Conseils pour la maintenance et l’organisation du Répertoire XM

À propos du Répertoire XM Conseils d’entretien et d’organisation

Cette page surligne les différentes fonctions que les administrateurs de l’Organisation et les administrateurs de répertoire peuvent utiliser pour organiser le Répertoire XM et gérer l’accès au répertoire. Il est essentiel de maintenir un répertoire organisé pour collecter des données cohérentes, ce qui vous aidera à tirer les meilleurs enseignements de vos données d’expérience et des profils de vos clients.

Créer plusieurs répertoires

Le fait de disposer de plusieurs répertoires vous permet de segmenter vos contacts en fonction des thèmes communs ou des divisions qui existent au sein de votre entreprise. Par exemple, un répertoire peut être créé pour contenir vos testeurs de produits, tandis qu’un autre répertoire peut contenir tous les contacts du service clientèle. L’utilisation de plusieurs répertoires permet également d’appliquer des paramètres différents à l’ensemble du répertoire, de sorte que des ensembles distincts de contacts peuvent avoir des fréquences de contact et des règles de déduplication différentes. La page de support Creating &amp ; Managing Multiple Directories contient plus d’informations sur la configuration de plusieurs répertoires.

Mise en place d’un contrôle d’accès basé sur les rôles

La définition des rôles du Répertoire XM vous permet de contrôler qui a accès à vos répertoires et qui peut en modifier les paramètres. En restreignant l’accès au répertoire, vous limitez le nombre de contacts et de champs de données intégrés qui peuvent être ajoutés à votre répertoire, ce qui réduit la quantité de nettoyage nécessaire. Le contrôle d’accès basé sur les rôles est essentiel pour manager plusieurs répertoires parmi les utilisateurs de votre organisation.

Créer des règles de Fréquence de contact

La mise en place de règles de fréquence des contacts vous permettra d’éviter un échantillonnage excessif de vos contacts. Vous pouvez décider de limiter le nombre de messages envoyés aux contacts sur une certaine période ou de fixer un délai qui doit s’écouler avant que le même contact puisse recevoir un autre message. En veillant à ce que vos contacts ne reçoivent pas trop de messages de votre part, vous pouvez éviter de vous lasser des enquêtes.

Fusion de contacts dupliqués

La fusion des contacts dupliqués vous permet de réduire le nombre de contacts dans votre répertoire et de vous assurer que vous ne distribuez pas d’e-mails à plusieurs instances du même contact. Vous pouvez prendre des mesures pour vous assurer que les contacts sont automatiquement fusionnés lorsqu’ils sont téléchargés dans votre répertoire. Si des dupliques existent déjà dans votre répertoire, vous avez la possibilité de les fusionner manuellement.

Fusion de contacts existants

Vous pouvez fusionner des contacts existants en utilisant la fonction Résolution de l’identité dans les paramètres du répertoire ou en utilisant l’outil “Fusionner les contacts dupliqués” dans le répertoire. Lors de la fusion des contacts, vous pouvez sélectionner le champ que vous souhaitez utiliser pour identifier les dupliqués. L’email est le champ le plus couramment utilisé pour fusionner des contacts, mais vous pouvez sélectionner plusieurs champs. Tous les champs sélectionnés doivent correspondre pour que les contacts dupliqués soient fusionnés.

Après avoir identifié les contacts dupliqués, vous pouvez consolider chaque ensemble individuellement.

Lors de la fusion de contacts, vous pouvez choisir la version des informations qui sera conservée dans le contact consolidé.

Fusion automatique de nouveaux contacts

Vous pouvez également choisir de fusionner automatiquement les contacts dupliqués au fur et à mesure qu’ils sont téléchargés dans votre répertoire. Lorsque vous téléchargez des contacts dans Répertoire XM, la plateforme recherche les contacts dont les champs de déduplication correspondent et met à jour les enregistrements de contact en conséquence au lieu d’en créer de nouveaux.

N’oubliez pas que le traitement des champs vides varie en fonction des paramètres de votre répertoire. Pour tenir compte du plus grand nombre de scénarios possible, nous vous recommandons d’ajouter des règles de secours supplémentaires pour la fusion des contacts.

Éliminer les contacts sous-échantillonnés

Les anciens répertoires contiennent souvent un grand nombre de contacts qui n’ont pas fait l’objet d’une enquête depuis des mois ou des années. En supprimant fréquemment les fiches de contact inutilisées, vous contribuerez au bon fonctionnement de votre répertoire.

Vous pouvez facilement retrouver les contacts inutilisés en utilisant les filtres du répertoire basés sur les statistiques des contacts. Les champs Créé, Dernière modification, Dernier courriel, Dernière invitation reçue et Dernière réponse sont utiles pour rechercher des contacts en fonction de leur âge ou de leur réactivité. Lorsque vous filtrez les contacts, gardez à l’esprit que vous ne devez inclure que les contacts qui sont inscrits dans votre répertoire, car en désinscrivant des contacts, vous risquez de les réinscrire dans votre répertoire s’ils sont téléchargés à nouveau. Pour en savoir plus sur le filtrage des contacts, voir Recherche et filtrage des contacts du répertoire.

Exemple : Dans cet exemple, nous filtrons les contacts dont la dernière modification a eu lieu au plus tard le 30 juin 2020 afin de trouver les contacts qui n’ont pas été mis à jour depuis plus d’un an.

Une fois que vous avez créé votre filtre, vous pouvez supprimer des contacts en masse en suivant les instructions de la page Modifier les contacts du répertoire.