Mapper les niveaux hiérarchiques d’organisation

À propos du mappage des unités de hiérarchie d’organisation

Après avoir créé votre hiérarchie, vous pouvez vous assurer qu’elle est alignée sur une hiérarchie que vous avez créée à partir d’une année précédente. Le mappage des niveaux hiérarchiques d’organisation vous permet d’afficher dynamiquement les données historiques dans vos tableaux de bord.

Par exemple, vous souhaitez peut-être créer des comparaisons entre deux enquêtes d’engagement différentes, ou vous disposez d’un widget avec une enquête plus ancienne comme source. Vous ne souhaitez pas que ces widgets arrêtent d’afficher les données lorsque votre tableau de bord est filtré manuellement par la hiérarchie ou lorsqu’il est accessible par une personne dont les autorisations lui permettent uniquement de voir les données de sa propre unité de hiérarchie. Par conséquent, vous devez mapper l’ancienne hiérarchie à la nouvelle pour que les widgets sachent comment ajuster au filtrage.

Même si des membres de votre entreprise ont quitté ou ont été remplacés, vous pouvez toujours mapper votre hiérarchie actuelle à une hiérarchie plus ancienne. 2 unités de hiérarchie mappées n’ont pas besoin d’avoir exactement les mêmes personnes à l’intérieur d’elles : il vous suffit de mapper les employés qui occupent la même position.

Modalités de mappage aux unités historiques

1. Accédez à l’onglet Participants.
   
2. Accédez à la section Hiérarchies organisationnelles.
3. Accédez à Outils de hiérarchie.
4. Sélectionnez Mapper les unités de hiérarchie d’organisation.
5. Sous Projet, sélectionnez le projet Employee Engagement dans lequel votre hiérarchie historique est sauvegardée.
   
6. Sous Hiérarchie, sélectionnez l’ancienne hiérarchie (historique) à laquelle vous mappez votre hiérarchie (actuelle) plus récente. Un aperçu de cette hiérarchie doit apparaître à droite.
7. Cliquez sur Continuer.
8. Choisissez des critères de mappage pour aider Qualtrics à générer le mappage le plus précis. Les options sont les suivantes :
   
   • Carte par responsables : associez les données historiques aux responsables, et non aux subordonnés directs. Les équipes seront mappées en fonction du fait que le responsable de l’équipe est le même et non les membres de l’équipe. Cela signifie que les responsables peuvent voir les résultats passés pour les équipes qu’ils ont gérées.
     Exemple : Barnaby Smith est passé d’un responsable des ventes à un responsable des finances. Lorsqu’il consulte son tableau de bord d’engagement, il voit à la fois ses scores pour l’équipe financière qu’il gère, puis les scores historiques de l’équipe commerciale qu’il avait l’habitude de gérer.
     Astuce Qualtrics : les responsables novices de l’organisation n’auront pas de données historiques à extraire, car il s’agit de leur première organisation hiérarchique.
     Astuce Qualtrics : cette option n’est pas recommandée pour les hiérarchies basées sur les niveaux ayant peu ou un minimum de responsables.
   • Carte par équipes : associez les données historiques aux équipes.  Les équipes ayant des subordonnés et responsables similaires seront mappées en fonction de la similarité de l’ensemble de l’équipe, et pas seulement du responsable. Cette option permet aux responsables de voir les résultats passés de l’équipe qui sont les plus similaires à ceux qu’ils gèrent actuellement, même s’ils n’ont pas toujours géré cette équipe. Pour en savoir plus, voir Comportement de mise en correspondance par défaut de la hiérarchie d’organisation.
     Exemple : le responsable de l’équipe marketing a beaucoup changé, mais les subordonnés directs n’ont pas beaucoup changé. Nous créons un tableau de bord dans lequel le responsable marketing peut voir les comparaisons entre les trimestres d’engagement de l’équipe marketing et les trimestres, afin que la nouvelle responsable puisse avoir une idée des performances de l’équipe par rapport aux responsables précédents.
   • Mappage automatique : si votre hiérarchie a été mappée avec des ID d’entités organisationnelles, vous utiliserez par défaut les ID d’entités organisationnelles comme option de mappage recommandée. Cependant, vous pouvez sélectionner le mappage basé sur le manager ou l’équipe mentionné ci-dessus si vous préférez.
9. Cliquez sur Continuer.
10. Qualtrics générera un mappage. La hiérarchie historique (sélectionnée à l’étape 6) apparaîtra à gauche et la hiérarchie actuelle sera répertoriée à droite.
    
    Astuce Qualtrics : si des parties de la hiérarchie ne sont pas automatiquement liées les unes aux autres, une icône s’affiche pour indiquer quelles unités ne sont pas mappées. Cliquez sur les unités pour les développer et rechercher les parties non mappées.
    
11. Pour mapper des unités ensemble : cliquez sur une unité que vous souhaitez mapper, puis cliquez sur le bouton gris Connecter en regard d’une autre unité à laquelle vous souhaitez la mapper.
    
    Astuce Qualtrics : vous pouvez mapper plusieurs unités l’une sur l’autre ! Dans l’exemple présenté ici, les ventes sont fractionnées en deux équipes différentes l’année suivante. Nous les avons donc mappées ensemble.
    
12. Pour démapper des unités : cliquez sur une unité que vous souhaitez démapper, puis sur le bouton bleu de déconnexion pour rompre une connexion.
    
13. Lorsque vous êtes prêt à terminer, cliquez sur Sauvegarder et continuer.
14. S’il s’agit de votre premier mappage à cette hiérarchie, les options suivantes s’affichent :
    
    • Oui, mapper automatiquement en une seule fois : vous pouvez automatiquement appliquer les mappages précédents à votre hiérarchie actuelle et utiliser la hiérarchie sélectionnée (celle que vous essayez de mapper à votre projet actuel) comme hiérarchie de référence vers l’avant. Cela vous permettra d’avoir une vue d’ensemble complète de vos données historiques des projets précédents.
      Exemple : supposons que vous ayez lancé une impulsion en août, juillet et juin. Juillet et Juin sont déjà mappés. Vous allez maintenant mapper août à juillet. L’option de mappages automatiques le rendrait de sorte que dans ce même cas, vous puissiez également mapper août à juin, rendant ainsi vos données historiques plus complètes.
    • Non, mapper manuellement une par une : vous ne mappez pas automatiquement des hiérarchies supplémentaires ; tout ajout supplémentaire sera effectué manuellement par vous-même.
      Astuce Qualtrics : même si vous choisissez de mapper automatiquement les hiérarchies historiques, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas ajouter de mappages manuels supplémentaires.
15. Cliquez sur Continuer.
16. Une liste des hiérarchies mappées s’affiche.
    
    Astuce Qualtrics : le nombre d’« unités non mappées » est généré en fonction de ce qui manque dans la hiérarchie actuelle. Par exemple, la hiérarchie actuelle et la hiérarchie historique peuvent toutes les deux avoir une seule unité non mappée, mais plutôt que de dire que le total de deux unités n’est pas mappé, car la hiérarchie actuelle n’en a qu’une, elle en dira une.
17. Pour mapper une autre hiérarchie, cliquez sur Mapper une autre hiérarchie.
18. Pour revenir à la hiérarchie de votre projet, cliquez sur Fermer.

Une fois que deux hiérarchies sont mappées, vous pouvez recharger ce mappage pour plus tard et apporter des modifications. Il vous suffit de répéter les étapes 1 à 3 pour rouvrir la fenêtre Mapper les unités de hiérarchie d’organisation. Vos mappages y seront répertoriés.

Éléments importants à prendre en compte lors du mappage de hiérarchies

• Assurez-vous que toutes vos unités de hiérarchie sont mappées dans les deux projets.
• Vous êtes autorisé à mapper des hiérarchies de différents types (comme Parent-enfant à Basé sur le niveau), mais dans ces cas, la fonctionnalité de mappage automatique ne fonctionnera pas et vous devrez effectuer le mappage manuellement.
• Si vous apportez des modifications à une source de données historiques, y compris à son mappage de hiérarchie d’organisation, assurez-vous de mettre à jour toutes les réponses avec de nouvelles métadonnées. Cela mettra à jour les tableaux de bord connectés à la source de données.

Hiérarchies de référence

Vous pouvez mapper plus rapidement plusieurs hiérarchies à la fois à l’aide de la fonctionnalité de mappage automatique. Cela peut être utile dans les situations où vous voulez que plusieurs hiérarchies soient liées pour obtenir une image plus complète des données historiques, mais que vous ne souhaitez pas avoir à mapper tout manuellement une par une.

Une hiérarchie de référence est donc une hiérarchie avec plusieurs correspondances qui devient la référence pour d’autres mappages automatiques dans cette famille.

La limite des hiérarchies que vous pouvez référencer est de 25.

Comment établir une hiérarchie de référence

Si vous choisissez de mapper automatiquement des hiérarchies, la hiérarchie à laquelle vous étiez mappé deviendra une hiérarchie de référence.

Modifications des hiérarchies de référence

Supposons que lorsque vous avez mappé vos hiérarchies à l’origine, vous vous êtes rendu compte qu’il manquait quelque chose dans votre hiérarchie de référence. Si vos références ont des unités non mappées ou mal mappées, vos autres mappages automatiques utilisent ces informations et refléteront des erreurs similaires. Heureusement, vous pouvez modifier votre hiérarchie de référence et mettre à jour tous les mappages qui en résultent pour qu’ils correspondent à vos correctifs.

Chaque fois que vous cliquez sur votre hiérarchie de référence pour la modifier, une fenêtre pop-up s’affiche expliquant que si vous apportez des modifications à votre hiérarchie de référence, vous devrez reconnecter vos mappages de hiérarchies pour refléter les modifications dans les hiérarchies connectées.

Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications à une hiérarchie de référence, vous êtes invité à indiquer si vous souhaitez transférer ces modifications vers les autres hiérarchies qui y sont mappées. Si vous cliquez sur Mettre à jour automatiquement, ces modifications seront appliquées sans que vous ayez à faire quoi que ce soit d’autre.

Comportement de mise en correspondance par défaut de la hiérarchie d’organisation

Le comportement de mappage de la hiérarchie d’organisation par défaut dépend de la configuration de vos hiérarchies actuelles et historiques. Cette section explique comment la plateforme mappe votre hiérarchie entre les sources de données. Le mappage par défaut est disponible uniquement si les hiérarchies historiques et actuelles partagent le même type de hiérarchie (parent/enfant ou basé sur les niveaux) ou si les deux hiérarchies utilisent des ID d’entité organisationnelle.

Les deux hiérarchies utilisent des ID d’entité organisationnelle

Si les hiérarchies historiques et actuelles utilisent des ID d’entités organisationnelles, les entités avec des ID d’entités organisationnelles correspondantes seront mappées, indépendamment de l’endroit où ces entités apparaissent dans la hiérarchie ou des noms des entités.

Mappage par responsable

Les
hiérarchies parent-enfant sont mappées en fonction des unités avec les mêmes champs ID manager.Les

hiérarchies basées sur les niveaux sont mappées en veillant à ce que les ID uniques des gestionnaires correspondent entre les unités.

Mappage par équipes

Lors du mappage par équipe, les hiérarchies parent-enfant et basées sur les niveaux suivent ces formules pour décider si deux unités doivent être mappées :

Pour les hiérarchies basées sur les niveaux, une fois l’algorithme ci-dessus terminé, nous utilisons des noms d’unité uniques pour mapper toute unité qui n’a pas de subordonnés directs.

Options

Lors du mappage de vos hiérarchies, vous disposez de plusieurs autres options à explorer en haut à droite, notamment la possibilité de télécharger vos mappages et de les télécharger à nouveau.

Options de mappage

Lorsque vous cliquez sur Options de mappage, vous disposez de deux options pour afficher vos données historiques dans les tableaux de bord :

• Hiérarchie d’organisation dans le projet historique : cette option permet d’afficher les données affichées dans les comparaisons historiques en fonction de leur emplacement hiérarchique dans le projet historique. Une autre façon de penser à cela est : « Comment tout ce qui m’a roulé cette année est-il comparable à tout ce qui m’a roulé l’année dernière ? »
• Hiérarchie d’organisation dans le projet actuel : cette option permet de placer les données affichées dans les comparaisons historiques dans le projet actuel. Une autre façon de penser à cela est : « Parmi ces unités qui se sont rassemblées jusqu’à moi l’année dernière et qui se regroupent encore jusqu’à moi, comment se comparent les scores ? ».

En règle générale, la sélection de la hiérarchie d’organisation dans le projet historique conservera vos scores historiques identiques à ceux du projet historique, car les unités seront reportées au même endroit que dans la hiérarchie d’organisation historique. Les unités qui ont été déplacées vers un nouvel emplacement dans la hiérarchie ne verront pas leurs résultats historiques reportés à leur emplacement de hiérarchie actuel.

Si vous sélectionnez Hiérarchie d’organisation dans le projet actuel, les résultats historiques des unités déplacées dans la hiérarchie seront répercutés à leur nouvel emplacement dans la hiérarchie. Cela modifiera vos scores historiques pour les parties de la hiérarchie où les unités ont été déplacées car les résultats historiques de ces unités ne seront plus répercutés là où ils se trouvaient auparavant.

Télécharger les mappages

Lorsque vous sélectionnez Télécharger les mappages, vous pouvez télécharger un fichier CSV de vos unités mappées. Les subordonnés et les responsables ne sont pas inclus dans ce fichier.

Il existe deux options pour chacune de vos hiérarchies :

• ID d’unité organisationnelle Qualtrics : représenter chaque unité avec les ID internes que Qualtrics attribue aux unités. Il s’agit d’un ID généré en interne, différent des métadonnées d’entité organisationnelle que vous pourriez créer et affecter vous-même. Ce format est utile si vous souhaitez charger un mappage (voir le contenu ci-dessous).
• Métadonnées de hiérarchie : téléchargez les métadonnées importantes pour la création de la hiérarchie. Par exemple, les hiérarchies parent-enfant vous permettent de télécharger les ID de gestionnaire et les hiérarchies de squelettes vous permettent de télécharger les ID d’entité organisationnelle parent. Les hiérarchies basées sur les niveaux ne proposent pas de colonnes de métadonnées supplémentaires dans cet export.

Chaque fichier CSV est fourni avec une colonne pour le nom de l’unité de gauche, contenant les noms des unités de la hiérarchie historique, et un nom d’unité de droite, contenant les noms des unités de la hiérarchie actuelle. Cela fait du CSV une bonne référence si vous avez besoin d’utiliser les ID internes de Qualtrics ailleurs, par exemple lorsque vous téléchargez des mappages (voir le contenu ci-dessous).

Charger un mappage

Vous avez la possibilité de mapper vos unités de hiérarchie d’organisation dans un fichier CSV, puis de télécharger ce fichier dans Qualtrics.

1. Accédez à l’onglet Participants.
   
2. Accédez à la section Hiérarchies organisationnelles.
3. Accédez à Outils de hiérarchie.
4. Sélectionnez Mapper les unités de hiérarchie d’organisation.
5. Sous Projet, sélectionnez le projet Employee Engagement dans lequel votre hiérarchie historique est sauvegardée.
   
6. Sous Hiérarchie, sélectionnez l’ancienne hiérarchie (historique) à laquelle vous mappez votre hiérarchie (actuelle) plus récente. Un aperçu de cette hiérarchie doit apparaître à droite.
7. Cliquez sur Continuer.
8. Cliquez sur le menu déroulant en haut à droite.
   
9. Sélectionnez Télécharger les mappages.
10. Sélectionnez l’identifiant d’unité de l’organisationQualtrics pour les hiérarchies historiques et actuelles..
    
    
11. Sélectionnez Télécharger.
    Astuce Qualtrics : les ID de ce fichier ne sont que des exemples et ne doivent pas être utilisés pour créer un mappage.
12. Modifiez le fichier CSV en fonction des modifications que vous voulez apporter. Mappez les unités des colonnes de gauche sur les unités de droite.
13. Une fois que vous avez terminé de modifier votre CSV, revenez à Qualtrics et sélectionnez Télécharger les mappages dans la liste déroulante.
    
14. Cliquez sur Choisir un fichier pour sélectionner votre fichier CSV.
    
15. Cliquez sur Charger.
    Astuce Qualtrics : si vous rencontrez des problèmes lors du téléchargement de votre fichier CSV sur le serveur, lisez la page Problèmes de téléchargement CSV/TSV pour obtenir des conseils courants de dépannage CSV.
16. N’hésitez pas à apporter les dernières modifications à l’éditeur de hiérarchie, puis cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Effacement du &mappage de la hiérarchie d’organisation ; restauration du mappage automatique

Si nécessaire, il est possible de supprimer votre mappage de hiérarchie d’organisation et de restaurer la fonctionnalité de mappage automatique dans votre projet. Vous pouvez effacer votre hiérarchie d’organisation si vous avez fait une erreur lors du mappage ou si vous voulez relancer le mappage à l’aide de la fonctionnalité de mappage automatique.

1. Dans la section Hiérarchies d’organisation de l’onglet Participants, cliquez sur Outils de hiérarchie.
   
2. Sélectionnez Mapper les unités de hiérarchie d’organisation.
3. Vous devez voir vos mappages existants répertoriés. À droite du mappage que vous souhaitez supprimer, cliquez sur le menu déroulant.
   
4. Sélectionnez Supprimer le mappage.
5. Lisez l’avertissement. Si vous êtes sûr, cliquez sur Supprimer pour confirmer votre choix.
   
6. Si vous voulez restaurer le comportement du mappage automatique, vous devez répéter ces étapes pour toutes les hiérarchies mappées.

Cette méthode réinitialise complètement le mappage entre deux hiérarchies. Après avoir effacé le mappage de hiérarchie, vous avez la possibilité d’utiliser la fonctionnalité de mappage automatique lorsque vous rouvrez la fenêtre de mappage de hiérarchie.

FAQ