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Qualtrics e la conformità con il GDPR
Qualtrics e la conformità con il GDPR
Qualtrics è conforme al GDPR (regolamento generale sulla protezione dei dati) e fornisce una tecnologia che consente anche ai nostri clienti di essere conformi al GDPR. Questa pagina di supporto illustra come gli utenti possono gestire le richieste dei soggetti interessati utilizzando la piattaforma Qualtrics, in particolare concentrandosi su come un utente può modificare ed eliminare i dati.
Nonostante Qualtrics fornisca la tecnologia che consente ai nostri clienti di essere conformi al GDPR, i clienti Qualtrics dovrebbero richiedere una consulenza legale riguardo alla modalità con cui conformarsi al GDPR.
Per maggiori dettagli su Qualtrics e il GDPR, visita questa pagina. In caso di ulteriori domande sulla conformità al GDPR, contatta il tuo XM Success Manager o contatta il supporto Qualtrics accedendo al tuo Hub Customer Success.
Modifica dei dati
Una risposta del sondaggio può essere modificata se l’utente dispone dell’appropriato permesso dell’account – Modifica le risposte ai sondaggi, che è controllata dagli Amministratori della licenza. Questo permesso consente all’utente di modificare i dati. Gli screenshot seguenti mostrano come il nome George è stato cambiato in Georgiana utilizzando la funzione di elaborazione delle risposte.
- Esporta i vecchi dati come CSV o TSV.
- Modifica il CSV o il TSV con i nuovi dati.
- Importare i nuovi dati.
- Elimina i vecchi dati da Qualtrics.
Cancellare i dati tramite l’indirizzo e-mail
Un Amministratore della licenza può utilizzare un indirizzo e-mail per rimuovere tutte le risposte al sondaggio, i contatti, gli elenchi dei contatti, gli account utente e i ticket collegati allo stesso indirizzo e-mail. Saranno rimossi i contatti e le liste della Piattaforma di sondaggio e della Directory XM. Se gli intervistati desiderano che cancelli tutti i loro dati, è meglio contattare il tuo Amministratore della licenza con una lista di indirizzi e-mail e fare in modo che seguano le istruzioni riportate in questa sezione.
L’Amministratore della licenza può andare alla pagina Amministrazione, selezionare la scheda Privacy dei dati e assicurarsi di essere nella sezione Dati personali.
Quindi fare clic su Aggiungi una richiesta.
Inserire l’indirizzo e-mail della persona di cui si desidera rimuovere i dati, quindi selezionare Elimina tutti i dati.
È anche possibile cercare tutti i record associati a un’e-mail se si desidera prima sapere quanti record verranno rimossi da questa azione. Questo dividerà inoltre gli elementi in risultati dei sondaggi, ticket, contatti o utenti.
Se si hanno molti indirizzi e-mail da cercare ed eliminare dati contemporaneamente, selezionare Indirizzi e-mail multipli quando si crea una richiesta, quindi caricare un CSV di tutti gli indirizzi e-mail per i quali si desidera eliminare (o cercare) i record corrispondenti. È necessario assicurarsi che il file non sia codificato UTF-8. Puoi inserire solo fino a 500 indirizzi e-mail in un file.
Eliminazione delle risposte per data
Per eliminare tutte le risposte registrate prima di una certa data, devi fare quanto segue:
- Passare alla scheda Dati e analisi.
- Fare clic sul menu a discesa Aggiungi filtro.
- Seleziona Metadati del sondaggio.
- Selezionare Data di fine.
- Selezionare Prima di.
- Seleziona la data prima della quale desideri eliminare tutte le risposte.
- Fai clic sulla casella di controllo in alto, il che selezionerà automaticamente le caselle di tutte le risposte filtrate in quella pagina.
- Fare clic su Selezionare Tutte le risposte.
- Fare clic su Con selezionato.
- Seleziona Cancellare.
- Seleziona la casella di spunta per Sono sicuro di voler eliminare le risposte. Se lo desideri, seleziona la casella di spunta Diminuisci tutte le quote per le risposte eliminate. Quando sei pronto, fai clic su Elimina risposte.
Eliminazione dati: piattaforma sondaggio
Questa sezione illustra come un utente standard possa cancellare dati individuali in entrata. Puoi cancellare:
- L’intera risposta al sondaggio, risposte multiple o tutte le risposte
- L’intero progetto di sondaggio (inclusi tutti i relativi dati)
- Un contatto, contatti multipli, l’intero elenco di contatti o elenchi di contatti multipli
- Dati amministrativi
- Contenuto negli add-on come Stats iQ, l’app offline e l’emissione di ticket
Se hai accesso a più di una Piattaforma di Sondaggio, le seguenti sezioni illustreranno come rimuovere questi dati.
Cancellare i dati delle risposte
- Passare al tab Data & Analysis e fare clic sulla casella di controllo della risposta o delle risposte da eliminare.
- Fare clic su Con selezionati e selezionare Elimina.
- Seleziona la casella di spunta per Sono sicuro di voler eliminare le risposte. Se lo desideri, seleziona la casella di spunta Diminuisci tutte le quote per la risposta eliminata. Quando sei pronto, fai clic su Elimina risposte.
Per maggiori dettagli, consulta la pagina di supporto Cancellare le risposte.
Cancellare interi progetti
La cancellazione di un progetto cancella tutti i dati delle risposte al suo interno. Non elimina i contatti, gli elenchi di contatti o le risposte dell’app offline ancora memorizzate nella cache del dispositivo.
Fai clic sull’elenco a discesa accanto al progetto che vuoi eliminare e seleziona Elimina progetto in fondo all’elenco.
Una volta che il progetto è cancellato, il tuo Amministratore della licenza può assicurarti che sia cancellato in modo permanente. Se sei un Amministratore della licenza e non sei sicuro di come farlo, consulta la sottosezione sottostante Eliminazione dei dati amministrativi per sapere come.
Qtip: se questa opzione è disattivata, si tratta di un sondaggio di proprietà di un altro utente. Contatta il propriatario affinché questo sondaggio sia cancellato. Puoi trovare il nome del proprietario mostrando la colonna Proprietario nella tua Pagina progetti.
Cancellare i contatti e gli elenchi dei contatti
La cancellazione di un contatto ne cancellerà le informazioni provenienti da qualunque distribuzione inviata allo stesso elenco di contatti nel passato. La cancellazione di un contatto non cancella le risposte ai sondaggi che ha compilato e quindi sarà tuo compito rimuovere le risposte.
Per cancellare un contatto o contatti multipli, puoi fare quanto segue:
- Fai clic sulla casella di spunta accanto al nome del contatto che desideri cancellare.
- Fare clic sul menu Con 1 voce selezionata e selezionare Elimina.
Per eliminare un elenco di contatti e tutti i contatti al suo interno, fai clic sul menu a discesa nell’elenco e seleziona Elimina in fondo.
Cancella i dati dell’Amministrazione – Sondaggi
Per cancellare definitivamente un progetto da un account di un utente, lo stesso deve prima essere cancellato dall’utente. Quindi l’Amministratore della licenza deve fare quanto segue:
- Andare alla pagina Amministrazione.
- Passare alla scheda Utenti.
- Fai clic sul nome dell’utente.
- Fare clic su Visualizza informazioni sull’utilizzo dell’account.
- I sondaggi i cui nomi sono in rosso sono stati rimossi dall’utente. Fare clic su Elimina definitivamente.
- Digita Elimina nel campo.
- Fare clic su Elimina.
Cancellare i dati dell’Amministrazione – Utenti
La cancellazione di un utente ne cancella tutti i dati, tra cui le risposte, gli elenchi dei contatti e qualsiasi altro elemento presente nell’account. Per cancellare un utente/utenti multipli, l’Amministratore della licenza deve fare quanto segue:
- Navigare alla pagina Amministrazione.
- Selezionare Utenti.
- Effettua la ricerca dell’utente esistente utilizzando qualsiasi parametro di ricerca e i filtri (nome utente, nome, cognome, ecc. così come divisione, tipo di utente e stato dell’account). È possibile utilizzare più criteri contemporaneamente.
- Per l’account utente che si desidera rimuovere, fare clic su Elimina utente, a destra sotto Azioni.
- Seguire le istruzioni per confermare l’azione, quindi fare nuovamente clic su Elimina.
Cancellare da Stats iQ
Una volta che i dati sono stati eliminati dalla scheda Data & Analysis (descritta nella sottosezione precedente Cancellare i dati delle risposte), dovrai rimuovere i dati da Stats iQ. Puoi farlo aggiornando i dati.
Fare clic su Impostazioni e selezionare Importa ultimi dati in alto a destra.
Cancellare dall’App offline
Se hai delle risposte in corso sulla tua app offline, puoi o caricarle su Qualtrics in modo da poterle eliminare da Dati & Analysis, oppure puoi cancellarle dal tuo dispositivo.
Cancella le risposte direttamente dal tuo dispositivo facendo quanto segue:
- Naviga alla schermata del sondaggio.
- Tocca Risposte incomplete.
- Toccare la risposta incompleta che si desidera gestire.
- Fai clic su Elimina risposta.
Eliminare i ticket
A volte il tuo programma di ticketing includerà i dati delle risposte o i dati incorporati con i ticket creati dalle risposte al sondaggio. Se sei un Amministratore della licenza, potrai eliminare i ticket facendo clic sull’icona del cestino, come indicato di seguito.
Eliminazione dati: directory XM
Qualsiasi contatto cancellato dalla directory sarà automaticamente cancellato da tutte le altre liste di invio e da qualsiasi distribuzione inviata a tali liste. Tuttavia, qualsiasi informazione del contatto verrà mantenuta nella risposta al sondaggio. Consulta la precedente sezione dedicata alla Piattaforma per l’eliminazione dei dati: Piattaforma del sondaggio per i dettagli sull’eliminazione di queste risposte.
Cancellare i contatti dalla Directory
Vai alla scheda Contatti directory e seleziona la casella accanto a ogni contatto che desideri cancellare. Una volta selezionati i contatti da eliminare, fai clic sul menu a discesa e seleziona Elimina contatto/i.
Cancellare le liste di invio
La cancellazione di una lista di invio non cancellerà i contatti. Dovrai cancellare i contatti dalla directory.
Eliminazione dati: Dashboard CX
Cancellare i dati provenienti da un sondaggio
Se elimini le risposte al sondaggio o il sondaggio stesso secondo le istruzioni in Cancellazione dei dati: Piattaforma di sondaggio, i dati saranno automaticamente cancellati dalla dashboard.
Cancellare i dati dei ticket
Se elimini i ticket secondo le istruzioni nella Cancellazione dei dati: Piattaforma di sondaggio, i dati saranno automaticamente eliminati dalla dashboard.
Cancellare i dati di distribuzione
Se ti stai riferendo ai dati di distribuzione nella tua dashboard, puoi utilizzare lo strumento Privacy dei dati per rimuovere questi dati e qualsiasi altro dato Qualtrics dagli stessi indirizzi e-mail.
Eliminazione dati: Employee Experience
Per i progetti di ricerca 360, Employee Engagement, Employee Lifecycle e Ad Hoc Employee, puoi eliminare tutte le informazioni relative a un intervistato in un’unica posizione. Una volta che cancelli un partecipante nella directory, ne cancelli:
- Le risposte in ogni progetto
- I metadati
- Tutti i report e i dati della dashboard
- L’account
Esistono due modi per cancellare un intervistato dalla directory.
Il primo modo è individualmente. Fare clic sul menu a discesa accanto a un utente, quindi selezionare Rimuovi dalla directory.
Il secondo modo per rimuovere gli utenti è rimuovendone più di uno in una volta sola. Se spuntate la casella accanto a ogni persona che volete rimuovere, potete cancellarla facendo clic sul menu a discesa a sinistra e scegliendo Rimuovi dalla directory.
Consiglio: stai attento! Accanto al menu a discesa è disponibile l’opzione Seleziona tutto. Se fai clic su di essa, selezionerà tutte le persone su quella pagina della tua directory!
Eliminazione dati: soluzioni personalizzate
Ci sono ulteriori considerazioni se hai optato per una soluzione personalizzata.
Server SFTP
Se stai utilizzando un server SFTP, dopo che avrai rimosso i dati nella piattaforma Qualtrics dovrai anche rimuovere tutti i dati personali dal server SFTP.
Cancellazione dati: riproduzione sessione
Per i progetti Website Insights che utilizzano la riproduzione della sessione, è possibile eliminare le sessioni e i dati ad esse associati nel tab Riproduzione sessione.
Per eliminare una sessione per qualsiasi motivo, fare clic sulla casella di spunta a sinistra della sessione e selezionare Elimina.
È anche possibile selezionare più caselle di controllo per eliminare più sessioni contemporaneamente oppure selezionare la casella di controllo nella parte superiore di ogni pagina per selezionare tutte le sessioni in quella pagina.
Per ulteriori informazioni sulla protezione e la privacy dei dati durante l’utilizzo della riproduzione della sessione, consultare Data Security & Privacy for Digital Experience Analytics.
Backup & conservazione dati
Questa sezione riguarda i dati nei Servizi, non le procedure interne a Qualtrics che riguardano la loro conservazione. Qualtrics esegue il backup di tutti i dati degli intervistati utilizzando due metodi: la propagazione automatica tra i server (immediatamente dopo la raccolta) e i backup crittografati off-site completi quotidiani. Tuttavia i clienti sono responsabili del normale backup dei propri dati in caso di cancellazione/modifica accidentale causata da uno dei propri utenti e per le proprie politiche di conservazione di archivi/dati. I dati dei backup di Qualtrics hanno unicamente lo scopo di ripristino da eventi disastrosi. È responsabilità del cliente applicare i periodi di conservazione richiesti, in relazione con i propri dati. Per informazioni su come eliminare le risposte registrate prima di una determinata data, consulta la sezione precedente Eliminazione di risposte per data.