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Navigation dans les hiérarchies et les unités de restructuration (EE)

Astuce Qualtrics : cette page décrit les fonctionnalités disponibles pour les projets d’engagement, mais pas les projets Cycle de vie ou Recherche sur les employés ad hoc. Pour plus d’informations sur chacun d’entre eux, voir Types de projets Employee Experience.

Comment lire votre hiérarchie

Une fois que vous avez généré votre hiérarchie, il est important de comprendre comment la lire dans la section Hiérarchies d’organisation. Sur le côté gauche se trouve la barre latérale de navigation qui contient l’éclatement de votre hiérarchie. Vous pouvez cliquer sur les flèches en regard de chaque unité pour réduire ou développer les unités. Par défaut, les nombres à droite de chaque unité dans la barre latérale de navigation indiquent le nombre de participants dans et en dessous de cette unité.

Astuce Qualtrics : si vous utilisez une hiérarchie parent-enfant, le nom de l’unité correspond souvent au nom du gestionnaire. Si vous utilisez une hiérarchie basée sur les niveaux, le nom de l’unité correspond souvent à l’éclatement fonctionnel de votre hiérarchie, généralement un nom de service.

Si vous cliquez sur une unité dans la barre latérale de navigation, les participants qui composent l’unité s’afficheront à droite de la barre latérale.

Tous les délégués ajoutés à l’unité de hiérarchie seront également affichés ici.

Si vous cliquez sur un seul participant dans la barre latérale de navigation et non sur une unité, l’unité du participant s’affiche à droite et le participant que vous avez sélectionné est mis en surbrillance.

Si vous cliquez sur le nom d’un participant à droite, vous accédez à la fenêtre d’informations sur le participant où vous pouvez apporter des modifications uniquement au participant sélectionné.

Nombre attendu

Si vous utilisez un lien anonyme, une zone Nombre attendu apparaîtra dans votre hiérarchie sous le nom de l’unité afin que vous puissiez définir le nombre de personnes attendu dans une unité. Ces valeurs attendues peuvent être modifiées/ajoutées manuellement en sélectionnant une unité, puis en saisissant la valeur dans la zone qui apparaît entre le nom de l’unité et les managers de l’unité. Ces valeurs sont utilisées dans le widget Taux de réponse pour calculer le nombre d’invitations de l’évaluation. Vous pouvez également utiliser une zone de métadonnées de participant pour définir le nombre attendu de personnes dans une unité.

Le nombre attendu doit être défini sur le nombre total de participants attendus dans cette unité. Ainsi, si vous combinez des réponses anonymes et des réponses invitées, il est important de s’assurer que ce nombre correspond au nombre total de participants invités + le nombre de réponses anonymes attendues.

Exemple : j’utilise une question Hiérarchie d’organisation pour créer ma hiérarchie d’organisation et utiliser complètement les liens anonymes. J’attends 10 personnes pour choisir cette hiérarchie, je définis donc Nombre attendu sur 10.

Exemple : je suis en train de construire une hiérarchie d’organisation, mais j’attends aussi des réponses anonymes. Nous devons définir le Nombre attendu pour indiquer le nombre de réponses anonymes attendues dans cette unité, plus le nombre de subordonnés que nous avons ajoutés à l’unité lors de la création de la hiérarchie.

Astuce Qualtrics : vous devez définir le nombre attendu, mais vous avez beaucoup d’unités ? Vous pouvez accélérer le processus de modification en chargeant un fichier CSV avec tous les nombres attendus dans votre hiérarchie. Notez que cette méthode fonctionne mieux si vous n’avez pas apporté de modifications manuelles à votre hiérarchie.

Recherche de votre hiérarchie

Vous pouvez facilement et rapidement effectuer une recherche dans votre hiérarchie à l’aide de la barre de recherche. Vous pourrez effectuer une recherche par nom du participant, e-mail du participant ou nom de l’unité.

Astuce Qualtrics : si vous recherchez une hiérarchie parent-enfant, le nom de l’unité correspond souvent au nom du gestionnaire. Si vous recherchez une hiérarchie basée sur les niveaux, le nom de l’unité correspond souvent à l’éclatement fonctionnel de votre hiérarchie, généralement un nom de service.

Options de hiérarchie

Afficher la configuration de la hiérarchie d’organisation : affiche les paramètres de configuration affichés lors de la génération de la hiérarchie. Pour tous les types de hiérarchie, vous pouvez renommer la hiérarchie ici. Pour les hiérarchies parent-enfant uniquement, si vous vouliez créer une hiérarchie Squelette au lieu d’une hiérarchie parent-enfant normale, vous pouvez le faire en sélectionnant Non dans le menu déroulant Renseigner avec les subordonnés. Pour plus d’informations sur la création de hiérarchies de squelettes, consultez la page d’assistance Hiérarchie de squelettes.
Masquer les subordonnés dans la barre latérale de navigation : Les subordonnés ne seront pas affichés dans la barre latérale de navigation. Seules les unités s’afficheront.
Afficher le nombre de subordonnés pour les unités : les nombres à droite de chaque unité dans la barre latérale de navigation spécifieront le nombre de subordonnés de l’unité au lieu d’afficher le nombre de participants dans ou en dessous de cette unité.
Mettre en surbrillance les unités qui ne respectent pas le seuil d’anonymat : Met en surbrillance les unités auxquelles suffisamment de subordonnés directs sont affectés pour atteindre le seuil d’anonymat du tableau de bord. Notez que les utilisateurs du tableau de bord ayant accès à l’une de ces unités ne seront jamais en mesure d’isoler les données de l’unité. Vous devriez donc envisager de combiner ces unités dans leurs entités parent afin de garantir le respect du seuil d’anonymat.
Avertissement : cela ne fonctionnera correctement que si le projet a un tableau de bord.

Navigation entre les hiérarchies

Vous pouvez ajouter plusieurs hiérarchies à un seul projet. Pour accéder à une autre hiérarchie dans votre projet, cliquez sur le menu déroulant de sélection de hiérarchie et sélectionnez la hiérarchie que vous souhaitez afficher.

Suppression de hiérarchies

Pour supprimer une hiérarchie, sélectionnez le menu déroulant Hiérarchie d’organisation, placez le curseur sur la hiérarchie que vous souhaitez supprimer, cliquez sur le X en regard du nom de la hiérarchie et confirmez la suppression.

Avertissement : assurez-vous absolument de vouloir supprimer votre hiérarchie. Une fois que vous avez supprimé une hiérarchie, elle est irréversible et vous devrez la créer à nouveau à partir de zéro si vous décidez de l’utiliser à nouveau.

Astuce Qualtrics : lorsqu’une hiérarchie est supprimée, les métadonnées utilisées pour configurer la hiérarchie retournent aux métadonnées de la personne et peuvent être utilisées pour créer une nouvelle hiérarchie.

Attention : si vous supprimez une hiérarchie utilisée dans les autorisations ou les rôles des données du tableau de bord, vous devez mettre à jour l’autorisation d’utiliser une nouvelle hiérarchie ou supprimer entièrement la restriction.

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Ajustement manuel de &amp ; verrouillage des unités

Vous pouvez ajuster manuellement votre hiérarchie en glissant-déposant des entités ou des états directs dans la barre latérale de navigation. Cependant, cette approche manuelle est déconseillée car la hiérarchie dans la section Hiérarchies de l’organisation et la hiérarchie créée lors de l’importation de vos participants seront différentes. Si vous deviez importer à nouveau votre liste de participants ultérieurement pour mettre à jour les métadonnées ou pour une autre raison, cela pourrait revenir à ce qu’elle était avant d’apporter des modifications manuelles. Votre hiérarchie sera régénérée chaque fois que vous réimporterez des participants contenant des métadonnées de hiérarchie, même si vous importez un seul participant. L’importation doit contenir tous les champs de métadonnées utilisés pour générer la hiérarchie d’origine (par exemple, EmployeeID, ManagerID, Unit Name, etc.) afin de déclencher une mise à jour de la hiérarchie. Par conséquent, Qualtrics recommande que si vous devez modifier votre hiérarchie, vous devez la réimporter au lieu de l’ajuster manuellement. Vous trouverez des instructions sur la manière de le faire sur la page d’assistance Ajouter des participants.

Afin de vous assurer que vous n’ajustez pas involontairement les options d’une unité, vous pouvez bloquer une unité en sélectionnant l’icône de blocage à gauche du nom de l’unité. Lorsque vous bloquez une unité, toutes les unités sous l’unité sont également bloquées. Vous ne pourrez pas apporter de modifications à une unité tant que vous n’aurez pas débloqué l’unité en sélectionnant à nouveau l’icône de blocage.

Astuce Qualtrics : voulez-vous verrouiller toute votre hiérarchie ? Sélectionnez l’icône en forme de verrou tout en haut à gauche pour bloquer toutes les unités de la hiérarchie.

Traitement des individus au sein d’une unité

Désigner comme subordonné ou Désigner comme responsable : fera du participant un subordonné direct ou un responsable de l’unité que vous avez sélectionnée. L’option Créer un subordonné n’est disponible que pour les responsables et l’option Faire un responsable n’est disponible que pour les subordonnés.
Astuce Qualtrics : vous pouvez ajouter plusieurs responsables à la même unité. Pour en savoir plus, voir Responsables multiples dans une unité.
Supprimer de l’unité : Supprime le participant de l’unité. Le participant sera toujours inclus dans les comptes totaux de la hiérarchie, mais il ne sera associé à aucune unité à moins que vous ne le réaffectiez.
Déplacer une personne : vous permet de déplacer le participant vers un autre emplacement dans la hiérarchie. Cette option ne sera pas disponible pour les responsables, car leur déplacement romprait les relations hiérarchiques avec leurs subordonnés.
Supprimer de l’évaluation : supprime complètement le participant de l’évaluation. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez confirmer la suppression et choisir si vous souhaitez également supprimer les réponses du participant en cochant ou non la case Supprimer également les évaluations données par la personne.
Supprimer de la hiérarchie d’organisation : Supprime le participant de la hiérarchie sélectionnée. Le participant sera toujours inclus dans la liste des participants et toutes les autres hiérarchies auxquelles il a été ajouté (si vous en avez plusieurs), mais il ne sera pas associé à la hiérarchie sélectionnée, sauf si vous les ajoutez à nouveau.

Si vous cliquez sur le nom d’un participant à droite, vous accédez à la fenêtre d’informations sur le participant dans laquelle vous pouvez apporter diverses modifications. Pour plus d’informations, consultez la page d’assistance Fenêtre d’informations sur les participants.

Plusieurs responsables dans une unité

Vous pouvez faire de plusieurs personnes le manager d’une même entité. Dans ce cas, un manager principal et un manager secondaire sont affectés à l’entité.

Le responsable principal est la personne que tous les subordonnés ont répertoriée sous les métadonnées de leur responsable. À part cela, le responsable secondaire dispose toujours des mêmes droits que le gestionnaire principal et verra les mêmes données de tableau de bord en fonction des rôles ou des filtres que vous avez définis.

Vous pouvez ajouter plusieurs responsables secondaires dans la même unité.

Tous les types de hiérarchie d’organisation vous permettent d’ajouter plusieurs managers à une entité, mais Parent-Enfant est le seul type de hiérarchie qui spécifiera un manager principal ou secondaire. Cela permet de déterminer qui peut afficher les données restreintes par rôles et filtres.

Modification du manager principal d’une unité

Astuce Qualtrics : ces étapes sont recommandées si vous souhaitez apporter une ou deux petites modifications à une hiérarchie. Pour apporter de nombreuses modifications, nous vous recommandons d’importer les participants avec les informations mises à jour.

Pour suivre ces étapes, utilisez les options expliquées dans la section Édition de personnes dans une unité.

Assurez-vous que la personne que vous voulez faire du nouveau manager est ajoutée en tant que participant à ce projet et en tant que membre de cette unité de hiérarchie.

Exemple : Je veux que Bill soit le nouveau sélectionneur de l’équipe de Johnna. Si je travaille avec une hiérarchie parent-enfant, j’ajoute Bill et j’utilise des métadonnées pour indiquer que Johnna est son manager afin qu’ils soient dans la même unité. Si je travaille avec une hiérarchie basée sur les niveaux, j’utilise des métadonnées pour l’ajouter au même niveau que Johnna, mais je ne le marque pas encore comme manager.
Faites en sorte que l’unité n’ait pas de managers. Vous pouvez supprimer des managers existants de l’unité ou en faire des subordonnés directs à la place.

Astuce Qualtrics : pour supprimer entièrement un participant d’un projet, voir Supprimer des participants.
Sélectionnez la personne que vous souhaitez désigner comme nouveau responsable principal et remplacez-la par un responsable.

Une fois qu’une nouvelle personne devient le responsable principal, tous les subordonnés directs de l’unité sont mis à jour afin que les métadonnées de son responsable reflètent cette nouvelle personne.

FAQ

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