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Attività E-mail

Informazioni sull’attività Posta elettronica

Le attività e-mail consentono di inviare una notifica e-mail in risposta a una serie di eventi in Qualtrics. L’esempio più comune è quello di inviare un’e-mail a una persona o a un gruppo di persone ogni volta che viene inviata una risposta al sondaggio.

Esempio: inviare un’e-mail a un responsabile del servizio clienti e al relativo responsabile ogni volta che un cliente invia una risposta a un’indagine CSAT. Questa e-mail include un report di ciò che il cliente ha detto in merito all’interazione con il supporto.

Esempio: quando un cliente si iscrive a un evento utilizzando un’indagine, riceve un messaggio di posta elettronica di follow-up che conferma la registrazione e che indica in dettaglio l’ora dell’evento e chi contattare in caso di altre domande.

Esempio: Ogni lunedì, invii un’e-mail al tuo team HR ricordandogli di scorrere la loro lista di controllo settimanale.

L’attività di posta elettronica è un’ottima alternativa ai trigger di posta elettronica e presenta i seguenti miglioramenti:

Possibilità di utilizzare i messaggi della libreria (e quindi fornire traduzioni dei messaggi) per il corpo dell’e-mail e la riga dell’oggetto.
Accesso alla creazione di report sui workflow per scopi di risoluzione dei problemi.
Capacità di essere attivata non solo dal completamento delle risposte al sondaggio, ma anche da modifiche alle risposte al sondaggio, eventi in Salesforce, un programma in corso, modifiche apportate ai ticket e altri eventi.

Configurazione di un’attività e-mail

Passare alla scheda Workflow.
Fare clic su Crea un workflow.
Determinare se il messaggio di posta elettronica deve essere inviato in base a una pianificazione o a un evento. Visitare le pagine collegate per ulteriori informazioni.
Qtip: la scelta dell‘evento basato su eventi e quindi dell’evento di risposta all’indagine è la più comune, anche se è possibile selezionare un’altra scelta.
Fare clic sul segno più ( + ), quindi su Condizioni per impostare le condizioni di invio del messaggio di posta elettronica.

Esempio: Vogliamo inviare un’e-mail di follow-up solo ai clienti che erano turbati dal servizio ricevuto. Pertanto, impostiamo una condizione in base alla quale solo gli intervistati che hanno dichiarato di essere leggermente insoddisfatti o estremamente insoddisfatti riceveranno un’e-mail di follow-up.
Fare clic sul segno più ( + ) e selezionare Attività.
Selezionare E-mail come task.
Selezionare il destinatario dell’e-mail. È possibile inviare a più indirizzi e-mail elencando i messaggi di posta elettronica separati da virgole. È possibile elencare fino a 30 e-mail qui.

Suggerimento: se hai chiesto agli intervistati i loro indirizzi e-mail, o questo sondaggio è stato inizialmente distribuito tramite e-mail, puoi fare clic sul pulsante del testo trasferito e selezionare la domanda del sondaggio o il campo del panel in cui è memorizzato l’indirizzo e-mail dell’intervistato.
Per aggiungere destinatari in CC o Ccn all’e-mail, fare clic su CC o Ccn.
Qtip: il campo CC sarà visibile a tutti i destinatari, mentre il campo Ccn non sarà visibile a tutti i destinatari.

Qtip: il campo Ccn non verrà mostrato al destinatario Ccn. Consultare il documento RFC 2822 Internet Message Format per ulteriori informazioni sulle diverse modalità di utilizzo del campo Ccn.
Immettere un indirizzo e-mail per CC o Ccn. In ogni campo è possibile inserire un solo indirizzo e-mail.

Attenzione: se è stato specificato un indirizzo e-mail in Ccn per la tua divisione utente, questo indirizzo e-mail verrà automaticamente inserito in BCC su tutte le e-mail relative all’attività.Se non fai parte di una divisione o non è specificato un indirizzo e-mail Ccn per la tua divisione, l’indirizzo e-mail Ccn specificato per il marchio, se presente, verrà automaticamente BCCed su tutte le e-mail relative all’attività.
Modificare l’ Indirizzo mittente in base alle esigenze. Utilizzare il menu di riepilogo a discesa del dominio per selezionare i domini di invio disponibili.
Qtip: spesso un brand ha una serie di domini FROM personalizzati che un Amministratore della licenza e il team IT della tua organizzazione configureranno. Questi domini validi consentono di utilizzare qualsiasi indirizzo di posta elettronica con un dominio valido come indirizzo “Da”. Ad esempio, se sei uno studente dell’università di Qualtrics, potresti essere in grado di utilizzare qualsiasi indirizzo e-mail che termina con @qualtricsuniversity.edu. Se riscontri problemi nell’impostazione del tuo messaggio di posta elettronica “Da”, contatta il tuo Amministratore della licenza.
Modificare il Nome mittente in base alle esigenze.
Digitare il nome utente e il dominio dell’e-mail di risposta. Questo è l’indirizzo e-mail che riceve le risposte dei partecipanti al messaggio. Se non desideri ricevere risposte, puoi utilizzare uno qualsiasi dei domini e-mail predefiniti di Qualtrics. In caso contrario, puoi utilizzare un dominio configurato per l’utilizzo nella tua licenza o un testo per trasferire un’e-mail dal sondaggio o dal panel.
Qtip: l’e-mail che usi non deve essere reale. Ad esempio, se non si desidera ricevere risposte ma si desidera che l’indirizzo sembri ufficiale, è possibile impostare Rispondi a YourCompany@qemailserver.com.

Attenzione: è possibile inserire un solo indirizzo e-mail nel campo Rispondi a.
Aggiungi un oggetto alla tua e-mail.
Qtip: se fai clic sul menu a tendina accanto al campo Oggetto, puoi scegliere un soggetto salvato nella tua libreria (che può avere traduzioni) o aggiungere del testo trasferito.
Scegli quanto tempo dopo l’evento di attivazione (ad esempio, quanto tempo dopo l’invio di una risposta al sondaggio) l’e-mail verrà inviata. Il periodo di tempo più breve che è possibile selezionare è immediato e il più lungo è 30 mesi.
Scrivi il tuo messaggio di posta elettronica. Puoi utilizzare il menu a discesa Carica messaggio per utilizzare qualcosa della libreria oppure, se scrivi un messaggio che desideri riutilizzare, fai clic su Salva con nome in alto a destra per salvarlo nella libreria per un secondo momento. Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione di questo messaggio, consultare la pagina dell’editor Rich Content.

Qtip: se fai clic sull’elenco a discesa accanto al campo Messaggio, puoi scegliere un messaggio generale salvato nella libreria o aggiungere testo trasferito. Se si aggiunge testo trasferito, i campi di altri task nel workflow saranno disponibili nel menu. Ad esempio, se hai un‘attività relativa ai ticket nel workflow prima dell’attività e-mail, i campi del ticket saranno disponibili nel menu di testo trasferito.

Qtip: per impostazione predefinita, i messaggi nellattività di posta elettronica verranno impostati in inglese per impostazione predefinita. Puoi tradurre il tuo task utilizzando i dati incorporati e i messaggi tradotti dalla tua libreria di messaggi. Per prima cosa, dovrai assicurarti di avere un campo dati incorporato Q_Language nel flusso del sondaggio. Una volta ottenuto ciò, dovrai selezionare Testo Trasferito > Campo dati incorporati nel campo a discesa Messaggio e quindi immettere Q_Language nella casella che appare. Questo ti consentirà di inserire dinamicamente il messaggio nella lingua in cui il partecipante ha partecipato al sondaggio.

Attenzione: se si stanno includendo immagini nel messaggio di posta elettronica, è necessario inserire le immagini attraverso l’icona dell’immagine nell’editor di contenuti avanzati. Sarai in grado di scegliere qualsiasi immagine salvata nella tua libreria (e aggiungere nuove immagini alla tua libreria dall’editor e-mail). Se si incolla manualmente un’immagine nel messaggio di posta elettronica, lattività di posta elettronica non riuscirà.
Decidere se Includi report sulle risposte e Includi dati destinatario sono appropriati per questa e-mail. Per ulteriori dettagli, vedere i rapporti sulle risposte.
Qtip: “Includi rapporto sulle risposte” aggiunge un riepilogo delle domande e delle risposte del partecipante al corpo dell’e-mail (oltre a includere un collegamento a una versione online). “Includi dati destinatario” visualizza informazioni sulla risposta al sondaggio del partecipante.
Fare clic su Salvare.

Consiglio Q: i collegamenti di opt-out funzionano solo nei messaggi creati per inviti al sondaggio, promemoria e e-mail di ringraziamento. Non funzioneranno con le attività e-mail.

Rapporti sulle risposte

Consiglio Q: Stiamo abbandonando i vecchi collegamenti ai report sulle risposte che contengono Report.php. Per un elenco di soluzioni, vedere Migrazione da Report.php Response Reports.

Quando si crea un’attività di posta elettronica, è possibile selezionare Includi report risposte. I rapporti sulle risposte sono un riepilogo delle domande e delle risposte del partecipante. Vengono inviate nel corpo del messaggio di posta elettronica, in una pagina Web collegata e in un’esportazione PDF.

Attenzione: i rapporti delle risposte mostrano il testo corrente del sondaggio come appare nell’editor del sondaggio. Se hai apportato modifiche al tuo sondaggio ma non le hai pubblicate, tali modifiche si rifletteranno comunque nel rapporto sulle risposte.

Testo trasferito

Invece di abilitare “Includi rapporto sulle risposte”, puoi aggiungere un collegamento al rapporto a risposta singola nella tua attività e-mail utilizzando il seguente testo trasferito. Ciò consente di controllare dove viene visualizzato il collegamento al rapporto sulle risposte nel messaggio.

${srr://SingleResponseReportLink}

Attenzione: se hai copiato il testo sopra, assicurati di incollarlo senza formattazione. In caso contrario, il testo trasferito potrebbe avere una formattazione HTML aggiuntiva applicata e potrebbe non funzionare. Puoi anche digitare nuovamente il testo trasferito come appare sopra direttamente nella tua attività e-mail.

Inoltre, puoi aggiungere i seguenti parametri per personalizzare il collegamento al rapporto sulle risposte.

ttl: La scadenza del collegamento in secondi. Il valore predefinito è 7 giorni (604800 secondi).
Esempio: ${srr://SingleResponseReportLink?ttl=60} genererà un collegamento che scade tra 60 secondi.
edata: il tipo di dati incorporati da visualizzare nel report. Le opzioni valide sono “tutto”, “nessuno” e “utente”. Il valore predefinito è “utente”.
Esempio: ${srr://SingleResponseReportLink?edata=none} escluderà tutti i dati integrati dal report.
Password: la password necessaria per accedere al collegamento. Il valore predefinito è Nessuna protezione con password.
Esempio: ${srr://SingleResponseReportLink?password=test123} richiederà a chiunque acceda al collegamento di immettere la password “test123” prima di poter visualizzare il report.

È possibile combinare questi parametri in 1 collegamento. Il primo parametro deve avere un punto interrogativo ( ? ) davanti. Unire tutti i seguenti parametri con una E commerciale (& ).

Esempio: se si desidera includere tutti e 3 i parametri nel collegamento, l’aspetto sarebbe questo:

${srr://SingleResponseReportLink?ttl=60&edata=none&password=test123}

Scadenza

Come misura di sicurezza aggiuntiva, è possibile impostare la scadenza del collegamento al rapporto di risposta. Questo influisce solo sulla pagina Web e sull’esportazione PDF, non sul corpo dell’e-mail. Questa scadenza può essere determinata da ore, giorni o mesi dall’attività e-mail inviata.

Qtip: se selezioni Mai per la scadenza, riceverai un avviso. Se decidi di non voler mai far scadere i rapporti sulle risposte, assicurati che il tuo sondaggio non richieda dati sensibili all’intervistato.

Lingua

Determinare la lingua del report di risposta. Ciò consente di comporre diverse attività di posta elettronica per diversi intervistati in base alla lingua; utilizzando Q_Language e i codici lingua corrispondenti, è possibile impostare le condizioni in base alle quali vengono inviate attività di posta elettronica con corpi dei messaggi tradotti e lingue specificate per i rapporti di risposta.

Dati incorporati

Il report delle risposte può contenere i dati incorporati salvati con la risposta. Puoi scegliere di includere tutti i dati incorporati, solo i dati incorporati definiti nel flusso del sondaggio o nessun dato incorporato.

Visualizzazione ed esportazione dei report delle risposte

Quando i rapporti di risposta sono abilitati in un’attività di posta elettronica, verranno visualizzati in tre formati:

Testo nell’e-mail stessa.
Esportazione PDF.
Un live link.
Qtip: ricordare che l’impostazione della scadenza nell’attività e-mail definisce quando questo collegamento è disabilitato.

I rapporti sulle risposte contengono tre intestazioni di informazioni: Dati del destinatario, Riepilogo risposta e Dati incorporati.

I dati del destinatario contengono informazioni quali la data in cui la risposta al sondaggio è stata completata, l’indirizzo IP, l’ID di risposta interno e l’URL per visualizzare il rapporto sulle risposte. Il Riepilogo risposte contiene tutte le domande del questionario e le relative risposte. Infine, i Dati incorporati contengono tutti i dati incorporati che hai impostato nel Flusso del sondaggio, oltre a diversi campi predefiniti.

Consiglio Q: per impostazione predefinita, tutte le risposte a tutte le domande e tutti i dati incorporati sono inclusi in un rapporto di risposta. Tuttavia, il nostro team di servizi tecnici può creare report di risposta personalizzati in base alle esigenze della propria organizzazione. Contattare il proprio Account Executive se si è interessati a questa soluzione.

Per una soluzione più manuale, prendi in considerazione l’utilizzo di testo trasferito in un’attività e-mail. Ciò richiederà la creazione di report da zero, che non disporranno del collegamento live o di esportazione PDF.

Attenzione: se il rapporto delle risposte visualizza il messaggio di errore “Non hai più accesso al rapporto sulle risposte”, l’autorizzazione è stata disabilitata per il tuo brand. Per ottenere l’accesso, contatta l’amministratore della licenza e chiedi loro di abilitare l’autorizzazione dell’organizzazione Consenti rapporto risposte.

Mappaggio di un collegamento al rapporto sulle risposte in Salesforce

Puoi mappare un collegamento del rapporto di risposta a Salesforce in modo che appaia sulle pagine dei record. Per mappare un collegamento a un rapporto sulle risposte a Salesforce, vedere Mappatura di un collegamento al rapporto sulle risposte.

Quando vengono inviati task e-mail

Tutti i tipi di risposte al sondaggio possono causare l’invio di e-mail in determinate condizioni.

Le risposte completate (persone che hanno percorso tutto il percorso fino alla fine del sondaggio) genereranno attività e-mail per le quali soddisfano le condizioni.
Le risposte incomplete al sondaggio (persone che non hanno terminato il sondaggio) non generano e-mail a meno che l’attività non abbia una condizione aggiunta e la risposta sia registrata.
Le risposte importate generano e-mail solo se sono selezionate come condizione di risposta.
Le risposte dell’app offline generano messaggi di posta elettronica solo se vengono selezionate come condizione di risposta e vengono quindi caricate.
Le risposte in anteprima generano sempre e-mail per cui soddisfano le condizioni, a meno che non vi sia una condizione specifica che dice che non deve generare una risposta.
Le risposte di prova generano sempre messaggi di posta elettronica per cui soddisfano le condizioni, a meno che non vi sia una condizione specifica che dice che non deve generare una risposta.

Attenzione: una volta completato un flusso di lavoro, l’e-mail pianificata non potrà essere eliminata. Ad esempio, se una risposta appena inviata soddisfa la condizione di un’attività di posta elettronica e si va a eliminare lattività di posta elettronica, l’e-mail per quella risposta viene ancora pianificata.

Risoluzione dei problemi relativi alle attività relative alle e-mail

Questa sezione contiene collegamenti a risorse aggiuntive che possono aiutare a risolvere i problemi relativi alle attività di posta elettronica.

Identificare se le e-mail non sono riuscite: il reporting dei flussi di lavoro consente di controllare lo stato delle attività nel sondaggio e di identificare se sono riuscite. Questo strumento di risoluzione dei problemi è il migliore per controllare i problemi sul lato della configurazione del task e non ti aiuterà ad approfondire i problemi di recapitabilità delle e-mail, ad esempio i destinatari non validi.
Risoluzione dei problemi relativi alla consegna delle e-mail: esistono determinate regole che possono essere applicate a qualsiasi distribuzione e-mail in Qualtrics. Consulta Troubleshooting Email Distributions per una guida completa.
Risoluzione dei problemi Condizioni: la formulazione di una condizione in un’attività e-mail può cambiare quando viene eseguita l’attività e-mail. Innanzitutto, ricordare di controllare le regole generali per chi riceve le attività e-mail e quando. Per assistenza nella risoluzione dei problemi relativi al modo in cui vengono scritte le condizioni, consultare le seguenti risorse:
- Creazione di condizioni (con esempio passo a passo)
- Nuove condizioni e set di condizioni
- Tutti/e vs. Qualsiasi
- Logica di annidamento

Qtip: alcune delle risorse per la creazione di condizioni utilizzano esempi nel filtraggio dei dati anziché nei workflow. Tuttavia, la logica alla base di queste condizioni è la stessa.

Esempi di casi di utilizzo delle attività e-mail

A volte può essere difficile decidere come o quando utilizzare una funzione fino a quando non si conosce il modo in cui altri utenti l’hanno utilizzata con successo in passato. Di seguito, è disponibile un elenco di casi di utilizzo comuni che includono attività e-mail.

FAQ

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