Passaggio 3: Configurazione dei partecipanti al progetto e distribuzione del progetto

Creare e caricare il file con i tuoi partecipanti

Il passaggio successivo nella preparazione del progetto Employee Engagement project è quello di finalizzare il file dati partecipanti e caricare il file sulla Piattaforma Employee Experience. Una volta caricato il tuo file, la lista dei partecipanti ci permetterà di distribuire link unici al sondaggio a ogni partecipante e di generare la gerarchia necessaria per redigere il rapporto dei risultati. Per maggiori informazioni, visita le pagine di supporto Preparare il file partecipanti per l’importazione e l’aggiunta di partecipanti.

Prima di caricare il tuo file dati partecipanti all’interno del progetto Employee Engagement, assicurati che il file partecipanti contenga una riga per ogni partecipante riportante nome, cognome e indirizzo e-mail del partecipante. Fai clic qui per rivedere i tipi di gerarchia.

Il file deve inoltre contenere i metadati che utilizzeremo per costruire la gerarchia. I metadati sono campi che possono essere utilizzati per creare la gerarchia o per segmentare i dati nelle dashboard.

• Per una gerarchia sovraordinato-subordinato, includere due colonne nel file partecipanti, una per gli ID dipendente e una per l’ID dipendente del manager.
  Consiglio Q: se ne hai una, la colonna Identificatore univoco può fungere da ID dipendente.
• Per una gerarchia basata su livelli, aggiungere una colonna per ogni livello della gerarchia dell’organizzazione e assegnare il valore di ogni livello a quel partecipante. Inoltre, avrai bisogno di una colonna di dati che indichi se un partecipante è un manager o meno. Il partecipante sarà assegnato come manager del livello inferiore nel quale è stato elencato. Ad esempio, la schermata seguente indica che Jane Smith sarà nominata Manager del reparto Finanza, ma Jill Devis sarà semplicemente un membro del reparto Finanza e non un manager.

Oltre ad elencare i metadati necessari per costruire la gerarchia, è possibile aggiungere ulteriori colonne al foglio di calcolo che contengono informazioni demografiche, quali località, genere, permanenza in carica o gruppo di lavoro. Questi dati possono essere usati per filtrare i risultati della dashboard o i dati segmento sui widget della dashboard.

Se fornisci traduzioni per i tuoi messaggi e-mail, includi una colonna di metadati nel file di caricamento dei partecipanti dal titolo “Lingua”. Fornisci il codice linguistico per ogni partecipante usando la guida Codici linguistici disponibili. Si noti che la lingua del browser del partecipante, non il codice della lingua, determina la lingua predefinita dell’indagine stessa.

Una volta terminata la formattazione del file partecipanti, salva il file partecipanti come file .CSV (UTF-8) o .TSV e carica il file nella tua lista dei partecipanti nella scheda Partecipanti utilizzando l’opzione Importa da file rappresentata di seguito.

Generazione della gerarchia dell’organizzazione

Ora che hai caricato i partecipanti al progetto nella piattaforma, possiamo generare una gerarchia basata sulle informazioni che abbiamo incluso nel caricamento del file partecipanti. La gerarchia sarà usata per strutturare i dati quando redigiamo i rapporti relativi ai risultati del progetto sul coinvolgimento.

Ulteriori informazioni sulla gerarchia migliore sono disponibili nella Panoramica di base sulle gerarchie. Una volta scelto un tipo di gerarchia più adatto alla propria organizzazione, consulta la pagina Preparazione di un file partecipanti per scoprire quali informazioni caricare con i partecipanti. Dopo aver preparato il file, è possibile passare a Generazione di una gerarchia sovraordinato-subordinato o Generazione di una gerarchia basata su livelli, a seconda della gerarchia scelta.

Puoi rivedere i tipi di gerarchia o scaricare modelli di file di caricamento partecipanti qui.

Scegli il metodo di distribuzione del tuo sondaggio

Il passaggio successivo nella preparazione del tuo progetto Employee Engagement per il lancio è quello di determinare come desideri distribuire il sondaggio ai tuoi dipendenti. Una volta stabilito questo, sarà possibile configurare la propria messaggistica e-mail e lanciare il progetto.

Di seguito sono delineati i metodi di distribuzione disponibili su Qualtrics, congiuntamente ai tipi di gerarchia consigliati per ogni metodo di distribuzione.

• Distribuisci il sondaggio con link unici al sondaggio inviati agli indirizzi e-mail dei partecipanti.
  • Tipo di gerarchia consigliato: sovraordinato-subordinato o basato su livello

• Invia a tutti i partecipanti al sondaggio lo stesso link anonimo al sondaggio e richiedi ai partecipanti di effettuare l’autenticazione al sondaggio con il proprio ID Dipendente.
  • Tipo di gerarchia consigliato: sovraordinato-subordinato

• Invia a tutti i partecipanti al sondaggio lo stesso link anonimo al sondaggio e chiedete ai partecipanti di selezionare la propria unità gerarchica utilizzando la domanda a tre selezioni del sondaggio
  • Tipo di gerarchia consigliato: in base al livello

• Usate una combinazione di metodi di distribuzione. Invia ai partecipanti con un indirizzo e-mail un link unico al sondaggio. Per i partecipanti senza un proprio indirizzo e-mail, fornisci ai partecipanti l’accesso al link anonimo al sondaggio e richiedi di autenticarsi per il sondaggio usando il proprio ID Dipendente.
  • Tipo di gerarchia consigliato: sovraordinato-subordinato o basato su livello

Opzioni sondaggio

Quando hai selezionato il metodo di distribuzione del progetto Employee Engagement, dovrai configurare le opzioni del progetto sul coinvolgimento per soddisfare i requisiti di distribuzione. Per maggiori informazioni, visita la pagina di supporto Opzioni sondaggio.

• Riacquisizioni sondaggio: consente agli intervistati di utilizzare il loro link unico per ripetere il sondaggio. Questa opzione è attivata per impostazione predefinita, quindi assicurati di deselezionarla se non desideri che i partecipanti riprendano il sondaggio.
• Usa Collegamento anonimo: un singolo collegamento al tuo sondaggio che raccoglierà risposte anonime che non è attivato per impostazione predefinita.
  • Questo si può usare diverse volte per completare il sondaggio ed è consigliato quando si proporrà il sondaggio in un chiosco.
  • Per le risposte anonime da associare alle unità gerarchiche, è necessario utilizzare un autenticatore nel flusso del sondaggio in modo che i partecipanti possano identificare la propria unità gerarchica o una domanda della gerarchia organizzativa nel questionario. Visita la nostra pagina sulla costruzione dei sondaggi qui per maggiori informazioni su ogni opzione.
• Impedisci sessioni multiple: impedisce agli intervistati anonimi di partecipare più di una volta al sondaggio utilizzando i cookie del browser. Se state consentendo ai partecipanti di utilizzare il link anonimo e tutti stanno utilizzando lo stesso dispositivo/chiosco per partecipare al sondaggio, dovreste disattivare questa opzione.
  • Se un intervistato tenta di partecipare al sondaggio su diversi dispositivi o browser, questa opzione non eviterà che risponda una seconda volta.
  • “Impedisci sessioni multiple” non avrà alcun effetto sui collegamenti univoci distribuiti ai partecipanti o quando si utilizza un autenticatore con il collegamento anonimo al sondaggio.
• Aggiungi un URL di referral: ti consente di impostare l’URL da cui il partecipante deve provenire per partecipare al sondaggio.
  • Non è un’opzione comunemente abilitata per i sondaggi Employee Engagement.
• Impedisci indicizzazione: impedisce ai motori di ricerca di indicizzare il sondaggio ed è abilitato per impostazione predefinita.
• Disponibilità sondaggio: ti permette di impostare una data di scadenza del sondaggio, che chiuderà automaticamente il sondaggio.

Creare messaggi di invito e di promemoria

Dopo aver impostato il tuo flusso di lavoro, è il momento di configurare i messaggi di invito e di promemoria per il tuo progetto Employee Engagement. Quando i messaggi sono stati impostati all’interno di Qualtrics, è possibile programmarne la distribuzione e lanciare il progetto.

Nel progetto di impegno, sono presenti diversi messaggi personalizzabili. Il partecipante invita i partecipanti al benvenuto al sondaggio ed è la prima e-mail che distribuirai. Seguono i promemoria dei partecipanti, che ricorderanno solo agli intervistati non terminati che devono ancora completare il sondaggio. Una volta che tutti i tuoi dati sono stati raccolti e hai la tua dashboard personalizzata, i messaggi della dashboard invitano gli utenti della dashboard alle loro dashboard per analizzare i dati.

Per maggiori informazioni, visita la pagina di supporto Panoramica messaggi e-mail.

Una volta configurati i tuoi messaggi di invito e di promemoria per il progetto, sei pronto a lanciare il progetto Employee Engagement. Il passaggio finale è quello di programmare i messaggi di invito e di promemoria.

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