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Ruoli partecipante (EX)

Qtip: questa pagina descrive le funzionalità disponibili per i progetti Engagement, Lifecycle, Ad Hoc Employee Research e 360, sebbene Lifecycle, Ad Hoc Employee Research e 360 non abbiano gerarchie. Per ulteriori dettagli su ciascuno di essi, consultare Tipi di progetti Employee Experience.

Informazioni sui ruoli dei partecipanti

I ruoli dei partecipanti vengono utilizzati per controllare l’accesso alle dashboard e alle gerarchie organizzative. I ruoli sono il modo migliore per gestire le autorizzazioni per grandi gruppi di partecipanti. Configurare un ruolo e assegnargli più partecipanti per risparmiare tempo non assegnando autorizzazioni una alla volta.

Creazione di un ruolo

Passare alla sezione Ruoli nella scheda Partecipanti e selezionare Aggiungi nuovo ruolo.
Assegnare un nome al proprio ruolo.

Qtip: in seguito sarà sempre possibile rinominare il proprio ruolo facendo clic sull’icona a forma di matita a destra del nome del ruolo.
Selezionare Crea.

Autorizzazioni del ruolo

Esistono varie autorizzazioni che possono essere abilitate o disabilitate per un ruolo. Vedere:

È anche possibile modificare le autorizzazioni del partecipante a livello individuale facendo clic sul nome o sull’e-mail di un partecipante. In questo modo si aprirà la finestra delle informazioni sui partecipanti in cui è possibile apportare modifiche a livello individuale.

Qtip: se a un partecipante viene concessa un’autorizzazione a livello individuale, tale autorizzazione verrà contrassegnata come definita dall’utente e non verrà aggiornata in base ai ruoli in cui si trova.

Interazioni di autorizzazioni tra più ruoli

- Se un partecipante viene assegnato a più ruoli ed entrambi i ruoli limitano i dati in base ai metadati, al partecipante verrà dato l’accesso più indulgente. Ad esempio, se un ruolo consente loro di visualizzare i dati dell’ufficio USA, mentre l’altro consente loro di visualizzare i dati dell’ufficio australiano, visualizzeranno sia i dati degli uffici statunitensi che quelli australiani.
  Qtip: tuttavia, se il partecipante è assegnato a più ruoli e un ruolo limita i dati, ma un altro ha il set Visualizza tutti i dati, i dati non verranno limitati. Qualtrics applicherà l’insieme più liberale di restrizioni sui dati.
- Se un partecipante è assegnato a due ruoli ed entrambi i ruoli limitano i dati in base alla gerarchia dell’organizzazione, al partecipante verrà dato accesso a entrambe le restrizioni. Ad esempio, se un ruolo consente loro di visualizzare le risposte in Unità 1, mentre l’altro ruolo consente loro di visualizzare le risposte in Unità 2, visualizzeranno sia i dati dell’Unità 1 che quelli dell’Unità 2.
- Se un partecipante viene attribuito a due ruoli che limitano i dati, uno con restrizioni basate sui metadati e uno con restrizioni basate sulla gerarchia organizzativa, il partecipante avrà accesso ai dati corrispondenti sia alla restrizione dei metadati che alla restrizione della gerarchia organizzativa. Ad esempio, se un ruolo consente loro di visualizzare i dati dell’ufficio USA, mentre l’altro ruolo consente loro di visualizzare le risposte nella gerarchia organizzativa Unità 1, avranno accesso a tutte le risposte nell’ufficio USA (restrizione dei metadati) oltre a tutte le risposte nell’Unità 1 (restrizione gerarchia organizzativa).

Qtip: all’interno di un singolo ruolo, le restrizioni per gli stessi campi sono sempre collegate con un “OR”. Al contrario, le restrizioni per diversi campi all’interno di un singolo ruolo vengono unite tramite “AND”. Ruoli diversi vengono quindi uniti insieme a “OR”.

Le restrizioni della gerarchia organizzativa si comportano allo stesso modo dei campi, tranne nel caso in cui un ruolo abbia una restrizione e l’altro no e vi sia un filtro di gerarchia dell’organizzazione nel dashboard; in tal caso, il filtro Org-Hierarchy è limitato dal valore della gerarchia.

Aggiunta di & rimozione dei partecipanti

Per aggiungere partecipanti a un ruolo, attenersi alla seguente procedura.

Attenzione: gli utenti che sono stati aggiunti manualmente a un ruolo non verranno rimossi se cambiano i loro metadati. Gli utenti verranno rimossi automaticamente da un ruolo solo se sono stati aggiunti con l’assegnazione automatica dei ruoli.

Selezionare Aggiungi/Esporta.
Scegliere Aggiungi partecipanti o Aggiungi partecipanti utilizzando i filtri.
Se è stato scelto Aggiungi partecipanti, cercare la persona utilizzando il nome o l’indirizzo di posta elettronica e selezionare il partecipante dall’elenco. Tenere presente che è possibile selezionare più persone.
Se si è scelto Aggiungi partecipanti utilizzando i filtri, sarà necessario impostare le condizioni in base alle quali i partecipanti verranno aggiunti a un ruolo. Le tue condizioni possono essere basate su metadati, indirizzo e-mail o manager della gerarchia organizzativa.

Qtip: puoi aggiungere più condizioni facendo clic sui tre punti a destra e selezionando Inserisci condizione di seguito.
Fare clic su Aggiungi.

Per rimuovere i partecipanti da un ruolo, passare con il cursore del mouse sull’individuo e selezionare l’icona del cestino sul lato destro.

Aggiunta di delegati ai ruoli

Se sono stati aggiunti delegati al progetto Engagement, è possibile utilizzare i ruoli per assegnare rapidamente le autorizzazioni dei delegati in massa.

Navigare alla sezione Ruoli.
Creare un nuovo ruolo o selezionarne uno esistente.
Fare clic su Aggiungi/Esporta.
Selezionare Aggiungi partecipanti utilizzando i filtri.
Scegliere Delegato gerarchia dell’organizzazione.
Selezionare la gerarchia dal progetto che contiene i delegati.
Fare clic su Aggiungi. Tutti i delegati nella gerarchia organizzativa selezionata verranno aggiunti automaticamente al ruolo.
Fare clic su Aggiungi una dashboard e selezionare la dashboard a cui i delegati devono avere accesso.
Attivare Delimitare dati.
Utilizzando i menu a discesa, selezionare Gerarchia organizzativa, quindi la gerarchia organizzativa di interesse, quindi Tutti i risultati al di sotto della relativa posizione delegata. Questo limiterà i dati in base alla posizione delegato nella gerarchia e non in base alla posizione di manager o subordinato diretto.

Dopo aver aggiunto i delegati a un ruolo e aver concesso loro l’accesso alla tua dashboard, i delegati avranno ora accesso alla dashboard di interesse in base alla posizione delegata nella gerarchia dell’organizzazione.

Attribuzione ruolo automatica

Consiglio Q: questa funzionalità è disponibile solo per i progetti del ciclo di vita, non per la ricerca di dipendenti ad hoc o per il coinvolgimento. Ulteriori informazioni sui diversi tipi di progetti EmployeeXM.

L’attribuzione automatica dei ruoli consente di aggiungere automaticamente gli utenti ai ruoli in base ai loro metadati. Se successivamente si modificano i metadati di un utente, anche il suo ruolo verrà aggiornato di conseguenza.

Esempio: esiste un ruolo per tutti coloro il cui reparto è “Supporto”. Barnaby cambia reparto da Supporto a Operazioni. Viene rimosso dal ruolo di supporto.

L’assegnazione automatica dei ruoli funziona meglio se abbinata a un‘automazione utente della dashboard, che aggiunge automaticamente gli utenti della dashboard al progetto dalla directory globale. L’utilizzo simultaneo di entrambe le funzioni ti consente di dare automaticamente le autorizzazioni ai dashboard del ciclo di vita in base alle modifiche nella tua organizzazione.

Esempio: tutti i business partner delle risorse umane (HRBP) dell’organizzazione visualizzano le dashboard di onboarding. È possibile configurare l’automazione dei partecipanti alla dashboard per estrarre HRBP dalla propria directory di dipendenti in base a un campo di metadati, ad esempio Ruolo = HRBP. È quindi possibile configurare un’attribuzione ruoli automatica per rilevare tutti i HRBP in un ruolo dashboard, in base a Ruolo = HRBP. Quando i nuovi HRBP entrano nell’organizzazione dell’utente, essi vengono inseriti automaticamente nel progetto del ciclo di vita e gli viene assegnato un ruolo dashboard che consente loro di accedere al dashboard di onboarding.

Fare clic su Aggiungi/Esporta.
Selezionare Assegnazione automatica del ruolo.
Seleziona un attributo metadati.

Qtip: l’elenco dei campi di metadati disponibili si basa sui metadati dei partecipanti al progetto. Sarà possibile selezionare solo i campi esistenti per i partecipanti al momento nel progetto. Se si desidera creare l’attribuzione automatica dei ruoli prima di caricare la lista dei partecipanti effettiva, sarà necessario aggiungere partecipanti ai test che contengono i campi di metadati che si intende utilizzare nell’automazione.
Selezionare l’operatore:
- Uguale: questo è ciò che dovresti scegliere la maggior parte delle volte. Ciò garantisce una corrispondenza esatta.
- In: questa opzione è ideale se i tuoi metadati hanno più valori, come quelli separati da due punti (ad esempio Seattle::Provo). “In” consente di rendere conto di questi valori separati da due punti.
  Esempio: di seguito, “Paese in Australia” garantisce che nel ruolo vengano inclusi anche gli utenti i cui metadati relativi al Paese sono simili a “Australia::USA”.
Selezionare il valore che i metadati utente devono corrispondere per essere aggiunti a questo ruolo. Sarà possibile effettuare una selezione da un elenco di valori esistenti o selezionare Immetti personalizzato per digitare un nuovo valore.
Esempio: si sta creando un ruolo chiamato Seattle Team. Si vuole che tutti gli utenti con un ufficio di Seattle vengano inseriti in questo ruolo.

Consiglio Q: è possibile digitare per cercare i valori in questo campo.
È possibile fare clic sui punti, quindi su Inserisci condizione di seguito per aggiungere un’altra condizione all’assegnazione automatica del ruolo.
Se si desidera aggiungere un intero nuovo set di condizioni, selezionare Inserisci insieme di condizioni sotto.
Per modificare la modalità di collegamento di più condizioni, adattare il Qualsiasi/Tutti elenco a discesa.
Al termine, fai clic su Salva.

Funzionamento dell’assegnazione automatica dei ruoli quando i metadati per un singolo utente hanno più valori

Alcuni metadati hanno più valori. Ad esempio, se si sta elencando l’ufficio principale di un dipendente, quest’ultimo può avere più persone se viaggia per lavoro. Se un attributo di metadati ha più valori, cambia il modo in cui funziona con l’attribuzione ruolo automatica.

Esempio: si supponga di volere che gli utenti elencati di seguito appaiano nello stesso ruolo:

Utente 1: Paese = Australia

Utente 2: Città = Provo

È possibile aggiungere due condizioni al proprio ruolo collegato da “Qualsiasi.”

È anche possibile disporre di più ruoli, in modo che a un utente con più valori venga assegnato un ruolo supplementare per ogni valore. In questo caso, si creerebbero un ruolo Australia e un ruolo USA.

Esempio: si supponga che gli utenti siano:

Utente 1: Paese = Australia::USA

Utente 2: Paese = Australia

Se è stato creato un ruolo Australia, utilizzare invece di uguale a per assicurarsi che entrambi gli utenti siano inclusi.

D’altra parte, se si creasse la condizione del ruolo “Paese uguale a Australia”, l’Utente 1 non verrebbe aggiunto al ruolo, perché il valore Paese è “Australia::USA”, non solo Australia.

Risorse aggiuntive per la creazione di condizioni di autoiscrizione

Per ulteriori informazioni su come creare e combinare le condizioni, consultare le seguenti risorse:

Opzioni ruolo

Rinomina: Rinomina il tuo ruolo facendo clic sull’icona a matita a destra del nome del ruolo.
Elimina: facendo clic sull’icona del cestino accanto al nome del ruolo, il ruolo selezionato verrà eliminato e rimosso da qualsiasi partecipante a cui è stato applicato.
Esporta partecipanti: questo esporterà tutti i partecipanti nel ruolo selezionato in un file CSV. L’esportazione conterrà nome, cognome, e-mail e ID univoco di ciascun partecipante.

Ricerca di un ruolo

Se il tuo ruolo contiene molti partecipanti, puoi utilizzare la barra Cerca sopra un ruolo per cercare un partecipante all’interno del ruolo. Sarà possibile effettuare la ricerca solo in base al nome o all’e-mail del partecipante.

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