Creazione e gestione di utenti

Informazioni sulla creazione e la gestione degli utenti

In qualità di Amministratore della licenza, puoi creare nuovi account utente per la tua licenza nella scheda Utenti della pagina Amministrazione. Puoi anche modificare le autorizzazioni dell’account, accedere agli account, inviare e-mail di reimpostazione della password, eliminare utenti, trasferire la proprietà del sondaggio e altro ancora. Questa pagina illustra le opzioni disponibili per la creazione e la gestione degli account utente nella tua licenza.

Creazione di nuovi utenti

1. Navigare alla pagina Amministrazione.
   
2. Selezionare Utenti.
3. Fare clic su Crea un nuovo utente.
4. Inserire il nome utente. Deve essere sotto forma di indirizzo e-mail, ma non deve necessariamente trattarsi di un indirizzo e-mail funzionante. Non dovresti utilizzare lo stesso nome utente di un account esistente in nessun marchio Qualtrics.
   
   Esempio: Joel aveva già un account Qualtrics presso la sua vecchia azienda, quindi non può utilizzare il suo indirizzo e-mail, joel@demo.com, per il nome utente del suo nuovo account. Tuttavia, anche se nessuno dei due è il suo vero indirizzo di posta elettronica, può avere joel+1@demo.com o joel+newcompany@demo.com come nome utente.
   Qtip: non sarai in grado di creare un nuovo utente con un nome utente esistente, con un’eccezione: se il nome utente è stato caricato come 360 o un partecipante Engagement in passato, puoi creare un account Qualtrics standard con lo stesso nome. In questo evento, l’account appena creato richiederà all’utente di selezionare il proprio marchio (licenza Qualtrics) da un elenco a discesa ogni volta che effettua l’accesso, per determinare l’account a cui desidera accedere. Questa è l’unica differenza, e gli account altrimenti funzioneranno normalmente una volta effettuato l’accesso; tuttavia, se desideri eliminare questo comportamento, l’utente può contattare il supporto Qualtrics per modificare il nome utente 360 / Partecipazione partecipante.

   Consiglio Q: Ecco un elenco di simboli comuni che sono incompatibili con nomi utente e campi utente:

   =;~!&*%{}<>[]|\"\\^
   

5. Inserire il Nome e il Cognome.
6. Immettere l’ Indirizzo di posta elettronica.
   Qtip: l’indirizzo e-mail può essere qualsiasi indirizzo e-mail funzionante, anche se è stato utilizzato su un account Qualtrics precedente. Verifica che questo indirizzo e-mail sia preciso, perché è in questo modo che gli utenti si reimpostano le password e ricevono inviti alla collaborazione dai colleghi.
7. Inserire una password per il nuovo utente. Immettere la stessa password nel campo Conferma password.
   Qtip: gli amministratori della licenza potrebbero voler impostare requisiti a livello di brand per le password degli utenti. Per le licenze standard, vedere il tab Impostazioni organizzazione. Per le licenze con standard di sicurezza aggiornati, consultare il tab Sicurezza.
8. Se lo si desidera, impostare una Divisione. I settori merceologici sono utili per determinare le suddivisioni amministrative di una licenza.
9. Se lo si desidera, impostare un Tipo di utente. Ciò determina le autorizzazioni con cui inizia l’utente.
10. Impostare uno stato del conto. Generalmente, questa opzione deve essere attivata.
    Consiglio Q: maggiori informazioni nella sezione Stato e scadenza dell’account.
11. Se lo si desidera, è anche possibile selezionare Imposta data di scadenza per specificare una data di scadenza per l’account dell’utente.
    Consiglio Q: maggiori informazioni nella sezione Stato e scadenza dell’account.
12. Se lo si desidera, selezionare Crea scheda Componente aggiuntivo se si desidera visualizzare una pagina del componente aggiuntivo a sinistra della pagina Guida nell’angolo in alto a destra dell’account dell’utente.
    Qtip: una pagina di componente aggiuntivo consente di creare una pagina aggiuntiva nell’account dell’utente che conterrà pagine che presentano informazioni da qualsiasi URL si desideri. È sufficiente specificare una Descrizione e un URL per una pagina da aggiungere. Per eliminare una pagina, fare clic sul nome e selezionare Elimina. Sarà possibile aggiungere più pagine selezionando la scheda Crea componente aggiuntivo tutte le volte che si desidera. Può essere utilizzato, ad esempio, per presentare una pagina delle linee guida agli utenti.
    
13. Fare clic sulle caselle di controllo per personalizzare le autorizzazioni dell’account.
    Suggerimento Q: facendo clic sulla casella di controllo in Attivato verrà attivata l’autorizzazione per l’utente, mentre facendo clic sulla casella di controllo in Disattivato verrà disabilitata l’autorizzazione. Si consiglia di creare un nuovo Tipo di utente se ci si trova a modificare molti account per avere le stesse autorizzazioni personalizzate.
14. Fai clic su Salva.

Autoiscrizione

La creazione manuale di nuovi account utente potrebbe non essere pratica nelle licenze di grandi dimensioni. Se la tua organizzazione ha una pagina di accesso con marchio personalizzata, la funzionalità di auto-iscrizione può essere attivata. Se questa opzione è attivata, i membri della tua organizzazione potranno accedere alla tua pagina di accesso con marchio e creare i propri account.

Una pagina di accesso con marchio è quando la tua organizzazione dispone di un link speciale dove accedono o accedono con Qualtrics. Ad esempio, l’università statale potrebbe essere a https://stateu.az1.qualtrics.com/, e mettere il logo in cima in modo che gli studenti sappiano di essere nel posto giusto.

Gestione degli utenti esistenti

In qualità di Amministratore della licenza, puoi gestire l’account di un utente esistente. La gestione degli account utente può includere l’attivazione di sondaggi, la modifica della proprietà dei progetti, l’aggiornamento delle informazioni di contatto di un utente e la modifica delle autorizzazioni di un utente.

1. Navigare alla pagina Amministrazione.
2. Selezionare Utenti.
3. Cercare l’utente esistente utilizzando uno qualsiasi dei criteri di ricerca e dei filtri.
4. Fare clic sul nome utente dell’account utente desiderato.
5. Modificare l’account dell’utente. Ulteriori informazioni su questi campi nella sezione Creazione di nuovi utenti.
   
6. Fai clic su Salva.

Ricerca di utenti esistenti

Se hai bisogno di modificare un utente specifico e hai molte persone nel tuo brand, non spostarti manualmente nell’elenco degli utenti; effettua invece una ricerca.

1. Cercare in base a nome utente, nome, cognome o indirizzo di posta elettronica dell’utente. Non è necessario digitare il valore completo; ad esempio, è possibile trovare chiunque abbia “demo” nel proprio nome utente cercando “demo” nel campo username.
   Qtip: se si compilano più campi di ricerca, questi valori vengono uniti da “e”, il che significa che i risultati corrisponderanno a tutti i criteri compilati. Ad esempio, potresti avere qualcuno che si chiama “Brian” nel tuo brand. Si dispone anche di utenti con il cognome “Rossi”. Se cerchi “Brian” con il nome e “Smith” con il cognome, non troverai né “Brian Washington” né “John Smith” nei tuoi risultati.
2. Cerca in base a un ID sondaggio Qualtrics o a un ID utente.
   Qtip: durante la ricerca per ID sondaggio o ID utente, non puoi includere altri criteri cercati. Tutti gli altri campi compilati verranno ignorati.
3. Cerca per Divisione a cui appartiene l’utente.
4. Cercare in base al Tipo di utente di cui dispone l’account.
5. Cercare in base allo Stato account.

Invio di e-mail di reimpostazione password

Talvolta gli utenti hanno problemi ad accedere a Qualtrics. Possono comunicare a Qualtrics di aver dimenticato la password, che invierà un’e-mail sicura all’indirizzo e-mail elencato per il proprio account. Tuttavia, è possibile che l’utente non riesca a trovare questa e-mail nella posta in arrivo o nella cartella della posta indesiderata. In questo caso, è possibile provare a inviare una password reimpostata all’utente.

1. Passare alla scheda Utenti.
   
2. Cercare l’utente che ha problemi di login.
3. Fare clic sul nome utente.
4. Fare clic su Invia e-mail di reimpostazione password.
   

Dove le e-mail di reimpostazione della password vengono inviate

Le e-mail di reimpostazione
della password vengono inviate a qualsiasi elemento inserito nel campo di posta elettronica dell’account di un utente, non al nome utente. È importante ricontrollare che ciò che si trova nel campo e-mail per un utente sia un indirizzo e-mail reale e funzionante. Non è possibile aggiungere più indirizzi e-mail a questo campo.

Impostazione di una password specifica

Quando si crea un account per la prima volta, è possibile impostare una password specifica per l’utente.

Una volta creato un account, non è più possibile impostare una password specifica per tale account. al fine di proteggere le preferenze relative alla privacy e alle password personali dell’utente. Se si dispone di un utente che richiede una nuova password, inviare loro un messaggio di posta elettronica per la reimpostazione della password.

Trasferimento della proprietà del sondaggio

Talvolta la collaborazione non è sufficiente: nel caso in cui un utente lasci un’organizzazione o un team, potrebbe voler trasferire la proprietà del proprio sondaggio a qualcun altro. In qualità di amministratore, è possibile trasferire la proprietà di un sondaggio alla volta o di tutti i sondaggi di un utente alla volta.

Trasferimento di un sondaggio

1. Navigare alla pagina Amministrazione.
   
2. Selezionare Utenti.
3. Effettua la ricerca dell’utente esistente utilizzando qualsiasi parametro di ricerca e i filtri (nome utente, nome, cognome, ecc. così come divisione, tipo di utente e stato dell’account). È possibile utilizzare più criteri contemporaneamente.
4. Fare clic sul nome utente dell’account utente desiderato.
5. Fare clic su Visualizza informazioni sull’uso dell’account.
   
6. Fare clic su Cambia proprietario accanto al progetto desiderato.
   
7. Cercare l’utente a cui si desidera trasferire la proprietà del progetto.
   
8. Fare clic su Trasferire.

Trasferimento di più sondaggi

1. Navigare alla pagina Amministrazione.
   
2. Selezionare Utenti.
3. Effettua la ricerca dell’utente esistente utilizzando qualsiasi parametro di ricerca e i filtri (nome utente, nome, cognome, ecc. così come divisione, tipo di utente e stato dell’account). È possibile utilizzare più criteri contemporaneamente.
4. All’estrema destra dell’utente desiderato, fare clic su Trasferisci sondaggi.
5. Fare clic su Seleziona destinatario da rubrica.
   
6. Trova un utente nel tuo brand e fai clic sul suo nome.
   
7. Selezionare i progetti da trasferire.
   
8. Fare clic su Trasferisci progetti.

Trasferimento della proprietà del workflow

Talvolta è possibile modificare il proprietario di un workflow, ad esempio quando un dipendente lascia la società. In qualità di Amministratore della licenza, puoi trasferire la proprietà di uno o più flussi di lavoro dell’utente alla volta.

1. Passare ad Amministrazione.
   
2. Passare alla scheda Utenti.
3. Cercare l’utente attualmente proprietario del flusso di lavoro.
4. Fare clic su Trasferisci flussi di lavoro.
5. Immettere il nome dell’utente che si desidera sia il nuovo proprietario.
   
6. Fare clic sulla casella di spunta accanto ai workflow da trasferire.
   Qtip: puoi trasferire solo flussi di lavoro in cui il nuovo proprietario avrà accesso alle risorse a cui si fa riferimento nel flusso di lavoro (ad es. sondaggio, dashboard, account di estensione di terze parti). Se il nuovo proprietario non dispone dell’autorizzazione, accanto al nome del workflow verrà visualizzato un triangolo giallo. Passare con il cursore del mouse sul triangolo per visualizzare ulteriori informazioni sulla risorsa a cui il nuovo proprietario dovrà accedere prima di poter trasferire il flusso di lavoro.
   
7. Fare clic su Trasferisci flusso di lavoro.
8. Rivedere i workflow trasferiti. Se un workflow non viene trasferito, viene visualizzato un errore che indica quale workflow ha avuto esito negativo.
   
   Qtip: se un workflow non riesce a trasferire, provare a trasferirlo di nuovo. Se il problema persiste, contatta il supporto Qualtrics.
9. Al termine, fare clic su Fine.

Accesso agli account utente

Puoi accedere agli account degli utenti del tuo brand tramite proxy. Ciò può essere utile quando si indaga sull’abuso di account, quando un collega che deve collaborare a un progetto è fuori sede o per testare diverse autorizzazioni dell’account.

1. Navigare alla pagina Amministrazione.
   
2. Selezionare Utenti.
3. Effettua la ricerca dell’utente esistente utilizzando qualsiasi parametro di ricerca e i filtri (nome utente, nome, cognome, ecc. così come divisione, tipo di utente e stato dell’account). È possibile utilizzare più criteri contemporaneamente.
4. Per l’account utente a cui si desidera accedere, fare clic su Login, che si trova a destra nella colonna Azioni.

Eliminazione di utenti

Eliminare un utente
solo se si è assolutamente sicuri che è quello che si desidera fare. Non vi è alcuna garanzia che il Supporto Qualtrics possa ripristinare un utente o il suo contenuto account.

Quando un utente viene eliminato, molti contenuti dell’account, come le loro automazioni Directory XM, i flussi di lavoro all’interno dei progetti e le dashboard, saranno eliminati in modo permanente e non saranno recuperabili. Tenere presente che anche se l’utente viene ripristinato correttamente in un secondo momento, le relative dashboard non verranno ripristinate. Prima di eliminare un utente, un Amministratore della licenza deve accedere come utente e concedere l’accesso in modifica a qualsiasi dashboard, nonché trasferire la proprietà di qualsiasi progetto a cui desidera conservare l’accesso.

1. Navigare alla pagina Amministrazione.
   
2. Selezionare Utenti.
3. Effettua la ricerca dell’utente esistente utilizzando qualsiasi parametro di ricerca e i filtri (nome utente, nome, cognome, ecc. così come divisione, tipo di utente e stato dell’account). È possibile utilizzare più criteri contemporaneamente.
4. Per l’account utente che si desidera rimuovere, fare clic su Elimina utente, a destra sotto Azioni.
5. Seguire le istruzioni per confermare l’azione, quindi fare nuovamente clic su Elimina.
   

Stato e scadenza dell’account utente

Gli Account utente hanno due stati: Attivato e Disabilitato. Un account abilitato è un account attivo: può eseguire tutte le funzioni per cui dispone di autorizzazioni.

Disattivazione degli account

Dare a un account lo stato Disabilitato è un ottimo modo per rimuovere l’accesso di qualcuno a Qualtrics senza cancellare il suo account o i suoi progetti. Quando un account è disabilitato, l’utente non può più accedervi e i sondaggi su quell’account smetteranno di inviare e-mail. I sondaggi attivi sull’account continueranno a raccogliere le risposte.

Date di scadenza

Quando si imposta una data di scadenza in un account utente, si imposta la data in cui l’account diventerà inaccessibile. Alcune università utilizzano le date di scadenza per rimuovere l’accesso degli studenti ai loro account Qualtrics dopo la laurea, senza costringere un amministratore a ricordarsi di accedere a Qualtrics e aggiornare gli account alla fine dell’anno.

Per impostare una data di scadenza per un utente, fare clic su Imposta data di scadenza.

Le date di scadenza vengono impostate come date specifiche nel formato aaaa-mm-gg. Per rimuovere la data, fare clic su Annulla impostazione data di scadenza.

Verifica utenti

Talvolta, gli utenti potrebbero contattare l’utente perché non hanno mai ricevuto un’e-mail di verifica dell’account. Gli amministratori della licenza possono verificare manualmente gli utenti effettuando le seguenti operazioni:

1. Andare alla pagina Amministrazione.
   
2. Selezionare la scheda Utenti.
3. Cercare l’utente desiderato.
4. Fare clic sul nome utente.
5. In Stato account, selezionare Attivato.
   
6. Fare clic su Salvare.

Ripristino ed eliminazione definitiva dei sondaggi

Ripristino dei sondaggi eliminati

1. Nella pagina Amministrazione, passare alla scheda Utenti.
   
2. Fai clic sul nome dell’utente.
3. Fare clic su Visualizza informazioni sull’utilizzo dell’account.
   
4. I sondaggi i cui nomi sono in rosso sono stati rimossi dall’utente. Fare clic su Annulla eliminazione.
   

Eliminazione definitiva dei sondaggi

Per cancellare definitivamente un progetto da un account di un utente, lo stesso deve prima essere cancellato dall’utente. Quindi l’Amministratore della licenza deve fare quanto segue:

1. Nella pagina Amministrazione, passare alla scheda Utenti.
   
2. Fai clic sul nome dell’utente.
3. Fare clic su Visualizza informazioni sull’utilizzo dell’account.
   
4. I sondaggi i cui nomi sono in rosso sono stati rimossi dall’utente. Fare clic su Elimina definitivamente.
   
5. Digita Elimina nel campo.
   
6. Fare clic su Elimina.

Visualizza informazioni sull’uso dell’account

Quando modifichi un account, vedrai il collegamento Visualizza informazioni sull’uso dell’account in alto. In questa sezione puoi vedere quante risposte ha raccolto l’account e quali progetti possiede l’account. È inoltre possibile trasferire la proprietà di qualsiasi progetto a un altro account utente all’interno dell’organizzazione, nonché attivare/disattivare, annullare l’eliminazione ed eliminare definitivamente qualsiasi progetto.

1. Il grafico Conteggi risposte visualizza le risposte raccolte dall’account. Utilizzare i campi data per filtrare le date delle risposte raccolte.
   
2. Fare clic sul nome di un sondaggio per aprire il relativo collegamento di anteprima.
   
3. Fare clic su Cambia proprietario per trasferire un sondaggio a qualcun altro. Consultare la sezione collegata per ulteriori dettagli.
4. Fai clic su Disattiva per disattivare il sondaggio. In questo modo non sarà più possibile raccogliere risposte. Se il sondaggio è chiuso o nuovo, avrà la possibilità di Attivarlo.
5. Vedere Ripristino e cancellazione definitiva dei sondaggi.
   
6. Visualizza un elenco di sondaggi a cui l’utente è stato invitato a collaborare.
7. Visualizza un elenco di gruppi a cui appartiene l’utente. Se il gruppo non è ampio, sarà possibile rimuovere l’utente dal gruppo facendo clic su Annulla abbonamento.

Scheda Nuovi utenti

La scheda Utenti è stata riprogettata con un aspetto più moderno. Oltre a supportare tutti gli stessi comportamenti a cui si è abituati, la nuova scheda Utenti include anche il caricamento di utenti in massa e gli aggiornamenti di massa degli utenti.

Passaggio dalla scheda Utenti nuovi a quelli esistenti e viceversa

1. Andare alla pagina Amministrazione.
   
2. Selezionare Utenti.
   
3. Fare clic su Prova nuovi utenti in alto.

Per tornare all’interfaccia utente precedente, è possibile fare clic sul banner nella parte superiore della pagina. Il link dice: Usa la versione preesistente per una gestione dettagliata dei singoli utenti. È anche possibile fare nuovamente clic sulla scheda Utenti.

Caricamento di utenti in massa

Puoi caricare molti utenti contemporaneamente utilizzando un file CSV o TSV.

1. Fare clic su Aggiungi utenti.
   
2. Fare clic su Importa da file
3. Scaricare il template CSV.
   
4. Modificare il file. Includere i seguenti campi:
   • userID: lasciare vuoto questo campo per tutti i nuovi utenti.
   • userName: con quale nome utente l’utente deve accedere a Qualtrics. Seguire le stesse linee guida per la creazione manuale degli utenti.
   • firstName: nome.
   • lastName: Cognome.
   • e-mail: e-mail.
   • divisionId: ID delle divisioni a cui deve appartenere l’utente. Se non sei sicuro di quali divisioni esistono nella tua organizzazione e quali sono i suoi ID, scarica il campo Divisioni Questo campo è facoltativo.
   • accountType: l’ID del tipo di utente a cui deve appartenere l’utente. Se non sei sicuro dei tipi di utente esistenti nella tua organizzazione e dei loro ID, scarica il tipo di utente
   • accountStatus: deve essere impostato su “Attivo” per indicare che l’utente può accedere al proprio account Qualtrics. Vedere Stato e scadenza dell’account.
   • dataScadenza: le date di scadenza possono essere impostate nel formato MM/GG/AAAA. È possibile lasciare vuoto questo campo se non si desidera che il conto scada in una determinata data.
     Avviso: non rimuovere o modificare l’ordine delle colonne.
5. Una volta terminato, salva il file come CSV codificato UTF-8 o come TSV.
   Consiglio Q: Per ulteriori consigli sulla risoluzione dei problemi, vedere CSV & Problemi di caricamento TSV.
6. Selezionare il file da importare.
   
   Consiglio Q: il sistema effettuerà un rapido controllo del formato del file e degli errori, proprio come il sistema di caricamento dei partecipanti.
7. Fare clic su Avvia importazione.
   Consiglio Q: il sistema effettuerà un rapido controllo del formato del file e degli errori, proprio come il sistema di caricamento dei partecipanti.

È possibile verificare lo stato dell’importazione facendo clic su Gestisci Importazioni\Aggiornamenti\Esportazioni in Strumenti. Una volta completata l’importazione, è anche possibile visualizzare messaggi dettagliati sullo stato del processo di importazione.

Esporta tutti gli utenti nel brand

Passare a Strumenti e selezionare Esporta utenti come CSV. Non esiste alcuna opzione TSV.

Aggiornamento di utenti in massa

1. Esportare gli utenti in CSV.
2. Aprire questo CSV e apportare modifiche in base alle esigenze. È possibile modificare solo i seguenti campi:
   firstName
   lastName
   divisionId
   accountType
   accountStatus
   Avviso: non modificare l’ID utente per alcun utente. Questo ID è il modo in cui il file sa modificare l’utente corretto. I nuovi utenti devono avere ID utente vuoti.
   Attenzione: rimuovere le colonne Nome divisione e Nome tipo utente (ma mantenere i relativi ID). Non rimuovere o modificare l’ordine di altre colonne.
   Consiglio Q: Va bene rimuovere le righe se ci sono utenti a cui non si desidera apportare modifiche.
3. Una volta terminato, salva il file come CSV codificato UTF-8 o come TSV.
   Consiglio Q: Per ulteriori consigli sulla risoluzione dei problemi, vedere CSV & Problemi di caricamento TSV.
4. Importare il file come si farebbe con i nuovi utenti.

Ricerca di utenti

Digitare il testo per cercare i campi che corrispondono ai criteri.

Per eseguire ricerche specifiche per nome utente, nome e cognome, e-mail, stato, tipo di utente o divisione, fare clic su Ricerca avanzata.

È possibile inserire ed eliminare le condizioni in base alle esigenze. Se sono presenti più condizioni, un utente deve abbinarle tutte per essere incluse nei risultati.

Fare clic su Ricerca di base per tornare alla barra di ricerca.

Informazioni sui singoli utenti

Fare clic sul nome di un utente per visualizzare ulteriori informazioni e apportarvi modifiche.

Le informazioni utente contengono nome utente, divisione, nome e cognome, tipo di utente, stato, data di scadenza ed e-mail. È possibile modificare uno qualsiasi di questi campi. In Azioni, è anche possibile eliminare l’utente, inviare loro una reimpostazione della password, rimuoverli dall’autenticazione a più fattori o eseguire il login proxy al proprio account.

L’utilizzo dell’account mostra le stesse informazioni che si troverebbero in Informazioni sull’utilizzo dell’account. In Sondaggi di proprietà, puoi fare clic sul menu a tendina accanto a un sondaggio per trasferire la proprietà, attivarla, cancellarla o altro. (Le opzioni varieranno a seconda che l’utente sia effettivamente proprietario del sondaggio.) È possibile utilizzare gli altri tab per visualizzare i sondaggi condivisi con l’utente e i gruppi a cui appartengono.

La scheda Privilegi è il punto in cui si adattano le autorizzazioni utente. Utilizza il menu a discesa per commutare tra i tipi di autorizzazioni (ad esempio, Generale, Contatti, Employee Experience).

Ricordare di salvare tutte le modifiche.

FAQ