Rôles des tableaux de bord expérience client

À propos des rôles des tableaux de bord expérience client

Les
rôles vous permettent de déterminer quels utilisateurs ont accès à quels tableaux de bord. Ils sont également identiques aux équipes de tickets, qui déterminent les tickets auxquels les utilisateurs sont affectés et peuvent également gérer les files d’attente de tickets auxquelles ces équipes ont accès.

Les rôles sont le meilleur moyen de gérer les autorisations pour de grands groupes d’utilisateurs. Configurez un rôle et affectez-lui plusieurs utilisateurs pour gagner du temps en n’affectant pas d’autorisations une par une.

Création de rôles

1. Accédez à votre projet de tableau de bord à partir de la page Projets.
2. Accédez à l’onglet Administrateur utilisateurs.
   
3. Accédez à la section Rôles.
4. Cliquez sur Ajouter un nouveau rôle.
5. Nommez votre fonction.
   

   Attention : les caractères suivants ne peuvent pas être utilisés lors de la création de nouveaux noms de rôles :

   {}<>""=

6. Cliquez sur Créer.

Ajout d’utilisateurs à des rôles

Ajout manuel d’utilisateurs

1. Cliquez sur Ajouter/Exporter.
   
   
2. Sélectionnez Ajouter des utilisateurs.
3. Recherchez la personne en saisissant son nom dans le champ et en le sélectionnant.
   
   Astuce Qualtrics : cliquez sur le X pour supprimer cet utilisateur de la liste.
4. Sélectionnez Ajouter pour sauvegarder vos modifications.

Ajout d’utilisateurs avec filtres

1. Cliquez sur Ajouter/Exporter.
   
   
2. Sélectionnez Ajouter des utilisateurs à l’aide de filtres.
3. Définissez les conditions dans lesquelles les utilisateurs seront ajoutés à un rôle. Vos conditions peuvent être basées sur des métadonnées ou une adresse e-mail.
   
4. Ajoutez des conditions supplémentaires en cliquant sur les trois points verticaux en regard des critères et sélectionnez Insérer une condition ci-dessous.
5. Sélectionnez Ajouter pour sauvegarder vos modifications.

Affectation automatique des rôles

1. Cliquez sur Ajouter/Exporter.
   
2. Sélectionnez Affectation de rôle automatique.
3. Sélectionnez un attribut de métadonnées.
   
   Astuce Qualtrics : la liste des champs de métadonnées disponibles est basée sur les métadonnées des utilisateurs du tableau de bord. Vous pourrez uniquement sélectionner des champs qui existent pour les utilisateurs actuels du tableau de bord. Si vous souhaitez créer une attribution de rôle automatique avant de charger les utilisateurs de votre tableau de bord, vous devrez ajouter des utilisateurs test contenant les champs de métadonnées que vous souhaitez utiliser dans l’automatisation.
4. Sélectionnez votre opérateur :
   • Égal à : C’est ce que vous devriez choisir la plupart du temps. Cela garantit une correspondance exacte.
   • Dans : Cette option est idéale si vos métadonnées comportent plusieurs valeurs, telles que celles séparées par deux-points (par exemple, Seattle::Provo). « In » vous permet de prendre en compte ces valeurs séparées par deux points.
     Exemple : ci-dessous, « Pays en Australie » garantit que même les utilisateurs dont les métadonnées Country correspondent à « Australia::USA » seront inclus dans le rôle.
     
5. Sélectionnez la valeur que les métadonnées utilisateur doivent correspondre pour pouvoir être ajoutées à ce rôle. Vous pourrez effectuer une sélection dans une liste de valeurs existantes ou sélectionner Saisir personnalisé pour saisir une nouvelle valeur.
   Exemple : vous créez un rôle appelé Équipe de Seattle. Vous souhaitez que tous les utilisateurs disposant d’un bureau de Seattle soient affectés à ce rôle.
   Astuce Qualtrics : vous pouvez taper pour rechercher des valeurs dans ce champ.
6. Vous pouvez cliquer sur les points, puis sur Insérer la condition ci-dessous pour ajouter une autre condition à l’affectation automatique de rôle.
   
7. Si vous souhaitez ajouter un tout nouvel ensemble de conditions, sélectionnez Insérer l’ensemble de conditions ci-dessous.
8. Pour modifier la manière dont plusieurs conditions sont jointes, ajustez le N’importe lequel/Tous liste déroulante.
   
9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Comment fonctionne l’affectation automatique de rôles lorsque les métadonnées d’un seul utilisateur ont plusieurs valeurs

Certaines métadonnées ont plusieurs valeurs. Par exemple, votre équipe Customer Experience peut opérer à partir de plusieurs bureaux. Si un attribut de métadonnées a plusieurs valeurs, il modifie son mode de fonctionnement avec l’affectation automatique de rôle.

Ressources supplémentaires pour la création de conditions d’affiliation automatique

Pour plus d’informations sur la création et la combinaison de conditions, voir les ressources suivantes :

• Ensembles de conditions
• Tout et n’importe quel ensemble

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Affectation automatique des rôles avec SSO

Si votre organisation a configuré Single Sign-On (SSO), vous pouvez l’utiliser pour affecter automatiquement des rôles à vos utilisateurs de tableaux de bord expérience client.

Configurer de votre côté

Votre équipe informatique est responsable de l’établissement de l’authentification unique de votre société. De votre côté, vous et votre équipe devez créer un attribut que vous utiliserez pour affecter des rôles.

Pour faciliter l’utilisation, vous pouvez appeler cet attribut Rôle du tableau de bord expérience client. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir que la valeur de cet attribut correspond au nom du rôle auquel il doit être affecté. Ainsi, si votre collègue est censé être affecté au rôle Ventes, son attribut Rôle du tableau de bord expérience client doit être égal à Ventes.

Informations pour Qualtrics

Une fois cet attribut établi de votre côté, effectuez l’action suivante en fonction de votre type de configuration SSO :

• Si votre organisation utilise la connexion unique SAML ou OAuth 2.0, vous pouvez transmettre l’attribut à Qualtrics en suivant les instructions de la section des attributs du tableau de bord sur la page liée.
• Si votre organisation utilise la connexion unique CAS ou LDAP, envoyez le nom de l’attribut à l’assistance Qualtrics. N’oubliez pas de le mentionner pour l’équipe SSO ! Vous n’avez pas besoin d’inclure les valeurs possibles, simplement l’orthographe exacte du nom de l’attribut.

Configuration des tableaux de bord expérience client

Une fois que Qualtrics a reçu ces informations, vous pouvez apporter les modifications nécessaires dans les tableaux de bord expérience client, ce qui garantira l’attribution automatique des rôles.

1. Accédez à la section Rôles de l’onglet Administrateur utilisateurs.
   
2. Cliquez sur le rôle auquel vous souhaitez affecter automatiquement des utilisateurs (ou créez-le).
3. Cliquez sur Ajouter/Exporter.
4. Sélectionnez Affectation de rôle automatique.
5. Sélectionnez Métadonnées.
   
6. Sélectionnez le nom de l’attribut que vous avez créé.
   Astuce Qualtrics : cet attribut ne sera pas disponible sauf si au moins un utilisateur de la marque avec cet attribut s’est connecté à Qualtrics. Si vous avez des difficultés à trouver le bon attribut, essayez de vous ajouter l’attribut utilisateur.
7. Sélectionnez Égal à.
8. Saisissez la valeur sur laquelle il doit être défini.
9. Cliquez sur Sauvegarder. 
10. Répétez ces étapes pour chaque rôle que vous voulez affecter automatiquement.

Autorisations du tableau de bord

Vous pouvez ajouter des tableaux de bord à un rôle pour déterminer à quels tableaux de bord chaque utilisateur du rôle a accès.

1. Sélectionnez le rôle auquel vous souhaitez ajouter des tableaux de bord.
   
2. Cliquez sur Ajouter un tableau de bord.
3. Sélectionnez un tableau de bord. Seuls les tableaux de bord du même projet apparaîtront ici.
4. Cliquez sur la flèche déroulante pour modifier les droits d’accès du tableau de bord.
   

Vous pouvez ajouter autant de tableaux de bord à un rôle que vous le souhaitez.

Autorisations du tableau de bord

1. Activer le tableau de bord : permet à l’utilisateur d’accéder au tableau de bord. Si vous avez ajouté plusieurs tableaux de bord pour une personne, cette option peut être activée ou désactivée pour chaque tableau de bord.
2. Restreindre les données : indique les réponses auxquelles l’utilisateur du tableau de bord a accès dans le tableau de bord. Les restrictions placées ici affecteront également les données que l’utilisateur du tableau de bord peut exporter. Si vous choisissez de limiter les données, vous trouverez ci-dessous les options dont vous disposez.
   • Champ : vous permet de restreindre l’accès aux données en fonction des métadonnées ou des questions de l’enquête.
     Astuce Qualtrics : vous pouvez ajouter et supprimer des conditions de restriction supplémentaires en sélectionnant les signes plus (+) et moins (–) en regard de chaque condition. Vous ne pouvez ajouter que jusqu’à 10 conditions à ce stade.
     • Est égal à / Est identique à celui de l’utilisateur du tableau de bord : choisissez de rendre votre champ égal à une certaine valeur ou identique au champ de métadonnées d’un utilisateur du tableau de bord.
     • Autoriser les données de rollup : « Autoriser les données de rollup » permet aux utilisateurs d’afficher toutes les données agrégées de ce champ, mais limite le filtrage des données à la ou aux valeurs spécifiées. Par exemple, une restriction de données pour “Région est ouest” avec “Autoriser les données de rollup” cochée permet à un utilisateur de voir les données agrégées dans toutes les régions de vente, mais l’utilisateur peut uniquement filtrer en fonction de la région “Ouest”.
     Astuce Qualtrics : seuls les champs d’ensemble de texte ou d’ensemble de texte à réponses multiples peuvent être utilisés pour restreindre les données dans les autorisations du tableau de bord.
   • Les options suivantes s’appliquent uniquement aux marques avec des hiérarchies d’expérience client.
     • Hiérarchie d’organisation : vous permet de restreindre l’accès aux données à l’unité parent du participant (y compris le responsable du participant et ses subordonnés directs), Tous les résultats en dessous (y compris les données reportées à l’unité pour laquelle il est responsable), Résultats des subordonnés uniquement (inclut uniquement les subordonnés du participant) ou Personnes de même niveau uniquement (inclut les réponses du même niveau d’indentation dans la hiérarchie comme participant).
     • Unités de hiérarchie d’organisation : vous permet de restreindre l’accès aux données aux réponses entrantes, entrantes ou inférieures à une unité spécifique. Si un participant reçoit plusieurs restrictions basées sur les unités de la hiérarchie d’organisation, le tableau de bord du participant utilisera par défaut l’unité la plus proche de la « racine » de la hiérarchie. Par exemple, dans une hiérarchie parent-enfant, le PDG est la “racine” de la hiérarchie ; dans une hiérarchie basée sur les niveaux, la “racine” est le niveau le plus élevé.
     • Métadonnées de la hiérarchie d’organisation : vous permet de restreindre l’accès aux données en fonction des métadonnées incluses en tant que métadonnées de la hiérarchie d’organisation lors de la génération d’une hiérarchie basée sur les niveaux. Cela correspond souvent au département du participant à divers niveaux de l’organisation.
3. Restreindre les autorisations de page : empêche l’utilisateur d’afficher toutes les pages du tableau de bord. Lorsque cette option est activée, chaque page du tableau de bord est disponible pour permettre l’accès à en cochant la case correspondante. Lorsque cette option est désactivée, l’utilisateur peut accéder à toutes les pages du tableau de bord.
4. Exporter les images du tableau de bord (JPG, PDF) : permet aux utilisateurs ayant ce rôle d’exporter des widgets ou l’ensemble du tableau de bord en tant qu’images JPG ou PDF. En outre, les utilisateurs disposant d’un accès à l’exportation peuvent également envoyer le tableau de bord par e-mail (voir Exportation de données à partir de tableaux de bord expérience client).
5. Exporter le tableau de bord : permet aux utilisateurs ayant le rôle d’exporter des widgets ou le tableau de bord complet sous forme de CSV ou TSV de données. L’activation de cette option active également automatiquement l’autorisation Activer le tableau de bord. En outre, les utilisateurs disposant d’un accès à l’exportation peuvent également envoyer le tableau de bord par e-mail (voir Exportation de données à partir de tableaux de bord expérience client).
6. Modifier le tableau de bord : permet à l’utilisateur de modifier des widgets, des filtres et l’onglet Paramètres du tableau de bord. Cette autorisation est également nécessaire pour utiliser Stats iQ ou Text iQ dans le tableau de bord. L’accès au traitement des tableaux de bord est généralement réservé aux membres de votre équipe de projet.
   Astuce Qualtrics : si vous partagez un projet avec un autre utilisateur, cela ne donnera pas automatiquement accès à la modification du tableau de bord utilisateur. Pour accorder cet accès à un autre utilisateur, ajoutez-le en tant qu’utilisateur dans le projet et activez l’autorisation Modifier le tableau de bord dans la fenêtre des informations utilisateur. Si vous souhaitez masquer Text iQ à un utilisateur du tableau de bord, assurez-vous d’avoir appliqué des restrictions de données à l’utilisateur.

Pour supprimer l’accès d’un utilisateur à un tableau de bord, sélectionnez Supprimer le tableau de bord.

Supprimer le rôle

1. Sélectionnez le rôle.
   
2. Cliquez sur l’icône de corbeille.
3. Lisez l’avertissement.
4. Cliquez sur Supprimer.

Exporter le rôle

Vous pouvez exporter un fichier CSV contenant le prénom, le nom, l’adresse e-mail et l’identifiant unique de chaque utilisateur ayant le rôle.

1. Sélectionnez le rôle dans le menu à gauche.
   
2. Cliquez sur Ajouter/Exporter.
3. Cliquez sur Exporter les utilisateurs.

Recherche d’un rôle

Si votre rôle contient de nombreux utilisateurs, vous pouvez utiliser la barre de recherche au-dessus d’un rôle pour rechercher un utilisateur dans le rôle. Vous pourrez uniquement effectuer une recherche par nom d’utilisateur ou par e-mail.

FAQ