboard sono disponibili per la visualizzazione. Poiché i partecipanti devono collegarsi a una Dashboard per accedervi, le informazioni di login devono essere incluse in questo messaggio. È anche importante specificare a quale dashboard deve essere collegato il messaggio.
Consiglio Q: non è possibile includere un collegamento al sondaggio in un invito al SONDAGGIO.
Aggiunta di informazioni di accesso e di un collegamento a Dashboard
Consiglio Q: se l'organizzazione dispone di SSO, è necessario un link alla dashboard, ma non le informazioni di accesso. Gli utenti della dashboard accederanno alla dashboard tramite il portale di accesso dell’organizzazione e utilizzando le loro credenziali abituali.
Le informazioni di accesso e il link alla dashboard sono entrambi inclusi per impostazione predefinita.
Consiglio Q: le credenziali di accesso e i link alla dashboard sono testi trasferiti che funzionano solo all’interno di un invito alla dashboard. Non includeteli negli altri messaggi.
Consiglio Q: le password vengono visualizzate solo nel primo invito che un utente riceve. Tutti gli inviti successivi ometteranno la password. Questo vale anche per i diversi progetti. I partecipanti devono reimpostare la password nella pagina dashboard se non ricordano la password o non riescono a trovare l'invito originale.
Pianificazione di un invito a Dashboard
La programmazione di un invito a una dashboard è diversa dalla programmazione di altri messaggi, poiché prevede un' impostazione aggiuntiva relativa alla dashboard .
Questa impostazione consente di selezionare il dashboard a cui si riferisce l'invito. È possibile allegarne solo uno alla volta, ma se gli utenti hanno accesso a più dashboard, possono passare da uno all'altro dopo aver effettuato il login. Questa impostazione determina a quale dashboard si accede automaticamente quando si effettua l'accesso dall'invito.
Promemoria ai soggetti di valutazione e al Valutatore
Per aumentare il tasso di risposta, è possibile seguire i partecipanti che non hanno completato l'indagine inviando un Promemoria ai soggetti di valutazione. I promemoria vengono inviati solo ai partecipanti che non hanno ancora completato il sondaggio e includono lo stesso collegamento individuale che il partecipante ha ricevuto inizialmente per partecipare al sondaggio. Se i partecipanti hanno già iniziato il sondaggio, quando cliccano sul link continueranno da dove hanno interrotto.
Promemoria ai soggetti di valutazione
La promemoria ai soggetti di valutazione viene inviata a tutti i soggetti che non sono contrassegnati come Completati o Fatti. Le attività in sospeso causano l'invio di promemoria ai soggetti di valutazione che non sono contrassegnati come conclusi. Le attività comprendono autovalutazioni, altre valutazioni, nomine di valutatori e visualizzazione di rapporti.
Le materie possono essere contrassegnate come “Completate” singolarmente nella finestra “Informazioni sui partecipanti” oppure in blocco nella sezione “Partecipanti”.
Promemoria dei valutatori
I promemoria per i valutatori vengono inviati a tutti i valutatori finché non hanno completato tutte le valutazioni.
Consiglio Q: l'utilizzo dell'opzione “Contrassegna come completato” impedirà ai valutatori del soggetto di effettuare ulteriori valutazioni per conto suo. Questa opzione impedisce anche l'invio di e-mail del valutatore come promemoria. Tuttavia, se il soggetto deve ancora completare valutazioni per altri, continuerà a ricevere e-mail del valutatore.
Specificare le regole
Siete stanchi di programmare manualmente molte e-mail? È possibile impostare delle promemoria da inviare automaticamente in base a un orario prestabilito.
Esempio: Se la regola dice 3 giorni, ripetuti 5 volte, la promemoria verrà inviata ogni 3 giorni e lo farà per 5 volte.
Queste impostazioni vengono salvate automaticamente. Riporta l'interruttore su " Off " per disattivare i promemoria.
Interazioni tra più regole di promemoria
Consiglio Q: questa sezione si applica solo se i messaggi vengono creati al di fuori della scheda Messaggi (ad esempio, nella scheda Partecipanti o nel Portale dei partecipanti). Se il promemoria viene programmato dalla scheda “Messaggi”, le regole vengono applicate in sequenza (ovvero, una regola non viene valutata finché quella precedente non è stata completata). Per ulteriori dettagli, consultare la sezione “Interazioni tra più regole di promemoria” in questa pagina.
Il comportamento qui descritto si applica a 360 e-mail di promemoria quando sono impostate più regole di promemoria. Quando si hanno più regole in questo scenario, le regole vengono valutate indipendentemente l'una dall'altra.
Questo benessere è descritto al meglio con un esempio specifico. Supponiamo che tu abbia impostato 2 regole di promemoria:
- Regola 1: 2 giorni, ripetuti 1 volta
- Regola 2: 5 giorni, ripetuti per 1 volta
I partecipanti non completati riceveranno 2 promemoria. La prima promemoria verrà inviata 2 giorni dopo l'invito iniziale. La seconda promemoria verrà inviata 5 giorni dopo l'invito iniziale. Ciò significa che il secondo promemoria verrà inviato 3 giorni dopo il primo.
Rapporto dei soggetti di valutazione pronto
L'e-mail Rapporto dei SOGGETTI DI VALUTAZIONE viene inviata ai soggetti per informarli che i loro rapporti sono pronti per l'accessibilità. Questa e-mail verrà inviata una sola volta a ciascun soggetto valutazione.
Non è possibile programmare l'invio di questa e-mail . Viene inviato automaticamente ai destinatari quando sono attivate le seguenti opzioni di report:
- Il soggetto può accedere al rapporto: Questa opzione fa sì che il soggetto possa eventualmente vedere il suo rapporto.
- Invia un'e-mail al soggetto di valutazione quando il rapporto è disponibile: Quando i criteri di cui sopra sono soddisfatti, viene inviata l'e-mail Rapporto dei soggetti di valutazione pronto.
E uno dei seguenti abilitati:
- Rendi il rapporto disponibile al soggetto quando: Questa opzione consente ai soggetti di vedere il loro rapporto solo dopo che sono stati soddisfatti determinati criteri.
- Il responsabile approva i rapporti dei soggetti di valutazione: gli utenti non possono visualizzare i propri rapporti finché non vengono approvati da un responsabile.
- L'amministratore approva i rapporti: gli utenti non possono visualizzare i propri rapporti finché non vengono approvati da un amministratore .
Consiglio Q: ricordati di attivare queste opzioni prima di distribuire il tuo sondaggio a 360 gradi!
se si è dimenticato di attivare queste impostazioni prima del tempo
Se hai dimenticato di attivare queste impostazioni e hai perso un gruppo di partecipanti, oppure se preferisci che questi invii non vengano effettuati automaticamente, ma in fasi distinte, valuta la possibilità di utilizzare la funzione " Messaggi personalizzati".
È possibile copiare il contenuto del rapporto dei soggetti di valutazione e inserirlo in un messaggio personalizzato. Utilizzando i Criteri dei partecipanti, potete anche assicurarvi che il mailing venga inviato solo a coloro che soddisfano le condizioni specificate.
Attenzione: non dimenticate di impostare i criteri di partecipazione, altrimenti il messaggio verrà inviato a tutti!
Rapporto manager pronto
L'e-mail "Manager Report Ready" viene inviata ai responsabili dei destinatari per informarli che i report dei loro subordinati diretti sono pronti per essere consultati. Questa e-mail verrà inviata a ciascun manager una sola volta.
Questa e-mail non può essere programmata. Viene inviato automaticamente ai responsabili quando sono attivate le seguenti opzioni di report:
- Il responsabile può accedere ai rapporti dei soggetti di valutazione: questa opzione garantisce che il responsabile del dipendente possa, se necessario, visionare la relativa relazione.
- Invia un’e-mail al responsabile del destinatario quando il report è disponibile: quando vengono soddisfatti i criteri sopra indicati, viene inviata l’e-mail “Report pronto per il responsabile”.
E uno dei seguenti abilitati:
- Rendi il rapporto disponibile al soggetto quando: Questa opzione consente ai soggetti di vedere il loro rapporto solo dopo che sono stati soddisfatti determinati criteri.
- L'amministratore approva i rapporti: gli utenti non possono visualizzare i propri rapporti finché non vengono approvati da un amministratore .
Consiglio Q: ricordati di attivare queste opzioni prima di distribuire il tuo sondaggio a 360 gradi!
Approva rapporto
Il messaggio "Approva rapporto" viene inviato al responsabile di un dipendente per informarlo che il rapporto dei soggetti di valutazione di tale dipendente è pronto per l'approvazione.
Non è possibile programmare l'invio di questa e-mail . Viene inviato automaticamente ai responsabili quando si attivano le seguenti opzioni di report:
- Il Manager approva i rapporti. Se questa opzione è abilitata, i responsabili devono approvare i report relativi ai propri subordinati diretti prima che questi possano visualizzarli.
- Invia un'e-mail al manager quando il rapporto è pronto per l'approvazione: se questa opzione è selezionata, al manager verrà inviata un'e-mail non appena potrà esaminare un rapporto ai fini dell'approvazione.
Consiglio Q: ricordati di attivare queste opzioni prima di distribuire il tuo sondaggio a 360 gradi!
Approva nomina
Questo messaggio viene inviato a un responsabile quando uno dei suoi subordinati diretti indica una persona che lo valuterà. Il manager può approvare o rifiutare la nomina.
Non è possibile programmare l'invio di questa e-mail . Viene inviato automaticamente ai responsabili quando si attivano le seguenti opzioni relative ai partecipanti:
- I soggetti designano i valutatori: consente ai soggetti di scegliere chi saranno i propri valutatori.
- I responsabili approvano le candidature: non consentire ai valutatori candidati di valutare i soggetti finché il responsabile del soggetto non ne abbia approvato la candidatura.
- Invia un’e-mail ai responsabili quando le candidature di un soggetto sono pronte per l’approvazione: se non vi sono requisiti specifici per ciascuna tipologia di candidatura che un soggetto deve aggiungere, i responsabili riceveranno un’e-mail ogni volta che qualcuno viene candidato. Se ci sono dei requisiti, il sistema aspetta che il soggetto abbia fatto tutte le sue nomine per avvisare il gestore.
Consiglio Q: ricordati di attivare queste opzioni prima di distribuire il tuo sondaggio a 360 gradi!
Suggerimento:l'e-mail di approvazione da parte dei Manager viene inviata solo ai soggetti che soddisfano i requisiti per la nomina, a condizione che sia stata attivata l'opzione " Approvazione delle candidature da parte dei Manager ". In altre parole, non inviamo retroattivamente un’e-mail di approvazione da parte di un manager se il candidato soddisfaceva i requisiti per la nomina prima che l’opzione fosse attivata.
Nomina rifiutata
Questo messaggio viene inviato a un soggetto quando nomina un valutatore, ma il suo manager rifiuta la nomina.
Questa e-mail non può essere programmata. Viene inviato automaticamente ai destinatari quando si attivano le seguenti opzioni relative ai partecipanti:
- I soggetti designano i valutatori: consente ai soggetti di scegliere chi saranno i propri valutatori.
- I responsabili approvano le candidature: non consentire ai valutatori candidati di valutare i soggetti finché il responsabile del soggetto non ne abbia approvato la candidatura.
- Invia un'e-mail al soggetto quando la nomina viene rifiutata: Se si seleziona questa opzione, i soggetti riceveranno un'e-mail quando il manager ha rifiutato la loro nomina.
Consiglio Q: ricordati di attivare queste opzioni prima di distribuire il tuo sondaggio a 360 gradi!
Richiedi approvazione
Se i manager sono impostati per approvare i valutatori nominati dai loro rapporti diretti, a volte il soggetto di valutazione può inviare un messaggio in cerca di approvazione.
Questa e-mail non può essere programmata. Viene inviato dai soggetti dal loro Portale dei Partecipanti. Questa opzione è disponibile solo se sono attivate le seguenti "Opzioni partecipante ":
- I soggetti designano i valutatori: consente ai soggetti di scegliere chi saranno i propri valutatori.
- I responsabili approvano le candidature: non consentire ai valutatori candidati di valutare i soggetti finché il responsabile del soggetto non ne abbia approvato la candidatura.
- Consentire ai soggetti di inviare un'e-mail ai manager quando le loro candidature sono pronte per l'approvazione: Questo permette al soggetto di inviare un'e-mail al manager ogni volta che chiede l'approvazione delle sue candidature.
Consiglio Q: ricordati di attivare queste opzioni prima di distribuire il tuo sondaggio a 360 gradi!
Modifica dei messaggi
In ogni messaggio avrai a disposizione un Editor per contenuti avanzati che ti consentirà di modificare i colori dei caratteri, formattare il testo del messaggio, inserire immagini e molto altro ancora.
L'icona delle opzioni dell'editor dei messaggi, situata in alto a destra nell'Editor per contenuti avanzati, consente di caricare un messaggio esistente o di tradurre i propri messaggi.
Da questo Editor per contenuti avanzati è possibile accedere anche al pulsante "Testo Piped", {a}. Da qui è possibile aggiungere ulteriori informazioni, come il nome completo del partecipante o i metadati, selezionando il menu " Informazioni sul destinatario ".
Tutte le modifiche apportate a questi messaggi vengono salvate automaticamente nella sezione Messaggi e-mail. Conservano tutte le modifiche apportate dall'utente a ogni accesso. Tuttavia, è possibile salvare i messaggi per riutilizzarli in progetti 360 successivi.
Salvataggio dei messaggi nella Libreria
Mentre lavori nella sezione "Messaggi e-mail", puoi salvare i messaggi su cui stai lavorando nella tua libreria per riutilizzarli in futuri progetti 360.
Consiglio Q: se si desidera modificare questo messaggio in un secondo momento, è meglio farlo nella Libreria. Altrimenti, le modifiche saranno salvate solo nel progetto 360 in cui il messaggio ha avuto origine.
Caricamento dei messaggi dalla libreria
Se si è salvato un messaggio nella libreria, è possibile inserirlo in qualsiasi progetto 360 si desideri.
Consiglio Q: Non vedete il messaggio desiderato? Assicurati che venga salvato nella Libreria con lo stesso tipo di messaggio. Non è possibile inserire un messaggio di SOGGETTO VALUTAZIONE in un Promemoria ai soggetti di valutazione e viceversa.
Pianificazione delle e-mail
Quando i messaggi di invito o di promemoria sono pronti, puoi programmarne l'invio cliccando sul pulsante " Programma email". Facendo clic sul menu a tendina a destra, si avranno due opzioni.
- Pianifica e-mail: Programmare un messaggio da inviare ai partecipanti.
Invia un'e-mail di prova: Scegliere un indirizzo e-mail per ricevere un'e-mail di prova. Questo è un ottimo modo per visualizzare in anteprima la formattazione del tuo messaggio prima di inviare l'invito ufficiale. Si noti che la funzione "Testo trasferito" non funziona nelle e-mail di prova: i campi relativi alle informazioni personali appariranno vuoti poiché non c'è alcun partecipante da cui estrarre tali dati, e il link non funzionerà per ragioni simili.
Consiglio Q: l' invio di un'e-mail di prova serve soprattutto a verificare la formattazione dell'e-mail. Per testare più a fondo il collegamento, provate ad aggiungere voi stessi come partecipante.
Consiglio q: se avete caricato dei partecipanti di prova nel vostro progetto e state testando il Testo trasferito programmando messaggi reali anziché di prova, fate attenzione a non interagire con il link! La fatturazione di un partecipante avviene non appena viene avviato il sondaggio.
Dopo aver cliccato su “Pianifica email”, si aprirà una nuova finestra.
Consiglio Q: Siete interessati a cambiare anche l'indirizzo Da? Questo può essere modificato solo a livello di organizzazione. Per maggiori dettagli, consultate la pagina di supporto Utilizzo di un indirizzo di posta personalizzato. Potrebbe essere necessaria un'impostazione da parte del team IT interno.
Consiglio Q: salvando un soggetto valutazione nella libreria, è possibile tradurlo più facilmente. Vedere la pagina di supporto sulla traduzione dei messaggi della libreria.
PARTECIPANTI per criterio
Per impostazione predefinita, ogni email che invii verrà inviata a tutti: se non desideri che le tue comunicazioni vengano distribuite a tutti, dovrai specificare i criteri che i partecipanti devono soddisfare per ricevere la tua email. È possibile restringere questi criteri cliccando sul menu a tendina accanto al campo "A" e selezionando "Partecipanti in base ai criteri".
Da qui, puoi cliccare nuovamente sul menu a tendina e scegliere di restringere la selezione dei destinatari in base alle informazioni di contatto, ai metadati, al rapporto o al fatto che abbiano nominato un numero sufficiente di valutatori. Cliccando sul pulsante " Visualizza partecipante/i", potrai verificare di aver selezionato i partecipanti corretti.
Fai clic sul segno più (+) per aggiungere altre condizioni. Tuttavia, non è possibile specificare se queste condizioni siano collegate da “e” o da “o”. Criteri diversi, quali Età ed E-mail, vengono considerati come collegati dalla congiunzione “e”, per cui entrambe le condizioni devono essere vere affinché un partecipante riceva un’e-mail. Se si specificano due fasce d'età diverse, si otterrà un'istruzione "o", in modo che i destinatari possano appartenere sia a una delle due fasce d'età specificate sia all'altra. Allo stesso modo, specificando più indirizzi e-mail, il messaggio verrà inviato a ciascuno di essi.
Esempio: Nella schermata qui sotto, solo i partecipanti il cui reparto è Supporto saranno avvisati via e-mail, ma sia gli uomini che le donne del Supporto saranno avvisati via e-mail.
Messaggi personalizzati
Nessuno dei tipi di messaggio corrisponde al tipo di e-mail che volete inviare? Magari vorresti scrivere un messaggio di ringraziamento o inviare un invito personalizzato a un partecipante che è stato aggiunto all'ultimo momento. In questi casi, è possibile inviare un messaggio personalizzato.
È possibile inviare un messaggio personalizzato accedendo alla finestra "Pianifica email" e selezionando "Messaggio personalizzato " dal menu "Tipo di messaggio".
Consiglio Q: attenzione: i messaggi personalizzati non possono essere salvati per un uso successivo. Tutto ciò che viene digitato nella finestra Pianifica e-mail è un messaggio unico, a meno che non ci si assicuri di salvarlo nella libreria.
FAQs
Perché alcuni dei miei partecipanti ricevono inviti in cui si indica che la loro password è stata omessa?
Perché alcuni dei miei partecipanti ricevono inviti in cui si indica che la loro password è stata omessa?
Come posso inviare inviti ai soggetti chiedendo loro di designare dei valutatori?
Come posso inviare inviti ai soggetti chiedendo loro di designare dei valutatori?
Posso impostare il sistema in modo che i valutatori ricevano una sola e-mail di invito, anche se devono valutare più materie?
Posso impostare il sistema in modo che i valutatori ricevano una sola e-mail di invito, anche se devono valutare più materie?
Posso programmare degli inviti per una data futura?
Posso programmare degli inviti per una data futura?
Perché alcuni dei miei 360 valutatori non dispongono delle credenziali di accesso?
Perché alcuni dei miei 360 valutatori non dispongono delle credenziali di accesso?
È possibile abilitare un portale e l'accesso per i valutatori esterni nella sezione " Opzioni messaggi ", selezionando l'opzione " Includi le informazioni di accesso per i valutatori esterni".
Ho inviato un invito al valutatore, ma alcuni di loro non l'hanno ricevuto. Perché?
Ho inviato un invito al valutatore, ma alcuni di loro non l'hanno ricevuto. Perché?
Inoltre, se sai che un partecipante dovrebbe ricevere un invito al valutatore, puoi scaricare la cronologia delle e-mail inviate per la tua distribuzione, in modo da assicurarti che l'invito sia stato effettivamente inviato alla persona in questione e che l'e-mail non sia stata respinta.
Non ho la scheda descritta in questa pagina! Cosa devo fare?
Non ho la scheda descritta in questa pagina! Cosa devo fare?
È fantastico! Grazie per il tuo feedback!
Grazie per il tuo feedback!