Fenêtre d’informations sur le participant (EX)

À propos de la fenêtre d’informations sur le participant

La fenêtre d’informations sur les participants contient des informations sur les métadonnées du participant, les hiérarchies auxquelles il appartient, les rôles auxquels il appartient et ses droits d’accès utilisateur. Ici, vous pouvez effectuer diverses tâches et modifier les informations pour le participant sélectionné uniquement. Pour accéder à cette fenêtre, cliquez sur le nom ou l’adresse e-mail d’un participant en affichant la liste des participants dans la section Participants.

Modifier les informations sur le participant & Metadata

Informations de base

Cette section contient des informations sur le prénom, le nom de famille, l’adresse e-mail, l’identifiant unique et le nom de connexion du participant. Pour modifier un champ, saisissez la nouvelle valeur. Cette modification sera répercutée à la fois sur la page Admin et sur le répertoire des employés.

Métadonnées

Cette section contient des informations sur les différentes métadonnées qui ont été attribuées au participant.

1. Pour ajouter un nouveau champ de métadonnées pour un participant, renseignez le nom et la valeur du champ, puis sélectionnez Mettre à jour.
2. Pour modifier ou affecter une valeur à un champ de métadonnées, cliquez directement sur la valeur du champ et saisissez-en une nouvelle.
3. Pour supprimer un champ de métadonnées pour un participant, cliquez sur l’icône Corbeille à sa droite.

Actions

1. Est un répondant: lorsqu’elle est cochée, permet au participant de recevoir des invitations et des rappels aux participants. En outre, le participant sera inclus dans les calculs des pourcentages d’achèvement pour les widgets Résumé de la participation et Taux de réponse.
2. Obtenir le lien de l’enquête : vous permet d’accéder à un lien de reprise pour la réponse du participant. Copiez simplement le lien et envoyez-le personnellement au participant. La nouvelle réponse remplacera sa réponse précédente.
3. Envoyer une invitation : vous permet d’envoyer une invitation uniquement au participant sélectionné. Ce message utilisera le modèle défini dans la section E-mails de l’onglet Messages.
4. Envoyer un rappel : vous permet d’envoyer un rappel uniquement au participant sélectionné. Ce message utilisera le modèle défini dans la section E-mails de l’onglet Messages.
   Astuce Qualtrics : avez-vous besoin d’envoyer un message plus personnalisé à un participant ? Lorsque vous envoyez l’invitation ou le rappel à partir de la section Messages électroniques, vous pouvez modifier votre message, puis définir une condition de sorte qu’elle ne soit adressée qu’à un participant spécifique.
5. Envoyer un e-mail de réinitialisation du mot de passe : Envoie un e-mail de réinitialisation du mot de passe au participant sélectionné. L’e-mail sera envoyé à l’e-mail répertorié pour le participant à gauche.
6. Afficher l’historique des e-mails : affichera l’historique des e-mails uniquement pour le participant sélectionné.

Hiérarchies d’organisation

Cette section de la fenêtre d’informations sur le participant contient des informations sur la position d’un participant à une enquête d’engagement des employés dans la ou les hiérarchie(s) dont il fait partie. Notez que cet onglet est purement informatif. Si vous souhaitez modifier des informations ici, vous devez suivre les instructions de la page d’assistance Ajouter des participants.

Rôles

1. Recherchez un rôle pour y ajouter le participant. (Vous pouvez également ajouter des participants à des rôles lors de la création d’un rôle.)
2. Cliquez sur la corbeille pour supprimer le participant du rôle.
3. Consultez la liste de tous les rôles auxquels le participant appartient.

Autorisations

Cette section est utilisée pour contrôler l’accès aux tableaux de bord et aux données de ces tableaux de bord. Ici, vous pouvez activer et désactiver les autorisations au niveau du participant. Cependant, il est recommandé de gérer les autorisations dans la section Rôles afin de pouvoir modifier les autorisations de plusieurs utilisateurs à la fois et de standardiser les autorisations de vos participants.

À côté de chaque autorisation, il indiquera comment l’autorisation est définie pour l’individu. “Défini par l’utilisateur” signifie que les droits d’accès ont été appliqués au participant et que le nom du rôle signifie que les droits d’accès lui ont été affectés par un rôle auquel il appartient. Toute autorisation définie par l’utilisateur ajustée manuellement remplacera toujours une autorisation de rôle. Cependant, si vous souhaitez supprimer une autorisation définie par l’utilisateur pour qu’elle soit définie par défaut sur l’autorisation du rôle, sélectionnez le X en regard de l’option Défini par l’utilisateur.

Autorisations projet

1. Valider les hiérarchies d’organisation : permet au participant de se connecter à la plateforme et d’afficher/modifier la section des hiérarchies d’organisation dans un projet d’engagement. Cependant, il ne sera pas en mesure d’ajouter ou de supprimer des personnes tant qu’il ne recevra pas les informations de connexion. Il existe un message d’invitation spécifique appelé Valider la hiérarchie d’organisation qui inclura un lien et les informations de connexion du participant. Notez que les identifiants de connexion du participant seront les mêmes que pour son tableau de bord, mais l’URL incluse pour Valider la hiérarchie d’organisation sera différente.
   Attention : les participants dont l’option « Valider les hiérarchies d’organisation » est activée pourront exporter un fichier contenant tous les participants de la hiérarchie. Assurez-vous que vous êtes d’accord avec le participant qui a accès à ces informations avant d’activer cette autorisation pour lui.
2. Restreindre la validation des hiérarchies d’organisation : apparaît uniquement après l’activation de “Valider les hiérarchies d’organisation”. Si vous souhaitez restreindre ce que le participant peut valider dans les hiérarchies, voici les options dont vous disposez :
   • Hiérarchie d’organisation : vous permet de limiter la validation à l’unité parent du participant (y compris le responsable du participant et ses subordonnés directs), à tous les résultats en dessous (y compris les données reportées à l’unité pour laquelle il est responsable), aux résultats subordonnés uniquement (inclut uniquement les subordonnés du participant) ou aux personnes de même niveau uniquement (inclut les réponses du même niveau d’indentation dans la hiérarchie des participants en plus de toutes les unités inférieures).
   • Unités de hiérarchie d’organisation : vous permet de limiter la validation aux réponses entrantes, entrantes ou inférieures à une unité spécifique.
   Astuce Qualtrics : vous pouvez ajouter et supprimer des conditions de restriction supplémentaires en sélectionnant Insérer une condition ci-dessous (+) et Supprimer (–) en regard de chaque condition. Vous ne pourrez ajouter jusqu’à 10 conditions à ce stade.
   Astuce Qualtrics : les participants disposant de l’autorisation Valider les hiérarchies d’organisation ne pourront pas ouvrir la fenêtre d’informations sur les participants. Par conséquent, ils ne peuvent ni voir ni modifier les métadonnées des participants.
   Attention : si le participant est un utilisateur Administrateur Employee Insights, Administrateur Employee Experience ou Administrateur de la marque, vous devrez collaborer avec lui pour qu’il puisse valider la hiérarchie de l’organisation. Le lien Valider la hiérarchie d’organisation ne permet pas aux administrateurs de valider la hiérarchie, sauf si le projet a fait l’objet d’une collaboration avec eux.
3. Modifier tous les plans d’action : voir Autorisations de plan d’action.

Autorisations du tableau de bord

Après avoir donné à un participant l’accès à un tableau de bord en sélectionnant Ajouter un tableau de bord, vous pourrez définir les autorisations dont le participant disposera pour ce tableau de bord spécifique.

1. Activer le tableau de bord : permet au participant d’accéder au tableau de bord. Si vous avez ajouté plusieurs tableaux de bord pour une personne, cette option peut être activée ou désactivée pour chaque tableau de bord.
2. Restreindre les données : indique les réponses auxquelles l’utilisateur du tableau de bord Engagement des employés a accès dans le tableau de bord, y compris les plans d’action (si Modifier tous les plans d’action ou Utiliser tous les plans d’action est activé). Si vous ne limitez pas les données, le participant/rôle aura accès à toutes les données du tableau de bord, quelle que soit leur place dans la hiérarchie d’organisation. Si vous choisissez de restreindre les données, vous avez plusieurs options.
   • Hiérarchie d’organisation : vous permet de restreindre l’accès aux données à l’unité parent du participant (y compris le responsable du participant et ses subordonnés directs), Tous les résultats en dessous (y compris les données reportées à l’unité pour laquelle il est responsable), Résultats des subordonnés uniquement (inclut uniquement les subordonnés du participant) ou Personnes de même niveau uniquement (inclut les réponses du même niveau d’indentation dans la hiérarchie comme participant).

     Attention : lorsque vous limitez les données par une hiérarchie d’organisation et que vous avez une hiérarchie historique mappée, il est important de comprendre le fonctionnement de l’accès aux données pour les données historiques. Si votre tableau de bord comporte des hiérarchies historiques mappées, l’accès aux données historiques est basé sur les autorisations du participant du projet actuel en ce qui concerne vos paramètres de rollup de mappage. Si votre hiérarchie d’organisation a changé entre le projet historique et actuel, le visualiseur de tableau de bord peut voir les données d’une unité de hiérarchie, mais pas de l’autre. Ceci est vrai pour les 3 restrictions de hiérarchie d’organisation : Hiérarchie d’organisation, Unités de hiérarchie d’organisation et Métadonnées de hiérarchie d’organisation.

     Par exemple, supposons que votre hiérarchie actuelle comporte 3 unités : l’unité C qui dépend de l’unité B qui est rattachée à l’unité A. Dans votre hiérarchie historique, les 3 mêmes unités existent, mais à la place, les unités B* et C* dépendent de l’unité A*. Si vous mappez comme des unités (A à A*, B à B* et C à C*), les visualiseurs du tableau de bord avec un accès « Dans ou en dessous » aux données de l’Unité B ne verront pas les données de l’Unité C* dans la hiérarchie historique en raison de la manière dont les unités sont mappées. Le visualiseur de tableau de bord pourra voir les données pour l’unité C dans la hiérarchie actuelle (avec les données pour B et B*). “Tous les résultats inférieurs” fonctionne légèrement différemment et affichera les données pour l’unité C* dans la hiérarchie historique. “Tous les résultats inférieurs” donne l’autorisation d’afficher les données pour chaque unité mappée.

   • Unités de hiérarchie d’organisation : vous permet de restreindre l’accès aux données aux réponses entrantes, entrantes ou inférieures à une unité spécifique. Si un participant reçoit plusieurs restrictions basées sur les unités de la hiérarchie d’organisation, le tableau de bord du participant utilisera par défaut l’unité la plus proche de la « racine » de la hiérarchie. Par exemple, dans une hiérarchie parent-enfant, le PDG est la “racine” de la hiérarchie ; dans une hiérarchie basée sur les niveaux, la “racine” est le niveau le plus élevé.
   • Métadonnées de la hiérarchie d’organisation : vous permet de restreindre l’accès aux données en fonction des métadonnées incluses en tant que métadonnées de la hiérarchie d’organisation lors de la génération d’une hiérarchie basée sur les niveaux. Cela correspond souvent au département du participant à divers niveaux de l’organisation.
   • Champ : vous permet de restreindre l’accès aux données en fonction des métadonnées qui ont la même valeur que le participant ou qui correspondent à une valeur spécifique. Vous pouvez uniquement restreindre les données par champs de métadonnées mappés en tant qu’ensemble de texte à réponses multiples dans les données de votre tableau de bord.
     Astuce Qualtrics : si votre tableau de bord comporte un filtre de hiérarchie d’organisation et qu’un participant dispose d’un accès aux données restreint uniquement par des métadonnées de hiérarchie hors organisation, le participant ne verra pas le filtre de hiérarchie d’organisation lorsqu’il affichera le tableau de bord.
     Attention : 100 zones maximum apparaîtront dans le menu déroulant. Si vous atteignez ce maximum, saisissez les données exactes que vous recherchez afin de sélectionner manuellement un champ.
   Astuce Qualtrics : vous pouvez ajouter et supprimer des conditions de restriction supplémentaires en sélectionnant les points en regard de chaque condition. Vous ne pouvez ajouter que jusqu’à 10 conditions à ce stade.
   
   Attention : vous ne pouvez pas ajouter de restrictions de données aux lecteurs du tableau de bord dans les projets de recherche d’employés ad hoc.
3. Peut afficher les champs de commentaire : permet au participant d’afficher les commentaires et les nuages de mots dans le tableau de bord.
   Attention : Les administrateurs de la marque et les administrateurs EX pourront afficher les champs de commentaires, quelle que soit l’autorisation de leur tableau de bord. Un utilisateur sera considéré comme un administrateur EX s’il dispose de l’une des autorisations Employee Experience suivantes activées : 360, Employee Engagement, Employee Pulse, Employee Lifecycle ou Ad Hoc Employee Research.
4. Peut afficher les champs sensibles : permet au participant d’accéder aux filtres de champs sensibles dans le tableau de bord. Les zones sensibles sont indiquées dans les données du tableau de bord.
   Attention : les administrateurs de l’organisation et les administrateurs EX pourront afficher les champs sensibles quelle que soit leur autorisation de tableau de bord. Veuillez noter que ces utilisateurs ne pourront pas filtrer par champs sensibles s’ils ne disposent pas de cette autorisation, mais pourront malgré tout voir les informations de champs sensibles dans les widgets.
5. Restreindre les autorisations de page : empêche le participant d’afficher toutes les pages du tableau de bord. Lorsque vous activez cette option, vous pouvez choisir des pages précises du tableau de bord que le participant sera autorisé à consulter. Lorsque l’option est désactivée, le participant peut accéder à toutes les pages du tableau de bord.
6. Restreindre les données de reporting du plan d’action : voir Permissions de planification d’action pour plus de détails.
7. Modifier le tableau de bord : permet au participant de modifier des widgets, des filtres et l’onglet Paramètres du tableau de bord. Cette option est généralement utilisée uniquement pour les membres de votre équipe de projet.
   Astuce Qualtrics : si vous partagez un projet avec un autre utilisateur, cela ne donnera pas automatiquement accès à la modification du tableau de bord utilisateur. Pour plus d’informations, voir Partage de tableaux de bord sur la page d’assistance Collaboration sur des projets (EX).
   Attention : les utilisateurs disposant de l’autorisation Modifier le tableau de bord auront un accès complet au tableau de bord. Cette option remplacera toutes les autres restrictions d’affichage pour les rôles affectés à cet utilisateur.
8. Utiliser les plans d’action : voir Permissions de planification d’action pour plus de détails.

Pour supprimer l’accès d’un participant à un tableau de bord, sélectionnez l’icône Corbeille. Si le tableau de bord est activé, vous devez le désactiver avant de supprimer l’accès. Vous pouvez ajouter plusieurs tableaux de bord à l’aide de la liste déroulante Ajouter un tableau de bord.

FAQ