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Automazioni di importazione elenco dipendenti (EX)


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Informazioni sulle automazioni di importazione directory dipendenti

Gli utenti spesso desiderano sincronizzare i propri record dipendente (HRIS) con Qualtrics utilizzando automazioni che portano tali dati in Qualtrics secondo una pianificazione regolare. Ad esempio, è possibile importare contenuti da un elenco di file quotidiani ospitati, il tutto utilizzando i metodi di trasferimento più sicuri e sicuri.

Con le automazioni di importazione delle persone (chiamate anche automazioni di importazione della directory dei dipendenti), è possibile creare, configurare, aggiornare, testare e rivedere i propri processi di automazione, ottimizzando così i caricamenti nella directory dei dipendenti. Quando è pianificata l’esecuzione dell’automazione, essa elaborerà tutti i file designati che non sono ancora stati elaborati dall’automazione, inclusi i file appena caricati.

Il tab automazioni nella directory ex

È possibile impostarli nella scheda Automazioni della directory dei dipendenti.

Qtip: ogni utente può creare fino a 100 automazioni ed eseguire ogni automazione un numero illimitato di volte. Non ci sono limiti al numero totale di automazioni che il tuo brand può avere. La dimensione massima per i file elaborati nelle automazioni è 250MB.
Attenzione: le importazioni di persone EX supportano file CSV con codifica UTF-8 e file TSV.

Passo 1: avvio e pianificazione dell’automazione

  1. Assegna un nome alla tua automazione.
    assegnando un nome allautomazione e creandola

    Qtip: se hai già creato un’automazione, fai clic su Nuova automazione per iniziare.
    facendo clic su una nuova automazione dalla videata dellautomazione
  2. Fare clic su Crea automazione.
  3. Determinare se l’automazione deve avvenire giornalmente, settimanalmente, mensilmente o su richiesta. (In altre parole, scegliere quando verificare la presenza di aggiornamenti nei file dei dipendenti e caricarli in Qualtrics). Se si seleziona Su richiesta, l’automazione controllerà i file ogni 15 minuti ed elaborerà quelli idonei.
    scegliere quando deve essere eseguita lautomazione
  4. Determinare l’ora del giorno / giorno della settimana che deve avere luogo. È possibile eseguire l’ora o 15, 30 o 45 minuti dopo l’ora.
  5. Fare clic su Aggiungi un’altra ora per aggiungere un’altra ora del giorno, della settimana o del mese in cui dovrebbe avvenire questo aggiornamento.
    Qtip: esiste un limite di 8 volte al giorno, 10 volte alla settimana o 6 volte al mese. Anche se tecnicamente è possibile aggiungere lo stesso tempo più volte, l’automazione verrà eseguita una sola volta in quel momento.
  6. Utilizzare il segno meno () per rimuovere gli orari.
  7. Determinare la data in cui si desidera che abbia luogo la prima automazione.
    determinando la prima volta in cui lautomazione deve essere eseguita e quando dovrebbe terminare

    Qtip: se la data è impostata su oggi o nel passato, l’automazione verrà eseguita da ora in poi.
  8. Determina quando si desidera che l’automazione interrompa l’importazione di contatti. È sempre possibile modificarlo in un secondo momento.
  9. Fare clic su Continua per accedere alla fase successiva, Configurazione di un’origine di importazione.

Fase 2: configurazione di un’origine di importazione

Quando raggiungi Configura origine di importazione nell’automazione dell’importazione delle persone, comunichi a Qualtrics la posizione dei dati dipendente che desideri importare. Lei ha qualche opzione.

selezione di una sorgente di importazione

  • File Service Qualtrics: Configura un file service con Qualtrics. In questo modo si elimina il compito di impostare un server SFTP sul proprio lato. Quando si seleziona questa opzione, vengono visualizzate le istruzioni su come configurarla.
  • Server SFTP (password o chiave SSH): Si dispone di un proprio server in cui verranno ospitati questi file. È necessario fornire il nome utente, la password, l’URL host e la porta del server SFTP affinché l’automazione possa importare i file. In alternativa, è possibile configurare fornendo la chiave SSH.

    Consiglio Q: quando configuriamo una connessione SFTP, consigliamo al tuo team IT Lista di elementi consentiti gli intervalli IP di Qualtrics. Consulta la lista di elementi consentiti dei server Qualtrics.

    Qtip: se l’account si trova all’interno dell’ambiente FedRAMP, gli indirizzi IP per l’inserimento nell’elenco di elementi consentiti sono diversi da quelli presenti in questa pagina. Per accedere in modo sicuro alle informazioni sull’indirizzo IP, accedi al tuo FedRAMP Customer Success Hub.
  • Google Drive o Dropbox: È possibile accedere a un’archiviazione file OAuth (Open Authorization), ad esempio Google Drive o Dropbox, in cui verranno ospitati i file di importazione. Devi effettuare l’accesso e concedere l’autorizzazione a Qualtrics per gestire i tuoi file nell’archivio file OAuth. L’automazione gestirà solo i file in una cartella designata configurata nel passo successivo.
Qtip: le opzioni File Service e SFTP di Qualtrics richiederanno probabilmente che tu collabori con il team IT della tua organizzazione per una configurazione corretta.

Fase 3: Crittografia PGP

La crittografia PGP è una fase facoltativa per le persone che importano automazioni per crittografare i dati inviati a Qualtrics. Per ulteriori informazioni su questa funzionalità, vedere Crittografia PGP.

  1. Scegliere se si desidera che il file sia crittografato utilizzando il software PGP.
    scegliendo sì per lutilizzo della crittografia

    Qtip: questa crittografia PGP è disponibile per le automazioni che utilizzano sia i server SFTP che il File Service Qualtrics. Se non è stata crittografata un’automazione precedente ma si desidera, è sempre possibile elaborare l’automazione per aggiungere una crittografia.
  2. Fare clic su Continua.
  3. Fai clic su Scarica la nostra chiave pubblica. Il team IT dovrà utilizzare tale chiave pubblica per crittografare i file di importazione prima di caricarli sul server SFTP o sul File Service Qualtrics.
    facendo clic su Scarica la nostra chiave pubblica nella videata di configurazione dellautomazione

    Qtip: se un’automazione è configurata per utilizzare la crittografia PGP ma riceve un file non crittografato, non riuscirà e informerà i destinatari e-mail, come da preferenze di notifica nell’automazione.
  4. Fai clic su Continua.
  5. Ora si definiranno i percorsi della cartella SFTP o si passerà direttamente alla mappatura dei campi di dati.
Qtip: la chiave pubblica e l’impronta digitale PGP ruoteranno ogni pochi mesi. Tuttavia, tutte le chiavi pubbliche precedenti possono essere utilizzate per le automazioni nuove ed esistenti, a condizione che la chiave non sia compromessa.

Passo 4: selezione dei percorsi cartella

Consiglio Q: questi passaggi verranno completati solo se si sceglie SFTP, Google Drive o Dropbox come origine di importazione. Se hai selezionato Qualtrics File Service, non dovrai completare questa fase.

Dopo aver deciso l’origine dei file dipendenti, è necessario specificare le cartelle in cui vengono salvati tali file in modo che l’automazione sappia da dove recuperarli.

  1. Immettere il nome della cartella sul server SFTP, Google Drive o Dropbox in cui si trova il file da importare.
    immettendo il percorso della cartella

    Qtip: questo nome di cartella fa distinzione tra maiuscole e minuscole. Deve trattarsi di una cartella esistente o l’automazione non riuscirà. Il percorso della cartella deve anche essere relativo alla directory predefinita dell’utente SFTP, Google Drive o Dropbox fornito per l’automazione.
  2. Fai clic su Continua.
  3. Selezionare i file da importare da questa cartella.
    scegliere i file da importare Le opzioni sono:

    • Tutti i file: tutti i file nella cartella.
    • File il cui nome contiene un prefisso specifico: quando è selezionato, è possibile specificare il prefisso.
    • File il cui nome contiene un suffisso specifico: quando è selezionato, è possibile specificare il suffisso. L’estensione del file è inclusa qui.
      Esempio: il nome del file è 1234-campione e viene visualizzato come CSV. Tutti i file che terminano con -sample e sono CSV. Il suffisso desiderato è -sample.csv
    • File il cui nome contiene un testo specifico: se selezionato, è possibile specificare la dicitura che i nomi devono contenere. Questa frase può essere presente in qualsiasi punto del nome del file.
  4. Fai clic su Continua.
  5. Il file elaborato sarà archiviato in Qualtrics e potrà essere visualizzato durante la gestione delle automazioni passate. Fare clic su Continua.
    facendo clic su Continua

 

Passo 5: mappaggio campi dati

Qui decidi quali campi verranno importati in Qualtrics dai tuoi file e come vengono formattati.

Attenzione: è necessario includere una colonna Nome, Cognome, UniqueID e E-mail. Questi dovrebbero corrispondere ai seguenti tipi di campo:

  • Nome – Campo Persona
  • Cognome – campo persona
  • E-mail – Campo Persona
  • UniqueID – Campo ID univoco persona
  1. Fare clic su Scarica file di esempio. In questo modo verrà scaricato un file CSV sul computer che fornisce un esempio di modello di file corretto. È anche possibile utilizzare il proprio file modello, purché si tratti di un file CSV valido. Tutti i file importati da questa automazione dovranno corrispondere alle intestazioni colonna del file di esempio.
    scegliendo di scaricare il file di esempio e quindi caricando il nostro
  2. Quando il file è pronto, fare clic su Seleziona file e caricare il file di esempio.
    Qtip: i file di esempio non possono superare i 100 MB per ogni automazione.
  3. Scegliere un Delimitatore.
    scegliendo il delimitatore file
  4. Fai clic su Continua.
  5. Verranno fornite le intestazioni di colonna suggerite per i mappaggi dei campi Qualtrics; tuttavia, puoi rinominare qualsiasi colonna o mappare una colonna in un campo Metadati esistente modificando gli elenchi a discesa nella riga Importa come nome campo. Tenere presente che se si assegna un nome a una colonna dopo un campo Dati metadati, in genere deve essere fatta distinzione tra maiuscole e minuscole.
    rivedere i campi di importazione prima di importare il file
  6. Utilizzare la riga Importa come tipo di campo per determinare se ogni campo è un Campo persona (e-mail, nome, cognome), Campo ID univoco persona, Campo metadati o se deve essere escluso dall’importazione.

    Qtip: verranno fornite le intestazioni di colonna suggerite per i mappaggi dei campi Qualtrics. È possibile rinominare qualsiasi colonna o mappare una colonna a un campo Metadati esistente modificando gli elenchi a discesa nella riga Importa come tipo di campo.  Tenere presente che se si assegna un nome a una colonna dopo un campo Metadati, deve fare distinzione tra maiuscole e minuscole.

    Consiglio Q: se desideri sostituire il file caricato, fai clic su Carica un nuovo file di esempio.
  7. Dopo aver rivisto i campi, fare clic su Continua.

Passo 6: invio di report di esecuzione e attivazione dell’automazione

Le fasi finali dell’automazione di importazione di un utente includono la determinazione di chi viene inviato tramite e-mail quando viene eseguita un’automazione, quindi l’abilitazione dell’automazione. Questo comprende le porzioni Destinatari del riepilogo di esecuzione e Revisione dell’automazione.

  1. Determina chi sarà avvisato con un’e-mail quando viene eseguita l’automazione inserendo il proprio indirizzo e-mail nella casella.
  2. Utilizzare i segni più ( + ) o il pulsante Aggiungi e-mail del destinatario per aggiungere ulteriori destinatari. Utilizzare il segno meno ( ) per rimuovere i destinatari.
    aggiunta di e-mail per ricevere le-mail del rapporto
  3. Se lo si desidera, selezionare la casella di controllo Non inviare un rapporto per posta elettronica se non è stato svolto alcun lavoro. Questo impedirà l’invio del report se nessun dipendente nella directory è stato aggiornato.
  4. Fare clic su Continua.
  5. Fare clic su Modifica successivo per tornare a qualsiasi sezione e apportare modifiche.
    facendo clic su Elabora in qualsiasi parte dellautomazione. Facendo clic su Attiva automazione in alto a sinistra
  6. Fai clic su Attiva automazione per avviare l’automazione oppure su Concludi senza abilitare il salvataggio dell’automazione ma non la avvia.

Modifica dei campi dati inclusi nell’automazione

Talvolta si desidera modificare i campi inclusi nell’automazione di importazione delle persone. Ad esempio, potresti aver capito di aver dimenticato di includere una colonna indirizzo paziente nelle importazioni di persone e ora vuoi salvare le informazioni sull’indirizzo del paziente nelle future importazioni di persone.

Il file di esempio caricato nella sezione Campi di importazione mappe determina i campi di metadati che saranno caricati in Qualtrics. Ciò significa che è possibile escludere le intestazioni colonna per ignorarle oppure utilizzare il nome esatto e l’ortografia di un campo per includerlo nelle importazioni future.

Per modificare i campi inclusi in un’importazione:

  1. Passare all’automazione desiderata e fare clic sull’elenco di riepilogo a discesa.
    facendo clic sul menu delle opzioni di automazione e quindi modifica lautomazione
  2. Fare clic su Modifica automazione.
  3. Fare clic su Modifica accanto a Mappa campi dati.
    facendo clic su Modifica sui campi Mappa dati della nostra automazione
  4.  Fare clic su Carica un nuovo file di esempio.
    facendo clic su Carica un nuovo file di esempio in cima alla finestra Mappa campi dati
  5. Fare clic su Scarica file di esempio.la finestra di upload per scaricare il file di esempio e caricare il proprio file
  6. Modificare il file in modo che includa le intestazioni desiderate. Assicurarsi che l’ortografia e le maiuscole siano le stesse.
    Esempio: i file conservati nella cartella di origine hanno un campo chiamato Indirizzo. Nel file di esempio, aggiungere un’intestazione denominata Indirizzo. L’utilizzo di una lettera minuscola ‘a’ non funzionerà.
  7. Fare clic su Seleziona file. Caricare il nuovo file.
  8. Fare clic su Continua.
  9. Verranno fornite le intestazioni di colonna suggerite per i mappaggi dei campi Qualtrics; tuttavia, puoi rinominare qualsiasi colonna o mappare una colonna in un campo Metadati esistente modificando gli elenchi a discesa nella riga Importa come nome campo. Tenere presente che se si assegna un nome a una colonna dopo un campo Metadati esistente, in genere deve essere fatta distinzione tra maiuscole e minuscole.
    Il contenuto del file viene visualizzato in anteprima con colonne di dati. La seconda e la terza riga di dati sono effettivamente elenchi a discesa e campi in cui è possibile apportare modifiche come descritto in questi passaggi
  10. Utilizzare la riga Importa come tipo di campo per determinare se ogni campo è un Campo persona, UniqueID, Metadati o se deve essere escluso dall’importazione.
  11. Dopo aver rivisto i campi, fare clic su Continua.

Creazione di ulteriori automazioni

Una volta create le automazioni, è possibile aggiungerne altre facendo clic su Nuova automazione in alto a destra.

facendo clic su una nuova automazione dalla videata dellautomazione

Modifica automazioni esistenti

Qtip: vedrai solo le automazioni che hai creato, non tutte le automazioni nel brand.

È possibile modificare la configurazione di qualsiasi automazione facendo clic sul menu a discesa e selezionando Modifica automazione.

selezionando Elabora automazione dal menu a discesa delle opzioni di automazione

Qtip: è anche possibile farlo facendo clic sull’automazione e sul pulsante blu Modifica automazione.

il pulsante Elabora automazione visualizzato durante la visualizzazione di una cronologia dellautomazione

Facendo clic su Modifica automazione si torna a una pagina in cui è possibile modificare le diverse fasi dell’automazione, ad esempio i server, le cartelle e così via di riferimento.

Rinomina automazione

Facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa e selezionando Rinomina automazione, è possibile rinominare l’automazione.

lopzione Rinomina automazione nellelenco di riepilogo a discesa dellopzione automazioni

Elimina automazione

Facendo clic sull’elenco a discesa e selezionando Elimina automazione, è possibile eliminare la propria automazione.

selezionando Elimina automazione dal menu a discesa delle opzioni di automazione

Messaggio di avvertimento: una volta eliminata un’automazione, essa viene attivata in modo permanente. Non eliminare le automazioni a meno che non si sia assolutamente sicuri di volerle eliminare!
Qtip: si sta cercando di disabilitare temporaneamente un’automazione? Prova invece a sospenderla facendo clic sull’automazione, facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa Esegui opzioni e selezionando Sospendi automazione.

Gestione delle pianificazioni di automazione & Notifiche

Per visualizzare quando l’automazione è stata eseguita in passato, è possibile fare clic sul suo nome o sull’elenco di riepilogo a discesa, quindi su Visualizza cronologia esecuzioni.

facendo clic su Visualizza cronologia esecuzioni nel menu delle opzioni di automazione

Automazioni passate

Una volta tentate le automazioni, verranno elencate qui con informazioni sull’ora di inizio e di fine, sul numero di dipendenti importati, sulla durata e sullo stato.

Qtip: puoi fare clic su un’esecuzione di automazione nella tabella per ottenere maggiori dettagli sul risultato dell’esecuzione.

Lo stato può essere Operazione riuscita o Operazione non riuscita. Gli errori sono generalmente dovuti a impostazioni errate, come il riferimento a un server SFTP errato, un nome utente e una password errati e così via.

facendo clic sullopzione Ordina per per ordinare la cronologia di esecuzione

Puoi modificare l’ordine delle tue automazioni passate utilizzando l’elenco a discesa Ordina per in alto a sinistra.

File elaborati

Quando si fa clic su un’automazione condotta in passato, è possibile fare clic su Visualizza file per visualizzare i file importati durante questa automazione.

Automazione selezionata. A destra nel menu in basso cè un collegamento a un file di visualizzazione blu

Sospendi/Riprendi automazione

È possibile sospendere o riprendere un’automazione facendo clic su Opzioni di esecuzione all’interno dell’automazione o facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa accanto a un’automazione.

lopzione di sospensione dellautomazione nelle opzioni di esecuzione

lopzione di sospensione dellautomazione nellelenco di riepilogo a discesa dellopzione delle automazioni

Sospendi automazione consente di sospendere temporaneamente l’automazione. È quindi possibile riprendere l’automazione ogni volta che si desidera selezionando Riprendi automazione.

Esecuzioni manuali

È possibile eseguire un’automazione supplementare al di fuori della pianificazione corrente eseguendo un’esecuzione manuale. È possibile avviare un’esecuzione manuale facendo clic su Esegui opzioni all’interno dell’automazione o facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa accanto a un’automazione.

lopzione di avvio dellesecuzione manuale nelle opzioni di esecuzione

lopzione Avvia esecuzione manuale nellelenco di riepilogo a discesa dellopzione delle automazioni

Esempio: si supponga che le persone importino l’automazione alle 9:00 come pianificato, ma prima di allora si è dimenticato di caricare il file di dati del dipendente nella cartella assegnata. È possibile caricare il file e selezionare Avvia esecuzione manuale per eseguire di nuovo l’automazione e fare importare il file.

Torna alle automazioni

Fare clic sulla X in alto a destra per tornare alla pagina principale della scheda Automazioni.

il pulsante X in alto a destra per uscire dallautomazione

Consiglio Q: è anche possibile fare clic sulla scheda Automazioni per tornare alla relativa pagina principale.

FAQ

Molte delle pagine di questo sito sono state tradotte dall'originale in inglese mediante traduzione automatica. Sebbene in Qualtrics abbiamo profuso il massimo impegno per avere le migliori traduzioni automatiche possibili, queste non sono mai perfette. Il testo originale inglese è considerato la versione ufficiale, e qualsiasi discrepanza tra questo e le traduzioni automatiche non è legalmente vincolante.