Panoramica di base sui workflow

Informazioni sui workflow

I workflow consentono di avviare attività in base a vari eventi. Gli esempi includono la creazione di un ticket quando qualcuno ha eseguito l’opt-out dalla tua directory XM, l’invio di un’e-mail di follow-up a un cliente dopo un punteggio basso di soddisfazione. Sia per l’evento scatenante che per il task risultante, hai molte opzioni, la maggior parte delle quali si trovano all’interno della piattaforma Qualtrics e alcune sono esterne.

È possibile creare workflow in due punti diversi: nella scheda Flussi di lavoro di un progetto o nella pagina Flussi di lavoro indipendenti. La scheda Flussi di lavoro è disponibile nei tipi di progetto Sondaggio, Engagement, Ciclo di vita, Ricerca dipendente ad hoc e 360. A meno che l’evento di trigger del tuo flusso di lavoro non sia correlato direttamente a un sondaggio, si consiglia di creare un flusso di lavoro indipendente.

Flussi di lavoro in un progetto vs. Workflow indipendenti

Puoi creare flussi di lavoro in più punti di Qualtrics. I workflow funzionano allo stesso modo, indipendentemente dal punto in cui vengono creati. Questa sezione illustra come accedere alle diverse aree di prodotto in cui è possibile creare un workflow.

• La scheda Flussi di lavoro all’interno di un progetto: la maggior parte dei progetti consente di aggiungervi flussi di lavoro. Per creare un flusso di lavoro, passare alla scheda Workflow all’interno del progetto. I workflow creati in un progetto sono accessibili solo tramite il progetto.
  
• Pagina Flussi di lavoro indipendenti: è possibile creare un flusso di lavoro non connesso a un progetto accedendo alla pagina Flussi di lavoro indipendenti.
  
  Una volta lì, fare clic sul pulsante Crea un workflow per iniziare.
  
  Suggerimento: Se crei un flusso di lavoro attivato da una risposta al sondaggio all’interno della pagina dei flussi di lavoro indipendente, ti verrà richiesto di spostare il flusso di lavoro nel tuo progetto di sondaggio.

Creazione di workflow

Questa sezione spiegherà come creare un flusso di lavoro all’interno di un sondaggio e il significato dei diversi componenti (eventi, condizioni e attività). Sebbene la funzionalità sia simile, l’aspetto della creazione del flusso di lavoro potrebbe variare nella pagina Flussi di lavoro indipendenti.

1. Passare alla scheda Flusso di lavoro del progetto.
   
2. Assicurarsi di trovarsi nella sezione Flussi di lavoro.
3. Fare clic su Crea un workflow per creare un workflow da zero o utilizzare un modello predefinito. In alternativa, fare clic sulla freccia accanto al pulsante e selezionare Avviato da un evento o Avviato in un momento specifico per saltare alla creazione di un workflow da zero.
4. Se si crea un workflow da zero, determinare se il workflow deve essere pianificato o basato su eventi. Per un confronto completo di queste opzioni, vedere Pianificato rispetto a. Workflow basati su eventi .
   
   • Pianificato: Impostare una schedulazione per il workflow da eseguire ripetutamente, ad esempio creare un’attività ticket ogni lunedì o un questionario da inviare il primo di ogni mese.
   • Basato su evento: Associa un flusso di lavoro a un evento specifico, ad esempio una risposta al sondaggio raccolta, un ticket in fase di riassegnazione o qualcosa che accade in Salesforce.
5. In alternativa, selezionare un workflow predefinito nella sezione dei modelli. Per ulteriori informazioni, consultare Modelli di workflow.
6. Fare clic su Inizia.
7. Assegnare un nome al flusso di lavoro facendo clic sul nome del flusso di lavoro in alto e digitando un nuovo nome.
   
8. Scegliere l’evento che attiverà il flusso di lavoro o impostare la pianificazione in base alla quale si desidera eseguire il flusso di lavoro.
9. Se lo si desidera, aggiungere condizioni al workflow. Queste sono le regole che un evento deve seguire prima che il workflow venga effettivamente eseguito e può aggiungere la specificità necessaria. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di condizioni.
   Qtip: non è necessario aggiungere condizioni a ogni workflow. Se non sono presenti condizioni, i task del workflow verranno attivati non appena l’evento avrà luogo. Ad esempio, se l’evento è la creazione di risposte all’indagine, il flusso di lavoro scatterà ogni volta che viene inviata una risposta all’indagine.
10. Aggiungere un task. Questo è ciò che vogliamo che accada a seguito del soddisfacimento delle condizioni dell’evento, come l’invio di un’e-mail, la creazione di un ticket o l’invio di un messaggio Slack. Vedere la definizione delle attività per ulteriori esempi.
11. Assicurarsi che il flusso di lavoro sia attivato.

Eventi vs. Condizioni vs. Attività

Quando si crea un workflow, si indica l’evento che lo deve avviare, le condizioni più specifiche in cui si verifica quel workflow (se necessario) e quindi si definisce il task che viene eseguito come risultato.

Ad esempio, voglio inviare un’e-mail ai manager ogni volta che un cliente segnala un basso CSAT. Voglio anche creare un ticket quando questo accade, in modo che il team di supporto possa risolverlo.

Raccogliamo CSAT in un sondaggio – ciò significa che l’evento è la creazione di una risposta al sondaggio.

Ci interessa solo se c’è un basso CSAT, quindi la condizione è qualcosa di simile, se la risposta alla domanda CSAT è 3 o inferiore, o se è selezionato “altamente insoddisfatto”. (Questo può variare in base ai benchmark della tua organizzazione.)

Quale attività accade come risultato di questo tipo di risposte al sondaggio? Inviamo un‘attività e-mail ai manager e utilizziamo un‘attività ticket per creare un nuovo ticket per un addetto al supporto.

Flussi di lavoro pianificati vs. Workflow basati su eventi

I workflow possono essere pianificati o collegati a un evento specifico. I flussi di lavoro pianificati sono utili quando si desidera che un’attività venga eseguita su base regolare. Gli eventi sono più utili se si desidera basare un’attività su qualcosa di specifico che accade in Qualtrics, ad esempio, l’invio di un’e-mail o la creazione di un ticket in base al modo in cui un partecipante ha compilato un sondaggio. In questo esempio, l’invio del questionario sarà l’evento e l’e-mail o il ticket saranno l’attività svolta.

Esempi di workflow pianificati

Esempi di workflow basati su eventi

Workflow pianificati

I flussi di lavoro pianificati consentono di creare flussi di lavoro che vengono eseguiti in un’ora specifica. È possibile impostare l’esecuzione del workflow su base ricorrente ed è possibile scegliere quando iniziare e terminare il workflow.

Per creare un workflow pianificato, selezionare Avviato a un orario (pianificato) specifico durante la creazione del workflow.

Selezionare quindi la frequenza di pianificazione desiderata. Può essere giornaliero, settimanale, mensile, trimestrale o annuale.
Il passaggio successivo dipenderà dalla frequenza del flusso di lavoro:

• Settimanale e Mensile: scegliere i giorni in cui si desidera eseguirlo facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa e selezionando le caselle di spunta accanto a ogni giorno.
  
  Qtip: se scegli una data che non esiste in ogni mese (es: 29, 30 o 31), il flusso di lavoro non si verificherà durante quei mesi.
• Trimestrale: selezionare il mese del trimestre e il giorno del mese in cui deve essere eseguito il workflow.
  Qtip: se si desidera che il workflow venga eseguito l’ultimo giorno del mese, assicurarsi di selezionare Ultimo giorno.
• Annuale: selezionare il giorno specifico dell’anno in cui deve essere eseguito il workflow.

Successivamente, digitare o fare clic sull’elenco a discesa per selezionare l’ora di inizio del workflow.

Se si desidera che il flusso di lavoro venga eseguito più volte nello stesso giorno, fare clic su Aggiungi ora di inizio.

Esempio: si supponga di voler eseguire il workflow tre volte al giorno. Impostare la frequenza su giornaliera e aggiungere le tre volte al giorno in cui si desidera eseguire il workflow. Questo workflow verrà eseguito ogni giorno alle 9:00, alle 12:00 e alle 15:00.

Successivamente, selezionare il fuso orario in cui si desidera eseguire il workflow. Per impostazione predefinita, verrà selezionato il fuso orario dell’account.

Quindi, scegliere quando avviare e interrompere l’esecuzione del workflow. Per impostazione predefinita, i flussi di lavoro pianificati verranno avviati immediatamente dopo l’attivazione e l’esecuzione verrà interrotta solo se disattivati. Tuttavia, è possibile selezionare una data di inizio e una data di fine per il workflow pianificato.

1. Scegli quando inizia il flusso di lavoro:
   • Immediatamente una volta attivato: il flusso di lavoro verrà eseguito in base alla pianificazione una volta attivato.
   • Il: il workflow inizierà ad essere eseguito nella data selezionata. Inserire una data in formato MM/GG/AAAA o selezionare una data dal selettore del calendario.
     
2. Scegli quando termina il flusso di lavoro:
   • Mai: il flusso di lavoro verrà eseguito finché non verrà disattivato.
   • Dopo: il workflow inizierà ad essere eseguito nella data selezionata. Inserire una data in formato MM/GG/AAAA o selezionare una data dal selettore del calendario.

Avvio manuale di workflow pianificati

Invece di attendere il lancio di un flusso di lavoro pianificato, è possibile attivarlo con il clic di un pulsante. Nell’editor del workflow è possibile attivare immediatamente un workflow durante il processo di test.

1. Dopo aver creato il flusso di lavoro pianificato, assicurarsi che sia attivato.
   
2. Fare clic sul pulsante Esegui immediatamente per verificare il workflow pianificato.

Workflow basati su eventi

Gli “eventi” si verificano in Qualtrics (o in altri luoghi) e causano l’avvio di un flusso di lavoro. Per creare un workflow basato su eventi, fare clic su Crea un workflow e selezionare Avviato quando viene ricevuto un evento.

Molti eventi possono essere utilizzati per avviare un workflow. L’evento selezionato determinerà i tipi di condizioni che possono essere applicate al flusso di lavoro. È possibile utilizzare la barra di ricerca nella parte superiore della finestra per cercare facilmente gli eventi disponibili. Gli eventi disponibili dipenderanno dalla licenza e dal progetto. Vedere di seguito per una breve spiegazione di ciascun tipo di evento.

Eventi disponibili ovunque

Gli eventi elencati di seguito sono disponibili per l’utilizzo sia nella scheda Flussi di lavoro del sondaggio che nella pagina Flussi di lavoro indipendenti.

• Risposta sondaggio: Attiva il flusso di lavoro in base a come un partecipante risponde al tuo sondaggio.
• Messaggio Salesforce in uscita: Avvia il flusso di lavoro in base ai messaggi Salesforce in uscita.
  Qtip: questo evento non è disponibile per i progetti EX.
• Evento ticket: Avviare il workflow in base alle modifiche dei dati del ticket.
  Qtip: questo evento non è disponibile per i progetti EX.
• Evento JSON: Avviare il flusso di lavoro in base a una chiamata API.
• Evento ServiceNow: avviare il workflow in base a un evento in ServiceNow.
• Evento Zendesk: avviare il workflow in base a un evento in Zendesk.
• Evento Health Connect: avviare il workflow in base a un evento nel proprio sistema di cartelle cliniche elettroniche.
• Evento Twilio Segment: Avvia un flusso di lavoro basato su eventi dati nel segmento Twilio, aggiorna le informazioni di contatto nella directory XM in base al segmento Twilio o aggiungi la transazione a un contatto della directory XM in base agli eventi nel segmento Twilio.
• Evento Jira: attiva flussi di lavoro in base alle modifiche ai problemi Jira, come gli aggiornamenti di stato.
• Evento XM Discover: Attiva un flusso di lavoro basato su avvisi verbatim o avvisi di scorecard inviati in XM Discover

Eventi disponibili solo in workflow indipendenti

I seguenti eventi sono disponibili solo quando si configura un workflow basato su eventi attraverso la pagina Flussi di lavoro indipendenti.

• Evento imbuto directory XM: attiva il flusso di lavoro in base agli eventi che avvengono nella tua directory XM.
• Evento di definizione sondaggio: avviare il workflow in base alla modifica dello stato di un progetto.
  Qtip: l’evento di definizione indagine non può essere utilizzato per tipi di progetto EX.
• Evento Anomalia iQ: avvia il flusso di lavoro in base a picchi o cali nei conteggi delle risposte al sondaggio.
• Evento ricevuto per posta elettronica: attiva il flusso di lavoro inviando un’e-mail a un indirizzo e-mail specifico.
• Evento di modifica iD esperienza: avvia flussi di lavoro in base alle modifiche ai dati di contatto, alla sottoscrizione o ai dati delle transazioni.
• Evento segmenti iD esperienza: Avvia un workflow in base al fatto che un contatto sia stato aggiunto o rimosso da un segmento.

Creazione delle condizioni

Quando si crea un workflow basato su eventi, è possibile aggiungere condizioni per determinare in modo più specifico quando attivare il workflow. Ad esempio, potresti non voler inviare un’e-mail ai manager su ogni risposta all’indagine inviata, ma potresti voler fargli sapere quando il cliente ha indicato una bassa soddisfazione. Le condizioni vengono create creando istruzioni logiche che utilizzano informazioni dall’evento selezionato.

1. Tutti o qualsiasi:
   • Tutte le condizioni devono essere soddisfatte. Pensate a questo come a tutte le affermazioni nella condizione sono legate da “E”.
   • È possibile soddisfare qualsiasi condizione. Pensate a questo come a tutte le affermazioni nella condizione che sono collegate da “Or”.
2. Tipo di condizione: varia in base all’evento selezionato. Ad esempio, se il tuo flusso di lavoro si basa sulle risposte al sondaggio, allora le tue condizioni possono essere basate sulle risposte alle domande, sui dati incorporati o sulle quote di quel sondaggio.
   Qtip: sarà possibile utilizzare le domande del questionario per creare condizioni se il workflow si basa sulle risposte al questionario inviate, ma non se si basa il workflow su un evento ticket; nel caso di quest’ultimo, è possibile utilizzare solo le informazioni disponibili sul ticket stesso, come i dati del ticket.
3. Campo: il campo specifico in base al quale stai filtrando (ad esempio, Q1 – Come valuteresti la facilità o la difficoltà di navigare in questo sito web?).
4. Scelta: la risposta specifica, la risposta, il valore, ecc. che si desidera abbinare (es., Estremamente facile, Detrattore, ecc.).
5. Operatore: come si desidera far corrispondere il valore impostato (ad es. Selezionato / Non selezionato, Visualizzato / Non visualizzato, ecc.).

È possibile includere più blocchi di condizioni in un workflow. Quando viene eseguito il workflow, le condizioni e i task del workflow vengono valutati nell’ordine in cui appaiono nell’editor del workflow. Pertanto, la condizione iniziale deve essere trasmessa prima di essere valutata per la condizione successiva. Non appena una condizione non viene soddisfatta, il workflow non continuerà a valutare le seguenti condizioni.

Esempio: In questo esempio, stiamo usando un flusso di lavoro per inserire i partecipanti al sondaggio in una raffa e poi inviare un’e-mail ai vincitori della raffa. Le partecipanti vengono identificate automaticamente durante il sondaggio e vogliamo che solo i vincitori ricevano un’e-mail.

1. Il flusso di lavoro inizia quando un intervistato invia una risposta al sondaggio.
2. Aggiungiamo una condizione iniziale per determinare l’idoneità al raffle. Ciò avviene quando il partecipante partecipa al sondaggio ed è specificato dal campo di dati incorporati “RaffleEntry” è “True”.
3. Poi aggiungiamo un task di codice, che utilizza JavaScript per determinare casualmente se l’intervistato ha vinto o perso la raffa.
4. Aggiungiamo un’altra condizione per determinare se dobbiamo inviare un’e-mail a un vincitore di una raffa. Questa condizione dipende dall’output del task di codifica.
5. Aggiungiamo un’attività e-mail per inviare un’e-mail all’intervistato.

Per attraversare il processo di creazione delle condizioni per un workflow, completare i passaggi successivi.

Passo passo

In questo esempio, viene creato un ticket quando si identifica un Detrattore utilizzando la domanda NPS nel sondaggio.

Qtip: Net Promoter® Score, o NPS, è una metrica di soddisfazione del cliente su una scala di 11 punti. I Detrattori insoddisfatti sono raggruppati da 0 a 6. I Passivi sono raggruppati da 7 a 8 e i Promotori da 9 a 10. Scopri di più sulla pagina Net Promoter® Score.

1. Creare un workflow o selezionarne uno esistente. Assicurarsi che si tratti di un workflow basato su eventi.
   
2. Selezionare l’evento. Qui abbiamo scelto l’evento di risposta al sondaggio e specificato che il flusso di lavoro deve avvenire se viene creata una risposta.
3. Fare clic su Aggiungi condizioni.
4. Decidere se una qualsiasi o tutte le condizioni devono essere soddisfatte.
   
5. Fare clic su Condizione.
6. Selezionare il tipo di condizione. In questo esempio, abbiamo scelto “Domanda”.
   
7. Selezionare un campo. In questo caso, abbiamo scelto Q2 perché è la domanda NPS.
8. Selezionare un valore. Qui, è stato selezionato “È Detrattore”, che include automaticamente chiunque abbia risposto con lo 0-6 su una scala di 11 punti.
9. Selezionare un operatore (ad es. Vero / Falso, ecc.).
10. Ripetere i passaggi da 5 a 9 in base alle esigenze per aggiungere ulteriori condizioni.
11. Per aggiungere ulteriori insiemi di condizioni, fare clic sul gruppo di condizioni. Ulteriori informazioni su come utilizzarle nella pagina collegata. Vedere anche Logica di annidamento per condizioni più complesse.
12. Al termine, fai clic su Modifica terminata.

Definire le Attività

Puoi aggiungere fino a 20 attività per flusso di lavoro per seguire le tue risposte alla ricerca e al sondaggio. Ciascun tipo di attività è in grado di risolvere una serie di problemi. È possibile utilizzare la barra di ricerca nella parte superiore del selettore attività per cercare le attività disponibili. Per un elenco completo delle attività, consultare la categoria Attività nella sezione Flussi di lavoro del sito di supporto.

Consiglio Q: fare clic sull’icona i su un task per ottenere ulteriori informazioni sull’attività. Questa finestra include anche un collegamento alla pagina di supporto dell’attività specifica se è necessaria una guida per la configurazione del task.

Task workflow generali

Le seguenti attività possono essere utilizzate in tutta la piattaforma Qualtrics.

• Attività Ticket: I detrattori NPS potrebbero attivare ticket di supporto ad alta priorità.
• Attività E-mail: Le query da parte degli studenti potrebbero attivare delle e-mail agli istruttori per avere assistenza.
• Attività Servizio web: I newsfeed potrebbero aggiornarsi in tempo reale tramite gli API.
• Attività della Directory XM: Distribuisci un sondaggio o aggiorna le informazioni di contatto nella tua directory XM.
• Attività di codifica: utilizzare il JavaScript personalizzato per manipolare i dati passati tra i task.
• Attività feed notifiche: creare una notifica come risultato del workflow.
• Calcola attività metrica: avviare una risposta in base alle modifiche nelle metriche aggregate nell’insieme di dati.
• Attività di feedback della prima linea: crea una nuova richiesta nel tuo progetto di feedback in prima linea sulla base di una risposta al sondaggio.

Task di ampliamento add-on

• Attività Slack: Le metriche di completamento potrebbero attivare dei messaggi di canale Slack.
• Attività Salesforce: L’analisi del testo potrebbe avviare gli eventi Salesforce.
• Attività Zendesk: L’estensione Zendesk ti consente di creare e aggiornare i ticket in Zendesk in base alle risposte raccolte con i sondaggi Qualtrics.
• Attività Freshdesk: l’estensione Freshdesk consente di creare ticket in Freshdesk in base ai flussi di lavoro attivati in Qualtrics.
• Task Hubspot: L’ampliamento Hubspot consente di creare e aggiornare accordi commerciali e contatti in Hubspot dalle risposte al sondaggio raccolte.
• Attività ServiceNow: L’ampliamento ServiceNow consente di creare e aggiornare anomalie in ServiceNow, nonché di aggiornare le informazioni di contatto del cliente fornite dalle risposte al questionario.
• Microsoft Dynamics: l’estensione Microsoft Dynamics consente di collegare l’account a un sondaggio Qualtrics per le funzionalità Mappatura delle risposte e Web to Lead.
• Attività Tango Card: Incentivare i sondaggi con Tango Card.
• Task Marketo: Invia dati a Marketo come attività personalizzata.

Flussi di lavoro ETL

I flussi di lavoro ETL utilizzano le attività di estrazione e caricamento dei dati per importare i dati da un’origine di terze parti e importarli in Qualtrics. I flussi di lavoro ETL richiedono l’utilizzo reciproco di determinate attività per completare il flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo dei task dei workflow per creare flussi di lavoro ETL.

L’ordine delle attività in un workflow

Ogni flusso di lavoro può avere fino a 20 attività. L’ordine in cui si verificano queste attività è importante, a seconda delle esigenze del workflow.

Determinazione dell’ordine task

Inizialmente, l’ordine delle attività corrisponde all’ordine in cui vengono create. Il task più recente viene aggiunto alla fine del workflow. Quando un task esistente viene modificato, viene spostato anche alla fine del workflow.

Il workflow presta inoltre attenzione a ciò che deve prima accadere affinché un task venga eseguito correttamente. Ad esempio, se si sta inserendo un campo da un ticket creato in un’attività e-mail, verrà eseguita prima l’attività di creazione del ticket, seguita dall’e-mail in cui è incluso il valore, indipendentemente dall’ordine in cui sono state create le attività.

ID task

Al momento della creazione dei task, ad essi vengono attribuiti degli ID nel formato T-ID-#. L’ID di un task è impostato sull’ordine in cui è stato creato.

L’ID di un’attività non cambia mai ed è solo un ID interno per facilitare l’identificazione di un’attività. Non riflette necessariamente l’ordine in cui un task verrà avviato rispetto ad altri task nello stesso workflow.

Passaggio di informazioni da un’attività all’altra

È possibile trasferire le informazioni da un task a uno seguente. Uno dei campi in cui è possibile trasferire è un ID ticket da un’attività in cui viene creato un ticket (ad esempio, Zendesk, Freshdesk o Jira). Questo valore può essere riportato in qualsiasi attività successiva, ad esempio un’attività e-mail o anche un campo Jira.

Quando si seleziona il testo trasferito da un task precedente, prendere nota dell’ID task (T-ID-#). Ciò determina da quale attività si stanno recuperando informazioni.

Flussi di lavoro ETL

La piattaforma Workflow di Qualtrics contiene una serie di attività per assistere nell’importazione di dati da destinazioni di terze parti in Qualtrics o nell’esportazione di dati da Qualtrics a destinazioni di terze parti. Queste attività seguono il framework ETL (Extract, Transform, Load). Utilizzando le attività ETL, è possibile creare flussi di lavoro automatizzati e pianificati per trasferire dati da origini terze parti in Qualtrics, nonché esportare dati da Qualtrics a destinazioni di terze parti.

L’ordine delle attività in un flusso di lavoro è importante quando si utilizzano le attività del flusso di lavoro per configurare i workflow ETL. Consultare la pagina di supporto collegata per maggiori informazioni su questo caso di utilizzo specifico.

Calcolo delle metriche

Il task Calcola metrica in Workflow consente di avviare una risposta alle metriche aggregate osservate in un insieme di dati in un periodo di tempo. In altre parole, fornisce un modo per configurare flussi di lavoro automatici basati su tendenze o eventi osservati nei dati dell’esperienza. I risultati del task Calcola metrica possono essere utilizzati per avviare altri task all’interno del workflow.

L’ordine delle attività in un flusso di lavoro è importante quando si calcolano le metriche aggregate. Consultare la pagina di supporto collegata per maggiori informazioni su questo caso di utilizzo specifico.

Navigazione ai workflow

Durante la modifica di un flusso di lavoro, una barra degli strumenti apparirà in alto per aiutarti a navigare in ogni aspetto del flusso di lavoro.

1. Editor workflow: modificare il trigger, le condizioni e i task per il workflow.
2. Cronologia esecuzione: visualizza un registro cronologico di ogni esecuzione del flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Cronologia di esecuzione.
3. Cronologia revisioni: visualizza il registro degli autori delle modifiche al flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Cronologia revisioni.
4. Condivisione e autorizzazioni: gestisci chi ha accesso al flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, consultare Condivisione dei workflow.
5. Impostazioni: aggiungi notifiche e configura gli avvii ritardati. Vedere Notifiche workflow e Impostazioni workflow.
6. Fare clic sulla X nell’angolo in alto a destra per tornare al progetto.

Modelli di workflow

Quando crei un nuovo flusso di lavoro, avrai la possibilità di utilizzare un modello Qualtrics. Si tratta di workflow preconfigurati progettati per semplificare la configurazione di workflow utili. I modelli di workflow vengono creati dai nostri esperti in materia di Qualtrics per sfruttare gli standard di settore per le automazioni dei flussi di lavoro.

Esempio: il modello Importa dati Salesforce nella directory XM combina un’attività di estrazione da Salesforce e un’attività di caricamento dei dati dell’account B2B nella directory XM in una configurazione guidata per importare facilmente i dati da Salesforce da salvare nella directory XM Qualtrics.

Utilizzo dei modelli

1. Dalla scheda del flusso di lavoro di un progetto o dalla pagina Flussi di lavoro indipendenti, fare clic su Crea un flusso di lavoro.
   
2. I modelli saranno elencati sotto la sezione “da zero”. Sono disponibili molti flussi di lavoro diversi in base ai vari risultati, quindi è necessario del tempo per trovare il flusso di lavoro più adatto ai propri obiettivi.
   
3. Una volta trovato il modello da utilizzare, fare clic su di esso.
   
4. Nel pannello laterale, rivedere il riepilogo del modello. Questo conterrà una descrizione generale del workflow, il suo utilizzo migliore, il modo in cui aiuta l’organizzazione e ciò che è incluso nel modello.
5. Quando si è pronti per continuare, fare clic su Inizia.
6. Si verrà indirizzati a una configurazione guidata per configurare il flusso di lavoro. Utilizzare le istruzioni dettagliate per facilitare la configurazione del flusso di lavoro. Visita le pagine di supporto collegate nelle istruzioni per maggiori informazioni su ogni elemento del flusso di lavoro.
   
7. Fare clic sui diversi elementi del flusso di lavoro per configurarli ciascuno.
   Qtip: i passaggi del flusso di lavoro in sospeso verranno evidenziati.
8. Al termine della configurazione del flusso di lavoro, assicurarsi di attivarlo.
   

Modelli esemplificativi

Di seguito sono riportati alcuni modelli esemplificativi. Questo non è un elenco esaustivo dei modelli disponibili. Accedere alla piattaforma per iniziare ad esplorare tutte le opzioni disponibili.

Consiglio Q: utilizzare la ricerca nella parte superiore del Catalogo per trovare e cercare modelli. È possibile eseguire la ricerca in base alle parole chiave nel modello. Ad esempio, cercare “ticket” per trovare tutti i template che utilizzano le attività del ticket. È inoltre possibile utilizzare i gruppi di filtri per visualizzare i modelli che soddisfano determinati criteri.

• Crea un ticket Qualtrics per le richieste di supporto del sito web o dell’app: questo modello utilizza un’attività ticket per creare un ticket Qualtrics quando una nuova risposta al sondaggio per il supporto arriva su un sito web o un’intercetta app.
  
• Ricevi un’e-mail quando NPS scende di settimana in settimana: questo modello utilizza un’attività di calcolo della metrica per calcolare il punteggio NPS settimanale dell’organizzazione e invia un‘e-mail se il punteggio scende al di sotto di una determinata soglia impostata.
  
• Importa i dati Salesforce nella directory XM: questo modello combina un’attività di estrazione da un’attività Salesforce e un’attività di caricamento dei dati dell’account B2B nella directory XM in una configurazione guidata per importare facilmente i dati da Salesforce da salvare nella directory XM di Qualtrics.
  

Gestione dei workflow esistenti

Tutti i flussi di lavoro del progetto sono elencati nella sezione Flussi di lavoro. Da qui è possibile cercare i workflow in base a specifiche proprietà, disabilitare e abilitare i workflow, nonché copiare ed eliminare i workflow.

Tabella workflow

La tabella mostrata in questa sezione visualizza informazioni chiave sui flussi di lavoro:

• Nome workflow: il nome del flusso di lavoro.
• Cosa avvia il workflow: l’evento che avvia il workflow. In alternativa, è possibile impostare l’esecuzione del flusso di lavoro in base a una pianificazione.
• Oggetto: Il sondaggio su cui si basa il flusso di lavoro. In alternativa, se il flusso di lavoro è pianificato, l’oggetto elencherà la pianificazione del flusso di lavoro.
  Qtip: questo valore potrebbe essere vuoto in quanto non tutti i workflow devono essere collegati a un sondaggio.
• Task: i task eseguiti dal workflow. Le icone qui corrispondono alle icone delle attività durante la configurazione di un workflow; passare con il cursore del mouse su un’icona per visualizzare il nome dell’attività.
• Proprietario: l’utente è il proprietario del flusso di lavoro.
• Inizio ritardato: se il flusso di lavoro non ha un avvio ritardato, questo campo sarà vuoto. In caso contrario, è possibile visualizzare quanto segue:
  • Inattivo: vengono applicate le impostazioni di avvio ritardate, ma il flusso di lavoro è attualmente in esecuzione perché non è il periodo di tempo in ritardo.
  • Attivo: il flusso di lavoro si trova attualmente nel periodo di tempo di avvio ritardato.
• Ultima modifica: contiene la data e l’ora dell’ultima modifica del flusso di lavoro.
• On/Off: determina se il workflow è attivo (abilitato) o disattivato (disattivato). È possibile fare clic sul pulsante di commutazione per attivare o disattivare un workflow.

Ricerca di workflow

La parte superiore della sezione Flussi di lavoro personali presenta una barra di ricerca e filtri per la ricerca dei flussi di lavoro.

1. Utilizza il menu a discesa Stato ON/OFF per filtrare in base ai flussi di lavoro abilitati o disabilitati.
2. Utilizzare la barra di ricerca per cercare un workflow specifico. È possibile eseguire la ricerca in base al nome del flusso di lavoro o ai relativi eventi e task.

Gestione di un flusso di lavoro specifico

È possibile modificare, rinominare, copiare, eliminare e gestire le notifiche per un determinato flusso di lavoro.

1. Utilizzare il pulsante di commutazione On/Off per abilitare o disabilitare rapidamente il flusso di lavoro.
   
2. Fare clic sul menu a tre puntini per visualizzare ulteriori opzioni per il flusso di lavoro:
   • Modifica: consente di modificare i trigger, le condizioni e le attività dei flussi di lavoro.
   • Rinomina: Modifica il nome del flusso di lavoro.
   • Crea una copia: crea una copia del tuo workflow.
   • Gestisci notifiche: ricevere una notifica quando il flusso di lavoro ha esito positivo o negativo.
   • Condividi: non è possibile condividere singoli flussi di lavoro all’interno di un progetto. La condivisione del progetto con un altro utente gli consentirà invece di accedere ai flussi di lavoro del progetto.
     Qtip: i workflow creati dalla scheda Workflow indipendenti possono essere condivisi direttamente con altri utenti. Per ulteriori informazioni, consultare Condivisione dei workflow.
   • Elimina: consente di eliminare il flusso di lavoro. Questa azione è irreversibile!

Gestione di più workflow

È possibile attivare, disattivare o eliminare in massa i workflow.

1. Selezionare la casella accanto a tutti i flussi di lavoro a cui si è interessati.
   
2. Fare clic sull’icona del cestino per eliminare i flussi di lavoro selezionati.
3. Fare clic sul menu a tre puntini per accedere alle opzioni per abilitare o disabilitare i flussi di lavoro selezionati.
   Qtip: a volte puoi vedere che una di queste opzioni è grigia. Ciò avviene quando tutti i workflow selezionati hanno lo stesso stato.

Cronologia esecuzione

Navigando alla sezione Cronologia di esecuzione della scheda Flussi di lavoro, è possibile verificare rapidamente lo stato di tutti i flussi di lavoro o filtrarli in base allo stato, in modo da poter visualizzare tutti i flussi di lavoro che sono in competizione, non riusciti o che sono scaduti. Una volta fatto clic su un’attività non riuscita, verranno visualizzati ulteriori dettagli che possono aiutare a risolvere l’origine del problema.

Esistono due diverse schede Cronologia esecuzione: una nella pagina principale del flusso di lavoro e una quando si modifica un flusso di lavoro specifico. La scheda Cronologia esecuzione nella pagina principale del flusso di lavoro aggrega tutti i dati di esecuzione del flusso di lavoro all’interno del progetto. Per visualizzare la Cronologia esecuzione di un singolo flusso di lavoro, fare clic sul flusso di lavoro e passare alla scheda Cronologia esecuzione all’interno del flusso di lavoro.

Per ulteriori informazioni sull’utilizzo di questa sezione, vedere Storici di esecuzione e revisione dei flussi di lavoro.

Cronologia revisioni

Durante la modifica di un flusso di lavoro, è possibile passare alla scheda Cronologia revisioni per visualizzare un registro di tutte le modifiche apportate al flusso di lavoro.

Per ulteriori informazioni sull’utilizzo della cronologia delle revisioni, vedere Workflows Run & Revision Histories.

Impostazioni

La scheda Impostazioni consente di configurare avvisi per i casi in cui un flusso di lavoro specifico non riesce o ha esito positivo e consente di ritardare l’inizio dei flussi di lavoro per tenere conto delle festività e di altri tempi di inattività.

Per ulteriori informazioni, consultare Notifiche workflow e Impostazioni di workflow.

Condivisione e autorizzazioni

La scheda Condivisione e autorizzazioni consente di gestire gli utenti che hanno accesso al flusso di lavoro.

Attenzione: non è possibile condividere singoli workflow all’interno di un progetto. È invece possibile condividere il progetto con altri utenti nella propria licenza per consentire loro l’accesso ai workflow di quel progetto. Se si passa alla scheda Condivisione e autorizzazioni per un flusso di lavoro all’interno di un progetto, verrà visualizzato il messaggio seguente.

Per ulteriori informazioni sulla condivisione di workflow con altri utenti, vedere Condivisione di workflow.

FAQ