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Evento ServiceNow
Informazioni sugli eventi ServiceNow
L’evento ServiceNow ti consente di iniziare i flussi di lavoro in Qualtrics in base a quando un record viene aggiornato o inserito in ServiceNow. Ad esempio, viene chiuso un ticket IT che aggiorna un record in ServiceNow, iniziando un flusso di lavoro in Qualtrics per inviare un sondaggio di feedback al dipendente che ha compilato il ticket originale.
Attenzione: per configurare un nuovo evento ServiceNow, è necessario disporre di autorizzazioni ServiceNow sufficienti configurate. In caso contrario, al salvataggio dell’evento, si riceverà un messaggio di errore (sys_rest_message, sys_rest_message_headers, sys_rest_message_fn, e/o sys_script) e l’evento non verrà creato. Saranno necessarie le autorizzazioni di lettura e scrittura nelle tabelle ServiceNow.
Contatta il tuo amministratore ServiceNow se non sei sicuro di disporre di queste autorizzazioni o se richiedi autorizzazioni aggiuntive per configurare un evento ServiceNow di Qualtrics.
Configurazione di un evento ServiceNow
- Utilizzando il menu di navigazione nell’angolo in alto a sinistra, selezionare Flussi di lavoro o passare alla scheda Flussi di lavoro del progetto.
- Assicurarsi di trovarsi nella sezione Flussi di lavoro.
- Fare clic su Crea un workflow.
- Selezionare Avviato alla ricezione di un evento.
- Selezionare ServiceNow.
- Scegliere il tipo di evento:
- ServiceNow: questa opzione consente a qualsiasi utente ServiceNow nella tua licenza di basare i flussi di lavoro Qualtrics su qualsiasi tabella a cui ha accesso.
Attenzione: l’opzione ServiceNow diventerà obsoleta nel primo trimestre del 2024. Ulteriori comunicazioni su questa modifica seguiranno più vicino alla data di obsolescenza.
- ServiceNow – accesso gestito: questa opzione consente solo agli utenti ServiceNow autorizzati di utilizzare le tabelle autorizzate nei propri flussi di lavoro Qualtrics. Questo accesso viene gestito con il Connection Manager di Qualtrics.
- ServiceNow: questa opzione consente a qualsiasi utente ServiceNow nella tua licenza di basare i flussi di lavoro Qualtrics su qualsiasi tabella a cui ha accesso.
- Fare clic su Successivo.
- Selezionare l’account ServiceNow da utilizzare. Potrete utilizzare tutti gli account che avete precedentemente connesso a Qualtrics, così come eventuali account configurati dal vostro Amministratore della licenza in Estensioni.
Attenzione: affinché il workflow venga eseguito correttamente, l’autore del workflow deve avere accesso alle credenziali ServiceNow utilizzate nell’attività ServiceNow.
- Per connettere un nuovo account ServiceNow, fare clic su Aggiungi account utente.
Consiglio Q: quando si aggiunge un nuovo conto, è necessario assegnargli un nome per poterlo identificare in futuro. Quindi, scegliere il tipo di connessione e completare la configurazione della connessione. Se ci si connette tramite OAuth, consultare questa pagina di supporto.
- Fare clic su Successivo.
- Immettere l’istanza ServiceNow.
Esempio: ad esempio, se esegui il login a ServiceNow all’indirizzo abc123.service-now.com, immetterai “abc123” in questa casella. - Fare clic su Verifica.
- Fare clic su Seleziona tabella e selezionare la tabella che contiene i record su cui basare il workflow.
Consiglio Q: se hai selezionato “ServiceNow – accesso gestito” nella fase 6, sarai in grado di scegliere solo le tabelle a cui ti è stato dato accesso tramite Qualtrics Connection Manager in ServiceNow (se è stato installato). - Se lo si desidera, selezionare Campi di riferimento per trasferire dati da altre tabelle ServiceNow nel flusso di lavoro. Per aggiungere campi all’interno del riferimento, fare clic sul menu a tre punti a destra. Per aggiungere un nuovo riferimento, fare clic su Aggiungi nuovo riferimento.
Consiglio Q: tutti i campi aggiunti alla sezione dei campi di riferimento dell’evento possono essere utilizzati come condizioni e disponibili nelle attività all’interno del flusso di lavoro. Questo può essere utile se desideri fare riferimento a questi dati tramite testo trasferito in un’attività e-mail, ad esempio. I campi di riferimento non possono essere utilizzati come filtro. - Scegliere se il workflow deve essere avviato quando un record viene aggiornato, inserito o entrambi.
- Se lo si desidera, aggiungere condizioni all’evento in base ai campi della tabella ServiceNow selezionata.
Qtip: queste condizioni vengono valutate prima dell’attivazione dell’evento. Per informazioni generali sulla logica della condizione di formattazione, vedere Creazione di condizioni. Tenere presente che è ancora possibile aggiungere condizioni in un secondo momento nel workflow per determinare quando il task viene attivato. - Fai clic su Salva.
- Continuare a configurare le condizioni e il task per il workflow.
Esempio: ad esempio, posso utilizzare un‘attività Directory XM per inviare un sondaggio successivo quando viene aggiornato un record in ServiceNow.
Condizioni per eventi ServiceNow
Quando si utilizza un evento ServiceNow per avviare il flusso di lavoro, è possibile basare le condizioni del flusso di lavoro su quanto segue:
- Dati evento: basare la condizione su uno dei campi inclusi da ServiceNow. I campi disponibili dipenderanno dalla tabella selezionata durante la configurazione dell’evento.
Esempio: in questo esempio, il workflow si avvierà quando il record aggiornato ha un job_count uguale a 10.
- Campo definito dall’utente: questo campo non viene utilizzato nelle condizioni.
Configurazione di un Qualtrics Spoke per ServiceNow
Talvolta, potresti voler creare ulteriori amministratori ServiceNow all’interno di Qualtrics. Garantendo agli utenti Qualtrics ulteriori autorizzazioni, puoi consentire loro di contribuire all’esecuzione dell’istanza ServiceNow nella tua organizzazione.
- Passare alla sezione Amministrazione del proprio account.
- Selezionare la scheda Utenti.
- Fare clic su Crea un nuovo utente.
- Configura il tuo account Qualtrics dell’amministratore ServiceNow. Assicurarsi che il Tipo di utente sia impostato come Brand administrator.
- Fare clic su Salvare.
- Cercare l’utente ServiceNow nella scheda Users.
- Sostituto Accedi nell’account dell’utente ServiceNow per completare la configurazione dell’account.
- Una volta effettuato l’accesso all’account, passare a Impostazioni account.
- Seleziona gli ID Qualtrics.
- Passare a OAuth Client Manager tab.
- Fare clic su Crea client.
- Inserire un nome per il mandante.
- Impostare gli ambiti da gestire:all.
- Assicurarsi che il Tipo di concessione sia impostato su Credenziali client.
- Fare clic su Crea client per generare il client.
- Annotare l’ ID client e la Chiave client segreta.
Attenzione: è necessario scrivere questi token generati e mantenerli in una posizione sicura. Non sarà possibile recuperare la chiave client segreta dopo la chiusura di questa finestra.
Gestore connessioni Qualtrics
Un amministratore ServiceNow può scaricare un’app Qualtrics che consente di gestire l’accesso degli utenti ai dati ServiceNow per la creazione dei flussi di lavoro Qualtrics. È possibile limitare le tabelle a cui gli utenti hanno accesso, le azioni disponibili per ciascuna tabella e visualizzare i flussi di lavoro che utilizzano le tabelle ServiceNow.
Download dell’app
Per scaricare l’app, cerca Gestore connessioni Qualtrics nell’App Store ServiceNow. Una volta trovata l’app, fare clic su Ottieni per scaricare l’app. 
Accesso all’app
Dopo aver scaricato l’app, cerca Gestore connessioni Qualtrics utilizzando il menu Tutto nell’angolo in alto a sinistra. È quindi possibile navigare alle diverse sezioni dell’app:
- Accesso tabella utente: concedi agli utenti di ServiceNow l’accesso alle tabelle da utilizzare nei flussi di lavoro Qualtrics.
- Regole aziendali principali: configura regole aziendali per consentire l’utilizzo delle tabelle nei flussi di lavoro Qualtrics e per revocare automaticamente l’accesso utente quando cambiano le proprie autorizzazioni.
- Connessioni Qualtrics: visualizza i diversi flussi di lavoro che utilizzano le tabelle ServiceNow.
- Contatta l’assistenza: un link a questa pagina di supporto. Accedi a Customer Success Hub se hai bisogno di contattare il Supporto Qualtrics.
Accesso tabella utente
La sezione Accesso tabella utente consente agli utenti di accedere a determinate tabelle ServiceNow in modo che possano farvi riferimento nei flussi di lavoro Qualtrics. Per concedere a un utente l’accesso a una tabella:
- Nella sezione Accesso tabella utente, fare clic su Nuovo.
- Cercare l’utente a cui si desidera concedere l’accesso. È possibile effettuare la ricerca in base al loro nome o indirizzo e-mail.
- Selezionare la tabella a cui si desidera concedere l’accesso.
- Selezionare le autorizzazioni che si desidera assegnare all’utente:
- Trigger on insert: consente all’utente di scegliere gli inserimenti di record come tipo di trigger durante la configurazione dell’evento ServiceNow in Qualtrics.
- Trigger all’aggiornamento: consente all’utente di scegliere gli aggiornamenti della registrazione come tipo di trigger durante la configurazione dell’evento ServiceNow in Qualtrics.
- Fare clic su Invia.
È possibile rimuovere l’accesso per un utente seguendo le seguenti istruzioni:
- Selezionare la casella accanto all’utente per cui si desidera rimuovere l’accesso. È possibile selezionare più utenti selezionando più caselle.
- Fare clic su Azioni sui record selezionati.
- Selezionare Elimina.
- Fare clic su Elimina nella finestra di conferma.
Quando si rimuove l’accesso alla tabella per un utente, i workflow configurati per l’utilizzo di questa tabella non verranno più avviati. Inoltre, i flussi di lavoro verranno rimossi dalla sezione Connessioni Qualtrics dell’app.
Regole commerciali principali
Devi configurare una regola aziendale principale per ogni tabella che desideri utilizzare nei flussi di lavoro Qualtrics. Questa regola consente alla tabella di attivare eventi in Qualtrics.
- Nella sezione Regole aziendali principali, fai clic sulla regola Esegui eventi Qualtrics che agisce sulla tabella Task [task].
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sull’intestazione di pagina e selezionare Inserisci e resta.
Consiglio Q: se non vedi questa opzione, ricontrolla la tua applicazione ServiceNow e assicurati di trovarti nel Connection Manager di Qualtrics. - Seleziona la tabella da utilizzare nei flussi di lavoro Qualtrics.
- Fare clic su Aggiorna.
Connessioni Qualtrics
La sezione Connessioni Qualtrics ti consente di visualizzare le informazioni su ogni flusso di lavoro Qualtrics che utilizza i tuoi dati ServiceNow. Questa sezione contiene una tabella che mostra le seguenti informazioni su ogni flusso di lavoro:
- Condizioni: descrizione delle condizioni nell’evento ServiceNow, se sono state configurate le condizioni.
Consiglio Q: questo campo è per le condizioni configurate all’interno dell’evento ServiceNow stesso. Le condizioni in un secondo momento del flusso di lavoro non verranno visualizzate qui.
- Campi di riferimento: descrizione dei campi di riferimento nell’evento ServiceNow, se sono stati selezionati campi di riferimento.
- Endpoint API Rest: il punto finale API utilizzato per l’evento ServiceNow.
- Tabella: il nome della tabella utilizzata nell’evento ServiceNow.
- Tipo di trigger Inserisci: indica se il workflow viene eseguito quando vengono inseriti record.
- Tipo di avvio aggiornamento: indica se il workflow viene eseguito quando vengono aggiornati i record.
- Utente: l’utente ServiceNow proprietario del flusso di lavoro.