Fase 1: Preparazione dei contatti per la distribuzione nella directory XM

Iniziare ora

Prima di iniziare a inviare distribuzioni, devi assicurarti di avere i contatti giusti pronti. Per fare questo, dovrai passare alla scheda Segmenti ed elenchi della tua directory.

Questo tab ha tre diverse sezioni: Segmenti, Elenchi e Campioni. Nella sezione seguente, parleremo di più di queste diverse funzionalità e di quando potresti utilizzare una o l’altra.

Segmenti

I segmenti sono gruppi di contatti che condividono attributi quali demografia, esigenze o priorità. Rappresentano un ottimo modo per identificare i gruppi chiave da cui la tua organizzazione desidera ottenere informazioni approfondite. I segmenti vengono aggiornati automaticamente su base giornaliera (o manualmente, a seconda delle esigenze) per includere tutti i contatti nella directory che soddisfano i relativi criteri. Pertanto, se un contatto viene aggiornato con nuove informazioni e ora appartiene al segmento, verrà aggiunto; i contatti che non soddisfano più i criteri del segmento verranno rimossi.

Solo gli amministratori delle directory possono creare o modificare i segmenti, ma chiunque abbia accesso alla directory può distribuire loro i sondaggi. Se sei curioso di sapere quali criteri vengono utilizzati per determinare l’appartenenza di un contatto a un segmento, leggi la descrizione o fai clic sul suo nome per visualizzare i criteri.

Liste

Se tutto quello che vuoi è distribuire a una serie di contatti, dovresti iniziare con una lista di invio. Quando crei contatti utilizzando una lista di invio, puoi includere tutte le informazioni che vuoi associare a loro, dagli indirizzi e-mail ai numeri di telefono, agli attributi aggiuntivi (chiamati “dati incorporati”).

A differenza della directory, le liste di invio sono di proprietà individuale, quindi la creazione di una lista nel tuo account non significa automaticamente che un altro utente del tuo brand sarà in grado di utilizzare o modificare quella lista.

Se hai creato una lista di invio in passato, puoi sempre riutilizzarla. Riutilizzare liste già presenti è una buona idea se desideri tenere traccia dei tassi di risposta e della cronologia di distribuzione per i membri di quella specifica lista. Se stai inviando una distribuzione a un’intera nuova serie di contatti, a un sottoinsieme di una lista già presente o se desideri mantenere la cronologia di distribuzione distinta per certe distribuzioni, la cosa migliore è creare una nuova lista.

Creare Liste di invio

Sono disponibili due opzioni per l’aggiunta di contatti: il caricamento di un file o l’inserimento manuale dei contatti. L’inserimento manuale viene utilizzato quando si digitano i contatti a mano o si copiano da un foglio Excel. Si sconsiglia tale metodo nel caso di grosse quantità di contatti. L’opzione di upload del file ti richiederà di caricare un file contenente i tuoi contatti. Si raccomanda di scaricare e utilizzare il Documento di esempio messo a disposizione, poiché le liste di invio richiedono un formato specifico da caricare correttamente.

Nel caso in cui uno dei contatti che stai aggiungendo non risulta presente all’interno della directory al momento dell’importazione, questo sarà inserito automaticamente nella directory. Se il contatto è presente nella directory, questo sarà aggiornato all’interno della directory stessa. Ciò significa che se un altro utente presenta tale contatto in una delle proprie liste di invio personali, le informazioni del contatto saranno aggiornate nella sua lista di invio.

Campioni

Anziché creare ulteriori liste di invio, puoi creare dei campioni delle liste già presenti. A tal fine, passare alla sezione Campioni. È meglio creare campioni quando desideri attingere da determinati contatti all’interno di una lista o creare un campione randomizzato di una lista già esistente.

Un motivo di utilizzo comune dei campioni è quello dei sondaggi di follow-up. Dalla tua licenza potrebbe, ad esempio, essere stato inviato un sondaggio ai visitatori del tuo sito web, che hanno indicato di aver effettuato un acquisto. Potresti decidere di compiere un’indagine successiva su tali soggetti per chiedere loro un’opinione in merito all’acquisto effettuato o per sapere se ne hanno compiuti di ulteriori. È possibile creare un campione dalla lista di invio originale in base al criterio per cui, in passato, essi hanno acquistato qualcosa sul tuo sito web.

Liste condivise

Come notato in precedenza, i segmenti sono disponibili a livello di directory, mentre le mailing list e i relativi campioni inizialmente appartengono solo alla persona che li ha creati.

Se appartieni a un gruppo, tuttavia, puoi condividere le liste di invio che hai creato con il gruppo, nonché creare nuove liste condivise e vedere cosa è già stato condiviso con il gruppo. Nella scheda Elenchi, fare clic su Cartelle con elenchi condivisi e selezionare una libreria (se presente) a cui si appartiene.

Trigger messaggio

Se un contatto è stato aggiunto a una lista, potrebbe essere utile inviargli un’e-mail che lo informa della sua appartenenza alla lista di invio e che potrebbe ricevere ulteriori sondaggi. Con i trigger di messaggi, un destinatario può ricevere automaticamente una notifica via e-mail se un contatto è stato aggiunto a una lista di invio.

Per eseguire questa operazione, fare clic in una lista e selezionare Opzioni lista. Selezionare Gestisci trigger di messaggi.

Qui ti verrà ricordato che il messaggio verrà inviato ogni volta che qualcuno viene aggiunto alla lista di invio. Selezionare il destinatario, che può essere il contatto stesso o un altro indirizzo e-mail. Dopodiché potrai comporre il messaggio che desideri inviare e configurare ulteriori opzioni del messaggio.

Puoi aggiungere ulteriori criteri per fare in modo che un’e-mail sia inviata solamente a determinate condizioni. Se, ad esempio, desideri inviare un’e-mail a uno dei contatti comunicandogli la sua appartenenza alla lista di invio e la possibilità che possa ricevere e-mail in futuro, è probabile che non desideri inviargli tale e-mail nel caso in cui avesse già ricevuto e-mail da parte della tua licenza. Per configurarlo, fare clic su Aggiungi criteri supplementari quando si configura il tipo di trigger. Scegliere Statistiche e impostare la condizione su “Totale e-mail uguali a 0”. In questo caso, i contatti riceveranno un trigger di messaggio solo se non sono stati contattati dalla tua organizzazione e sono stati appena aggiunti alla lista di invio.

Passaggi successivi

Ora che i tuoi contatti sono pronti per la distribuzione, passa alla fase 2: Distribuzione ai contatti nella directory XM.

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