Approvazione progetto

Informazioni sull’approvazione di progetto

Il processo di approvazione del progetto consente agli amministratori di configurare regole per i casi in cui le indagini richiedono l’approvazione prima della loro pubblicazione. Questo consente agli amministratori di rivedere l’utilizzo della licenza e le informazioni che l’azienda sta raccogliendo.

Con questo strumento, gli amministratori possono specificare quali utenti necessitano di approvazione prima di pubblicare i sondaggi. Possono inoltre designare quali utenti o gruppi sono autorizzati ad approvare sondaggi per specifici gruppi di utenti, consentendo alle grandi organizzazioni di configurare processi di approvazione ottimizzati per assicurarsi che gli approvatori corretti stiano rivedendo i sondaggi corretti.

Marchio vs. Approvazioni divisione

Per impostazione predefinita, le approvazioni del progetto sono applicabili a tutti i sondaggi della licenza che soddisfano i criteri della regola di approvazione. Se lo desiderano, i Brand Administrator possono modificare il funzionamento delle approvazioni nella tua licenza consentendo la gestione delle regole di approvazione a livello di divisione anziché a livello di brand.

Per modificare i metodi di approvazione:

1. In qualità di Amministratore della licenza, vai alla scheda Approvazioni.
2. Selezionare Impostazioni.
3. Scegliere il tipo di regole di approvazione da applicare alla licenza:
   • Regole di approvazione del brand: consente ai Brand Administrator di creare regole che si applicano a tutti i sondaggi della tua licenza. Se questa impostazione è abilitata, puoi anche scegliere di abilitare Consenti agli utenti di modificare le regole di approvazione della divisione mentre le regole di approvazione della divisione sono inattive Questa opzione consente agli amministratori della divisione di creare regole di approvazione della divisione, anche mentre le regole a livello di divisione sono disabilitate.
     Consiglio: l’opzione Consenti agli utenti di modificare le regole di approvazione della divisione mentre le regole di approvazione della divisione sono inattive è particolarmente utile quando si passa dalle regole del livello del brand a quelle a livello di divisione, poiché consente loro di rimanere in vigore mentre gli amministratori della divisione creano regole a livello di divisione. Una volta che le regole a livello di divisione sono in vigore, un Brand Administrator può abilitare le regole a livello di divisione, impedendo un periodo transitorio in cui non sono in vigore regole.
   • Regole di approvazione della divisione: consente agli amministratori della divisione di creare regole che si applicano ai sondaggi per gli utenti all’interno della loro divisione.
4. Fare clic su Applica.

Quando si passa da un metodo di approvazione all’altro, tenere presente quanto segue:

• Questa impostazione controlla chi può creare regole di approvazione. Quando a livello di licenza, i Brand Administrator creano regole di approvazione. Se impostato a livello di divisione, gli amministratori creano regole, ma solo per la loro divisione.
• Se le regole di approvazione sono impostate a livello di divisione, i Brand Administrator non potranno creare regole a livello di divisione, anche se sono amministratori della divisione. Tuttavia, i Brand Administrator possono visualizzare le regole di approvazione per tutte le divisioni.

Creazione di una regola di approvazione di default

Quando si crea un flusso di lavoro di approvazione del sondaggio, è importante configurare la regola predefinita. Questa regola avrà sempre effetto se nessuna delle regole di approvazione personalizzate viene soddisfatta.

1. Passare alla sezione Amministrazione.
   
2. Fare clic sulla scheda Approvazioni.
3. Scegli le regole di approvazione del brand o le regole di approvazionedella divisione a seconda di come desideri che vengano gestite le approvazioni per la tua licenza. Vedi Brand vs. Approvazioni della divisione per ulteriori informazioni.
4. La regola predefinita verrà visualizzata in fondo alla pagina. Fare clic sulla freccia accanto a questa regola per espanderla.
5. Selezionare la regola predefinita. Le opzioni includono:
   
   • Sempre (ogni volta che vengono pubblicati o aggiornati): i sondaggi richiedono l’approvazione ogni volta che vengono pubblicati. Sono incluse le modifiche apportate a un sondaggio dal vivo pubblicato.
   • Prima pubblicazione: i sondaggi richiedono l’approvazione la prima volta che vengono pubblicati. Dopo l’approvazione, i proprietari del sondaggio possono modificare e ripubblicare il sondaggio senza approvazione.
   • Mai: i sondaggi non richiedono l’approvazione di default.
6. Se è stata selezionata l’opzione Prima pubblicazione o Sempre come regola di default, sarà necessario selezionare anche il gruppo di utenti responsabile dell’approvazione dei questionari.
7. Fare clic su Applica per salvare la regola.

Creazione di regole di approvazione personalizzate

È possibile creare ulteriori regole di approvazione a seconda del proprietario del sondaggio. Ciò consente di creare una rete di approvatori del sondaggio e di approvatori in base alla struttura aziendale.

A seconda del metodo di approvazione selezionato dalla licenza, le regole di approvazione personalizzate vengono create dai Brand Administrator o dagli amministratori della divisione.

1. Passare alla sezione Amministrazione.
   
2. Fare clic sulla scheda Approvazioni.
3. Scegli le regole di approvazione del brand o le regole di approvazionedella divisione a seconda di come desideri che vengano gestite le approvazioni per la tua licenza. Vedi Brand vs. Approvazioni della divisione per ulteriori informazioni.
4. Fare clic su Aggiungi regola.
5. Inserire un Nome regola descrittivo per far conoscere lo scopo della regola di approvazione ad altri utenti della propria licenza.
   
6. Scegliere il gruppo Proprietario sondaggio. Questo è il gruppo di utenti che dovrà ricevere l’approvazione dei sondaggi.
   Consiglio Q: queste autorizzazioni di gruppo sono disponibili nella scheda Gruppi della pagina Amministrazione. Se un gruppo ha il permesso Disponibile a tutti gli utenti impostato su Per questo brand e questo gruppo viene selezionato come gruppo di proprietari del sondaggio, tutti gli utenti del brand dovranno far approvare i propri sondaggi prima di poter pubblicare un sondaggio. Se per un gruppo l’autorizzazione Disponibile per tutti gli utenti è impostata su No e questo gruppo è selezionato come gruppo proprietario del sondaggio, solo gli utenti di questo gruppo dovranno ottenere l’approvazione per i sondaggi.
7. Scegli quando i sondaggi devono essere approvati. Le opzioni includono:
   • Sempre (ogni volta che vengono pubblicati o aggiornati): i sondaggi richiedono l’approvazione ogni volta che vengono pubblicati. Sono incluse le modifiche apportate a un sondaggio dal vivo pubblicato.
   • Prima pubblicazione: i sondaggi richiedono l’approvazione la prima volta che vengono pubblicati. Dopo l’approvazione, i proprietari del sondaggio possono modificare e ripubblicare il sondaggio senza approvazione.
   • Mai: i sondaggi non richiedono l’approvazione di default.
8. Selezionare il gruppo Approvatore. Gruppo di utenti che approverà i sondaggi per il gruppo di proprietari del sondaggio selezionato.
   Consiglio Q: le autorizzazioni configurate per il gruppo Approvatore influiranno sugli utenti visualizzati nell’elenco Seleziona approvatore durante la pubblicazione di un sondaggio. È possibile trovare queste autorizzazioni di gruppo nella scheda Gruppi della pagina Amministrazione. Se per un gruppo l’autorizzazione Disponibile per tutti gli utenti è impostata su Per questa licenza e questo gruppo è selezionato come gruppo Approvatore, tutti gli utenti nel brand verranno visualizzati nell’elenco Seleziona approvatore durante la pubblicazione di un sondaggio. Se per un gruppo l’autorizzazione Disponibile per tutti gli utenti è impostata su No e questo gruppo è selezionato come gruppo Approvatore, solo gli utenti di questo gruppo verranno visualizzati nell’elenco Seleziona approvatore durante la pubblicazione di un sondaggio.
9. Se necessario, adattare il numero della regola. Le regole vengono analizzate a partire dal numero 1, quindi dal numero 2 e così via. Vedere Come vengono valutate le regole per ulteriori informazioni.
10. Determinare se questa regola è attiva o inattiva selezionando o deselezionando la casella Attivato.
11. Fare clic su Applica per salvare la regola.

Ripetere i passaggi precedenti per creare ulteriori regole personalizzate. È possibile creare fino a 250 regole personalizzate.

Eliminazione di regole

Regole personalizzate

È possibile eliminare le regole personalizzate espandendole e facendo clic su Elimina all’interno della regola.

La regola predefinita

La regola default non può essere cancellata. Tuttavia, è possibile modificarla in modo che i sondaggi non richiedano mai l’approvazione.

Annullamento delle modifiche

Se hai apportato modifiche alle regole di approvazione del tuo sondaggio che desideri scartare, puoi fare clic su Ripristina per annullare queste modifiche. In questo modo le regole verranno ripristinate all’ultima volta che si è fatto clic su Applica.

Come vengono valutate le regole

Ogni volta che un proprietario del sondaggio pubblica un sondaggio, le regole di approvazione del sondaggio vengono selezionate. Le regole vengono analizzate in base al loro numero regola (con numero regola 1 primo, numero regola 2 secondo, ecc.). Il numero di una regola si trova sul lato destro della regola.

È possibile riordinare le regole personalizzate facendo clic su e trascinando i sei punti della regola. In alternativa, fare clic sul numero e digitare un nuovo numero nella casella.

Una volta che una regola viene valutata ed è vera, il sondaggio seguirà quella regola di approvazione. Se nessuna delle regole personalizzate è vera per questo sondaggio, la regola predefinita avrà effetto.

Il processo di approvazione

Questa sezione ripercorrerà l’intero processo di approvazione.

1. Un proprietario del sondaggio tenta di pubblicare il proprio sondaggio e gli viene visualizzato un popup che indica che è necessaria l’approvazione.
   
2. Il proprietario del sondaggio sceglie quale utente approverà il sondaggio.
   Consiglio Q: sebbene sia possibile per un amministratore del marchio impostare gruppi di approvatori durante la creazione di una regola di approvazione, quando una persona va a pubblicare il sondaggio, deve selezionare un singolo approvatore per il sondaggio.
3. Se lo si desidera, il proprietario del sondaggio può anche lasciare note per l’approvatore.
4. Il proprietario del sondaggio fa clic su Richiedi approvazione.
5. L’approvatore riceve un’e-mail, un cellulare o un prodotto che lo informa di avere un sondaggio da approvare.
   
   Qtip: l’indagine viene automaticamente collaborata con l’approvatore. Il sondaggio non verrà visualizzato nell’elenco dei progetti dell’approvatore, ma il nome dell’approvatore apparirà nella finestra di collaborazione per il sondaggio.
   Qtip: controllare il feed di notifiche per determinare il canale di notifica ricevuto, ad esempio e-mail, cellulare o interno al prodotto. Assicurarsi di non essere abbonati a tutte le notifiche o a “Approvazioni”.
6. L’approvatore accede al proprio account Qualtrics.
   Attenzione: se la tua organizzazione ha impostato un URL Qualtrics univoco, dovrai accedere utilizzando tale URL. Se non conosci questo URL, puoi cercarlo online, chiedere a un collega o chiamare l’assistenza.
7. In cima alla pagina iniziale dell’approvatore, verranno visualizzati gli elementi che richiedono la loro approvazione. Possono fare clic su Visualizza per continuare.
   
8. L’approvatore fa clic su Rivedi per rivedere il progetto.
   
9. All’approvatore viene presentata la versione di anteprima del sondaggio da rivedere.
   
10. L’approvatore può scegliere di respingere o approvare il sondaggio.
    Qtip: se l’approvatore respinge il sondaggio, gli viene data la possibilità di fornire un feedback al proprietario del sondaggio per eventuali modifiche suggerite.
    
    Consiglio Q: dopo aver approvato o respinto il sondaggio, la sua condivisione con l’approvatore viene automaticamente annullata, poiché non è più necessario rivederlo.

Opzioni aggiuntive nella pagina delle approvazioni

Quando fai clic sull’elenco a discesa accanto a una voce in attesa di approvazione, avrai a disposizione le seguenti opzioni tra cui scegliere.

• Visualizza cronologia approvazioni: visualizza la cronologia dei commenti su questo progetto o lascia alcuni commenti personalizzati. Quando si fa clic su questa opzione, viene visualizzata la finestra visualizzata di seguito.
  
• Approvare il sondaggio: approvarlo.
• Rifiuta sondaggio: respingi il sondaggio.

Approvazioni in sospeso

Gli amministratori della licenza possono visualizzare tutti i sondaggi attualmente in attesa di approvazione nella scheda Approvazioni in sospeso.

In questa scheda, verranno visualizzate le seguenti informazioni sui sondaggi in attesa di approvazione:

• Sondaggio: è il nome del sondaggio.
• Proprietario: questo è il nome del proprietario del sondaggio.
• Responsabile approvazione: nome dell’utente scelto per approvare il sondaggio.
• Data richiesta: l’ora e la data in cui il proprietario del sondaggio ha richiesto l’approvazione.