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Panoramica di base sui workflow


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Informazioni sui workflow

I workflow consentono di avviare attività in base a vari eventi. Gli esempi includono la creazione di un ticket quando qualcuno ha eseguito l’opt-out dalla tua directory XM, l’invio di un’e-mail di follow-up a un cliente dopo un punteggio basso di soddisfazione. Sia per l’evento scatenante che per il task risultante, hai molte opzioni, la maggior parte delle quali si trovano all’interno della piattaforma Qualtrics e alcune sono esterne.

Puoi creare flussi di lavoro in 2 punti diversi: nella scheda Flussi di lavoro di un progetto o nella pagina Flussi di lavoro indipendenti o nella Directory XM. La scheda Flussi di lavoro è disponibile nei tipi di progetto Sondaggio, Engagement, Ciclo di vita, Ricerca dipendente ad hoc e 360. A meno che l’evento di trigger del tuo flusso di lavoro non sia correlato direttamente a un sondaggio, si consiglia di creare un flusso di lavoro indipendente.

la scheda Flussi di lavoro in un progetto di sondaggio

il menu di navigazione in alto a sinistra è aperto e sono selezionati i workflow

Qtip: questa pagina di supporto tratterà le informazioni che possono essere applicate sia ai flussi di lavoro indipendenti che a quelli specifici del sondaggio. Indicheremo dove ci sono differenze.
Attenzione: i collaboratori non hanno accesso ai workflow in un progetto EX. Solo il proprietario del progetto EX può utilizzare questa funzionalità.
Attenzione: questa funzionalità è completamente separata dalla pianificazione delle azioni. Per saperne di più sui piani d’azione, leggi la pagina Panoramica di base sulla pianificazione delle azioni.

Flussi di lavoro in un progetto vs. Workflow indipendenti

Puoi creare flussi di lavoro in più punti di Qualtrics. I workflow funzionano allo stesso modo, indipendentemente dal punto in cui vengono creati. Questa sezione illustra come accedere alle diverse aree di prodotto in cui è possibile creare un workflow.

  • La scheda Flussi di lavoro all’interno di un progetto: la maggior parte dei progetti consente di aggiungervi flussi di lavoro. Per creare un flusso di lavoro, passare alla scheda Workflow all’interno del progetto. I workflow creati in un progetto sono accessibili solo tramite il progetto.
    la scheda Flussi di lavoro allinterno di un progetto
  • Pagina Flussi di lavoro indipendenti: è possibile creare un flusso di lavoro non connesso a un progetto accedendo alla pagina Flussi di lavoro indipendenti.
    il menu di navigazione in alto a sinistra è aperto e sono selezionati i workflow
    Una volta lì, fare clic sul pulsante Crea un workflow per iniziare.
    facendo clic sul pulsante Crea un workflow nella pagina dei workflow

    Suggerimento: Se crei un flusso di lavoro attivato da una risposta al sondaggio all’interno della pagina dei flussi di lavoro indipendente, ti verrà richiesto di spostare il flusso di lavoro nel tuo progetto di sondaggio.

Creazione di workflow

Questa sezione spiegherà come creare un flusso di lavoro all’interno di un sondaggio e il significato dei diversi componenti (eventi, condizioni e attività). Sebbene la funzionalità sia simile, l’aspetto della creazione del flusso di lavoro potrebbe variare nella pagina Flussi di lavoro indipendenti.

  1. Passare alla scheda Flusso di lavoro del progetto.
    nella scheda Workflow, facendo clic su Crea un flusso di lavoro
  2. Assicurarsi di trovarsi nella sezione Flussi di lavoro.
  3. Fare clic su Crea un workflow per creare un workflow da zero o utilizzare un modello predefinito. In alternativa, fare clic sulla freccia accanto al pulsante e selezionare Avviato da un evento o Avviato in un momento specifico per saltare alla creazione di un workflow da zero.
  4. Se si crea un workflow da zero, determinare se il workflow deve essere pianificato o basato su eventi. Per un confronto completo di queste opzioni, vedere Pianificato rispetto a. Workflow basati su eventi .
    creazione di un workflow da zero o selezione di un modello

    • Pianificato: Impostare una schedulazione per il workflow da eseguire ripetutamente, ad esempio creare un’attività ticket ogni lunedì o un questionario da inviare il primo di ogni mese.
    • Basato su evento: Associa un flusso di lavoro a un evento specifico, ad esempio una risposta al sondaggio raccolta, un ticket in fase di riassegnazione o qualcosa che accade in Salesforce.
  5. In alternativa, selezionare un workflow predefinito nella sezione dei modelli. Per ulteriori informazioni, consultare Modelli di workflow.
  6. Fare clic su Inizia.
  7. Assegnare un nome al flusso di lavoro facendo clic sul nome del flusso di lavoro in alto e digitando un nuovo nome.
    assegnazione di un nome al flusso di lavoro, selezione dellevento, aggiunta di condizioni e quindi di unattività
  8. Scegliere l’evento che attiverà il flusso di lavoro o impostare la pianificazione in base alla quale si desidera eseguire il flusso di lavoro.
  9. Se lo si desidera, aggiungere condizioni al workflow. Queste sono le regole che un evento deve seguire prima che il workflow venga effettivamente eseguito e può aggiungere la specificità necessaria. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di condizioni.
    Qtip: non è necessario aggiungere condizioni a ogni workflow. Se non sono presenti condizioni, i task del workflow verranno attivati non appena l’evento avrà luogo. Ad esempio, se l’evento è la creazione di risposte all’indagine, il flusso di lavoro scatterà ogni volta che viene inviata una risposta all’indagine.
  10. Aggiungere un task. Questo è ciò che vogliamo che accada a seguito del soddisfacimento delle condizioni dell’evento, come l’invio di un’e-mail, la creazione di un ticket o l’invio di un messaggio Slack. Vedere la definizione delle attività per ulteriori esempi.
  11. Assicurarsi che il flusso di lavoro sia attivato.
Qtip: non appena si crea un workflow, esso sarà produttivo. Non è necessario pubblicare i flussi di lavoro, quindi fare attenzione quando li si aggiunge ai sondaggi che stanno raccogliendo attivamente le risposte.
Qtip: i workflow non sono istantanei e possono richiedere diversi minuti o un’ora per essere avviati o completati.

Eventi vs. Condizioni vs. Attività

Quando si crea un workflow, si indica l’evento che lo deve avviare, le condizioni più specifiche in cui si verifica quel workflow (se necessario) e quindi si definisce il task che viene eseguito come risultato.

Ad esempio, voglio inviare un’e-mail ai manager ogni volta che un cliente segnala un basso CSAT. Voglio anche creare un ticket quando questo accade, in modo che il team di supporto possa risolverlo.

Raccogliamo CSAT in un sondaggio – ciò significa che l’evento è la creazione di una risposta al sondaggio.

Ci interessa solo se c’è un basso CSAT, quindi la condizione è qualcosa di simile, se la risposta alla domanda CSAT è 3 o inferiore, o se è selezionato “altamente insoddisfatto”. (Questo può variare in base ai benchmark della tua organizzazione.)

Quale attività accade come risultato di questo tipo di risposte al sondaggio? Inviamo un‘attività e-mail ai manager e utilizziamo un‘attività ticket per creare un nuovo ticket per un addetto al supporto.

Flussi di lavoro pianificati vs. Workflow basati su eventi

I workflow possono essere pianificati o collegati a un evento specifico. I flussi di lavoro pianificati sono utili quando si desidera che un’attività venga eseguita su base regolare. Gli eventi sono più utili se si desidera basare un’attività su qualcosa di specifico che accade in Qualtrics, ad esempio, l’invio di un’e-mail o la creazione di un ticket in base al modo in cui un partecipante ha compilato un sondaggio. In questo esempio, l’invio del questionario sarà l’evento e l’e-mail o il ticket saranno l’attività svolta.

creazione di un workflow basato su eventi o pianificato

Esempi di workflow pianificati

  • Desidero ricevere un’e-mail ogni mese il primo giorno, ricordandomi di accedere e controllare il sondaggio.
  • Ho un sondaggio in cui chiedo ai dipendenti di dire al loro manager come stanno e segnalo i problemi per cui hanno bisogno di aiuto. Voglio che questo venga pubblicato nella lista dei miei dipendenti ogni mercoledì.
Qtip: i flussi di lavoro pianificati non consentono l’invio regolare di rapporti o dati. Se si desidera configurare un messaggio di posta elettronica per i report ricorrenti, vedere le opzioni per la condivisione dei risultati, dei report e delle dashboard (se applicabile).

Esempi di workflow basati su eventi

  • Intendo creare un ticket per il mio team di supporto ogni volta che un intervistato compila il sondaggio di supporto.
  • Intendo inviare un’e-mail al team vendite ogni volta che un intervistato seleziona che è interessato a saperne di più sui nostri prodotti.
  • Voglio inviare una distribuzione del sondaggio ogni volta che un ticket viene risolto in Freshdesk.

Workflow pianificati

I flussi di lavoro pianificati consentono di creare flussi di lavoro che vengono eseguiti in un’ora specifica. È possibile impostare l’esecuzione del workflow su base ricorrente ed è possibile scegliere quando iniziare e terminare il workflow.

Per creare un workflow pianificato, selezionare Avviato a un orario (pianificato) specifico durante la creazione del workflow.
selezionando Avviato a un orario specifico

Selezionare quindi la frequenza di pianificazione desiderata. Può trattarsi di un’espressione oraria, giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale, annuale o personalizzata. scegliendo la frequenza per il workflow pianificato
Il passaggio successivo dipenderà dalla frequenza del flusso di lavoro:

  • Settimanale e Mensile: scegliere i giorni in cui si desidera eseguirlo facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa e selezionando le caselle di spunta accanto a ogni giorno.
    Visualizza giorni a selezione multipla dal menu a discesa Giorni di inizio.

    Qtip: se scegli una data che non esiste in ogni mese (es: 29, 30 o 31), il flusso di lavoro non si verificherà durante quei mesi.
  • Trimestrale: selezionare il mese del trimestre e il giorno del mese in cui deve essere eseguito il workflow.scegliendo il mese e la data per un workflow trimestrale
    Qtip: se si desidera che il workflow venga eseguito l’ultimo giorno del mese, assicurarsi di selezionare Ultimo giorno.
  • Annuale: selezionare il giorno specifico dell’anno in cui deve essere eseguito il workflow. scegliere il mese e la data per un flusso di lavoro annuale
  • Espressione cron personalizzata: Immettere un’espressione cron che rappresenti quando deve essere eseguito il workflow. Fare clic su Mostra dettagli per visualizzare come viene valutata l’espressione cron. Vedere Questo sito web per assistenza nella generazione di un’espressione Cron.
    espressione cron personalizzata allinterno di un flusso di lavoro

    Consiglio Q: Le espressioni Cron possono avere solo 5 parti e devono contenere caratteri validi. Gli intervalli inferiori a 1 ora non sono consentiti. Guarda questo guida alle espressioni cron per ulteriori informazioni.
    Esempio: Nella cattura dello schermo di cui sopra, il workflow pianificato verrà eseguito nell’ora ogni 3 ore, a partire dalle 1:00, ogni 2 giorni.

Successivamente, digitare o fare clic sull’elenco a discesa per selezionare l’ora di inizio del workflow.
Elenco a discesa Orario di inizio

Se si desidera che il flusso di lavoro venga eseguito più volte nello stesso giorno, fare clic su Aggiungi ora di inizio.
Aggiungere un pulsante Ora di inizio sotto lelenco a discesa degli orari di inizio.

Esempio: si supponga di voler eseguire il flusso di lavoro 3 volte al giorno. Impostare la frequenza su giornaliero e aggiungere le 3 volte nel giorno in cui si desidera eseguire il flusso di lavoro. Questo workflow verrà eseguito ogni giorno alle 9:00, alle 12:00 e alle 15:00.
Esempio di orari di inizio multipli
Attenzione: il completamento di alcuni task potrebbe richiedere fino a 15 minuti, pertanto si sconsiglia di pianificare task con run-time più lunghi in incrementi molto ravvicinati. La durata necessaria per l’esecuzione di un task può essere rilevata nella cronologia di esecuzione di quel workflow.

Successivamente, selezionare il fuso orario in cui si desidera eseguire il workflow. Per impostazione predefinita, verrà selezionato il fuso orario dell’account.
Evidenzia lelenco a discesa di selezione del fuso orario.

Quindi, scegliere quando avviare e interrompere l’esecuzione del workflow. Per impostazione predefinita, i flussi di lavoro pianificati verranno avviati immediatamente dopo l’attivazione e l’esecuzione verrà interrotta solo se disattivati. Tuttavia, è possibile selezionare una data di inizio e una data di fine per il workflow pianificato.
Visualizza linput per una data di inizio e di fine nel workflow pianificato.

  1. Scegli quando inizia il flusso di lavoro:
    • Immediatamente una volta attivato: il flusso di lavoro verrà eseguito in base alla pianificazione una volta attivato.
    • Il: il workflow inizierà ad essere eseguito nella data selezionata. Inserire una data in formato MM/GG/AAAA o selezionare una data dal selettore del calendario.
      Visualizza il popup del calendario di selezione date.
  2. Scegli quando termina il flusso di lavoro:
    • Mai: il flusso di lavoro verrà eseguito finché non verrà disattivato.
    • Dopo: il workflow inizierà ad essere eseguito nella data selezionata. Inserire una data in formato MM/GG/AAAA o selezionare una data dal selettore del calendario.
Attenzione: le attività create nei flussi di lavoro pianificati non possono utilizzare il testo trasferito. Questo è dovuto al fatto che non esiste alcuna origine da cui trasferire le informazioni, a differenza di quanto accade in un flusso di lavoro basato su eventi.
Qtip: se stai cercando di inviare rapporti tramite e-mail su base regolare, visualizza le opzioni per condividere i risultati, condividere i report e condividere le dashboard (se applicabile).

Avvio manuale di workflow pianificati

Invece di attendere il lancio di un flusso di lavoro pianificato, è possibile attivarlo con il clic di un pulsante. Nell’editor del workflow è possibile attivare immediatamente un workflow durante il processo di test.

Esempio: si supponga di voler creare un workflow pianificato per l’avvio ogni lunedì alle 6:00, ma si sta creando il proprio workflow di mercoledì. Vorresti testare il tuo workflow senza attendere che venga attivato il lunedì successivo. È possibile avviare manualmente il workflow immediatamente per verificare che funzioni nel modo desiderato.
  1. Dopo aver creato il flusso di lavoro pianificato, assicurarsi che sia attivato.
    il pulsante ON/OFF del flusso di lavoro ed eseguire immediatamente i pulsanti nellangolo in alto a destra del flusso di lavoro
  2. Fare clic sul pulsante Esegui immediatamente per verificare il workflow pianificato.

Workflow basati su eventi

Gli “eventi” si verificano in Qualtrics (o in altri luoghi) e causano l’avvio di un flusso di lavoro. Per creare un workflow basato su eventi, fare clic su Crea un workflow e selezionare Avviato quando viene ricevuto un evento.

la finestra di selezione dellevento

Molti eventi possono essere utilizzati per avviare un workflow. L’evento selezionato determinerà i tipi di condizioni che possono essere applicate al flusso di lavoro. È possibile utilizzare la barra di ricerca nella parte superiore della finestra per cercare facilmente gli eventi disponibili. Gli eventi disponibili dipenderanno dalla licenza e dal progetto. Vedere di seguito per una breve spiegazione di ciascun tipo di evento.

Eventi disponibili ovunque

Gli eventi elencati di seguito sono disponibili per l’utilizzo sia nella scheda Flussi di lavoro del sondaggio che nella pagina Flussi di lavoro indipendenti.

  • Risposta sondaggio: Attiva il flusso di lavoro in base a come un partecipante risponde al tuo sondaggio.
  • Messaggio Salesforce in uscita: Avvia il flusso di lavoro in base ai messaggi Salesforce in uscita.
    Qtip: questo evento non è disponibile per i progetti EX.
  • Evento ticket: Avviare il workflow in base alle modifiche dei dati del ticket.
    Qtip: questo evento non è disponibile per i progetti EX.
  • Evento JSON: Avviare il flusso di lavoro in base a una chiamata API.
  • Evento ServiceNow: avviare il workflow in base a un evento in ServiceNow.
  • Evento Zendesk: avviare il workflow in base a un evento in Zendesk.
  • Evento Health Connect: avviare il workflow in base a un evento nel proprio sistema di cartelle cliniche elettroniche.
  • Evento Twilio Segment: Avvia un flusso di lavoro basato su eventi dati nel segmento Twilio, aggiorna le informazioni di contatto nella directory XM in base al segmento Twilio o aggiungi la transazione a un contatto della directory XM in base agli eventi nel segmento Twilio.
  • Evento Jira: attiva flussi di lavoro in base alle modifiche ai problemi Jira, come gli aggiornamenti di stato.
  • Evento XM Discover: Attiva un flusso di lavoro basato su avvisi verbatim o avvisi di scorecard inviati in XM Discover

Eventi disponibili solo in workflow indipendenti

I seguenti eventi sono disponibili solo quando si configura un workflow basato su eventi attraverso la pagina Flussi di lavoro indipendenti.

  • Evento imbuto directory XM: attiva il flusso di lavoro in base agli eventi che avvengono nella tua directory XM.
  • Evento di definizione sondaggio: avviare il workflow in base alla modifica dello stato di un progetto.
    Qtip: l’evento di definizione indagine non può essere utilizzato per tipi di progetto EX.
  • Evento Anomalia iQ: avvia il flusso di lavoro in base a picchi o cali nei conteggi delle risposte al sondaggio.

Creazione delle condizioni

Quando si crea un workflow basato su eventi, è possibile aggiungere condizioni per determinare in modo più specifico quando attivare il workflow. Ad esempio, potresti non voler inviare un’e-mail ai manager su ogni risposta all’indagine inviata, ma potresti voler fargli sapere quando il cliente ha indicato una bassa soddisfazione. Le condizioni vengono create creando istruzioni logiche che utilizzano informazioni dall’evento selezionato.

Qtip: le condizioni non sono richieste in ogni workflow.

 

Immagine che mostra come creare condizioni per un evento di risposta al sondaggio

  1. Tutti o qualsiasi:
    • Tutte le condizioni devono essere soddisfatte. Pensate a questo come a tutte le affermazioni nella condizione sono legate da “E”.
    • È possibile soddisfare qualsiasi condizione. Pensate a questo come a tutte le affermazioni nella condizione che sono collegate da “Or”.
  2. Tipo di condizione: varia in base all’evento selezionato. Ad esempio, se il tuo flusso di lavoro si basa sulle risposte al sondaggio, allora le tue condizioni possono essere basate sulle risposte alle domande, sui dati incorporati o sulle quote di quel sondaggio.
    Qtip: sarà possibile utilizzare le domande del questionario per creare condizioni se il workflow si basa sulle risposte al questionario inviate, ma non se si basa il workflow su un evento ticket; nel caso di quest’ultimo, è possibile utilizzare solo le informazioni disponibili sul ticket stesso, come i dati del ticket.
  3. Campo: il campo specifico in base al quale stai filtrando (ad esempio, Q1 – Come valuteresti la facilità o la difficoltà di navigare in questo sito web?).
  4. Scelta: la risposta specifica, la risposta, il valore, ecc. che si desidera abbinare (es., Estremamente facile, Detrattore, ecc.).
  5. Operatore: come si desidera far corrispondere il valore impostato (ad es. Selezionato / Non selezionato, Visualizzato / Non visualizzato, ecc.).
Qtip: Vedi le basi delle condizioni di costruzione per ulteriori informazioni sulle condizioni dell’edificio. Tieni presente che questa pagina riguarda il filtro dei dati delle risposte, ma le informazioni sulle condizioni sono le stesse per i flussi di lavoro.

È possibile includere più blocchi di condizioni in un workflow. Quando viene eseguito il workflow, le condizioni e i task del workflow vengono valutati nell’ordine in cui appaiono nell’editor del workflow. Pertanto, la condizione iniziale deve essere trasmessa prima di essere valutata per la condizione successiva. Non appena una condizione non viene soddisfatta, il workflow non continuerà a valutare le seguenti condizioni.

Esempio: In questo esempio, stiamo usando un flusso di lavoro per inserire i partecipanti al sondaggio in una raffa e poi inviare un’e-mail ai vincitori della raffa. Le partecipanti vengono identificate automaticamente durante il sondaggio e vogliamo che solo i vincitori ricevano un’e-mail.
un workflow con condizioni tra le attività

  1. Il flusso di lavoro inizia quando un intervistato invia una risposta al sondaggio.
  2. Aggiungiamo una condizione iniziale per determinare l’idoneità al raffle. Ciò avviene quando il partecipante partecipa al sondaggio ed è specificato dal campo di dati incorporati “RaffleEntry” è “True”.
  3. Poi aggiungiamo un task di codice, che utilizza JavaScript per determinare casualmente se l’intervistato ha vinto o perso la raffa.
  4. Aggiungiamo un’altra condizione per determinare se dobbiamo inviare un’e-mail a un vincitore di una raffa. Questa condizione dipende dall’output del task di codifica.
  5. Aggiungiamo un’attività e-mail per inviare un’e-mail all’intervistato.

Per attraversare il processo di creazione delle condizioni per un workflow, completare i passaggi successivi.

Passo passo
In questo esempio, viene creato un ticket quando si identifica un Detrattore utilizzando la domanda NPS nel sondaggio.

Qtip: Net Promoter® Score, o NPS, è una metrica di soddisfazione del cliente su una scala di 11 punti. I Detrattori insoddisfatti sono raggruppati da 0 a 6. I Passivi sono raggruppati da 7 a 8 e i Promotori da 9 a 10. Scopri di più sulla pagina Net Promoter® Score.
  1. Creare un workflow o selezionarne uno esistente. Assicurarsi che si tratti di un workflow basato su eventi.
    Azione di risposta al sondaggio appena creata senza condizioni
  2. Selezionare l’evento. Qui abbiamo scelto l’evento di risposta al sondaggio e specificato che il flusso di lavoro deve avvenire se viene creata una risposta.
  3. Fare clic su Aggiungi condizioni.
  4. Decidere se una qualsiasi o tutte le condizioni devono essere soddisfatte.
    Editor condizioni aperto con pulsanti descritti
  5. Fare clic su Condizione.
  6. Selezionare il tipo di condizione. In questo esempio, abbiamo scelto “Domanda”.
    Una condizione costruita su una serie di elenchi a discesa. Dice: qualcuna delle seguenti sono vere: domanda, con quale probabilità consiglieresti un battistrada a un amico, è detrattore, vero, allora il compito avverrà
  7. Selezionare un campo. In questo caso, abbiamo scelto Q2 perché è la domanda NPS.
  8. Selezionare un valore. Qui, è stato selezionato “È Detrattore”, che include automaticamente chiunque abbia risposto con lo 0-6 su una scala di 11 punti.
  9. Selezionare un operatore (ad es. Vero / Falso, ecc.).
  10. Ripetere i passaggi da 5 a 9 in base alle esigenze per aggiungere ulteriori condizioni.
  11. Per aggiungere ulteriori insiemi di condizioni, fare clic sul gruppo di condizioni. Ulteriori informazioni su come utilizzarle nella pagina collegata. Vedere anche Logica di annidamento per condizioni più complesse.
  12. Al termine, fai clic su Modifica terminata.

Definire le Attività

la finestra di selezione dellevento

Puoi aggiungere fino a 20 attività per flusso di lavoro per seguire le tue risposte alla ricerca e al sondaggio. Ciascun tipo di attività è in grado di risolvere una serie di problemi. È possibile utilizzare la barra di ricerca nella parte superiore del selettore attività per cercare le attività disponibili. Per un elenco completo delle attività, consultare la categoria Attività nella sezione Flussi di lavoro del sito di supporto. utilizzo del menu sul lato sinistro della pagina di supporto per navigare a Workflow e quindi Attività

Consiglio Q: fare clic sull’icona i su un task per ottenere ulteriori informazioni sull’attività. Questa finestra include anche un collegamento alla pagina di supporto dell’attività specifica se è necessaria una guida per la configurazione del task.
facendo clic sullicona delle informazioni su unattività o un evento per visualizzare ulteriori informazioni

Task workflow generali

Le seguenti attività possono essere utilizzate in tutta la piattaforma Qualtrics.

Task di ampliamento add-on

Qtip: le seguenti attività richiedono l’acquisto separato di un’estensione. Se non hai già accesso a una o più di queste estensioni e ti interessa, consulta il nostro XM Marketplace.
  • Attività Slack: Le metriche di completamento potrebbero attivare dei messaggi di canale Slack.
  • Attività Salesforce: L’analisi del testo potrebbe avviare gli eventi Salesforce.
  • Attività Zendesk: L’estensione Zendesk ti consente di creare e aggiornare i ticket in Zendesk in base alle risposte raccolte con i sondaggi Qualtrics.
  • Attività Freshdesk: l’estensione Freshdesk consente di creare ticket in Freshdesk in base ai flussi di lavoro attivati in Qualtrics.
  • Task Hubspot: L’ampliamento Hubspot consente di creare e aggiornare accordi commerciali e contatti in Hubspot dalle risposte al sondaggio raccolte.
  • Attività ServiceNow: L’ampliamento ServiceNow consente di creare e aggiornare anomalie in ServiceNow, nonché di aggiornare le informazioni di contatto del cliente fornite dalle risposte al questionario.
  • Microsoft Dynamics: l’estensione Microsoft Dynamics consente di collegare l’account a un sondaggio Qualtrics per le funzionalità Mappatura delle risposte e Web to Lead.
  • Attività Tango Card: Incentivare i sondaggi con Tango Card.
  • Task Marketo: Invia dati a Marketo come attività personalizzata.

Flussi di lavoro ETL

I flussi di lavoro ETL utilizzano le attività di estrazione e caricamento dei dati per importare i dati da un’origine di terze parti e importarli in Qualtrics. I flussi di lavoro ETL richiedono l’utilizzo reciproco di determinate attività per completare il flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo dei task dei workflow per creare flussi di lavoro ETL.

L’ordine delle attività in un workflow

Ogni flusso di lavoro può avere fino a 20 attività. L’ordine in cui queste attività si verificano nell’editor è importante, a seconda delle esigenze del flusso di lavoro. Quando il flusso di lavoro viene attivato, le attività verranno eseguite dall’alto verso il basso.

Qtip: in questa sezione si parla dell’ordine dei task nello stesso workflow. Per quanto riguarda l’ordine in cui vengono eseguiti workflow separati, non esiste un ordine fisso. Non è possibile imporre un ordine a flussi di lavoro separati: quando vengono soddisfatti i criteri per l’evento o la pianificazione, verrà attivato il flusso di lavoro.

Task & ordine condizioni

Quando si crea il flusso di lavoro, fare clic sul segno più ( + ) per inserire un’attività o una condizione nella posizione esatta del flusso di lavoro.

facendo clic sul segno più per aggiungere unattività del flusso di lavoro

Se necessario, è possibile riorganizzare le attività e le condizioni nel workflow selezionando Sposta in alto o Sposta in basso nel menu delle opzioni.

le opzioni di spostamento verso lalto e verso il basso

Attenzione: è possibile invalidare le dipendenze dei dati del flusso di lavoro se si sposta un task o una condizione che dipende da un componente diverso del flusso di lavoro. Qualtrics ti avviserà se la modifica sta interrompendo le dipendenze dei dati e ti dirà quali attività o condizioni verranno invalidate. È possibile fare clic su un’attività per ulteriori informazioni su ciò che verrà interessato in modo specifico.
il messaggio di errore quando si sposta un task che contiene dipendenze che si interrompono
Se si procede con lo spostamento, nell’editor del flusso di lavoro verrà visualizzato anche un messaggio di errore che informa che le dipendenze devono essere aggiornate (ad esempio, potrebbe essere necessario aggiornare il testo trasferito in un’attività del flusso di lavoro).

ID task

Al momento della creazione dei task, ad essi vengono attribuiti degli ID nel formato T-ID-#. L’ID di un task è impostato sull’ordine in cui è stato creato.

L’ID di un’attività non cambia mai ed è solo un ID interno per facilitare l’identificazione di un’attività. Non riflette necessariamente l’ordine in cui un task verrà avviato rispetto ad altri task nello stesso workflow.

Passaggio di informazioni da un’attività all’altra

È possibile trasferire le informazioni da un task a uno seguente. Uno dei campi in cui è possibile trasferire è un ID ticket da un’attività in cui viene creato un ticket (ad esempio, Zendesk, Freshdesk o Jira). Questo valore può essere riportato in qualsiasi attività successiva, ad esempio un’attività e-mail o anche un campo Jira.

Esempio: desidero creare un ticket in Freshdesk, quindi inserire l’ID del ticket in un’e-mail che si rivolge al rappresentante del servizio clienti per fargli sapere che è stato creato un ticket a suo nome. Mi accerto di configurare l’attività Ticket Freshdesk prima dell’attività di posta elettronica.

il workflow descritto nellesempio

Ora, quando personalizzo l’attività e-mail, ho la possibilità di inserire l’ID ticket nel corpo dell’e-mail.

usando il menu del testo trasferito per scegliere l’attività ticket

Quando si seleziona il testo trasferito da un task precedente, prendere nota dell’ID task (T-ID-#). Ciò determina da quale attività si stanno recuperando informazioni.

Flussi di lavoro ETL

La piattaforma Workflow di Qualtrics contiene una serie di attività per assistere nell’importazione di dati da destinazioni di terze parti in Qualtrics o nell’esportazione di dati da Qualtrics a destinazioni di terze parti. Queste attività seguono il framework ETL (Extract, Transform, Load). Utilizzando le attività ETL, è possibile creare flussi di lavoro automatizzati e pianificati per trasferire dati da origini terze parti in Qualtrics, nonché esportare dati da Qualtrics a destinazioni di terze parti.

L’ordine delle attività in un flusso di lavoro è importante quando si utilizzano le attività del flusso di lavoro per configurare i workflow ETL. Consultare la pagina di supporto collegata per maggiori informazioni su questo caso di utilizzo specifico.

Calcolo delle metriche

Il task Calcola metrica in Workflow consente di avviare una risposta alle metriche aggregate osservate in un insieme di dati in un periodo di tempo. In altre parole, fornisce un modo per configurare flussi di lavoro automatici basati su tendenze o eventi osservati nei dati dell’esperienza. I risultati del task Calcola metrica possono essere utilizzati per avviare altri task all’interno del workflow.

L’ordine delle attività in un flusso di lavoro è importante quando si calcolano le metriche aggregate. Consultare la pagina di supporto collegata per maggiori informazioni su questo caso di utilizzo specifico.

Durante la modifica di un flusso di lavoro, una barra degli strumenti apparirà in alto per aiutarti a navigare in ogni aspetto del flusso di lavoro.
la barra degli strumenti del workflow nella parte superiore di un workflow

  1. Editor workflow: modificare il trigger, le condizioni e i task per il workflow.
  2. Cronologia esecuzione: visualizza un registro cronologico di ogni esecuzione del flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Cronologia di esecuzione.
  3. Cronologia revisioni: visualizza il registro degli autori delle modifiche al flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Cronologia revisioni.
  4. Condivisione e autorizzazioni: gestisci chi ha accesso al flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, consultare Condivisione dei workflow.
  5. Impostazioni: aggiungi notifiche e configura gli avvii ritardati. Vedere Notifiche workflow e Impostazioni workflow.
  6. Fare clic sulla X nell’angolo in alto a destra per tornare al progetto.

Modelli di workflow

Quando crei un nuovo flusso di lavoro, avrai la possibilità di utilizzare un modello Qualtrics. Si tratta di workflow preconfigurati progettati per semplificare la configurazione di workflow utili. I modelli di workflow vengono creati dai nostri esperti in materia di Qualtrics per sfruttare gli standard di settore per le automazioni dei flussi di lavoro.

Esempio: il modello Importa dati Salesforce nella directory XM combina un’attività di estrazione da Salesforce e un’attività di caricamento dei dati dell’account B2B nella directory XM in una configurazione guidata per importare facilmente i dati da Salesforce da salvare nella directory XM Qualtrics.
limportazione dei dati salesforce nel modello di azioni della directory xm

Utilizzo dei modelli

  1. Dalla scheda del flusso di lavoro di un progetto o dalla pagina Flussi di lavoro indipendenti, fare clic su Crea un flusso di lavoro.
    facendo clic su Crea flusso di lavoro
  2. I modelli saranno elencati sotto la sezione “da zero”. Sono disponibili molti flussi di lavoro diversi in base ai vari risultati, quindi è necessario del tempo per trovare il flusso di lavoro più adatto ai propri obiettivi.
    selezionare un modello workflow da utilizzare
  3. Una volta trovato il modello da utilizzare, fare clic su di esso.
    scegliendo un modello, leggendo il riepilogo e facendo clic su Inizia
  4. Nel pannello laterale, rivedere il riepilogo del modello. Questo conterrà una descrizione generale del workflow, il suo utilizzo migliore, il modo in cui aiuta l’organizzazione e ciò che è incluso nel modello.
  5. Quando si è pronti per continuare, fare clic su Inizia.
  6. Si verrà indirizzati a una configurazione guidata per configurare il flusso di lavoro. Utilizzare le istruzioni dettagliate per facilitare la configurazione del flusso di lavoro. Visita le pagine di supporto collegate nelle istruzioni per maggiori informazioni su ogni elemento del flusso di lavoro.
    leggere le istruzioni passo a passo per un riepilogo e fare clic su componenti non configurati nelleditor delle azioni
  7. Fare clic sui diversi elementi del flusso di lavoro per configurarli ciascuno.
    Qtip: i passaggi del flusso di lavoro in sospeso verranno evidenziati.
  8. Al termine della configurazione del flusso di lavoro, assicurarsi di attivarlo.
    lazione di attivazione/disattivazione del pulsante di commutazione in alto a destra

Modelli esemplificativi

Di seguito sono riportati alcuni modelli esemplificativi. Questo non è un elenco esaustivo dei modelli disponibili. Accedere alla piattaforma per iniziare ad esplorare tutte le opzioni disponibili.

Consiglio Q: utilizzare la ricerca nella parte superiore del Catalogo per trovare e cercare modelli. È possibile eseguire la ricerca in base alle parole chiave nel modello. Ad esempio, cercare “ticket” per trovare tutti i template che utilizzano le attività del ticket. È inoltre possibile utilizzare i gruppi di filtri per visualizzare i modelli che soddisfano determinati criteri.
la barra di ricerca nella parte superiore del catalogo workflow e i gruppi di filtri sul lato

Gestione dei workflow esistenti

Tutti i flussi di lavoro del progetto sono elencati nella sezione Flussi di lavoro. Da qui è possibile cercare i workflow in base a specifiche proprietà, disabilitare e abilitare i workflow, nonché copiare ed eliminare i workflow.
la sezione dei workflow

Tabella workflow

La tabella mostrata in questa sezione visualizza informazioni chiave sui flussi di lavoro:
la tabella dei workflow che visualizza tutti i workflow nel progetto

  • Nome workflow: il nome del flusso di lavoro.
  • Cosa avvia il workflow: l’evento che avvia il workflow. In alternativa, è possibile impostare l’esecuzione del flusso di lavoro in base a una pianificazione.
  • Oggetto: Il sondaggio su cui si basa il flusso di lavoro. In alternativa, se il flusso di lavoro è pianificato, l’oggetto elencherà la pianificazione del flusso di lavoro.
    Qtip: questo valore potrebbe essere vuoto in quanto non tutti i workflow devono essere collegati a un sondaggio.
  • Task: i task eseguiti dal workflow. Le icone qui corrispondono alle icone delle attività durante la configurazione di un workflow; passare con il cursore del mouse su un’icona per visualizzare il nome dell’attività.
  • Proprietario: l’utente è il proprietario del flusso di lavoro.
  • Inizio ritardato: se il flusso di lavoro non ha un avvio ritardato, questo campo sarà vuoto. In caso contrario, è possibile visualizzare quanto segue:
    • Inattivo: vengono applicate le impostazioni di avvio ritardate, ma il flusso di lavoro è attualmente in esecuzione perché non è il periodo di tempo in ritardo.
    • Attivo: il flusso di lavoro si trova attualmente nel periodo di tempo di avvio ritardato.
  • Ultima modifica: contiene la data e l’ora dell’ultima modifica del flusso di lavoro.
  • On/Off: determina se il workflow è attivo (abilitato) o disattivato (disattivato). È possibile fare clic sul pulsante di commutazione per attivare o disattivare un workflow.
Qtip: se non si vedono tutte queste colonne, è necessario ridimensionare il browser in modo che sia più grande e che sia possibile visualizzare tutte le colonne.

Ricerca di workflow

La parte superiore della sezione Flussi di lavoro personali presenta una barra di ricerca e filtri per la ricerca dei flussi di lavoro.
le barre di ricerca nella parte superiore della pagina dei flussi di lavoro

  1. Utilizza il menu a discesa Stato ON/OFF per filtrare in base ai flussi di lavoro abilitati o disabilitati.
  2. Utilizzare la barra di ricerca per cercare un workflow specifico. È possibile eseguire la ricerca in base al nome del flusso di lavoro o ai relativi eventi e task.

Gestione di un flusso di lavoro specifico

È possibile modificare, rinominare, copiare, eliminare e gestire le impostazioni di un determinato workflow.

  1. Utilizzare il pulsante di commutazione On/Off per abilitare o disabilitare rapidamente il flusso di lavoro.
    attivazione o disattivazione di un flusso di lavoro e visualizzazione delle opzioni del flusso di lavoro
  2. Fare clic sul menu a 3 punti per visualizzare più opzioni per il flusso di lavoro:

Gestione di più workflow

È possibile attivare, disattivare o eliminare in massa i workflow.

  1. Selezionare la casella accanto a tutti i flussi di lavoro a cui si è interessati.
    selezione di più workflow per gestirli in massa
  2. Fare clic sull’icona del cestino per eliminare i flussi di lavoro selezionati.
  3. Fare clic sul menu a 3 puntini per accedere alle opzioni per abilitare o disabilitare i flussi di lavoro selezionati.
    Qtip: a volte puoi vedere che una di queste opzioni è grigia. Ciò avviene quando tutti i workflow selezionati hanno lo stesso stato.

Cronologia esecuzione

Navigando in Cronologia sessioni della scheda Flussi di lavoro, è possibile accertare rapidamente lo stato di tutti i flussi di lavoro o filtro in base allo stato, in modo da poter visualizzare tutti i flussi di lavoro completati, non riusciti o scaduti. Una volta fatto clic su un’attività non riuscita, verranno visualizzati ulteriori dettagli che possono aiutare a risolvere l’origine del problema.

la scheda Cronologia esecuzione nella scheda dei flussi di lavoro

la scheda Cronologia esecuzione allinterno di un flusso di lavoro specifico

Notare che sono presenti 2 diverse schede Esegui cronologia: una nella pagina principale del flusso di lavoro e una quando si modifica un flusso di lavoro specifico. La scheda Cronologia esecuzione nella pagina principale del flusso di lavoro aggrega tutti i dati di esecuzione del flusso di lavoro all’interno del progetto. Per visualizzare la Cronologia esecuzione di un singolo flusso di lavoro, fare clic sul flusso di lavoro e passare alla scheda Cronologia esecuzione all’interno del flusso di lavoro.

Per ulteriori informazioni sull’utilizzo di questa sezione, vedere Storici di esecuzione e revisione dei flussi di lavoro.

Cronologia revisioni

Durante la modifica di un flusso di lavoro, è possibile passare alla scheda Cronologia revisioni per visualizzare un registro di tutte le modifiche apportate al flusso di lavoro.
la scheda Cronologia revisioni

Per ulteriori informazioni sull’utilizzo della cronologia delle revisioni, vedere Workflows Run & Revision Histories.

Impostazioni

Il tab Impostazioni consente di configurare allerte per l’errore di un determinato workflow e di ritardare l’inizio dei flussi di lavoro per tenere conto dei giorni festivi e di altri tempi di inattività. Per i flussi di lavoro pianificati, è anche possibile configurare una notifica per l’esito positivo del workflow.

Per ulteriori informazioni, consultare Notifiche workflow e Impostazioni di workflow.
Scheda Impostazioni di un flusso di lavoro

Condivisione e autorizzazioni

La scheda Condivisione e autorizzazioni consente di gestire gli utenti che hanno accesso al flusso di lavoro.

la scheda Condivisione e autorizzazioni

Attenzione: non è possibile condividere singoli workflow all’interno di un progetto. È invece possibile condividere il progetto con altri utenti nella propria licenza per consentire loro l’accesso ai workflow di quel progetto. Se si passa alla scheda Condivisione e autorizzazioni per un flusso di lavoro all’interno di un progetto, verrà visualizzato il messaggio seguente.il messaggio di errore quando si tenta di condividere un workflow allinterno di un progetto

Per ulteriori informazioni sulla condivisione di workflow con altri utenti, vedere Condivisione di workflow.

XM Directory Workflows

La scheda Flussi di lavoro della directory XM è dove puoi creare, modificare e gestire i flussi di lavoro della Directory XM. I flussi di lavoro della Directory XM ti consentono di salvare, modificare e aggiornare le informazioni di contatto e i dati transazionali nella tua directory XM. Possono anche aiutarti a distribuire i sondaggi agli elenchi di contatti dalla tua directory XM.

Per ulteriori informazioni, consulta Flussi di lavoro nella directory XM.

FAQ

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