Evitare di essere contrassegnati come spam

Informazioni su come evitare di essere contrassegnati come spam

Quando si invia una qualsiasi distribuzione di e-mail, l’obiettivo principale è evitare che le e-mail vengano bloccate o indirizzate alla cartella della posta indesiderata dei destinatari. In sostanza, non volete che le vostre e-mail siano contrassegnate come spam.

Quando i destinatari contrassegnano le vostre e-mail come spam, questo viene registrato come un reclamo e-mail. Troppi reclami avranno un impatto negativo sulla deliverability delle vostre e-mail, riducendo la probabilità che i destinatari ricevano le vostre e-mail. I provider di posta elettronica utilizzano i tassi di reclamo per spam come parametro chiave per determinare come recapitare le vostre e-mail (ad esempio, inviandole direttamente alla cartella “Spam” invece che alla “Posta in arrivo” o bloccandole del tutto).

È importante cercare di ridurre al minimo il numero di reclami. Una cattiva reputazione del mittente di e-mail può danneggiare la credibilità del vostro brand e l’aumento del numero di e-mail di spam filtrate farà calare i tassi di risposta. Mantenere una reputazione positiva del mittente è essenziale per garantire alti tassi di recapito delle e-mail e comunicazioni di successo con i clienti.

Questa pagina illustra i modi per evitare che i destinatari contrassegnino le vostre distribuzioni e-mail come spam.

Quando le e-mail di Qualtrics vengono contrassegnate come spam

Le e-mail vengono contrassegnate come spam quando un destinatario clicca manualmente su “Segnala spam” (o equivalente) per un’e-mail originata da Qualtrics. Questo viene registrato come un reclamo sui server di Qualtrics. Se la distribuzione ha un tasso di reclamo elevato, significa che una grande percentuale di destinatari di uno (o più) provider di posta elettronica ha contrassegnato la distribuzione come spam.

I destinatari possono presentare reclami per una serie di motivi, tra i quali i più comuni sono:

• Mancanza di rilevanza: Le e-mail non personalizzate o non pertinenti agli interessi del destinatario hanno maggiori probabilità di essere contrassegnate come spam.
• Problemi di frequenza: L’invio di troppe e-mail o di e-mail troppo poco frequenti può portare a un aumento dei tassi di reclamo.
• Aspettative non soddisfatte: Se il contenuto delle vostre e-mail non corrisponde a ciò che gli abbonati si aspettavano, potrebbero disiscriversi e presentare un reclamo.
• Mancata disiscrizione: Se l’opt-out di un destinatario non viene rispettato, questi potrebbe contrassegnare il messaggio come spam per evitare comunicazioni future.
• Mittente sconosciuto: Se un destinatario non riconosce il mittente, può contrassegnare il messaggio come spam.
• Comunicazioni inaspettate: Le e-mail che non sono state cercate o richieste dai destinatari hanno maggiori probabilità di essere contrassegnate come spam.

Se un destinatario si prende il tempo di contrassegnare manualmente un’e-mail come spam, probabilmente significa che non vuole più ricevere quelle e-mail. Quando un destinatario contrassegna come spam un’e-mail inviata da Qualtrics, viene automaticamente opt-out dall’elenco di contatti a cui l’e-mail è stata inviata. In questo modo si evita che il destinatario riceva ancora posta indesiderata e si migliora la deliverability per tutti coloro che utilizzano Qualtrics per inviare e-mail. I destinatari non riceveranno una notifica di opt-out. Il numero di destinatari che hanno contrassegnato l’e-mail come spam sarà elencato nella distribuzione come reclami.

L’opt-out automatico non è influenzato dalla presenza di un dominio FROM personalizzato (completo di record MX e DKIM). Se è stato impostato un relay SMTP, l’opt-in automatico non avverrà, perché è un altro server a ricevere la notifica di spam.

L’opt-out automatico non è influenzato dalla presenza di un dominio FROM personalizzato (completo di record MX e DKIM). Se è stato impostato un relay SMTP, l’opt-in automatico non avverrà, perché è un altro server a ricevere la notifica di spam.

Indagine sui reclami di spam

Per indagare sui reclami, attenersi alla procedura descritta di seguito:

1. Valutare la distribuzione delle e-mail per verificare la presenza di eventuali reclami. È possibile trovare il tasso di reclamo per ogni distribuzione nella scheda Distribuzioni di un progetto di sondaggio per gli inviti al sondaggio inviati tramite e-mail.
2. Una volta individuata una distribuzione con un alto numero di reclami, cercate i problemi più comuni. Vedere Quando le e-mail di Qualtrics vengono contrassegnate come spam per una lista di motivi comuni di reclamo da parte dei destinatari.

Per informazioni sulla risoluzione dei problemi e per evitare di essere contrassegnati come spam, consultare le altre sezioni di questa pagina.

Implementare le best practice dei mittenti di posta elettronica

Per aumentare le possibilità di ottenere un tasso di risposta più elevato, vi consigliamo di implementare le seguenti best practice per la distribuzione delle e-mail:

• Riconoscimento del brand: Assicuratevi che i destinatari riconoscano il vostro marchio utilizzando costantemente il nome del brand, il logo, i colori, un design professionale e informazioni chiare sul mittente.
• Segmentazione dei destinatari: Destinazione al pubblico giusto segmentando i destinatari in base ai dati demografici e al comportamento. Per ulteriori informazioni sulla segmentazione in Qualtrics, vedere Segmenti della Directory xm.
• Rilevanza dei contenuti: Includere contenuti rilevanti per il destinatario. Personalizzate i contenuti in base al comportamento passato, agli interessi e alle preferenze del destinatario e delineate chiaramente i benefit aziendali e gli incentivi per la partecipazione ai sondaggi.
• Ottimizzazione per i dispositivi mobili: Assicuratevi che le vostre e-mail funzionino sia su dispositivi desktop che mobili.
• Comprendere l’opt-in: fornire ai destinatari chiarezza sul motivo per cui stanno ricevendo l’e-mail. Se pertinente, includete una breve promemoria di come e perché hanno opt-in.
  Consiglio Q: Assicuratevi di consultare le linee guida specifiche di ogni Paese per l’acquisizione di liste di e-mail, come CAN-SPAM o GDPR. Potete anche controllare la vostra lista di e-mail per individuare eventuali e-mail rimbalzate di frequente e rimuoverle.
  Consiglio Q: È vietato l’uso di liste di terzi non confermate. Se le e-mail vengono raccolte durante le transazioni online, assicuratevi che i destinatari siano ben informati sulle e-mail che riceveranno.
• Facile opt-out: Fornite un’opzione di cancellazione semplice e chiara. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Utilizzo del link per l’opt-out.
• Timing e frequenza: Stabilite quando e quanto spesso inviare le e-mail per evitare di spendere troppo. Le regole di frequenza CONTATTI consentono di stabilire la frequenza con cui i contatti possono ricevere messaggi.
  Consiglio Q: in base ai dati di Qualtrics, i destinatari che ricevono i messaggi nella casella di posta prima di mezzogiorno hanno un tasso di engagement più elevato.
• Promemoria: Ricordate ai rispondenti che non hanno completato i sondaggi tramite e-mail o SONDAGGIO SMS.
• Test A/B: Testate diverse versioni delle vostre e-mail per vedere cosa fa aumentare i tassi di engagement.
• SOGGETTO VALUTAZIONE: Utilizzate un linguaggio chiaro e convincente, perché è la prima riga che i destinatari vedono.
• Elementi di design: Un layout professionale e brandizzato migliora l’engagement e riflette l’identità del marchio. Testate costantemente vari elementi del design, come la tipografia, gli schemi di colore, le immagini e la spaziatura, per identificare le combinazioni che risuonano meglio con il vostro pubblico e che portano a tassi di risposta più elevati.

Utilizzo di un indirizzo “Da” legittimo e affidabile

Il modo migliore per evitare di essere contrassegnati come spam e per garantire ai destinatari la fiducia nei vostri messaggi è assicurarsi che l’indirizzo e-mail da cui proviene il messaggio sia in linea con il brand dell’e-mail. Questo può essere realizzato con un indirizzo di posta elettronica personalizzato, che consente di impostare il proprio dominio e-mail per l’uso in QUALTRrics. L’utilizzo del proprio dominio e-mail può aumentare il tasso di risposta. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo di un indirizzo di posta elettronica personalizzato.

È inoltre possibile utilizzare un Vanity URL per creare collegamenti al sondaggio in linea con il proprio brand, migliorando così le percentuali di clic.

Utilizzare l’indicazione del brand per l’identificazione del messaggio

L’indicazione del brand per l’identificazione dei messaggi, o BIMI, consente di far apparire il logo del vostro marchio accanto al nome del mittente nella casella di posta dei destinatari. Questo logo aumenta il riconoscimento e la fiducia, poiché solo le e-mail legittime che superano i controlli di autenticità mostreranno il logo BIMI. Inoltre, permette alle vostre e-mail di risaltare nelle caselle di posta piene.

Per utilizzare BIMI, è necessario distribuire le e-mail da un dominio personalizzato.

Conoscere i Destinatari

Se non sapete a chi state inviando le vostre e-mail, correte il rischio di essere contrassegnati come spam. Per questo motivo, vi consigliamo di pensarci due volte prima di acquistare un database di e-mail. Gli indirizzi e-mail di questi database spesso non vengono filtrati molto bene e possono includere e-mail false e altri contatti di bassa qualità. L’invio a indirizzi e-mail falsi o di bassa qualità aumenta la probabilità di essere bloccati o messi nella cartella della posta indesiderata.

In alternativa, si consiglia di lavorare con un fornitore di servizi Panel. I fornitori di panel intrattengono relazioni con potenziali partecipanti in tutto il mondo che hanno accettato di ricevere i sondaggi. Vi metteranno in contatto con questi partecipanti dietro pagamento di una piccola somma. Qualtrics offre questo servizio, oppure potete lavorare con qualsiasi altro fornitore affidabile.

Chiedete agli intervistati di aggiungervi alle loro rubriche

Se sapete che gli indirizzi e-mail sono tutti validi e le e-mail vengono ancora bloccate o finiscono nella cartella della posta indesiderata, invitate i destinatari ad aggiungere il vostro indirizzo e-mail “Da” alla loro rubrica. L’aggiunta dell’indirizzo e-mail alla vostra rubrica indica il mittente come un fornitore di e-mail più affidabile e diminuisce la probabilità che le vostre e-mail vengano contrassegnate come spam.

Includere contenuti e-mail di qualità

Al contenuto e all’oggetto di ogni e-mail viene assegnato un “punteggio di spam”, un accumulo di punti che aiuta a determinare se un’e-mail viene contrassegnata come spam o meno. Sebbene ogni provider di posta elettronica abbia un algoritmo diverso, le seguenti considerazioni possono aiutarvi a mantenere basso il punteggio di spam:

Brand e Riconoscimento

• Brandizzate le vostre e-mail in modo che i destinatari sappiano da chi provengono. L’inclusione di un logo aziendale (BIMI) può essere un passo importante per garantire l’autenticità del messaggio.

SOGGETTO VALUTAZIONE

• Scrivete soggetti valutazione coinvolgenti. Invece di “Vogliamo la tua opinione sul nostro servizio clienti”, prova con “Com’è stata la tua telefonata di supporto qualtrics?” Cercate di utilizzare il nome della vostra azienda, ove possibile.
• Evitate frasi come “Questo non è spam!” nell’intestazione del soggetto di valutazione.
• Evitare l’uso eccessivo di maiuscole e punteggiatura. (ad esempio, “SI PREGA DI COMPILARE QUESTO SONDAGGIO!!!”)

Chiarezza e rilevanza dei contenuti

• Siate specifici sull’obiettivo del messaggio. Per esempio, “sondaggio” può essere vago: provate invece a usare termini come assessment, studio o feedback.
• Utilizzate un linguaggio chiaro e orientato all’azione.

Evitare i Trigger dello Spam

• Evitate di utilizzare parole e frasi comunemente usate dagli spammer sia nel corpo del testo che nel soggetto valutazione. Alcune di queste parole includono “gratis”, “sconto”, “opportunità”, “rimborso”, “incredibile”, “destinazione”, “offerta” e qualsiasi parola o frase che possa essere interpretata come pornografica.
• Evitare l’uso di caratteri verdi o rossi.
• Evitare l’uso di HTML in eccesso. Ciò include immagini casuali o non necessarie, video incorporati, caratteri luminosi e poco attraenti e così via.

Allegati

• Evitate di inviare allegati nelle vostre e-mail.

Parole e frasi da evitare per un maggiore Engage nelle e-mail

Parole d’urgenza e di pressione:

• Agisci ora
• Tempo limitato
• Non perdere l’occasione
• Immediato
• Affrettatevi

Termini finanziari:

• Debito
• Investimenti
• Reddito
• Milione
• Contanti
• Guadagnare denaro

Linguaggio promotore:

• Garanzia
• Risparmi significativi
• Prezzo più basso
• Prezzo migliore
• Senza rischio
• Promozione speciale

Linguaggio vago o abusato:

• Timing
• Incredibile
• Imbattibile
• Un’opportunità unica
• Ultima possibilità

Parole d’ordine tecniche:

• Senza rischio
• 100% gratuito

Indicatori generali di spam:

• Regalo gratuito
• Informazioni gratuite
• Iscrizione gratuita
• Accesso libero

Elenco dei server di Qualtrics

Alcune organizzazioni potrebbero dover impostare il proprio firewall di posta elettronica per accettare le e-mail da Qualtrics. Questo viene fatto inserendo nella “allowlist” gli indirizzi IP dei server di posta di QUALTRrics. Gli amministratori dei server dell’organizzazione sapranno come fare. Rivolgetevi a loro per questa richiesta.

Trovate l’elenco completo dei server da inserire nella lista e altri suggerimenti importanti su Allowlisting Qualtrics Servers & External Domains.

FAQ