Répertoire XM Entonnoir des répondants

À propos de l’entonnoir des répondants du Répertoire XM

Les utilisateurs du Répertoire XM peuvent visualiser les mesures du programme CX telles que le taux d’ouverture des e-mails et le taux de réponse aux enquêtes grâce à l’utilisation de l’entonnoir de réponse. L’entonnoir de réponse permet de télécharger dans les tableaux de bord expérience client les mesures de distribution et de contact du Répertoire XM, les données transactionnelles, les données intégrées et même les échecs de l’automatisation de l’importation de contacts, afin d’assurer la transparence auprès de toutes les parties prenantes clés.

Activation des entonnoirs de réponse pour un utilisateur

Une fois que les entonnoirs de réponse sont activés pour une organisation, chaque utilisateur souhaitant utiliser la fonction pour créer des tableaux de bord devra suivre les étapes ci-dessous.

Activation de l’autorisation de l’utilisateur

Activez l’autorisation utilisateur sous Répertoire appelée Utiliser les données du répertoire pour les tableaux de bord. Assurez-vous que vous pouvez également accéder au répertoire et le manager.

Activation du Tableau de bord

Avant de suivre ces étapes, assurez-vous que vous êtes bien dans le compte pour lequel vous souhaitez activer cette fonction. Si votre organisation dispose de plusieurs répertoires, vous devez également vous assurer d’être dans le répertoire souhaité. Vous pouvez activer l’entonnoir de réponse pour plusieurs répertoires, mais vous devez l’activer individuellement pour chaque répertoire.

1. Accédez à votre répertoire en cliquant sur Répertoires.
   
2. Sélectionnez Paramètres du répertoire.
3. Sélectionnez Tableau de bord.
4. Cliquez sur Activer le Tableau de bord.

Cartographie des données de l’entonnoir

Avant de commencer à élaborer un tableau de bord sur votre Répertoire XM, vous devez faire correspondre les données de votre entonnoir à votre tableau de bord. Vos données d’entonnoir peuvent être intégrées dans un tableau de bord avec jusqu’à 20 autres sources de données d’enquête. Notez que Respondent Funnel enregistre les données des évènements au fur et à mesure qu’ils se produisent, et ne les mettra pas à jour si les données de contact changent ou sont supprimées à l’avenir. Si vous supprimez des distributions ou des contacts, les données de ces champs supprimés seront toujours présentes dans l’entonnoir des répondants.

Afin de mapper vos données d’entonnoir sur le tableau de bord, suivez les étapes ci-dessous.

1. Dans la section des données de votre tableau de bord, cliquez sur Ajouter un jeu de données.
   
2. Cliquez sur Créer un jeu de données.
   
3. Nommez l ‘ensemble de données.
   
   Astuce : L’entonnoir des répondants peut être utilisé dans les ensembles de données de type Fonction mappage des données et modèle de données.
4. Cliquez sur Créer un jeu de données.
5. Cliquez sur Add Source.
6. Passez la souris sur Répertoires et sélectionnez les données de l’entonnoir pour le répertoire que vous souhaitez cartographier.
   Astuce : Si vous avez plusieurs répertoires, vous aurez plusieurs options ici, à condition d’avoir activé l’entonnoir de réponse sur chacun de ces répertoires.
   Astuce : Si vous avez récemment activé l’entonnoir des répondants pour votre répertoire, il se peut que les données de cet entonnoir n’apparaissent pas dans le menu pendant un certain temps. Cette étape peut prendre de quelques minutes à deux heures.
7. Désélectionnez les champs que vous ne souhaitez pas inclure.
   
8. Cliquez sur Ajouter.

Ajouter l’entonnoir des répondants comme source de données secondaire

Si vous ajoutez l’entonnoir des répondants à un tableau de bord existant avec un jeu de données de mappage de données existant, vous devrez ajouter et mapper manuellement les champs de l’entonnoir des répondants. Pour une vue d’ensemble des champs à mapper, voir Champs par défaut.

Si vous tentez d’utiliser le modèle de tableau de bord de l’entonnoir des répondants, vous verrez apparaître le message d’erreur ci-dessous.
Pour résoudre ce message, vous devez modifier manuellement chaque widget du modèle et resélectionner les champs de l’entonnoir des répondants. Vous pouvez éviter ce message en faisant en sorte que les données de l’entonnoir des répondants soient la source de données principale du tableau de bord.

Taux de réponse et taux de réponse complète

Avant de pouvoir rendre compte du taux de réponse et du taux d’achèvement dans votre tableau de bord, vous devez ajouter deux mesures personnalisées.

Taux de réponse

1. Dans les paramètres du tableau de bord, cliquez sur la page du tableau de bord personnalisé.
2. Cliquez sur Ajouter une mesure personnalisée.
3. Appelons cela le “Taux de réponse”
4. Ajoutez l’équation suivante : (Compte) / ( (Compte) – (Compte) ).
5. Cliquez sur le numérateur.
   
6. Allez dans la section Filtres.
7. Cliquez sur Ajouter un filtre.
8. Passez sur Numéro et sélectionnez Enquête terminée.
   
9. Utilisez le curseur pour sélectionner 1 à 1.
   
10. Cliquez sur Enregistrer.
11. Cliquez sur la première métrique du dénominateur.
    
12. Allez dans la section Filtres.
13. Cliquez sur Ajouter un filtre.
14. Passez la souris sur Numéro et sélectionnez Email envoyé.
    
15. Utilisez le curseur pour sélectionner 1 à 1.
    
16. Cliquez sur Enregistrer.
17. Cliquez sur la deuxième métrique du dénominateur.
    
18. Allez dans la section Filtres.
19. Cliquez sur Ajouter un filtre.
20. Passez la souris sur Numéro et sélectionnez Email rebondi.
    
21. Utilisez le curseur pour sélectionner 1 à 1.
    
22. Cliquez sur Enregistrer.
23. Veillez à enregistrer vos modifications une fois que vos métriques sont entièrement construites.

Taux d’achèvement

1. De même, créez une deuxième mesure personnalisée et appelez-la “Taux d’achèvement”
   
2. Ajoutez l’équation suivante : (Nombre) / (Nombre).
3. Cliquez sur le numérateur.
   
4. Allez dans la section Filtres.
5. Cliquez sur Ajouter un filtre.
6. Passez sur Numéro et sélectionnez Enquête terminée.
   
7. Utilisez le curseur pour sélectionner 1 à 1.
   
8. Cliquez sur Enregistrer.
9. Filtrez le dénominateur de manière à n’inclure que les réponses pour lesquelles l’Enquête a démarré.
   
10. Cliquez sur Enregistrer.

Exemple de mesures personnalisées

Des mesures personnalisées permettent d’établir des rapports sur les données de l’entonnoir des répondants. Il existe quelques mesures personnalisées courantes qui sont utiles pour l’analyse des données :

1. Emails réussis : (Somme des Emails envoyés) – (Somme des Emails rebondis)
2. Emails ouverts : (Somme des Emails ouverts) / (Somme des Emails envoyés) – (Somme des Emails rebondis)
3. Taux de désinscription : (Somme des désinscriptions) / (Somme des courriels envoyés) – (Somme des courriels rejetés)
4. Taux de rebond : (Somme des e-mails rebondis) / (Somme des e-mails envoyés)

Chargement des données historiques

Une fois qu’un entonnoir de réponse est généré, vous serez automatiquement en mesure d’établir des rapports sur toutes les données après l’activation de la fonction pour votre organisation. Le chargement des données historiques vous permet également d’établir des rapports sur les données des distributions précédentes qui ont été collectées avant l’activation de l’entonnoir de réponse.

1. Naviguez jusqu’à l’entonnoir des répondants que vous avez activé.
2. Cochez la case située à côté de Charger les données historiques pour les champs définis ci-dessus.
3. Cliquez sur Charger les données historiques.
   Attention : Un champpersonnalisédetransactions ou de données intégrées doit être ajouté à la configuration avant de pouvoir charger des données historiques. L’option de chargement des données historiques n’apparaîtra pas pour les entonnoirs de répondants qui ont été créés il y a plus de 13 mois. En effet, toutes les données de cette période sont déjà stockées et il n’y a rien d’autre à charger.
4. L’état du chargement des données historiques est affiché dans la fenêtre de l’entonnoir du répondant.

Attention : Le processus de chargement peut prendre beaucoup de temps en fonction de la quantité de données ajoutées à votre entonnoir de répondants. L’état de chargement sera mis à jour une fois que toutes les données historiques auront été chargées.

Champs par défaut

Considérations particulières pour les champs

• Les Évènements ignorés en raison des règles de Fréquence de contact et les évènements liés aux Automations d’importation de contacts ne sont pas automatiquement suivis pour les entonnoirs de répondants créés après le 1er décembre 2022. Veuillez contacter le support de Qualtrics si vous souhaitez activer le suivi de ces champs dans votre entonnoir de réponse.
• Lors du calcul de la distribution des courriels (par exemple, les courriels refusés, les courriels ouverts, les courriels envoyés), l’entonnoir de réponse prend en compte tous les types de courriels. Pour limiter les courriels utilisés dans ces calculs, ajoutez un filtre pour le champ Catégorie de distribution et filtrez par le type de courriel souhaité. Le tableau ci-dessous fournit de plus amples informations sur le champ Catégorie de distribution.
• Pour afficher les données d’une enquête spécifique, vous devez ajouter un filtre de tableau de bord basé sur l’identifiant de l’enquête. Nous vous recommandons de recoder vos identifiants d’enquête avec le nom de l’enquête correspondante afin de faciliter le filtrage.
• Les champs “Enquête terminée” et “Enquête partiellement enregistrée” sont distincts dans l’entonnoir des répondants. L’Enquête terminée ne comprend que les réponses complètes et non les réponses partielles.
• L’email envoyé et l’email bloqué sont des champs distincts dans l’entonnoir du répondant. Cela permet d’avoir un aperçu plus détaillé de ce qui s’est passé pour chaque distribution envoyée.

Aperçu des champs par défaut

De nombreux champs seront mappés par défaut dans votre tableau de bord. Le type de champ listé ici est celui qui correspond le mieux au champ ; il peut être nécessaire de recoder quelque peu les champs après la mise en correspondance. Voir les tableaux ci-dessous pour tous les champs qui seront mappés par défaut.

Pour les jeux de chiffres, la valeur sera 0 pour signifier que le contraire de la description s’est produit. Les ensembles de chiffres peuvent être recodés en ensembles de textes afin d’ajouter un étiquetage plus intuitif.

Champs de courrier électronique disponibles

Champs de distribution disponibles

Champs de contact disponibles

Disponibilité de l’enquête

Champs d’automatisation disponibles

Champs de filtre disponibles

Domaines divers

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Activation de champs supplémentaires

Pour établir un rapport sur les données transactionnelles ou les données intégrées aux contacts qui ne figurent pas dans les champs par défaut, vous devez suivre les étapes suivantes.

Vous devriez essayer de terminer cette étape avant que les utilisateurs ne cartographient leurs données de l’entonnoir de réponse, mais ce n’est pas grave si vous ne le faites pas. Si les données ont déjà été mappées, ces champs peuvent être ajoutés en tant que nouveaux champs dans les données du Tableau de bord.

1. Accédez à votre répertoire en sélectionnant Répertoires.
   
2. Allez dans les paramètres du répertoire.
3. Sélectionnez Tableau de bord.
4. Il se peut que vous deviez sélectionner Modifier les champs.
5. Cliquez sur Ajouter un champ.
6. Déterminez si le champ que vous ajoutez est constitué de données transactionnelles ou de données intégrées.
7. Type de champ. Veillez à utiliser exactement la même orthographe, les mêmes majuscules et les mêmes espaces.
8. Cliquez sur Ajouter un champ pour ajouter un autre champ.
   Attention : Vous pouvez supprimer et ajouter de nouveaux champs selon vos besoins, mais vous ne pouvez pas avoir plus de 50 champs à la fois.
9. Cliquez sur Supprimer pour supprimer un champ de l’entonnoir de réponse.
10. Cliquez sur Activer les modifications pour ajouter ces champs en tant que champs possibles mappés dans un entonnoir de réponse.

Veuillez noter que les champs ajoutés ici ne sont pas rétroactifs. L’entonnoir de réponse ne peut produire des rapports que sur les champs de données qui ont été configurés lors de l’envoi initial d’une distribution. Si un champ de données est ajouté ici alors qu’une distribution a déjà été envoyée, vous ne pourrez pas établir de rapports sur le champ de données pour cette distribution. Toutefois, vous pourrez établir des rapports sur ce champ de données pour les distributions futures.

Mappage de champs supplémentaires

Si vous activez des champs supplémentaires avant de créer votre tableau de bord, vos champs seront automatiquement mappés pour vous. Toutefois, si vous ajoutez ces champs après avoir créé votre tableau de bord, il se peut que vous deviez mapper manuellement vos champs en suivant les étapes ci-dessous.

1. Dans les données de votre tableau de bord, cliquez sur Ajouter un champ.
2. Donnez un nom à votre champ.
   Astuce : Lorsque vous nommez votre champ, il peut être utile d’ajouter un préfixe au nom du champ qui précise s’il s’agit de données intégrées ou de données de transaction. Vous pouvez ajouter ED_ pour les données intégrées ou TD_ pour les champs de transaction.
   Exemple : Si je veux mapper le champ de transaction “Visit_Type”, le nom de mon champ dans mon tableau de bord sera “TD_Visit_Type”
3. Si nécessaire, ajustez le type de champ pour votre cartographie.
4. Sélectionnez le champ de données intégrées ou de données transactionnelles que vous souhaitez afficher dans votre tableau de bord.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisation du modèle d’entonnoir de réponse

Après avoir cartographié les données de votre entonnoir dans un tableau de bord distinct, vous pouvez techniquement construire votre tableau de bord comme vous le souhaitez. Ce modèle est destiné à faciliter les choses en fournissant un rapport complet avec une mise en page propre et stratégique pour vos données.

1. Lorsque vous modifiez votre tableau de bord, cliquez sur Ajouter dans le menu Pages.
2. Sélectionnez Page à partir du modèle.
3. Sélectionnez le modèle d’entonnoir de distribution.
   
4. Sélectionnez les données de l’entonnoir pour le répertoire sur lequel vous souhaitez établir un rapport.
   Astuce : Si vous avez plusieurs répertoires, vous aurez plusieurs options ici, à condition que vous ayez activé l’entonnoir de réponse sur chacun de ces répertoires.
5. Cliquez sur Créer.

Résolution des problèmes

Comparaison des réponses et des champs de l’entonnoir des répondants

Parfois, lorsque vous comparez les données de votre tableau de bord standard à celles de votre entonnoir de réponse, vous remarquerez une différence dans les taux de réponse. Il faut s’y attendre, car certains champs ne correspondent pas parfaitement entre les entonnoirs des répondants et les données de réponses aux enquêtes.