Qualtrics e la conformità con il GDPR

Cosa Puoi Trovare in Questa Pagina:

 

Qualtrics e la conformità con il GDPR

Qualtrics è conforme al GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) e fornisce una tecnologia che consente anche ai nostri clienti di essere conformi al GDPR. Questa pagina web illustra come gli utenti possono gestire le richieste riguardanti i dati utilizzando la piattaforma Qualtrics, in particolare concentrandosi su come un utente può modificare e cancellare i dati.

Nonostante Qualtrics fornisca la tecnologia che consente ai nostri clienti di essere conformi al GDPR, i clienti Qualtrics dovrebbero richiedere una consulenza legale riguardo alla modalità con cui conformarsi al GDPR.

Per ulteriori dettagli su Qualtrics e il GDPR, visita questa pagina (EN). In caso di ulteriori domande riguardo alla conformità al GDPR, contatta il tuo Customer Success Representative o contatta il supporto Qualtrics selezionando “Contatta supporto” nell’angolo in alto a destra di questa pagina web.

Modifica dei dati

Una risposta del sondaggio puó essere modificata se l’utente dispone dell’adeguato permesso dell’account , - "Modifica i Risultati dei sondaggi", controllata dall’Amministratore della Licenza. Questo permesso consente all’utente di modificare i dati. L’immagine dello schermo sottostante mostra come il nome George è stato cambiato in Georgiana utilizzando la funzione Modifica risultato (EN).

Tuttavia, la modifica del risultati non cambierà i dati esportati con API o con il programma di esportazione ereditario.Per modificare le risposte in modo che i dati vengano permanentemente modificati, avrai bisogno di:

  • Esportare i vecchi dati come CSV o TSV
  • Modificare il CSV o TSV con i nuovi dati.
  • Importare i nuovi dati.
  • Cancellare i vecchi dati da Qualtrics.

Cancellare i dati tramite l’indirizzo e-mail

Un Amministratore della licenza può utilizzare un indirizzo e-mail per rimuovere tutti i risultati del sondaggio, i contatti, gli elenchi dei contatti, gli account utente e i ticket collegati allo stesso indirizzo e-mail. Saranno rimossi i contatti e le liste della Piattaforma sondaggio e dell’XM Directory. Se un intervistato desidera che cancelli tutti i suoi dati, è meglio che contatti il tuo Amministratore della licenza con una lista di indirizzi e-mail e che questi si attenga alle istruzioni della presente sezione.

L’Amministratore della licenza deve andare alla pagina Amministrazione e selezionare la scheda Privacy dei dati e attenersi alle istruzioni sottostanti.

Inserire l’e-mail nel campo e fare clic su Elimina per rimuovere tutti gli elementi collegati.

Puoi utilizzare l’opzione Solo ricerca se desideri sapere quanti elementi saranno rimossi con questa azione. Questo dividerà inoltre gli elementi in risultati dei sondaggi, ticket, contatti o utenti.

Se devi effettuare la ricerca e cancellare i dati per molti indirizzi e-mail simultaneamente, fai clic sul testo blu sotto il campo per caricare un CSV di tutti gli indirizzi e-mail per cui vuoi cancellare (o ricercare) gli elementi corrispondenti. Devi assicurarti che il file non sia codificato UTF-8. Puoi inserire solo fino a 500 indirizzi e-mail in un file.

Consiglio Q: Questa soluzione non cancella le risposte in corso nell’App offline, interi sondaggi, server SFTP, fonti CSV CX Dashboards o dati di distribuzione CX Dashboards. Inoltre, non aggiorna i dati Stats iQ (anche se rimuove i dati, quindi, una volta che Stats iQ è aggiornato, i dati saranno persi). Vedi le sezioni seguenti per le istruzioni riguardanti la rimozione dei dati elencati.

Cancellazione dei dati: Piattaforma sondaggio

Questa sezione illustra come un utente standard possa cancellare dati individuali in entrata. Puoi cancellare:

  • Le risposte intere al sondaggio, risposte multiple, o tutte le risposte
  • L’intero progetto del sondaggio (con tutti i relativi dati)
  • Un contatto, contatti multipli, l’intero elenco di contatti, o elenchi dei contatti multipli
  • I dati dell’Amministrazione
  • Il contenuto di componenti aggiuntivi, come Stats iQ, l’App offline e il Ticketing

Se hai accesso ad altri prodotti rispetto alla Piattaforma sondaggio, le sezioni sottostanti tratteranno come rimuovere questi dati.

Cancellare i dati delle risposte

  1. Naviga fino alla scheda Dati e analisi e fai clic sulla casella di spunta di una o più risposte che desideri cancellare.
  2. Fai clic su Con selezionato e scegli Elimina
  3. Seleziona la casella di spunta di Sono sicuro di voler eliminare le risposte. Se lo desideri, seleziona la casella di spunta Diminuisci tutte le quote per le risposte eliminate. Quando sei pronto, fai clic su Elimina risposte

Per ulteriori dettagli, consulta la pagina di supporto Cancellare le risposte (EN).

Cancellare interi progetti

La cancellazione di un progetto cancella tutti i dati delle risposte al suo interno. Non cancella i contatti, gli elenchi dei contatti, le risposte dell’App offline contenuti nel tuo dispositivo.

Fai clic sul menu a tendina del progetto che desideri cancellare e seleziona Elimina progetto in fondo alla lista.

Una volta che il progetto è cancellato, il tuo Amministratore della licenza può assicurarsi che sia cancellato definitivamente. Se sei un Amministratore della licenza e non sei sicuro di come procedere, consulta la sottostante sottosezione Cancellare i dati dell’Amministrazione per saperne di più.

Consiglio Q: Se questa opzione è inattiva, il proprietario di questo sondaggio è un altro utente. Contatta il proprietario affinché questo sondaggio sia cancellato. Puoi trovare il nome del proprietario utilizzando il menu Ordina in base a e selezionando Proprietario.

Cancellare i contatti e gli elenchi dei contatti

Consiglio Q: Questa sezione descrive la cancellazione di normali contatti dalla Piattaforma sondaggio. Se hai la XM Directory o se la tua pagina dei Contatti appare molto diversa da queste schermate, vai invece alla sezione Cancellazione dei dati: XM Directory.

La cancellazione di un contatto ne cancellerà le informazioni provenienti da qualunque distribuzione inviata allo stesso elenco di contatti nel passato. La cancellazione di un contatto non cancella le risposte ai sondaggi che ha compilato e quindi sarà tuo compito rimuovere le risposte.

Per cancellare un contatto o contatti multipli, puoi fare quanto segue:

  1. Fai clic sulla casella di spunta accanto al nome del contatto che desideri cancellare. 
  2. Fai clic sul menu Con 1 elemento selezionato e scegli Elimina

Per eliminare un elenco di contatti e i contatti al suo interno, fai clic sul menu a discesa dell’elenco e seleziona Elimina in fondo.

Cancella i dati dell’Amministrazione - Sondaggi

Per cancellare definitivamente un progetto da un account di un utente, lo stesso deve prima essere cancellato dall’utente. Successivamente, l’Amministratore della licenza deve fare quanto segue:

  1. Nella pagina amministrazione, andare alla scheda Utenti
  2. Fai clic sul nome dell’utente.
  3. Fai clic su Visualizza informazioni sull’uso dell’account
  4. I sondaggi i cui nomi sono in rosso sono stati rimossi dall’utente. Fai clic su Elimina definitivamente
  5. Digita elimina nel campo. 
  6. Fai clic su Elimina.

Cancellare i dati dell’Amministratore - Utenti

La cancellazione di un utente ne cancella tutti i dati, tra cui le risposte, gli elenchi dei contatti e qualsiasi altro elemento presente nell’account. Per cancellare un utente/utenti multipli, il Amministratore della Licenza devi fare quanto segue:

  1. Naviga alla pagina Amministrazione
  2. Seleziona Utenti.
  3. Effettua la ricerca dell’utente esistente utilizzando qualsiasi parametro di ricerca e i filtri (nome utente, nome, cognome, ecc. così come divisione, tipo di utente e stato dell’account). Si può utilizzare più di un parametro alla volta.
  4. Per l’account utente che si desidera rimuovere, fai clic su Elimina utente, a destra sotto Azioni.
  5. Segui i suggerimenti per confermare l’azione e poi fai di nuovo clic su Elimina

Cancellare da Stats iQ

Una volta che i dati sono cancellati dalla scheda Dati e Analisi (descritta nella sottosezione precedente Cancellare i dati delle risposte), dovrai rimuovere i dati da Stats iQ. Puoi farlo aggiornando i dati.

Fai clic su Import new responses (Importa nuove risposte) in alto a destra.

Cancellare dall’App offline

Se hai delle risposte in corso sulla tua App offline, puoi o caricarle su Qualtrics in modo da poterle cancellare da Dati e Analisi, o puoi cancellarle dal tuo dispositivo.

Cancella le risposte direttamente dal tuo dispositivo facendo quanto segue:

  1. Naviga alla schermata del sondaggio.
  2. Tocca Saved Responses (Risposte salvate).
  3. Tocca la risposta che vuoi gestire.
  4. Fai clic su (Delete Response) Cancella risposta.

Eliminare i ticket

Alcune volte il tuo programma di ticketing includerà i dati delle risposte o i dati incorporati (EN) con i ticket creati dalle risposte al sondaggio. Se sei un Amministratore della Licenza, potrai cancellare i ticket facendo clic sull’icona del cestino, come mostrato nella schermata sottostante.

Cancellazione dei dati: XM Directory

Qualsiasi contatto cancellato dalla directory sarà automaticamente cancellato da tutte le altre liste di invio e da qualsiasi distribuzione inviata a tali liste. Tuttavia, qualsiasi informazione del contatto verrà mantenuta nella risposta al sondaggio. Vedi la sezione Cancellazione dei dati: Piattaforma sondaggio riportata in precedenza per i dettagli riguardanti la cancellazione di queste risposte.

Cancellare i contatti dalla Directory

Vai alla pagina Contatti directory e controlla la casella vicino a ogni contatto che desideri cancellare. Una volta selezionati uno o più contatti che desideri cancellare, fai clic sul menu a discesa e seleziona Elimina contatto.

Cancellare le liste di invio

La cancellazione di una lista di invio non cancellerà i contatti. Dovrai cancellare i contatti dalla directory.

Cancellazione dei dati: CX Dashboards

Cancellare i dati provenienti da un sondaggio

Se cancelli le risposte al sondaggio o il sondaggio stesso secondo le istruzioni presenti in Cancellazione dei dati: Piattaforma sondaggio, i dati saranno automaticamente cancellati dalla dashboard.

Cancellare i dati dei ticket

Se cancelli i ticket secondo le istruzioni presenti in Cancellazione dei dati: Piattaforma sondaggio, i dati saranno automaticamente cancellati dalla dashboard.

Cancellare le fonti CSV

Alcune dashboard importano i dati CSV come fonti. Per rimuovere questa fonte, vai alle Impostazioni del dashboard, fai clic su fonte CSV e seleziona Rimuovi fonte.

Cancellare i dati di distribuzione

Se ti stai riferendo ai dati di distribuzione presenti nella tua dashboard, contatta il supporto Qualtrics affinché questi siano rimossi.

Cancellazione dei dati: Employee Experience

Per i progetti 360, Employee Engagement, e Employee Pulse, puoi cancellare tutte le informazioni collegate a un intervistato in un unico posto. Una volta che cancelli un partecipante nella directory, ne cancelli:

  • Le risposte in ogni progetto
  • I metadati
  • Tutti i report e i dati della dashboard
  • L’account

Esistono due modi per cancellare un intervistato dalla directory.

Il primo modo è individualmente. Fai clic sul menu a discesa vicino all’utente e poi seleziona Rimuovi dalla directory.

Il secondo modo per rimuovere gli utenti è rimuovendone più di uno in una volta sola. Se spunti la casella a lato di ogni persona che desideri rimuovere, puoi cancellarla facendo clic sul menu a discesa a sinistra e scegliendo Rimuovi dalla directory.

Consiglio Q: Stai attento! Accanto al menu a tendina c’è l’opzione Seleziona tutto. Se fai clic su di essa, selezionerà tutte le persone su quella pagina della tua directory! 

Cancellazione dei dati: Soluzioni personalizzate

Ci sono ulteriori considerazioni se hai optato per una soluzione personalizzata.

Server SFTP

Se stai utilizzando un server SFTP, dopo che avrai rimosso i dati nella piattaforma Qualtrics dovrai anche rimuovere tutti i dati personali dal server SFTP.

Backup e conservazione dei dati

Questa sezione riguarda i dati nei Servizi, non le procedure interne a Qualtrics che riguardano la loro conservazione. Qualtrics effettua il backup dei dati degli intervistati utilizzando due metodi: propagazione automatica tra i server (immediatamente dopo la raccolta) e quotidiani backup crittografati remoti. Tuttavia i clienti sono responsabili del normale backup dei propri dati in caso di cancellazione/modifica accidentale causata da uno dei propri utenti e per le proprie politiche di conservazione di archivi/dati. I dati dei backup di Qualtrics hanno unicamente lo scopo di ripristino da eventi disastrosi.