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Meilleures pratiques en matière d’automatisations du répertoire XM


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À propos des meilleures pratiques d’automatisation

L’onglet Automatisations dans le répertoire XM est un guichet unique pour rationaliser les importations de contacts et les distributions d’enquêtes. Dans le cadre des automatisations, vous pouvez configurer un processus qui importera régulièrement des contacts à partir de votre base de données, enverra des invitations à des enquêtes à une liste de diffusion selon une planification récurrente ou liera ce processus afin que les importations de contacts déclenchent automatiquement une enquête. Cependant, vous disposez de nombreuses options, même si cela offre des possibilités illimitées, il est compréhensible d’avoir besoin d’un peu de conseils.

Cette page se concentrera sur les meilleures pratiques et les cas d’utilisation courants pour les automatisations.

Attention : nous vous recommandons de ne pas utiliser d’automatisations car nous ne prévoyons plus de développer d’améliorations pour cette fonctionnalité. Pour bénéficier de la même fonctionnalité avec des améliorations supplémentaires, veuillez créer des flux de travail dans le répertoire XM.

Différenciation des fichiers de contact par projet

Astuce Qualtrics : il s’agit des meilleures pratiques uniquement pour les automatisations d’importation de contacts.

Lors de la configuration de votre automatisation d’importation de contacts, vous devrez indiquer à Qualtrics l’emplacement et les fichiers spécifiques à rechercher sur votre serveur SFTP. Par défaut, l’automatisation sélectionnera Tous les fichiers qui n’ont pas encore été récupérés par le serveur.

Tous les fichiers sélectionnés

Cependant, votre serveur SFTP peut contenir plusieurs listes de distribution qui font partie de différents projets. Au lieu de créer différents chemins d’accès pour tous vos projets, vous pouvez ajouter un préfixe ou un suffixe spécifique à vos fichiers pertinents et les indiquer dans Qualtrics.

Le préfixe de fichier est sélectionné à la place de tous les fichiers, lexemple est écrit dans la zone.

La convention d’appellation du fichier dépend de vous, mais nous vous recommandons généralement d’inclure le nom de votre projet et la date de création du fichier comme nom, puis de noter le nom du projet pertinent comme suffixe ou préfixe. Par exemple, votre fichier peut s’appeler transactional_survey_project_mmddyyyy. Ensuite, dans l’automatisation, notez que le préfixe du nom de fichier est transactional_survey_project.

Astuce Qualtrics : Veuillez noter que vos fichiers seront supprimés de la source d’importation une fois qu’ils auront été traités, mais qu’ils pourront être téléchargés via Qualtrics. Si vous souhaitez conserver une copie originale du fichier, enregistrez-le dans une autre partie de votre serveur.

Suivi réussi de l’automatisation

Astuce Qualtrics : cette fonctionnalité est disponible pour les automatisations d’importation de contacts et de distribution.

Les automatisations demandent des destinataires du résumé de l’exécution. Cette action enverra un e-mail à un ou plusieurs destinataires à chaque fin de l’exécution, indiquant s’il s’agit d’une exécution réussie ou échouée. Comme cela enverra un e-mail à chaque fois que l’importation sera terminée, nous vous recommandons de configurer un domaine de messagerie spécifique de votre côté qui recevra tous ces e-mails et de configurer un filtre dans cet e-mail pour transférer les exécutions échouées aux parties prenantes concernées. Ces e-mails peuvent être utilisés pour résoudre les problèmes par l’assistance Qualtrics si vous avez besoin d’aide pour déterminer pourquoi une exécution a échoué.

Section des destinataires du résumé de lexécution - du second au dernier dune automatisation

Liaison de l’importation de contacts et de l’automatisation de la distribution des enquêtes

Astuce Qualtrics : pour éviter les problèmes décrits dans cette section, veillez à suivre attentivement les étapes dans Liaison des automatisations de l’importation de contacts et de la distribution lorsque vous configurez votre automatisation d’importation de contacts.

Si vous utilisez les automatisations d’importation de contacts et les automatisations de distribution d’enquêtes pour rationaliser le processus d’envoi d’invitations chaque fois qu’un plus grand nombre de contacts sont ajoutés à une liste de distribution, il est impératif que vous liiez les automatisations. Si vous n’arrivez pas à lier les automatisations et à les configurer séparément, cela peut entraîner les problèmes décrits dans cette section.

L’envoi des répartitions est incorrect.

Si vous configurez une automatisation d’importation de contacts et que vous configurez une distribution d’enquête à envoyer à cette liste de distribution spécifique sans lier les deux automatisations, la distribution de l’enquête enverra à l’ensemble de la liste de contacts.

Exemple : vous avez une importation de liste de distribution qui se télécharge dans une liste de distribution nommée « Liste de distribution NPS » chaque jour. Vous disposez également d’une distribution distincte qui envoie chaque jour « Enquête NPS » à cette liste.

Le premier jour, vous disposez d’une liste qui est téléchargée dans « Liste de distribution NPS » qui reçoit ensuite l’enquête NPS.

Le deuxième jour, une nouvelle liste est chargée dans la liste de distribution NPS. Si ces automatisations ne sont pas liées, tous les contacts de la « Liste de distribution NPS » recevront l’« enquête NPS », ce qui signifie que la moitié de la liste recevra un tout nouveau lien vers l’enquête une deuxième fois.

Si les e-mails qui ont rebondi la première fois sont contactés à nouveau, cela pourrait gonfler vos statistiques de rebond; si les règles de fréquence de contact sont activées, cela pourrait augmenter vos distributions ignorées. L’envoi d’un trop grand nombre d’e-mails aux mêmes destinataires peut également les contrarier, augmentant ainsi la probabilité qu’ils refusent de recevoir des invitations à l’enquête.

Données altérables manquantes ou incorrectes

De nombreuses automatisations d’importation de contacts sont configurées avec certains champs marqués comme Données altérables.

Si vous liez avec succès les automatisations d’importation et de distribution des contacts, Qualtrics saura envoyer des liens d’enquête transactionnels aux contacts qui ont été importés, et ces champs seront enregistrés dans les informations du contact dans le répertoire XM et dans les données de l’enquête.

Image dun contact nommé Alice dans le répertoire, sa chronologie des points de contact souvre pour afficher une transaction dans laquelle son pays, sa ville et son service ont été modifiés.

Cependant, si les automatisations de contact et de distribution ne sont pas liées, les données transactionnelles spécifiées dans le fichier de contact risquent de ne pas apparaître correctement dans vos données d’enquête. En effet, il n’a pas été demandé à l’automatisation de distribution de rechercher des données altérables dans la liste de contacts.

Si vous utilisez des automatisations pour envoyer des distributions d’enquête aux contacts importés par l’automatisation SFTP, il est vivement recommandé de les lier en suivant les instructions de la configuration pour ces deux automatisations.

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