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Historiques d’exécution et de révision des workflows

A propos de l’exécution des workflows ; historiques des révisions

Après avoir configuré vos workflows, vous voudrez probablement vérifier leur statut et évaluer les modifications qui leur ont été apportées. Les sections Historique d’exécution et Historique des révisions des workflows vous permettent d’afficher les exécutions passées de vos workflows, les détails de ces exécutions et les modifications apportées à n’importe quel workflow. Cette section est particulièrement utile pour évaluer la raison pour laquelle un workflow peut avoir échoué. Le reporting contient des informations sur la raison de l’échec du workflow ou si une modification a été apportée, ce qui permet d’identifier et de résoudre le problème.

Vous pouvez afficher l’ historique d’exécution et l’ historique des révisions pour un workflow spécifique en cliquant sur le workflow, puis en accédant à la section qui vous intéresse.

Vous pouvez également afficher l’ Historique d’exécution pour tous les workflows d’un projet en accédant directement à Historique d’exécution à partir de l’onglet Workflow du projet.

Avertissement : les données de l’historique d’exécution et de révision des workflows ne sont conservées que 30 jours après le déclenchement d’un workflow. Une fois cette période écoulée, tout reporting sur ce workflow est supprimé.

Historique d’exécution

La page Historique d’exécution vous permet d’afficher des informations supplémentaires sur les flux de travail que vous avez déclenchés. Cette page peut vous aider à surveiller vos workflows, à diagnostiquer les problèmes et à obtenir une synthèse des workflows qui ont été terminés avec succès et ceux qui ont échoué.

Lors de l’exécution de votre flux de travail, une nouvelle entrée est ajoutée à la page d’historique d’exécution. Cette page contient un tableau qui affiche les informations suivantes sur vos exécutions de flux de travail :

Lancé le : date et heure auxquelles le flux de travail a commencé à s’exécuter.
Nom du workflow : nom du workflow.
Astuce Qualtrics : si vous voyez des statuts pour un flux de travail nommé « Flux de travail supprimé », il est probable que vous supprimiez le flux de travail joint. Soyez prudent lorsque vous faites cela – les enregistrements sont toujours là, mais le workflow lui-même est irrécupérable.

Astuce Qualtrics : cette colonne est exclue si vous accédez à l’historique d’exécution d’un flux de travaux spécifique.
Propriétaire : nom d’utilisateur de l’utilisateur qui a créé le workflow.
Statut : statut du workflow. Voir les statuts de workflow pour plus d’informations.

Vous pouvez afficher des informations plus détaillées sur chaque exécution de workflow. Cliquez sur une exécution de flux de travail pour la développer et afficher des informations sur chaque composant du flux de travail.

Astuce Qualtrics : l’événement qui lance le flux de travail est intitulé « déclencheur », tandis que les différentes tâches du workflow sont intitulées « T-ID 1 » pour la première tâche, « T-ID 2 » pour la deuxième tâche, etc. Pour plus d’informations sur l’ordre des tâches et les étiquettes, voir Ordre des tâches dans un workflow.

Cliquez sur une tâche pour ouvrir un panneau latéral contenant plus d’informations sur cette tâche :

Statut : statut de la tâche. Voir les statuts de workflow pour plus d’informations.
ID d’exécution du workflow : chaque fois qu’un workflow est exécuté, un ID d’exécution unique est affecté à chaque aspect du workflow. Vous pouvez utiliser cet ID pour filtrer vos workflows ou fournir au support de Qualtrics si vous avez besoin d’aide pour résoudre le problème de l’échec d’un workflow.
Planifié pour : date et heure auxquelles l’exécution du workflow a été planifiée. Cela n’apparaîtra que pour les workflows planifiés.
Heure de début : date et heure auxquelles le workflow a commencé à s’exécuter.
Heure de fin : date et heure auxquelles le workflow a fini de s’exécuter.
Durée : durée totale d’exécution du workflow.
Fichiers : si la tâche a traité des fichiers, vous pouvez télécharger les fichiers dans cette section. Pour plus d’informations, voir Téléchargement de fichiers de données.
Astuce Qualtrics : si la tâche que vous avez sélectionnée ne traite pas les fichiers, ce champ sera masqué.

En plus des informations ci-dessus, vous pouvez cliquer sur Afficher JSON pour afficher les données utiles JSON de la tâche.

Les données utiles JSON peuvent être utiles pour résoudre les problèmes liés à vos workflows, en particulier les workflows ETL. L’onglet Entrée affiche les informations et les données reçues par la tâche, tandis que l’onglet Sortie affiche le résultat de la tâche.

Recherche dans l’historique d’exécution

L’historique d’exécution est fourni avec des filtres préconfigurés qui vous permettent de trouver facilement le workflow qui vous intéresse. Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour rechercher des valeurs de sortie de tâche.

Astuce Qualtrics : sélectionnez « All » (Tout) pour annuler votre sélection de filtre.

Utilisez la liste déroulante Propriété et partage pour filtrer en fonction des workflows dont vous êtes propriétaire, des workflows qui ont été partagés avec vous ou de tous les workflows auxquels vous avez accès.
Astuce Qualtrics : ce filtre est exclu si vous affichez l’historique d’exécution dans un projet d’enquête.
Utilisez la liste déroulante Nom du workflow pour filtrer par nom de workflow.
Astuce Qualtrics : ce filtre est exclu de l’affichage de l’historique d’exécution pour un workflow spécifique.
Utilisez la liste déroulante Lancé par pour filtrer par ce qui lance le workflow, qu’il s’agisse d’une planification ou d’un événement de workflow spécifique.
Utilisez la liste déroulante Tâches incluses pour filtrer en fonction des tâches qui résultent du workflow.
Utilisez la barre de recherche Données de sortie de tâche pour rechercher des valeurs de sortie de tâche dans le workflow. Lorsque vous saisissez un mot-clé ou une valeur spécifique dans la barre de recherche, la liste des exécutions de flux de travail affiche uniquement les exécutions qui contiennent ce mot-clé ou cette valeur.
Astuce Qualtrics : ce filtre est disponible uniquement lorsque vous sélectionnez une tâche spécifique dans la liste déroulante Tâches incluses.

Attention : ce filtre n’est actuellement pas disponible pour tous les types de tâches.
Utilisez la liste déroulante Statut des tâches pour filtrer par statut de la tâche de workflow.
Utilisez les zones Dates de début et de fin du workflow pour filtrer selon quand le workflow a été déclenché. Cliquez sur l’icône de calendrier pour afficher un calendrier et sélectionner une date.
Utilisez la liste déroulante Lancé par (ID) pour filtrer en fonction de l’ID de déclencheur d’un workflow spécifique. Voir la section Trouver un ID de déclencheur ci-dessous pour plus d’informations sur la récupération de l’ID du déclencheur.

Astuce Qualtrics : vous pouvez ajuster le nombre de résultats à l’aide de l’option Enregistrements par page en bas de la page.

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Statuts de workflow

Les tâches de workflow peuvent avoir différents statuts pour vous permettre de connaître la progression du workflow :

En file d’attente : l’exécution de la tâche est planifiée pour la prochaine fois.
En cours : la tâche est en cours d’exécution.
Exemple : vous avez deux tâches qui s’exécutent de manière séquentielle dans un workflow. Avant l’exécution, la première tâche sera définie sur “En file d’attente”. Lors de son exécution, le statut de la première tâche sera “En cours de traitement” et la deuxième tâche ne sera pas affichée. Une fois la première tâche terminée, la deuxième tâche apparaît comme “En file d’attente”.
Réussite : la tâche a été exécutée. Pour une tâche d’e-mail, cela signifie qu’elle a quitté le serveur Qualtrics.
Échec : la tâche n’a pas été déclenchée. Cela est généralement dû à une erreur dans la configuration de la tâche. Par exemple, si vous saisissez un e-mail non valide dans la tâche d’e-mail.
Astuce Qualtrics : le délai d’expiration des workflows non ETL est de 60 secondes. Cela signifie que le workflow échouera si l’exécution prend plus de 60 secondes.

Astuce Qualtrics : vous pouvez réessayer un flux de travail si une ou plusieurs tâches de ce flux de travail ont échoué. Pour en savoir plus, voir la section Nouvelle tentative de workflows.
Nouvelle tentative automatique : une ou plusieurs tâches du flux d’opérations ont échoué et une nouvelle tentative est en cours. Pour plus d’informations, voir Workflow et échecs de tâche.
Lancement retardé : le flux de travail n’a pas été exécuté car il a retardé l’application des options de lancement. Il existe une ou plusieurs instances où le workflow aurait été déclenché, qui sont maintenant maintenues dans une file d’attente jusqu’à la fin de l’intervalle de temps.

Historique des révisions

L’historique desrévisions vous permet d’afficher les modifications qui ont été apportées à n’importe quel flux de travail auquel vous avez accès. Cela signifie que vous pouvez afficher la date exacte à laquelle un workflow a été désactivé/activé, la date à laquelle les conditions ont été modifiées et la personne qui a modifié votre workflow.

L’historique des révisions est disponible à la fois pour des workflows spécifiques et pour tous les workflows d’un projet. Ci-dessous, vous verrez une capture d’écran de l’historique des révisions d’une seule enquête, affichant toutes les modifications du flux de travail dans l’ordre.

L’ historique des révisions contient les informations suivantes sur vos workflows :

Nom du workflow : nom du workflow qui a été modifié. S’affiche uniquement si vous consultez l’historique des révisions pour l’ensemble d’un projet.
Nom d’utilisateur : nom d’utilisateur de l’utilisateur qui a effectué la modification.
Ce qui a changé : une description de la modification apportée au workflow.
Dernière révision le : date et heure de modification du workflow.
Afficher les détails : affichez les données utiles JSON pour votre workflow avant et après la modification.

Recherche dans l’historique des révisions

L’historique d’exécution est fourni avec des filtres préconfigurés qui vous permettent de trouver facilement des modifications spécifiques à votre workflow.

Utilisez la liste déroulante Nom d’utilisateur pour filtrer en fonction de l’utilisateur qui a effectué la modification.
Utilisez la liste déroulante Qu’est-ce qui a changé pour filtrer en fonction du type de modification apportée au workflow.
Utilisez les filtres Date de dernière révision (plage) pour sélectionner une plage de dates à laquelle la modification a été effectuée. Cliquez sur l’icône de calendrier pour afficher un calendrier et sélectionner une date.

Workflows de réexécution

Astuce Qualtrics : cette section décrit les fonctionnalités que nous prévoyons de publier à partir du 3 janvier 2024. Qualtrics peut, à son entière discrétion et sans que sa responsabilité ne soit engagée, modifier le calendrier de tout déploiement de fonctionnalités d’un produit, modifier la fonctionnalité pour une fonctionnalité de produit de prévisualisation ou de développement, ou choisir de ne pas publier une fonction ou une fonctionnalité d’un produit pour quelque raison que ce soit ou sans raison.

Astuce Qualtrics : pour réexécuter les flux de travail, le paramètre Autoriser les exécutions de flux de travail à réessayer manuellement doit être activé dans les Paramètres du workflow.

Depuis la page de l’historique d’exécution, vous pouvez réexécuter les workflows pour les terminer à nouveau. Sélectionnez les flux de travail que vous souhaitez réexécuter, puis cliquez sur Réexécuter les flux de travail.

Si vous choisissez d’exécuter à nouveau un workflow ayant échoué, le système vous demandera si vous souhaitez lancer à partir de la première tâche ayant échoué ou depuis le début du workflow.

Les workflows ne peuvent pas être exécutés dans les scénarios suivants :

Les options d’échec du workflow et de la tâche ne permettent pas de réessayer les workflows ou de les réessayer en dehors d’une certaine période.
Le workflow sélectionné pour être réexécuté est actuellement en cours, dans la file d’attente ou déjà relancé.
Le lancement du flux de travail était retardé lors de son exécution initiale.
La réexécution du ou des workflows sélectionnés dépassera la limite maximale de workflows pouvant être exécutés.

Nouvelle tentative de workflows

Si une tâche dans un flux de travail échoue et que vous souhaitez réessayer l’ensemble du flux de travail, cliquez sur Réessayer. Notez que le bouton Réessayer apparaît uniquement si une tâche échoue. Cliquez sur le bouton Réessayer pour réexécuter l’intégralité du flux d’opérations.

Astuce Qualtrics : si vous souhaitez réexécuter un flux de travail qui a réussi, consultez Réexécuter les workflows.

La nouvelle tentative de workflow réexécutera la tâche avec exactement la même configuration que son exécution initiale. Vous devez réessayer un workflow dans les cas suivants :

Une tâche expire en raison d’une erreur Qualtrics interne.
Une tâche échoue en raison d’un problème provenant d’un système tiers.
Exemple : je souhaite importer des employés depuis SuccessFactors, mais je n’ai pas configuré mon compte SuccessFactors avec les autorisations appropriées. Lorsque le workflow s’exécute dans Qualtrics, il échoue car mon compte SuccessFactors n’est pas autorisé à afficher les données des employés. Cependant, si je mets à jour mes autorisations SuccessFactors, je peux réessayer la tâche dans Qualtrics et la tâche réussira.

La nouvelle tentative de tâches ayant échoué en raison d’erreurs de configuration entraînera l’échec de la nouvelle tentative. Au lieu de cela, vous devez lancer une nouvelle exécution de workflow après avoir corrigé les erreurs de configuration.

Exemple : j’ai une tâche du répertoire XM pour ajouter de nouveaux contacts à mon répertoire en fonction d’une enquête d’inscription que j’ai créée. Dans la tâche, je mappe les réponses des répondants aux champs du répertoire XM. Lorsque je mappe mes champs, je mappe accidentellement le champ incorrect à « e-mail ». Le mappage étant incorrect, les contacts nouvellement créés n’auront pas d’adresse e-mail valide et la tâche échouera. Si je modifie ma tâche pour corriger le mappage, puis retentez la tâche, elle échouera. À la place, je peux reprendre la réponse initiale pour générer une nouvelle exécution de workflow qui utilisera le mappage de zone mis à jour.

Recherche d’un ID de déclencheur

Chaque fois qu’un workflow est exécuté, chaque composant de tâche de ce workflow est affecté à un ID de déclencheur unique. Vous pouvez utiliser cet identifiant pour rechercher une exécution spécifique de workflow ou fournir à l’assistance Qualtrics si vous avez besoin d’aide pour résoudre les causes de l’échec du workflow.

Accédez à la section Historique d’exécution du flux de travail qui vous intéresse.
Cliquez sur la tâche spécifique et exécutez l’ID du déclencheur.
Cliquez sur Afficher JSON.
Effectuez une recherche de texte pour « uniqueId ». Sur Mac, c’est CMD + F et sur PC c’est CTRL + F. Une boîte de dialogue doit apparaître dans votre navigateur Web pour vous permettre d’effectuer des recherches.
Copiez la valeur de votre ID unique (également appelé ID de déclencheur).

L’ID de déclencheur peut être utilisé pour rechercher des exécutions de workflow spécifiques dans votre reporting.

Téléchargement de fichiers de données

Certaines tâches de workflow vous permettent de télécharger un fichier des données qu’elles ont traitées. Cela est utile pour résoudre les problèmes et comprendre quelles données vous transférez entre Qualtrics et d’autres systèmes tiers.

Pour télécharger votre fichier de données, cliquez sur le bouton Télécharger dans la section Fichiers lors de l’affichage d’une tâche spécifique. Vos données seront téléchargées sous forme de fichier CSV sur votre ordinateur, que vous pouvez ouvrir à l’aide de n’importe quel logiciel de traitement de feuilles de calcul.

Vous pouvez télécharger des fichiers de données pour certaines tâches ETL, telles que :